大數據時代下國有企業檔案信息化管理

陳麗穎

（洛陽市軌道交通集團有限責任公司，河南 洛陽 471000）

大數據背景是我國現代化的趨勢和潮流，如今，很多的企業和部門都在基于大數據的背景下，對自身企業的信息化做出了更新，這讓企業的運作效率更高。基于大數據背景的信息處理主要有如下特點，首先是數據挖掘和收集速度更快，這讓數據體量越大，數據處理越多的企業受益越明顯；再有就是通過對大數據的分析和研判，企業可針對客戶的需求特點，提供定制性服務，這大大提升了企業的服務友好度，增強了企業在市場中的競爭力。

1 國有企業在大數據時代背景下進行信息化檔案管理的工作難點

1.1 國有企業的檔案信息化建設對數據安全要求性更高

國有企業的數據安全不僅僅涉及自身企業的發展，從更高的層面來看，其安全性對于集體和國家的安全都有直接的關聯，因此，國有企業在進行檔案信息化建設時，要注重的首要指標就是信息的安全性問題。在互聯網+時代的條件背景下，網絡安全正在不斷地遭到挑戰，一旦遭到泄露，將給企業以及數據提供的用戶帶來一定的損失，而國有企業更要從國家安全角度出發，做好信息的安全保密工作。這意味著，國有企業在進行檔案信息化管理時，勢必需要在安全上進行更多的投入，在后期的維護成本上，國有企業的維護成本自然也更高，但巨大的投入背后，依然存在信息泄露的風險，這導致國有企業在進行檔案信息化管理建設時，必須做到步步為營。

1.2 人才方面的缺失

進行檔案信息化管理建設勢必需要一定的專業人員，然而在實際中，這方面的人才相當欠缺，在我國許多本科院校中，都開設有計算機相關專業，然而在大多數院校中，網絡安全相關知識僅僅是某些軟件專業的附屬課程，在實際的學習深度完全無法應對現代頻繁的網絡攻擊問題。而在研究生方面，攻讀該專業的學生很少，在眾多大企業的競爭中，國企本身存在一定的劣勢，這導致在尖端的網絡信息化安全管理上，嚴重缺乏相關專業人員，這是導致國企推行檔案信息化建設十分緩慢的主要原因所在。

2 大數據時代下進行檔案信息化管理的策略

2.1 提升檔案信息化管理的重視程度

我國國有企業在改革上普遍晚于民企私企，這是眾所周知的事實，其中一個重要的原因就是國企以“鐵飯碗”做后盾，導致自身面臨的競爭更少，因此員工在工作中對創新的積極性更低。所以在進行檔案信息化的改革中，首要的任務就是扭轉相關人員的思想，加強其對檔案信息化建設的重視程度。

在具體的工作上，可先針對全體員工展開培訓學習，提升其對檔案信息化建設的深入理解，明白現代大數據時代背景下，紙質材料本身存在的局限性，學習了解信息化數據的優越性所在，從從業人員的利益角度出發，明白檔案信息化建設在本質上對員工的工作效率提升具有積極的推動作用，從而增強全體員工對檔案信息化管理建設的支持力度。在領導層方面，要做好資金、人力、技術等多項投入的規劃準備工作，尤其是針對人才引進的難點，要制定詳細的人才引進策略方案，對于企業已有的員工，也要針對崗位做出培訓學習方案，從而提升全體工作人員在檔案信息化建設中的職業技能素質，為實現檔案信息化建設提供人力幫助支持。

2.2 落實檔案信息化管理建設目標，制定檔案信息化管理建設的標準制度

企業檔案信息化建設在不同的企業有不同的建設方向，在目標上也有很大的差異，比如有一些企業將檔案信息化僅僅流于形式化，最終的效果很差強人意，除了在某些環節中使用了數據存儲，在整個數據流程上完全沒有連通性，這種檔案信息化不僅效率低下，還浪費了大量的時間和精力。當然，也有企業本身規模不大，針對檔案信息化建設的巨大投入，做出了適當的刪減，這也是在情理之中。針對這種現象，充分說明了企業的檔案信息化應當從企業自身的實際出發，制定符合自身的可操作性的檔案信息化方案才是上上之策。

國有企業的自身規模一般較大，在進行檔案信息化管理建設時，可將目標適當放高，在結合國家法律法規的前提下，先提出相關的建設規劃指導方案，在得到了高層的審核批準后，將其中的方案分步細化，以條例條規制定每一階段的目標的實現方法，比如在初期，可先完成最基本的模型建設，再在這種框架下，通過分步完成的方式，不斷更新完善既有的信息化系統方案，從而實現檔案信息化系統的全面建設。

2.3 注重技術層面的建設把控

國有企業在制定了詳細的建設目標后，在實際的工作中，要結合自身的實際，做好技術面的更新把控工作。首先，從數據信息的收集方式來看，傳統的紙質數據收集方式基本只能以文字收集的方式完成，在基于大數據時代背景下，要充分發揮數據收集的優勢，拓展數據收集的渠道，從傳統的文字收集上，增加到對語音，對圖像、指紋等數據的收集采樣方向上來。從數據技術方面來看，首先要拓展存儲系統的收集識別數據庫，由于規模急劇擴大，所以國有企業必須先做好充足的準備工作，并且和數據收集對應的就是，要建立相應的數據檢索系統，保證存儲的數據能在最短的時間內完成查找，保證高速的存儲和讀取，是建設高效的檔案信息化管理系統的基礎。然后，要落實數據處理的方式建設，由于數據當然不會簡單地涉及存儲和讀取，很多數據都需要進行識別和處理，而數據的識別和處理效率也和信息化建設的效率息息相關。在具體的應用中，國有企業可學習借鑒常用的檔案管理的處理方式進行建設，在系統選擇上，可學習使用OA系統、Teamcenter系統等自動化辦公系統，尤其是OA系統，和企業檔案系統對接時，具有天然的優勢，它可實現檔案數據信息的快速采集、處理、分析及整合，以此提高檔案工作效率和質量。最后，從全局角度來看，檔案信息管理系統應當充分根據國企企業本身的業務流程展開建設，在順應業務流程的前提下，最好能實現前端管控和各項業務系統的全流程數字化對接，在整個系統中，可適當采用云計算等技術對檔案數據分析和處理。也可適當引進數據決策系統幫助管理人員完成決策。

3 結語

國有企業實現檔案信息化管理的過程勢必會存在一定的難題，因此在實際的建設中，應當針對這些難點展開有效的解決措施，尤其是安全性建設上，這些都應當是重點關注的問題，而歸根到底，所面臨的的問題都是因為人才的不足導致的，所以國有企業在進行檔案信息化的建設中，首要任務是做好人才的引進工作，最好能在引進人才的同時，不斷提升企業自身從業人員的技能質量，這才能又快又好地完成檔案信息化建設工作。