淺談昭蘇縣干部人事檔案管理現狀與對策

周 華

（新疆昭蘇縣人力資源和社會保障局，新疆 伊犁哈薩克自治州 835600）

1 昭蘇縣干部人事檔案管理現狀

新形勢下，根據中央從嚴管理干部的精神，國家對干部人事檔案規范管理工作高度重視，昭蘇縣人事部門也更加注重人事檔案管理工作，逐步建立健全干部檔案管理各項規章制度，成立了專門的干部檔案管理機構，配備了專職檔案管理人員，局領導對干部人事檔案管理工作的硬件設施設備也投入了大量資金，新辦公樓搬遷，配置了符合“八防保管條件的干部檔案庫房，使全縣干部人事檔案在檔案材料收集、鑒定、整理、保管、提供利用、轉遞等環節工作日趨規范化、制度化。人事檔案工作人員也盡職盡責，通過系統學習，不斷提升工作水平。但由于干部人事檔案的歷史性、久遠性，決定了材料積累長達幾十年，有些歷史遺留問題無法解決，客觀存在的問題與主觀規范化要求相互矛盾，在實踐運行中干部人事檔案工作難免會存在一些問題。歸結起來主要有以下幾個方面：

1.1 干部人事檔案中尚存一些歷史遺留問題

干部人事檔案的真實性、嚴肅性和可靠性是其價值和依據性的保證。干部檔案工作的一個基本任務，就是收集有價值的材料和信息，不斷完善檔案內容，確保檔案能夠全面、客觀地反映干部的情況。當前，昭蘇縣干部人事檔案中存在一些遺留問題，如個別干部的出生年齡前后不一致，與身份證年齡差別很大，工齡填寫與原始材料有出入黨齡填寫不準確，入黨志愿書填寫不規范;學歷材料不全，無畢業生登記表、報到證、成績單;姓名使用不一致，尤其是少數民族干部，檔案中前前后后甚至可以出現多個音同字不同的名字等;由于歷史材料時間久遠，人事檔案材料又來自不同單位、不同地區，且一直在組織人事部門存放保管，本人不能查閱，造成不同時期填寫的信息不一致、不準確，隨著時間推移，無處查證，造成了歷史遺留問題。

1.2 部分干部的人事檔案材料未能及時收集歸檔

干部人事檔案需要及時收集干部本人有價值的材料信息，將其分類、鑒定、整理放入本人人事檔案相應類別。只有不斷地充實檔案內容，才能夠全面、客觀地反映干部成長情況。如干部履歷表、自傳、鑒定、考核、學歷、職稱、培訓、入黨志愿書、獎勵職級變動、晉升、工資材料等反映干部基本情況的材料都是使用率較高的檔案材料。由于歷史原因，我局2012年以前沒有專職檔案員，干部人事欄案都是由干部調配室工作人員兼管，職責不明確，管理人員頻繁變動，業務素質低等原因造成全縣干部大量的人事檔案材料未能及時收集歸檔，還有些干部調離原單位后，因原單位撤并等，缺失的原始材料無法填補，出現斷層現象，有個別干部人事檔案材料不能準確、真實地反映每個時期的情況等。

1.3 手工管理已不能適應社會發展的需求，干部人事檔案管理的工作效率亟待提高

目前，昭蘇縣干部人事檔案主要是紙質檔案，管理采用的是傳統手工方式，工作效率不高。隨著人才招聘工作的開展(公務員、事業編人員招聘人才引進等)，昭蘇縣干部人事檔案總數每年都呈現出不斷增長的狀況，人事檔案總量劇增，雖然已配備兩名專職檔案人員，但還要兼管本單位文書檔案的收集、鑒定、整理、歸檔工作及干部人事檔案轉遞、提供利用等日常工作。工作量大和檔案工作人員不夠的矛盾愈加突出。根據中央組織部、國家檔案局頒發的《干部檔案工作條例》規定，每管理一千卷干部人事檔案需配備一名專職檔案員，現我局保管著全縣在職在編干部及退休人員檔案近4000卷，管理人員只有兩名，達不到規定要求，還要完成全縣干部檔案規范化整理工作的歷史欠賬和干部檔案專項審核工作及干部檔案目標化管理工作，急需建立干部信息管理系統，整合干部檔案信息，推進干部檔案信息化建設，提高干部檔案工作效率和服務質量。

1.4 對干部檔案工作宣傳不到位、認識不夠

干部人事檔案管理工作是一項嚴肅而嚴謹的工作，政策性、專業性強，政治要求高。但是檔案材料的產生源是干部本人，由于宣傳不到位，部分干部的檔案意識薄弱，對人事檔案材料記錄的真實性認識不足，對干部履歷、自傳等材料不認真填寫或填寫不規范，隨意性很大，不符合要求，給組織人事部門干部檔案專項審核、管人用人造成新的問題。

2 做好干部人事檔案管理工作的對策

針對以上存在的問題，筆者認為應采取積極的的措施，及時有效地加以解決，應遵守中央組織部、國家檔案局頒布的《干部檔案工作條例干部人事檔案材料收集歸檔規定《干部檔案整理工作細則》等解決歷史遺留問題。健全和完善有關規章制度，以干部檔案專項審核為契機，強化責任，優化措施，全力做好本縣干部檔案管理工作。

2.1 建章立制，全民參與，形成機制

一是建立健全全縣般干部檔案管理的各項規章制度，如《干部檔案管理人員崗位職責》《干部檔案材料收集、補充制度》《干部檔案保密制度干部檔案轉遞制度》等各項制度以規范日常干部人事檔案管理工作，要按照組織人事工作的程序和規定，對人事檔案中的歷史遺留問題及時妥善處理，正本清源，維護人事檔案的嚴肅性和客觀真 實性。

二是建立定期收集制度，明確規定各單位凡是在近年內產生的干部檔案應歸檔的材料，都由各相關人員提供，明確職責，形成全員參與的機制。每年年底考核結束，由各單位負責考核人員統一報干部年度考核登記表新增各類獎勵、學籍、考察材料:干部人事工作人員報公務員職級變動及事業單位職稱晉升、崗位等級變動材料;財務部門工作人員統一報工資晉升、變動材料，由檔案室逐份歸入干部個人檔案中。

2.2 主動作為，夯實基礎，精準收集

干部人事檔案工作最基礎、最重要的任務是全面精準的的收集基礎材料。為了切實做好檔案材料收集工作，建立“一清一勤一親”工作方法。一清是指心中有數，要清楚每個單位每一個干部每一本檔案中有哪些材料，缺哪些材料。具體的做法是按照規定對所有檔案按單位進行摸底調查，采取邊審邊查邊補的工作方法，每本檔案所缺材料按類別列出缺失單，將缺失單發放至每個干部手中，給干部提供查找材料的線索及方向，同時向有關單位出具公函搜集相關材料。對近幾年干部工作單位、職務變動，婚姻狀況發生變動以及新錄用行政、事業單位工作人員，組織填寫干部履歷表及自傳材料，確保所保管干部人事檔案材料全面、準確反映本人的最新情況信息。一勤是指手腳勤快。在干部檔案材料的全面收集階段，要勤跑、勤問、勤整理，要主動溝通，了解干部檔案材料收集的情況，避免拖沓，耽誤干部檔案材料的收集工作，對收集來的材料也要及時歸檔整理，避免二次丟失或者遺漏。一親是指態度本和。在和干部本人溝通過程中，態度要親切，語言要親柔，避免態度生硬，激化矛盾，影響團結。由于昭蘇縣干部檔案過去一直無專管，檔案基礎差，很多單位干部都存在這樣的心理，認為干部檔案一直由組織保管，現在出現材料不全的問題應該由組織全面解決。其實，干部檔案的整理過程，需要干部本人大力配合，在干部有疑問時就需要曉之以理、動之以情，讓干部明白干部檔案對于個人的重要性，能夠欣然接受、自愿自覺的查找缺失檔案材料。大量事實證明，只要做到“一清一勤一親，很多看似不可能找到的原始檔案，最終都能順利歸檔。

2.3 改進管理手段，提高工作效率

改進管理手段，運用信息化管理技術，提高工作效率 干部人事檔案采取信息化管理，其優勢體現在：一是可以提高查詢效率，實現信息快速查找，達到快捷查詢的目的，提供高效的服務。二是可以提高檢索效率。檔案人員可以利用人事檔案電子管理軟件等信息化管理手段，達到檢索查詢更方便快捷，可以實現人事檔案信息登記、篩選、排序、分類、匯總等管理工作，能有效地為建設人才隊伍、管理才、使用才提供快捷全面、準確的信息，工作效率更高。三是可以保護紙質檔案，節省時間，提高工作率，減少對紙質檔案的查閱利用，降低磨損程度。四是能緩解工作量大、人手少的矛盾。目前，昭蘇縣干部人事檔案總量逐年增長，新錄用人員增加，退休人員增加，新老交替，呈兩頭增長的態勢。這種情況直接形成人事檔案總數量快速增長的現實。采用傳統的手工管理方式，要保證管理和利用工作的效率，勢必要不斷的增加管理人員，但增加人員目前受到編制等的制約，不是長久之計，所以只有采用現代信息化管理手段，才是從根本上提高人事檔案管理效率的必由之路，也是現代社會發展的必然趨勢。

2.4 加大干部人事檔案重要性的宣傳力度，提高人事檔案質量和管理效率

目前，昭蘇縣很多單位干部對人事檔案的作用了解不夠，思想重視程度不高。在填寫自傳、履歷材料時隨意性較大，造成填寫信息不準確，前后不一致，對干部檔案專項審核工作帶來很大困難，要改變現狀就必須加強宣傳干部人事檔案的作用和重要性、政治性、嚴肅性，可以從以下幾個方面進行適時宣傳：

一是結合人事檔案工作需要開展宣傳，如在填寫《干部履歷表自傳》前期，進行全員培訓，每個單位的人事部門可以對每項填寫的信息數據作指導，要求信息數據的準確，并宣傳人事檔案的重要性和嚴肅性，提高人事檔案材料形成的質量

二是可以針對性的開展人事檔案的專題講座，如專門針對人事檔案提供利用中存在的一些問題進行解答。如公務員職務職級變動、事業單位專業技術人員職稱晉升時如何利用人事檔案;干部調動、晉升時如何轉遞人事檔案等，讓當事人能夠知曉人事檔案的管理規定，從而自覺配合人事檔案管理部門的工作。

三是在提供人事檔案服務時，檔案人員可以不失時機地主動宣傳人事檔案的重要作用，宣傳檔案材料對個人成長所起到的作用，哪些材料應歸檔，哪些材料是需要本人主動送交歸檔等等。讓當事人了解人事檔案的價值和作用，明確人事檔案的歸檔范圍和要求，可起到事半功倍的宣傳作用。