提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

劉 磊

（河北平泉經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管理委員會(huì)，河北 平泉 067500）

1 前言

事業(yè)單位是我國行政服務(wù)性單位中的重要組成部分，在新時(shí)代下其作用越來越高，可以說人們的日常生活與工作離不開事業(yè)單位的協(xié)助和服務(wù)?，F(xiàn)階段，在信息技術(shù)的應(yīng)用下，事業(yè)單位將獲得更好的服務(wù)能力和辦事效率，特別是針對檔案的管理工作，信息化的檔案管理將更好的代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理，發(fā)揮出更好的管理價(jià)值。為了能夠更好地發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，本文針對提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行研究，提出幾點(diǎn)策略。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化的特點(diǎn)

首先，檔案管理信息化意味著在存儲(chǔ)環(huán)境上具有更大的優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)檔案占據(jù)大比例，且其存儲(chǔ)和管理也是通過人工錄入的方式，而在長時(shí)間的存儲(chǔ)下，紙質(zhì)檔案極容易變薄和變脆，這就使得在事業(yè)單位在工作中會(huì)遇到較大的阻礙，包括檔案的查找、采集和錄入等。而信息化建設(shè)下，檔案將通過電子版形式錄入到磁盤中，這就意味著其錄入工作效率更高，存儲(chǔ)空間更大，數(shù)據(jù)保存能力更強(qiáng)，也更方便工作人員去查找。其次，通過信息化的管理系統(tǒng)可更好的達(dá)到檔案數(shù)據(jù)的管理和應(yīng)用效果，提高檔案數(shù)據(jù)的共享性和利用率。工作人員只需要通過相應(yīng)的查找程序就可以快速的找到自己所需要的檔案文件，這極大地縮短了在查找、翻閱檔案上的時(shí)間，提高了事業(yè)單位服務(wù)工作的效率[1]。

3 目前事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的問題

首先，事業(yè)單位關(guān)乎民生，大多單位的檔案信息管理系統(tǒng)也已經(jīng)建設(shè)完成，但是實(shí)際工作中很多工作人員對于信息化管理系統(tǒng)的理解不深刻，對檔案信息化管理也不夠重視，檔案的信息更新和模塊設(shè)置都較為落后，甚至很多單位的檔案信息化管理系統(tǒng)存在長期不更新維護(hù)的情況，這極大地影響到了單位的工作效率。其次就是信息化平臺(tái)的使用頻率不高。因?yàn)槭┕ば畔⒒芾淼谋举|(zhì)意義就在于提高管理效率，減少管理成本和管理工作量，從而更好的完成檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作能夠更加高效。而就目前來看，信息化平臺(tái)的應(yīng)用率并不高，很多工作人員還不熟悉信息化工作模式，導(dǎo)致信息系統(tǒng)無法發(fā)揮其優(yōu)勢。最后，信息化系統(tǒng)由于涉及了數(shù)據(jù)安全，其數(shù)據(jù)的傳輸、共享等都存在有丟失、偷竊等的風(fēng)險(xiǎn)，這對于事業(yè)單位來說影響極大，而實(shí)際工作中很多事業(yè)單位并不重視信息化系統(tǒng)的風(fēng)控工作，也沒有做好維護(hù)和保養(yǎng)，很多單位的信息化管理系統(tǒng)都已經(jīng)過時(shí)，不再具備較好的風(fēng)控能力[2]。

4 提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

4.1 提高管理人員素養(yǎng)

檔案管理工作可以說是一項(xiàng)后勤工作，其雖然不直接與事業(yè)單位的服務(wù)工作掛鉤，但是卻極大的保障了事業(yè)單位的日常工作，所以管理人員必須要明確檔案管理的意義，認(rèn)清檔案管理信息化的趨勢，并且要以積極的熱情來面對新管理模式。一方面，管理人員必須要加強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)，對單位上下文檔有較為清楚的了解，并且具備更好的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)態(tài)度，積極學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，并提高自身的計(jì)算機(jī)操作水準(zhǔn)。另一方面，管理人員必須要熟練操作信息化管理系統(tǒng)。為了能夠促使管理人員能夠不斷提升自己，單位也需要將檔案管理工作納入考核之中，建立起完善的考核、獎(jiǎng)懲和激勵(lì)制度，培養(yǎng)出更加具有專業(yè)能力、自認(rèn)意識(shí)和符合崗位需求的信息化管理人才[3]。

4.2 建設(shè)信息化管理系統(tǒng)

檔案管理工作對于事業(yè)單位來說具有重要的作用，其信息化不僅僅是意味著檔案管理工作的高效，更加意味著事業(yè)單位能夠緊跟時(shí)代，利用新知識(shí)來提高內(nèi)部管理效率，所以事業(yè)單位必須要加強(qiáng)自身的信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)。一方面，企業(yè)必須要引進(jìn)信息化管理系統(tǒng)，并完成單位內(nèi)部的硬件建設(shè)，加大相應(yīng)資金的投放，確保單位上下能夠充分的納入信息化管理的范疇之中。另一方面，信息化的管理已經(jīng)不再局限于計(jì)算機(jī)，在移動(dòng)設(shè)備上也可以很好的完成，所以單位可以通過開通相關(guān)社交平臺(tái)的賬號(hào)、與技術(shù)單位合作來開發(fā)APP等方式來完成檔案的信息化管理。當(dāng)然，在軟件方面，單位還需要選好技術(shù)單位或企業(yè)，建立起長期的合作關(guān)系，確保信息化系統(tǒng)的維護(hù)和 保養(yǎng)。

4.3 規(guī)劃信息化建設(shè)

為了能夠促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化，事業(yè)單位必須要明確當(dāng)下的信息化技術(shù)發(fā)展，了解一些先進(jìn)技術(shù)的使用效果，并積極學(xué)習(xí)一些新的技術(shù)，同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)必須要做好單位內(nèi)部信息化建設(shè)的規(guī)劃，檔案管理人員也需要提出自身的建議，建立起符合發(fā)展需求的管理模式。當(dāng)然，信息化建設(shè)需要有專業(yè)人員的參與，這需要單位能夠招納新的技術(shù)人員，確保管理模式的靈活性和可擴(kuò)展性，進(jìn)而確保其信息化管理系統(tǒng)能夠更加的符合單位實(shí)際發(fā)展的需求[4]。

4.4 建立起安全與風(fēng)控系統(tǒng)

數(shù)據(jù)時(shí)代最需要防范和注意的就是數(shù)據(jù)安全。在信息化管理系統(tǒng)中，盜竊和丟失是最嚴(yán)重的兩個(gè)問題。所以在建設(shè)信息化系統(tǒng)中，單位必須要加強(qiáng)安全管理，提高使用人員的安全意識(shí)，加強(qiáng)信息安全建設(shè)。由于有些事業(yè)單位涉及了國家機(jī)密信息，掌握著一些國家的機(jī)密文件，所以對于這些文件來說則更加要做好加密和保護(hù)工作。單位要設(shè)立相應(yīng)的安全制度，管理信息系統(tǒng)相關(guān)人員，并建立起網(wǎng)絡(luò)防火墻，進(jìn)而保護(hù)好數(shù)據(jù)。

5 結(jié)束語

綜上所述，本文探討了事業(yè)單位檔案管理信息化的特點(diǎn)，分析了現(xiàn)存問題，并提出了建設(shè)事業(yè)單位檔案管理信息化的一些策略?？梢哉f，只有加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，保護(hù)好檔案信息，進(jìn)而提升事業(yè)單位檔案管理的能力，才能夠提高我國事業(yè)單位的辦事效率，促進(jìn)我國事業(yè)單位的發(fā)展。