電子檔案管理

沈 潔

（運城市社會體育指導中心，山西 運城 044000）

在傳統檔案管理中，往往采用人工的方式對紙質檔案進行整理與保存，這不僅會加大工作人員的負擔，而且也容易導致檔案的丟失或者信息遺漏等問題，不利于為檔案使用者提供可靠的保障。電子檔案則是通過網絡信息技術對相關資料和文件進行收集、整理和歸檔，從而以數字化的形式對檔案加以保存和管理。這不僅能夠減小占用空間，而且可以通過便捷的備份操作保障檔案的安全，在查詢和調用方面也更加方便。機關單位在新時期發展中面臨的挑戰逐漸增多，應該以電子檔案管理為突破口，提高整體管理水平，通過電子檔案總結工作經驗和教訓，制定未來發展規劃。

1 電子檔案管理的基本要求

首先，需要保障電子檔案的完整性。機關單位的檔案文件涉及范圍較廣，因此給收集歸檔和管理工作帶來了較大的難度，應該確保電子檔案的完整性，這是提取有價值信息、為決策提供依據的關鍵。很多文件時常處于動態化的過程當中，如果未能及時收集和整理，將會導致丟失問題的出現。應該統一管理形式和機制，確保其良好的完整性。其次，應該保障電子檔案的真實性。相較于紙質檔案而言，雖然有助于收集歸檔便捷性的提升，但是對于檔案的修改也更加容易，因此在工作中應該全面保障真實性，通過權限設置避免出現失真問題。確保電子檔案的原始狀態，尤其是在光盤和影像制作中需要更加 謹慎。

2 電子檔案收集歸檔的要點

注重在日常工作當中及時收集相關資料和文件，保障電子檔案收集歸檔的時效性，避免由于時間過長而導致資料的丟失問題。電子檔案的收集歸檔更加便捷，不需要對多項紙質文件進行整理，大大減輕了工作人員的負擔。應該對電子檔案的組卷和編號等操作予以創新，從傳統思維模式當中擺脫出來。采用單份文件歸檔的方式開展電子檔案的組卷歸檔工作，同時應該通過即時歸檔的措施保障檔案的完整性和真實性。當前數據類型呈現出多樣化的特征，包含了大量的結構化數據和非結構化數據、半結構化數據等等，因此應該運用大數據技術實現統一化管理，提高收集歸檔的處理效率。

3 電子檔案管理的措施

1）劃分歸檔范圍。對于歸檔范圍的劃分，可以實現檔案的分類管理，在提高工作效率的基礎上，能夠避免出現資源浪費的現象。機關單位的無紙化進程逐步加快，應該注重簡報、信息和調研刊物等內容的特點，根據其價值確定保存方式，實現對重要信息資源的分類管理。在電子檔案歸檔范圍的劃分中應該做好與紙質檔案歸檔的有效協同配合，加快辦公軟件功能的開發，通過歸檔標引的方式為查找提供便捷。以發文、系統內收文、調研和報告等電子文件為重點組織歸檔工作。此外，還包括了網站資料、應用軟件數據、攝影材料等等。在電子檔案管理中應該嚴格按照歸檔范圍開展工作，做好與紙質檔案歸檔的區分和協同，充分發揮數字化管理的優勢。

2）設定保管期限。在傳統的紙質檔案管理中，保管期限的設定往往以卷為單位，使得各類文件的保管受到影響，存在一定的混亂問題。而在電子檔案管理中，對于保管期限的設定則更加合理，通過單文件保存的方式實現針對性保管，從其自身價值入手確定合理的期限，能夠真正發揮文件資料的價值。按照長期保管和短期保管類型劃分收發文，而對于調研文件、信息和簡報等則可以根據機關單位的實際要求確定年限。應該注重對管理系統自動檢索功能的優化，對于超過保管期限的檔案進行集中化處理。在對檔案進行分類時，則能夠以保管期限為依據，便于檔案的查找和統計等，真正提高檔案管理的整體水平。

3）明確開放級次。對于檔案的合理利用，可以為使用者提供豐富的信息依據，加快機關單位和社會發展。因此應該明確電子檔案的開放等級，在保障檔案保密性的基礎上，提高檔案的利用率，使使用者能夠通過遠程檢索和查閱的方式滿足工作需求。具體而言，可以將電子檔案劃分為公開閱覽、申請借閱和保密文件三個等級。針對公開閱覽的電子檔案，則可以為局域網用戶提供具體的目錄和內容，政策性文件多屬于此類。應該對系統的檔案借閱模塊予以優化，改善使用者的網上檢索和查閱體驗。而對申請借閱的檔案，則主要是提供目錄，內容仍舊保密，通過借閱通知單的提交借閱檔案。對于保密文件而言，則不對外開放，設定了檔案查閱的權限。按照開放級次的差異性，通過光盤或者服務器實現電子檔案的分類保存，滿足管理和借閱需求。

4）保障檔案安全。保障電子檔案的安全，能夠避免給機關單位造成損失，維護社會的穩定發展。尤其是網絡環境具有復雜性的特點，檔案文件在歸檔整理中容易受到黑客攻擊、網絡病毒等影響，一旦造成檔案的泄露，則會帶來難以挽回的損失。因此，應該加強對網絡安全防護的重視，通過定期備份的方式避免意外丟失。注重對網絡權限的設定，運用防火墻技術、身份識別技術等加強網絡化管理，降低信息化系統運行中的風險。同時，應該加快檔案管理制度體系的構建，通過制度約束規范工作人員的操作行為，防止由于操作方式不當導致檔案安全性和保密性受到威脅。

5）提高人員素養。電子檔案管理對于工作人員的專業能力也提出了更高的要求，因此應該通過專業化培訓，使其掌握專業管理知識與技能，適應新時期機關單位發展的要求。培訓計劃的制定應該符合當前電子檔案管理的現狀，確保培訓內容和方法的實效性，真正提高管理工作效率和質量，解決電子檔案管理中的難題。針對先進技術比如大數據技術和云計算技術等進行系統化學習，尤其是在軟件開發與應用中，應該熟練掌握操作方法，避免工作人員操作不當引起的丟失問題，增強管理工作規范性。

4 結語

檔案整理和歸檔是機關檔案的重點工作內容，可以全面記錄自身發展狀況，并為社會各界提供服務支持。管理人員要轉變傳統歸檔管理理念和方法，引進先進的技術手段，提高信息化管理水平。通過劃分歸檔范圍、設定保管期限、明確開放級次和保障檔案安全等途徑，加快標準化管理體系的構建，使電子檔案管理成為常態化，真正滿足單位發展需求。