提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略探析

杜超琛

（淄博市衛(wèi)生人才交流服務(wù)中心，山東 淄博 255000）

隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化管理已經(jīng)成為眾多企業(yè)與政府部門檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此事業(yè)單位需要做出合理的改進(jìn)與調(diào)整，提升檔案信息化管理水平。

1 信息化建設(shè)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理的意義

檔案是企業(yè)內(nèi)人員信息、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、組織框架的真實(shí)記錄，對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案中記載了所有工作人員的信息、單位的發(fā)展變遷，并且能夠充分反映社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。事業(yè)單位作為一個(gè)社會(huì)服務(wù)性機(jī)構(gòu)，其檔案不再僅僅是一個(gè)單純的記錄，它更是眾多企業(yè)與政府決策的重要參考，對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有重要意義。因此，事業(yè)單位的檔案管理極為重要，隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案越來(lái)越多，檔案管理工作的壓力越來(lái)越大。目前，信息化檔案管理的方式是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，并且信息化檔案管理可以減少檔案的占地面積，方便工作人員對(duì)于檔案的查找和傳閱，節(jié)省檔案復(fù)制的費(fèi)用等，降低工作人員的工作壓力。

2 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平策略

2.1 加強(qiáng)管理人員的信息意識(shí)

相比于紙質(zhì)檔案，信息化檔案管理方式具有高效性、快捷性、方便性，并且其具有極高的儲(chǔ)存空間，對(duì)于保存的條件也不嚴(yán)苛。事業(yè)單位想要提升檔案管理工作的信息化水平，就要對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視，事業(yè)單位管理人員從內(nèi)心底深刻意識(shí)到檔案管理工作的重要性，才能對(duì)工作人員進(jìn)行科學(xué)的管理，并加大對(duì)檔案管理的資金投入。因此，事業(yè)單位需要將工作的重心轉(zhuǎn)移到對(duì)檔案的信息化建設(shè)上，完善檔案管理工作制度，對(duì)工作人員的具體工作流程進(jìn)行規(guī)范。禁止工作人員出現(xiàn)越級(jí)借調(diào)的行為，工作人員禁止對(duì)檔案進(jìn)行違規(guī)借調(diào)、違規(guī)復(fù)制，保障檔案的私密性和安全性。另一方面，部分檔案需要保留印章和簽名才能生效，因此事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，應(yīng)保留部分紙質(zhì)檔案。事業(yè)單位需要在保留紙質(zhì)檔案的同時(shí)，將其電子版錄入信息管理系統(tǒng)。在紙質(zhì)檔案和電子檔案上，分別標(biāo)注另一份檔案的保管位置，方便檔案的查找。

2.2 提升工作人員的工作能力

工作人員的工作能力、綜合素質(zhì)是提升檔案管理工作水平的基礎(chǔ)，但是目前檔案管理工作的從業(yè)人員普遍集中在40歲到50歲之間，并且沒(méi)有足夠?qū)I(yè)知識(shí)和能力，檔案的管理工作也缺乏專業(yè)性、規(guī)范性。因此事業(yè)單位需要對(duì)檔案工作的管理人員進(jìn)行合理的調(diào)整，并進(jìn)行專業(yè)性高素質(zhì)人才的引入，通過(guò)對(duì)檔案工作流程的規(guī)范性管理，提升工作人員的工作效率和工作質(zhì)量。另外事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，包括檔案專業(yè)知識(shí)、檔案管理體系、計(jì)算機(jī)操作能力、思想教育、綜合素質(zhì)等方面，幫助工作人員從內(nèi)心底深刻意識(shí)到檔案工作的重要性，并做到真正落實(shí)檔案的規(guī)范性流程。事業(yè)單位還需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的考核，考核不僅僅是對(duì)理論知識(shí)的考核，還要對(duì)設(shè)備操作進(jìn)行全面的實(shí)踐考核，確保每一位工作人員都能夠熟練使用設(shè)備，幫助工作人員提升工作能力。事業(yè)單位必須對(duì)員工的考核給予高度重視，對(duì)于設(shè)備的熟練操作是工作人員日常工作的基礎(chǔ)，對(duì)于實(shí)踐方面的考核，可以有效避免工作人員在日常工作中出現(xiàn)濫竽充數(shù)的情況[1]。

2.3 引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)

目前5G、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等技術(shù)快速發(fā)展，對(duì)于我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)具有重要作用，因此事業(yè)單位可以加強(qiáng)對(duì)于檔案管理技術(shù)的引入，提升檔案管理的信息化建設(shè)水平。信息化管理檔案具有較高的靈活性，事業(yè)單位的工作人員可以直接通過(guò)電腦登錄檔案管理系統(tǒng)，完成檔案的查詢與借閱，整個(gè)過(guò)程可以在幾分鐘內(nèi)完成，對(duì)于提升工作人員的工作效率具有重要作用。另外，應(yīng)用信息化管理檔案可以節(jié)省較大的空間，事業(yè)單位作為社會(huì)服務(wù)性機(jī)構(gòu)，其成立時(shí)間長(zhǎng)、職責(zé)范圍大、工作內(nèi)容多，因此其工作檔案的數(shù)量較為龐大，并且紙質(zhì)文件的保存條件較為嚴(yán)苛，較長(zhǎng)時(shí)間的保存，容易出現(xiàn)字跡不清的情況。開(kāi)放檔案管理的應(yīng)用軟件對(duì)于提升檔案的信息化管理具有重要作用，事業(yè)單位的檔案管理具有一定的機(jī)密性，因此檔案管理軟件需要設(shè)立完善的防盜機(jī)制，防止黑客入侵。另外可以對(duì)事業(yè)單位內(nèi)不同級(jí)別的員工設(shè)立不同的檔案查閱權(quán)限，工作人員不可以越級(jí)查閱檔案，更不可以借用他人身份進(jìn)行檔案的閱讀與復(fù)制，通過(guò)這樣的方式，保障檔案的安全性和私密性[2]。

2.4 加大資金投入的力度

設(shè)備對(duì)于檔案的信息化管理具有基礎(chǔ)性意義，事業(yè)單位想要提升檔案的管理水平，就要對(duì)檔案工作投入足夠的資金，用于完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備。檔案管理部門需要對(duì)老舊的設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更換，并對(duì)每個(gè)工作設(shè)備進(jìn)行定期的檢查和維修，提升其使用壽命。對(duì)于檔案的信息化管理，事業(yè)單位可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過(guò)電腦完成檔案的錄入、查閱。其他部門的工作人員可以直接通過(guò)電腦完成檔案的借閱。對(duì)此檔案管理的工作人員需要建設(shè)多個(gè)電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，并通過(guò)單位內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，完成單位內(nèi)不同部門的檔案數(shù)據(jù)共享。并且要保障系統(tǒng)的安全性，防止惡意偷盜事件導(dǎo)致檔案的泄露與丟失。

3 結(jié)論

信息時(shí)代，事業(yè)單位必須做好檔案管理的信息化建設(shè)，才能緊跟時(shí)代的步伐，推動(dòng)檔案工作的開(kāi)展。因此事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視程度和管理力度，提升檔案管理的水平，促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。