新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的分析

史 博

（吉林省白山市產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)所（國(guó)家飲用水產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)中心），吉林 白山 134300）

改革開放以來(lái)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，現(xiàn)代企業(yè)為了應(yīng)對(duì)新時(shí)期市場(chǎng)的變化、保持企業(yè)的活力，必須要對(duì)企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)化的改革，并且采取有針對(duì)性的措施。企業(yè)在實(shí)際進(jìn)行檔案管理的過程中，要更新企業(yè)管理的思維模式，優(yōu)化管理理念，明確檔案管理工作改革的重心。同時(shí)，企業(yè)的管理人員應(yīng)當(dāng)重視檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的積極作用，推動(dòng)檔案管理制度的創(chuàng)新，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的改革，為未來(lái)企業(yè)的長(zhǎng)期有效發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 企業(yè)檔案管理理念滯后

新時(shí)期以來(lái)，部分企業(yè)因?yàn)槲茨芗皶r(shí)作出及時(shí)的變革而導(dǎo)致無(wú)法適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)帶來(lái)的改變，經(jīng)濟(jì)上遭受慘重的損失。并且，由于許多企業(yè)的管理者故步自封，對(duì)市場(chǎng)變化熟視無(wú)睹，政策缺少創(chuàng)新性與靈活性，導(dǎo)致了企業(yè)的檔案管理理念落后，檔案管理工作破洞百出，嚴(yán)重影響了企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展，競(jìng)爭(zhēng)力嚴(yán)重受挫。不完善的檔案管理體系導(dǎo)致了許多企業(yè)的檔案管理責(zé)任不明確，公司內(nèi)部工作處于長(zhǎng)期混亂狀態(tài)，挫傷了許多工作人員甚至管理人員的工作積極性，使得公司整體的責(zé)任心缺失，降低了企業(yè)的檔案管理執(zhí)行力。落后的檔案管理理念不僅降低了企業(yè)的管理效率，也給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了阻礙，最終導(dǎo)致現(xiàn)代化的檔案管理工作不能夠推行下去，不利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 企業(yè)檔案管理手段落后

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的不斷深入發(fā)展，檔案管理工作呈現(xiàn)多元化的發(fā)展趨勢(shì)，檔案館的管理信息量也在不斷增大，管理的方式和流程也越來(lái)越多。一方面，信息爆炸增大了現(xiàn)代檔案館的管理信息量和管理難度，給檔案館的管理工作提出了更高的要求；另一方面，企業(yè)檔案管理工作面臨著新時(shí)代的壓力，需要不斷改進(jìn)技術(shù)、改善管理方式，驅(qū)動(dòng)企業(yè)的檔案管理進(jìn)行體制改革。很明顯，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)時(shí)代的快速發(fā)展的需求，像人工手寫入檔查檔已經(jīng)幾乎不存在，新一代的管理人員亟待改進(jìn)現(xiàn)在的管理辦法。

1.3 企業(yè)缺乏檔案管理人才

在新時(shí)期的大背景影響下，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)能力提升，必須確保擁有足夠優(yōu)秀的人才團(tuán)隊(duì)。目前，專業(yè)的檔案管理人員缺乏是現(xiàn)代企業(yè)面臨的難題之一，檔案管理團(tuán)隊(duì)意識(shí)欠缺，檔案管理手段落后等，都導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理工作效果不明顯，不利于企業(yè)的健康發(fā)展。造成檔案管理團(tuán)隊(duì)人才缺乏的原因有很多，首先是企業(yè)并沒有在政策上給予檔案管理相關(guān)崗位足夠的重視，檔案管理團(tuán)隊(duì)缺乏有針對(duì)性的入職培訓(xùn)，導(dǎo)致了管理團(tuán)隊(duì)的效率低下，決策水平與管理水平都不足以支撐企業(yè)的發(fā)展；其次，多數(shù)企業(yè)缺少有效的獎(jiǎng)罰制度，檔案管理人員普遍待遇差、任務(wù)重，嚴(yán)重打擊了檔案管理工作人員的熱情和信心。信息資源共享機(jī)制是從近十年才開始興起的，而且技術(shù)發(fā)展越來(lái)越快，尤其是年齡稍大的工作人員，往往很難快速適應(yīng)新時(shí)代帶來(lái)的變化。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前很多檔案館還存在大量中老年從業(yè)人員，他們對(duì)電腦和智能機(jī)的操作不能像年輕人一樣?jì)故?，也不很難接受新科技。

2 新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的改革措施

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理理念

企業(yè)要想獲得持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，首先必須將檔案保存和利用好，與新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的需要相適應(yīng)，更好地為企業(yè)建設(shè)服務(wù)，這是所有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視的一大重要任務(wù)。隨著新時(shí)期經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型的不斷深入，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極地轉(zhuǎn)變檔案管理理念，將檔案管理政策的研究細(xì)化深入到實(shí)際中，樹立更加先進(jìn)的檔案管理理念。另一方面，企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)提高自我反省的能力，根據(jù)科學(xué)先進(jìn)的檔案管理理念發(fā)現(xiàn)企業(yè)在相關(guān)工作中的缺點(diǎn)，并且積極地采取措施加以修正，保障企業(yè)的健康平穩(wěn)發(fā)展。新形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理應(yīng)打破舊的發(fā)展理念和工作，企業(yè)只有不斷創(chuàng)新管理理念才有可能在專業(yè)及創(chuàng)新人才短缺的人力資源中成功吸引優(yōu)質(zhì)的人才加入，讓企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力再上一個(gè)臺(tái)階。

2.2 加強(qiáng)檔案管理體制建設(shè)

在構(gòu)建檔案信息管理機(jī)制中的體制建設(shè)中包括組織建設(shè)、制度建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。組織建設(shè)就是根據(jù)檔案管理的功能，在建設(shè)檔案管理體制的時(shí)候作為一個(gè)統(tǒng)籌全局的地位，負(fù)責(zé)制定總體設(shè)計(jì)規(guī)劃和實(shí)施方案，并且規(guī)定檔案信息管理機(jī)制的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范等，同時(shí)支持網(wǎng)絡(luò)中心，監(jiān)控和調(diào)度好整個(gè)檔案工作的數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)。要構(gòu)建良好的檔案管理機(jī)制，必須要遵守相關(guān)的法律法規(guī)，按照檔案法的相關(guān)條例開展檔案管理工作，明確檔案管理的目標(biāo)和原則。檔案涉及各種各樣的信息，如果不強(qiáng)加規(guī)范，造成信息泄露或者被非法竊取，就很可能對(duì)個(gè)人和社會(huì)產(chǎn)生負(fù)面影響。因此，必須要重視制度建設(shè)，在深入了解并開展相關(guān)的調(diào)研和學(xué)習(xí)活動(dòng)后，才可以開展檔案管理體制的建設(shè)，整個(gè)機(jī)制必須要建立在合法、安全的基礎(chǔ)上。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案管理工作的前提，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)需要相關(guān)管理部門共同協(xié)商制定共享系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)體系，包括檔案記錄規(guī)范、專業(yè)術(shù)語(yǔ)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)成、安全標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)內(nèi)容等。

2.3 重視檔案管理人才招聘與培養(yǎng)

社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展也對(duì)檔案管理人才提出了更高的要求，專業(yè)的檔案管理人才是企業(yè)平穩(wěn)有序發(fā)展的重要力量，也是企業(yè)能夠在長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)保持健康可持續(xù)發(fā)展的重要保障。當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)存在的人才問題主要體現(xiàn)在人才流失與相關(guān)工作人員專業(yè)素養(yǎng)水平低兩方面。為了解決人才問題給企業(yè)帶來(lái)的消極影響，企業(yè)應(yīng)為檔案管理崗位的員工提供高水平專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，管理者應(yīng)當(dāng)給予人才培養(yǎng)工作以足夠的重視程度，積極推動(dòng)人力資源管理體系的完善，為企業(yè)招聘并培養(yǎng)更多高素質(zhì)、有理想、執(zhí)行能力強(qiáng)的專業(yè)人才，提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體水平，為企業(yè)的發(fā)展培養(yǎng)出優(yōu)秀的人才。另外，企業(yè)還應(yīng)優(yōu)化人力資源管理工作，提升專業(yè)性人才的薪資待遇與福利待遇，并為具備一定能力的人才提供升職機(jī)會(huì)，為企業(yè)留住寶貴的人才。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期的背景下，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)當(dāng)推陳出新，提高對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視程度，積極推動(dòng)檔案管理理念的更新，健全檔案管理體系，推動(dòng)檔案管理手段方式的創(chuàng)新，提高檔案管理方面人才的管理水平，引導(dǎo)企業(yè)步入發(fā)展的正軌，使企業(yè)借助于規(guī)范化、科學(xué)化及系統(tǒng)化的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展。