關于信息化技術在檔案管理中的運用

孫林莉

（山西省大同市靈丘縣人力與社會保障局，山西 大同 034400）

20世紀50年代學界開始引入“信息”概念，將所有的資源納入了“信息觀念體系”，形成了“信息化管理思維”。伴隨著計算機技術的快速發展與互聯網技術的發明，信息化已經成為現代社會生產與生活領域不可或缺的組成部分。從信息化技術在諸領域的應用經驗看，其應用主要經歷了兩大階段，在其初級階段主要以“資源”向“信息”的轉換應用為主；進入升級應用階段，主要是將“信息”轉換為“數據”，對其進行系統性應用。下面結合信息化技術在檔案管理中的運用意義展開討論。

1 信息化技術在檔案管理中的運用意義

從運用意義方面解析，借助信息化技術可以轉變對檔案管理的認知，一方面，開發檔案管理中的“信息價值”和“數據價值”；另一方面，在紙質檔案向信息檔案轉變后，只是提高了檔案管理，在建立檔案、整理檔案、存儲檔案、應用檔案、銷毀檔案方面的“處理速度”，因而其效用僅集中于管理效率方面。然而，隨著大數據技術的應用，當前檔案管理的“工具理性”逐漸轉化到了“價值理性”的高度。所以，在檔案管理中的信息化技術升級運用后，可以進一步將其具有“數據”特征的功能開發出來，從而提升應用效率。比較檔案管理信息化和數據化的區別發現，檔案信息化管理的重點集中在管理層面，而檔案數據化管理則將重點轉移到了應用層面。

2 信息化技術在檔案管理中的初級運用

初級運用中的轉變相對簡單，只需要吸收“互聯網+”改革的思路，在檔案管理基本面，如在檔案管理制度機制、檔案管理人力資源培訓、檔案管理信息處理各方面，進行一些配套性的改革即可以實現，其中配置的設備資源與人力資源及財力資源相對有限。初級運用的主要特征是管理，主要體現在兩個方面：一是轉變檔案形式；二是轉變檔案管理效率。具體分析如下：

在轉變檔案形式方面，其基礎轉變是文本形式的轉變，即將紙質檔案變成電子檔案，這種轉變的目的是從根本上為檔案賦予一種信息屬性，從而通過電子計算機和通信技術，提高其信息傳輸速度。在轉變檔案管理效率方面，通過檔案管理信息系統的建立，能夠使整個檔案管理的上傳、查詢、傳輸、下載、刪除等更為便利，一方面改變了檔案管理方式，節約了諸多資源。另一方面，通過信息系統的權限登錄設置，可以實現檔案資源的共享，從而提高了其應用范圍和管理效率。運用馬克思提出了“反映論”分析，當前信息化技術在檔案管理中的初級運用，雖然建立了標準化、程序化的檔案信息化管理模式，但對檔案的應用價值并未達到全面開發的程度。所以在其升級運用中，需要把重點轉移到對檔案管理的應用價值開發，和對檔案管理效用生產效率的擴增方面。

3 信息化技術在檔案管理中的升級運用

現階段信息化技術在檔案管理中的升級運用，主要受到兩個決定性因素的限定。一個因素是在檔案的信息屬性基礎上，逐漸認識到了它的數據屬性；另一個因素是當前檔案管理的信息化建設工作已經完成，通過“大數據”技術在其中的應用，檔案管理已經進入到了數據化管理階段。盡管當前檔案管理正處于信息化管理向數據化管理的過渡階段，但是，數據化管理的各種功能效用已經十分明顯。其中的不足表現在檔案管理的數據庫建設相對緩慢，導致了數據利用率相對不高；同時，檔案管理的數據化升級，需要配套的實施協同合作，而當前的協同合作效應并不明顯。因此，仍需從這兩個方面促進其升級運用。建議如下：

首先，當前一些企業和事業單位，在檔案管理五大流程和項目兩個方向的數據庫建設經驗表明，其速度較快，應用效用較好。建議按照檔案管理的五個基本構成環節，進行數據標準化處理，加快檔案管理不同環節的數據庫建設。同時，吸收紙質檔案管理時期的分類經驗，按照檔案管理中的項目分類，以總項目、分項目、子項目的形式，進行項目檔案數據庫建設。

其次，需要結合紙質檔案管理、電子檔案管理、數據檔案管理的應用經驗，從三種管理方式或三個管理階段中，運用分類方法，劃分出檔案管理中的基礎數據、核心數據、效率數據。這種劃分可以通過其中的文件、信息、數據，在使用頻率、重要程度、應用價值方面的綜合評估逐步實現。比如，在國有企業中的人事檔案占據著重要地位，其中的使用頻率也比較高，應用價值相對較大，所以就可以將其作為重點，從中挖掘一些效率數據。再如，對于社會化企業而言，其中的財務管理檔案占據著重要地位，因而可以通過對財務管理檔案的核心數據挖掘，進入到對企業經營狀況的分析等。

第三，檔案管理數據化升級運用中，要求檔案管理部門、數據分析部門、業務處理部門之間，形成一種密切的協同合作關系。一方面，大數據技術中的數據分析，需要依靠數據分析部門實現；另一方面，檔案管理部門需要在接收到大數據中心處理分發的預測結果后，根據專業檔案管理知識與技能，進行一些專門化的分析處理；另外，檔案管理數據化管理中的數據采集、數據傳輸、數據統計、數據處理、數據中心預測結果分發等，都與各個業務部門緊密關聯。因此，要實現檔案管理中的大數據技術應用，應該在協同合作的基礎上，通過擴大協同效用加以促進。

4 結束語

經過信息化技術在檔案管理中運用、發展、完善，從根本上豐富了檔案管理內涵、改變了檔案管理屬性、提升了檔案管理價值。同時，在運用過程中，逐漸實現了檔案管理由物質生產效率向效用生產效率的擴增，從實質上推進了檔案管理方面的綜合效益產出。結合以上分析，建議現階段增強信息化技術不同應用階段的研究，和應用信息化技術時，對不同功能選擇分析。