新時期加強事業單位人事檔案管理的探索

王旭燕

（青島市嶗山區總工會，山東 青島 266000）

伴隨著社會經濟發展和人才的大規模流動，尤其是民營企業的高度發展，很多機構對人事檔案的重視程度不足，導致大量勞動糾紛產生。對事業單位而言，檔案的嚴謹性并不亞于民營企業，檔案中記錄的所有內容都與員工利益息息相關。人事檔案記錄著人才的培養、發展、晉升和獎懲細節，是事業單位選人用人的重要依據，做好人事檔案管理工作，對夯實事業單位發展的基礎，起到舉足輕重的作用。

1 事業單位人事檔案管理面臨的問題

隨著事業單位改革的步伐加快，事業單位的開放程度增強，對人才的吸引力度不斷提高，來自社會各界和高校畢業生群體的優秀人才，成為事業單位人才建設的核心力量。在新時期的背景下，人事檔案的復雜性和多變性為檔案管理工作帶來了新挑戰，當前事業單位人事檔案管理主要面臨以下幾個問題：

一是事業單位接收的檔案缺乏規范性。事業單位新員工入職后，需要辦理人事檔案接收，主要分為兩種來源，即大學生檔案和在職人員檔案。大學生檔案的管理相對比較完善，但卻存在部分檔案的缺失，比如高中時期的材料缺失，以及大學時期的各類表格、成績單等重要信息，存在個別重要資料缺失以及不重要資料全放入檔案袋的情況，增加了額外工作量。在職人員的個人檔案管理存在較多漏洞，由于曾在企業或社會團體工作過，但相關單位的人事檔案管理制度不完善，比如合同、工資表、個人履歷、獎懲信息、職稱資料等未及時存檔等，在事業單位檔案接收時經常被發現。尤其是事關個人發展的工資表、參保證明、勞動合同等，一旦缺失有可能影響今后的薪酬待 遇等。

二是事業單位的人事檔案管理信息化水平不足。信息化的普及為各項工作的開展，提供了極大便利，但人事檔案具有特殊性，且各單位的檔案存量較大，尚未實現完善的信息化管理。目前尚有個別單位不重視人事檔案的信息化管理，導致員工在職稱評審、職務晉升和人才選拔中難以與上級單位實現電子化數據的無縫對接，需要工作人員查找紙質材料，難免會出現信息的缺漏，工作效率也受到嚴重的影響。對個別紙質檔案管理不完善的單位來說，還容易出現紙質檔案資料轉移時出現丟失、破損的問題，為今后的人事管理工作埋下了隱患。當然，不少單位已經啟動了檔案信息化管理工作，但電子信息的更新不及時，與上級或下級單位的數據共享程度不足，導致信息化建設的價值無法得到充分體現。

三是事業單位缺乏專業的檔案管理人才。不論是人事檔案還是工作檔案，對事業單位來說，檔案管理工作并不是簡單的日常資料匯集工作，而是要通過對各類資料的匯集、挖掘、分類、整理，將檔案資料的內在價值挖掘出來。當前事業單位的檔案管理人員，大多數都不是科班出身，并且日常缺少專業培訓和學習，檔案管理工作成了類似于“倉庫管理員”的屬性，檔案入庫后邊很少再被利用。非專業的檔案管理人員，缺少對檔案細節的把握，不熟悉檔案領域的法律法規和政策，不利于人事檔案發揮推動人才升級的積極作用。

2 優化事業單位人事檔案管理的建議

2.1 加強專業培訓提升管理人員水平

事業單位的人事檔案管理，是事業單位開展人才工作的基礎，人事檔案中的學歷、晉升、職稱、獎懲和其他個人信息，經過綜合性分析后，可以真實反映出員工的個人工作能力，是事業單位人才選拔和員工晉升的重要依據。通過大數據研究，還能以人事檔案的資料為基礎，研判事業單位的人才儲備質量，為今后的人才建設提供指導。這些工作的開展，都離不開具有較高專業水準的檔案管理人員，除了具備基本的管理能力之外，管理人員還要具備創新能力和信息化能力，不斷完善檔案管理的細節，利用信息化建設提高檔案的使用質量和管理水平，充分發揮人事檔案在事業單位管理中的基礎作用，以檔案推動人才管理，以人才管理推動事業單位的創新發展。為此，事業單位應該加強專業培訓力度，對專職和兼職的檔案管理人員進行不同層次的培訓學習，加強不同部門之間以及與上級機構的銜接，實現合理的人才流動和信息互通。

2.2 加強基層人事檔案的信息化建設

一是要夯實事業單位人事檔案的信息化基礎建設，圍繞上級單位的信息化系統特點，開發基層的檔案管理系統，務必要實現系統對接和電子資料的共享，避免技術問題導致的系統隔離。為了實現這一目標，各級單位之間要加強溝通，選擇類似的數據庫，并建立互通機制、共享機制和人才培養機制，讓信息化管理成為基層人事檔案管理的主流手段，打造信息化建設的基礎。

二是要升級事業單位人事檔案的電子化效率。人事檔案在管理過程中，要形成電子檔案的轉化機制，在規定時間內將紙質檔案轉化為電子檔案，并通過卷宗分類，實現專屬網絡的查詢，對個別有條件的事業單位，應該實現電子檔案與紙質檔案同時歸檔的工作機制，提高事業單位人事檔案的電子化效率，便于管理、查詢、轉移和使用。

3 結語

綜上所述，事業單位的人事檔案管理工作在新時期面臨著嚴峻挑戰，專業人員和信息化及建設的要求越來越高，但在信息化社會中，人事檔案的電子數據轉移、使用越來越迫切，因此事業單位管理人員不僅要做好檔案的內容管理、資料管理，更要創新管理手段，提高人事檔案的應用效率，確保人事檔案在內部管理、人才戰略升級、員工晉升和職稱評審中，發揮更加積極的作用。面對工作中存在的問題，各級機關事業單位應該加強資金、制度、人才的保障，提高人事檔案管理水平，確保檔案內容的真實性、檔案更新的即時性、檔案使用的高效性。