重點工程建設項目檔案管理工作的方法思考

郝 敏

（中煤鄂爾多斯能源化工有限公司，內蒙古 鄂爾多斯 017300）

重點工程項目檔案主要包括項目在立項階段的可行性報告、申請書、評估書、設計書，以及在具體施工過程中產生的材料檢驗報告、工程進度計劃書、安全管理報告等各類文件資料[1]。這些文件資料在項目質量驗收環節發揮著重要作用。下面結合實際，就強化重點工程建設項目檔案管理的必要性做具體分析。

1 重點工程建設項目檔案管理必要性分析

1.1 為工程質量檢驗提供依據

在重點工程建設中，項目檔案是開展工程質量檢查與評定時的重要參考依據，相關部門在對工程質量進行驗收時，主要是根據建設成果以及項目檔案來核查、評判工程質量是否達標。因此做好項目檔案管理至關重要。

1.2 為改擴建施工提供參考

除了是工程質量檢驗時的重要參考依據，項目檔案還是工程在改擴建時的重要參考依據。隨著我國社會的快速發展，對道路、水電設施等重點工程的改擴建需求也進一步加大。在對這類重點工程進行改擴建施工時，必須要結合前期的施工資料進行設計與建設，方能保證建筑原有結構、構件等不受損，保證工程改擴建效果達到預期水平。若在重點工程施工建設工程中未做好對各類檔案資料的收集管理，將導致改擴建設計缺失參考依據，從而使改擴建施工的成本、質量等得不到保障[2]。

1.3 為工程維護管理提供幫助

重點工程在建成投入使用后，必須定期或不定期進行維護管理，以此優化工程使用效果，延長工程使用年限。而在對工程進行維護管理時，也必須以相關的設計書、施工文件等作為依據來制定維護管理策略，以提升維護管理工作的針對性、有效性，在保障維護管理效果的同時實現對運維成本的有效管控。若在工程建設期間未做好對各類檔案的管理，導致工程 運維工作失去依據，就極有可能引起不必要的損失與浪費，造成運維所用物料、資金、時間以及人力資源的投入增加，并且最終的維護管理質量還得不到保證。

2 重點工程建設項目檔案管理工作方法分析

2.1 嚴格按照法律法規依法管理

重點工程建設項目檔案管理要能以我國相關法律法規為依據規范開展，從根本上提升項目檔案管理的規范性，有效性，為檔案的使用提供便利。在開展重點工程項目檔案管理時，要對我國相關法律法規進行研讀，根據法律要求制定具體的檔案管理條例，名曲檔案管理法律責任，確定檔案管理目標，有序推進各項檔案管理工作規范、有效開展。為保證重點工程項目檔案管理工作的合法性，在制定檔案管理方案與條例之前首先要明確檔案的歸屬與流向問題，要結合國家法律確定好檔案的收集、移交、銷毀等各項工作的要求、流程、條件以及標準等，從大的范圍與層面對檔案管理工作有一個把握，確保不會出現違反法律的風險[3]。

2.2 基于責任追究理念健全管理制度

在開展重點工程項目檔案管理工作時，要利用具體的制度對各責任人，各項管理行為進行規范與約束，確保不會出現互相推諉責任、無人擔責以及檔案管理秩序混亂等問題。在管理過程中，以國家相關法律法規為依據，根據工程規模、建設主體構成等將檔案管理責任進行細化細分，將各類檔案的管理責任具體落實到部門、到個人，并建立起則熱追究制度，若在檔案管理過程中出現任何差池，要追究到個人并根據情節的嚴重程度依法依規做出處罰。利用責任追究制度來強化相關單位、部門以及人員的責任意識，提高其參與檔案管理的積極性與主動性，促進各檔案管理行為規范與優化，推動各項檔案管理工作更規范、順利、有效地開展。如在工程項目建設以及檔案管理工作中，項目法人要對重點工程建設項目竣工檔案的真實性、完整性負終身責任，按照“統一領導、齊抓共管”的原則實現對項目檔案的規范管理，確保項目檔案管理工作的質量達到標準要求[4]。

2.3 結合實際要求構建三管模式

在開展重點工程項目檔案管理時，要按照相關規范與要求，結合具體情況構建起健全完善、科學可行的檔案管理體系，從而為項目檔案的管理與使用打好基礎。如在具體的工程建設與檔案管理工程中，可結合實際情況構建“三管”模式。

在進行項目檔案收集與管理時，先對檔案管理規定、原則、要求、目標以及流程、技術標準等進行確定，在此上組織專業、優秀人員組建檔案管理體系，由專人對項目檔案進行負責，確保各項檔案工作都有人落實。在開展重點工程項目檔案的管理建設工作時，要能按照標準要求與原則規范做好檔案分類、鑒定、編號以及保管等各項工作，為檔案的使用提供便利[5]。

其次，在對重點工程項目建設檔案進行管理時，要構建專項管理制度，根據實際情況對檔案歸檔制度、移交制度、保管制度以及保密制度、銷毀制度的內容進行完善，對各項標準與要求進行統一，確保相關單位與人員能嚴格按照相關規范與要求認真做好檔案管理工作，保證檔案在保存與使用期間不會出現信息泄露等問題。

除了要建立專項管理制度，還應當結合具體情況制定專門的檔案管理操作規范，對各單位、部門以及人員的檔案管理操作要求進行明確，使各項檔案管理工作更有針對性的開展。具體如在檔案管理操作規范中要明確指出重點工程項目檔案必須分類管理，各施工檔案必須是來自施工現場的真實數據與信息，檔案所記內容要與實際的建設過程與效果相統一，不存在偽造檔案、改編檔案信息以及盜用檔案信息的情況。

最后是對檔案管理主體進行明確，確定業主、中介為以及文檔中心具體的管理職責。

2.4 運用信息技術提升管理水平

在21世紀，重點工程項目檔案管理工作要有所創新，要能充分發揮現代化信息技術的功能作用開展檔案管理工作，有效提升檔案管理質量與水平。如在管理過程中充分發揮出計算機的輔助作用，運用計算機開展管理工作。利用計算機來編制檔案檢索工具，根據具體的信息內容對數據進行分類歸檔，實現對數據信息的有序化管理。在工作期間對各類重要檔案進行數字化掃描，將紙質檔案轉換為電子檔案運用計算機進行集中管理，有效避免檔案被損毀有遺失。

3 結語

綜上所述，各類檔案資料在重點工程施工質量驗收、改擴建施工以及維護管理等各項工作中發揮著重要作用，因此必須按照相關要求做好項目檔案管理工作。相關單位要以我國法律法規為依據制定完善檔案管理體系，制定檔案管理制度，構建檔案管理模式并創新檔案管理技術，從而提升檔案管理水平。