事業單位改制過程中檔案管理常見問題及對策

王 靜

（博興縣人力資源和社會保障局，山東 濱州 256500）

1 在事業單位改制過程中常見的檔案管理工作問題

1.1 檔案管理工作體制相對弱化

隨著改革的全面深入，事業單位的自主權不斷擴大。一些事業單位可以自行決定內部機構的設置和撤銷，也可以協調解決人員配備問題。有的事業單位對檔案管理重視不夠，把專門負責檔案管理的工作人員調到其他部門負責其他工作；有的事業單位領導對檔案管理重視不夠、關心不夠，而不少單位在改制過程中忽視了檔案管理部門，導致檔案管理部門人員不足，將專職人員改為兼職，部門職位空缺，無法很好地完成正常的檔案傳遞、檔案借閱和資料查閱工作。檔案管理體制的相對現代化，在一定程度上阻礙了檔案工作的正常運轉。

1.2 機構改革過程中檔案移交管理不規范

有的事業單位沒有設立專門的檔案管理部門，并入事業單位辦公室，單位內部沒有明確的檔案管理標準，也沒有專業人員。大多數時候，他們都在找一個負責其他工作的人來做兼職的檔案管理工作，有些檔案管理人員沒有經過專業制度，他們不了解現代檔案管理的理念和新技術，他們不掌握現代信息檔案管理技術。由于對新單位缺乏必要的了解，缺乏工作經驗，改革后事業單位補充檔案管理人員只能按照原來相對落后的檔案管理程序和方法進行檔案交接。同時，由于缺乏規范的制度，交接管理程序模糊不清。在大多數情況下，按照檔案人員的個人想法來處理相關工作，并不能保證檔案的完整性和準 確性。

1.3 檔案利用率低

保存有關檔案的主要目的是充分利用它們。但是，一些事業單位在檔案利用上處于被動，在檔案主動利用上缺乏探索和實踐，沒有充分挖掘檔案的價值，這使得事業單位在效益好的時候無法提供進一步的發展信息，在效益不好的時候也無法提供有用的對策很好。

2 事業單位改制過程中檔案管理控制對策

2.1 打破常規、走出去

對待事業單位改制過程中檔案的接收，檔案館不能像接收黨政機關檔案那樣，等待它們自覺把整理好的檔案送上門來。企業出于對自身經理利益的考慮，不愿對檔案的管理工作作太大的投入。企業往往以獲利作為經營管理的主要動力，認為檔案管理只投入資金而無法產生近期效益，對自己的政績作用不大。檔案工作既不是上級機關考核指標，也幾乎沒有上級機關的監督約束，由此認為檔案工作可抓可不抓，甚至可有可無，使之放任自流。企業檔案員一般身兼數職、整天事務纏身狀況下，對于檔案工作只能疲于應付。工作積極性難以調動起來，只能維持在檔案查得到、借得出的低水平管理上。如果讓代管企業整理改制前企業的檔案，它們必不會承擔，同時它們也沒有人力、場地和經費來源。

檔案管理部門應實現由“管理型”向“服務型”的轉變，對事業單位改制過程中檔案工作要本著轉變職能，加強服務的精神，把以往先整理后接收的工作模式，轉換為先接收后整理。目前，一些企業因改制時間較長，檔案長時間處于無序監管下，對事業單位檔案的安全保管存在一定的危險性。為搶救事業單位檔案，檔案管理部門更加應該主動出擊，或組織本單位工作人員或服務外包，主動上門抓緊把分散在各地的事業單位改制過程中檔案接收進館。

2.2 加強對事業單位檔案管理工作的領導，保障檔案工作的正常開展

各事業單位應將檔案管理工作作為本單位整個工作的一個重要組成部分，納入本單位工作的議事日程，納入工作計劃。應明確分管檔案工作的領導，明確檔案管理機構和人員，明確其工作職責和主要任務，明確工作目標和標準。應明確本單位檔案管理體制機制，建立健全檔案管理組織網絡體系，落實責任體系，確保檔案工作落實。單位領導班子及分管領導應及時研究解決檔案管理工作中遇到實際困難和問題，保障開展檔案管理工作所需的人力、物力和財力需要。

2.3 熱情周到服務，充分展示檔案人新風采

退休的企業職工年齡都比較大，記憶力、視力、聽力明顯下降，查檔工作者服務等級再升級，耐心再升級，細心再升級。記憶力下降的要幫著回憶，回憶當年的大事件，涉及工作調動的，回憶什么時候調動，因為什么原因調動的。當事人說穿著棉襖報道的，推算時間在11月份以后，因為我閨女出生所以調回來了，根據孩子的年齡推算調動年度。這樣查閱起來會更準確，會更節省時間；視力下降的，為確認是否為當事人，會詢問當時廠里是否重名字的，重名字的多大年齡，是否在同一個車間，對照符合的信息進行查閱利用；聽力下降的“喊著”說會成為標準音量，面對當事人的問詢，認字的可以寫給當事人，不認識字的“嚷著”和他講話。

2.4 發揮主管部門能動作用，加大管理力度

要做好事業單位改制過程中的檔案管理工作，就應實現各部門的工作協調，單位檔案部門應發揮主動性，增強對各部門檔案的協調、指導、管理力度。事業單位檔案管理機構應積極配合檔案主管部門的業務指導工作，加強宏觀上的把控和管理，做到敢管、會抓，認真落實檔案管理工作的協調規劃、政策引導以及指導監督要求。檔案主管部門應加強業務監督指導工作，提供一些上門的咨詢服務，定期舉行改制“回頭看”活動，對于一些不按規定管理檔案的事業單位及其有關人員及時進行查處，造成檔案損失的，應依法追究他們的責任。對于已經完成改制的單位，應進行檔案管理工作的定期考核和抽查，以便更好地保證檔案管理工作的規范化。

3 結論

總之，改制企業檔案既是企業資產的重要組成部分，也是事業單位資產的重要組成部分，更是一個地區或地方近現代工業歷史發展階段的真實寫照和社會生活變遷的見證。改制企業檔案的處置，不僅關系到改制企業的利益和積極性，更重要的是關系到國家的利益、秘密和安全。對改制企業檔案的處置，應以維護國家安全和社會利益為根本原則，堅持安全、合法、合理、連續、利益最大化等原則，明確歸屬與流向，統籌安排，確保事業單位檔案資源得到妥善留存，繼續為社會經濟發展服務。