探究新時期醫院文書檔案管理策略

賈麗娜

（河北省榮軍醫院，河北 保定 071000）

精神病專科醫院作為現代醫療衛生服務的重要組成部分，其內部管理對于強化醫院服務能力具有重要意義。近年來，隨著醫院進一步發展，導致內部管理及發展過程中的檔案資料數量不斷增多，若不能做好上述檔案的管理工作，將會直接影響醫院的正常運行，值得 關注。

1 醫院文書檔案管理工作分析

1.1 醫院文書檔案管理的重要意義

1.1.1 有助于提高醫院內部管理工作水平

現階段醫院的日常運行與管理中所涉及的環節較多，并且需要應用的數據資源數量巨大，而通過進一步完善醫院內部管理的相關步驟，通過對其中的信息、檔案以及其他基礎性信息資料進行收集、整理，能夠充分了解醫院內部管理的實際情況，對于提高內部管理工作質量的意義重大。同時醫院內部管理本身就是一項復雜的工作，為了能夠更好地識別內部管理風險，也需要以文書檔案為依據來處理各種類型問題，確保內部管理工作順利實施。

1.1.2 可以為領導決策提供依據

文書檔案管理是精神病專科醫院管理的重要組成部分，對于管理層人員而言，通過了解文書檔案信息，能夠深入了解醫院管理的實際問題，并根據問題作出有針對性的決策。文獻[1]也認為，現階段醫院文書檔案管理中所涉及的內容逐漸增多，管理層能夠從中獲取的檔案信息數量也逐漸增加，甚至包括一些重要事情的處理過程與結果，因此通過開展文書檔案管理，有助于提高管理層的領導決策能力，滿足未來工作需求。

1.2 醫院文書檔案管理現狀分析

雖然文書檔案管理已經成為醫院內部管理中不可忽視的一部分，但是從工作現狀來看，文書檔案管理中還存在多種問題，值得關注。1）文書檔案管理意識薄弱。受職能特殊性的影響，醫院部門在日常管理工作中通常會將工作的重點放在精神病患者的臨床治療與看護中，而文書檔案管理工作難以直接影響醫院各項工作的開展，因此其重要性難以得到相關人員的關注，導致醫院工作人員的檔案管理意識淡薄，相互之間難以形成聯動。2）制度建設不合理。制度建設對于提高文書檔案管理質量具有重要意義，但是醫院文書檔案管理制度長期未得到實質性變化，相關制度依然沿用傳統管理制度，缺乏對醫院檔案管理現狀的分析。同時就目前而言，信息技術與文書檔案管理之間的結合已經成為未來不可阻擋的趨勢，醫院在檔案管理制度建設中尚未體現信息技術的作用，導致制度體系存在滯后性問題。

2 醫院文書檔案管理對策分析

2.1 加深全員對文書檔案管理的重視程度

文書檔案工作的順利開展需要全體醫護人員的支持，所以為了能夠有效推動檔案管理模式的變革，在內部管理過程中就需要通過多種措施來深化全體人員的認識，擴大文書檔案管理的受眾基礎。因此對于文書檔案管理人員而言，應采用多種方法宣傳文書檔案管理，依托醫院公眾號等進行全面的文書檔案管理宣教，加深醫護人員對文書檔案管理的認知，這樣在工作中才能主動與檔案管理相結合，保障文書檔案管理的順利實施。

2.2 強化制度建設

文書檔案管理工作的開展離不開制度策略的支持，所以相關人員為切實提高醫院文書檔案管理的實際能力，則需要完善醫院現行的文書檔案管理制度，其中的重點內容包括：1）以現行管理政策以及規章制度為基礎，并結合醫院發展的實際情況，保障管理制度能夠與精神病專科醫院的實際情況相契合，提高管理水平。2）管理制度的構建應該積極落實責任制度，將文書檔案管理制度的執行與醫院工作結合在一起，考核結果與工作人員的福利待遇、個人薪資等相結合，充分發揮文書檔案管理的引導作用。

2.3 構建文書檔案管理“雙軌制”

雙軌制要求文書檔案管理工作應該充分發揮內外雙方的作用，形成檔案管理的“雙軌”，保證檔案管理目標實現。其中重點內容包括：1）內部管理模式。在醫院文書檔案的內部管理中，應提高全體工作人員的檔案管理意識，這是因為檔案管理人員負責檔案涉及資料整理、傳遞、維護等多方面內容，其中檔案管理人員的工作能力直接影響了檔案管理水平。所以為滿足該工作需求，在檔案管理中應該重視人員培訓，明確文書檔案管理的重要性、保密要求等重要影響。通過培訓使工作人員了解本職工作的使命，提高文書檔案管理人員的責任感與使命感。同時在內部管理期間，可通過簽訂責任書的方法進行文書檔案管理問責，提升工作人員自覺做好文書檔案保密性工作的責任感。2）外部管理模式。在外部管理模式的構建中，應重視文書檔案的監督管理工作，在現行工作要求的基礎上構建第三方監督機制，在外部監督的基礎上，定期對文書檔案進行抽查，檢查檔案的完整性以及有無泄密問題等。有研究認為，在文書檔案管理中完善外部進度模式，能夠進一步提升檔案管理工作的安全性與保密性，這是適應未來工作要求的關鍵[2]。同時在檔案管理中，工作人員應該定期向外部監督人員匯報文書檔案管理現狀，統計文書檔案的借閱、保密等級調整等工作的實際情況。

2.4 開展基于大數據的文書檔案管理

大數據技術具有強大的數據處理能力，滿足醫院文書檔案管理要求，工作人員需要依托大數據技術審視自己的目標定位情況，其中的重點內容包括：1）依托大數據完成決策行為的數據分析，改變了傳統文書檔案管理模式中過度依賴經驗的問題。同時大數據的出現能夠進一步提升文書檔案管理水平，是實現循數管理的重要組成部分，依托大數據技術，能夠實現文書檔案的數字化進程，實現了檔案管理的多元化與個性化服務，強化各類內部管理數據的提取與識別能力。2）依托大數據構建文書檔案的新結構。在大數據管理模式下，工作人員在文書檔案管理中快速完成數據處理，在一秒時間內完成多個數據庫的信息識別，并從中提取對于醫院管理最有價值的信息，滿足未來工作要求。3）在文書檔案分析過程中，相關人員可依托大數據技術完成文書檔案的分類，基于檔案管理平臺理念，對數據庫中的檔案進行調整，并做出個性化設置，例如自定義檔案管理的類型與層次、自定義文件的層次、自定義其他文書檔案管理的層次（包括借閱、查詢、編研等）、自定義檔案數據排序、自定義關聯規則錄入等。

3 結束語

新時期完善醫院文書檔案管理條例已經成為實現精神病專科醫院可持續發展的重要組成部分，因此為顯著強化醫院文書檔案管理水平，相關人員可進一步完善檔案管理方案，依托信息技術拓展管理模式，并通過管理制度等提高檔案管理能力，這樣才能滿足精神病專科醫院發展需求。