加強重大建設(shè)項目檔案工作的措施與成效分析

陳華娟

（中國石化西南油氣分公司，四川 成都 610041）

1 油氣工程建設(shè)項目檔案的形成特性

元壩氣田開發(fā)建設(shè)項目是中國石化“十二五”重點項目，項目建設(shè)中涉及石油工程、油氣開發(fā)、煉化工程、電力通信、建筑工程等多個領(lǐng)域，專業(yè)門類多、單位工程多、參建隊伍多、面臨挑戰(zhàn)多、建設(shè)周期長。為此，項目檔案的收集齊全難、過程控制難、系統(tǒng)整理難，需要所有參與者上下同心、協(xié)同配合才能做好。建設(shè)單位（業(yè)主方）在項目檔案的管理中要發(fā)揮組織和核心的作用，對不同的檔案分而 治之。

2 緊緊圍繞建設(shè)項目的總體目標，做好分解落實工作

元壩氣田開發(fā)項目建設(shè)初期，建設(shè)單位明確提出了創(chuàng)建國家優(yōu)質(zhì)工程的總體目標，牢固樹立“高起點開工、高質(zhì)量建設(shè)、高水平投產(chǎn)”的指導思想，重視全過程管理，著力全過程優(yōu)化，強化全過程控制。并且把優(yōu)質(zhì)檔案作為工程創(chuàng)優(yōu)的必備條件，與項目建設(shè)安全、質(zhì)量、進度和投資管理工作同部署、同安排、同組織、同考核。通過建立管理體系、完善規(guī)章制度、創(chuàng)新機制方法、強化過程控制和狠抓責任落實等措施，確保項目檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，并大力落實項目檔案的保管環(huán)境，確保了項目檔案的安全性，使得項目檔案在項目建設(shè)、管理和試運行中發(fā)揮了積極作用。

2.1 領(lǐng)導高度重視，組織保障有力

將檔案工作作為總體目標的重要分解目標；文檔一體化管理模式寫入項目管理手冊；列入經(jīng)濟活動分析、經(jīng)理辦公會等重要議事日程，與工程建設(shè)同步統(tǒng)籌謀劃，同步部署、安排、組織和考核。對照檔案管理和驗收標準規(guī)定，深入現(xiàn)場查找薄弱環(huán)節(jié)，研討提升檔案管理水平的辦法措施，協(xié)調(diào)解決檔案工作所需的人員、設(shè)備、經(jīng)費、場地及各類用房等重大問題。同時重視項目檔案信息化，積極引進先進軟件和技術(shù)，提升項目檔案信息化水平，項目檔案全文掛接數(shù)達十萬余件，有力地提升了項目檔案的利用效率。

2.2 建立管理體系，強化責任落實

建立完善的組織機構(gòu)，形成檔案工作分管領(lǐng)導、檔案部門、職能部門和參建單位(包括勘察設(shè)計、采購、施工和監(jiān)理等)的管理網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)工程檔案組織體系全覆蓋。配備專職檔案人員，在自身人員不足的情況下，采用引進項目檔案管理專業(yè)公司，指導參建單位竣工資料形成和組卷，負責檔案資料的審查、接收和整編工作。建立了橫向到邊縱向到底的管理責任體系，從制度層面要求明確各參建單位檔案分管領(lǐng)導、檔案人員和工作職責；建立了有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保障了各項管理要求得到有效執(zhí)行，責任得到有效落實。

2.3 持續(xù)完善規(guī)章制度，著力規(guī)范管理

石油化工行業(yè)是一項高風險行業(yè)，對于設(shè)計、施工和監(jiān)理等有一套完備的標準體系，建立建全檔案標準體系，統(tǒng)一規(guī)劃各階段各專業(yè)文件的編制和歸檔要求，保證了文件材料編制規(guī)范和收集完整，確保了文件材料的完整準確、深度符合相關(guān)專業(yè)標準要求等形成質(zhì)量。遵循項目檔案的生命周期規(guī)律，建立健全項目建設(shè)全過程檔案管理制度體系及歸檔流程，完善控制措施，保證了項目檔案的全過程受控和有據(jù)可查。

2.4 創(chuàng)新機制方法，提升工作實效

著力增強全員檔案意識，全員覆蓋強化法律法規(guī)和標準制度的宣貫和業(yè)務(wù)技能的培訓，著力提升管理人員的綜合素質(zhì)和檔案管理水平。認真做好“請進來，走出去”等重要活動，對標先進、自查自改，快速提升檔案管理水平。注重制度宣貫、業(yè)務(wù)培訓、資料審查有機融合，形式多樣、內(nèi)容豐富。切實做好與職能部門業(yè)務(wù)聯(lián)動，特別是參與現(xiàn)場檢查，檔案檢查與安全、質(zhì)量、進度檢查同步，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決。嚴格歸檔流程，強化過程控制，嚴把工程資料形成關(guān)和資料審查歸檔關(guān)，對不同類別的項目文件進行逐級審查，保障檔案質(zhì)量。

2.5 強力推進多措施并舉，保證項目檔案質(zhì)量

將歸檔要求寫入項目建設(shè)的合同條款，明確各參建單位的歸檔責任，通過合同條款的約束促進各類項目文件的形成、整理和歸檔責任的落實。并且在結(jié)算管理制度中要求，項目文件資料歸檔是辦理工程結(jié)算的重要條件之一。做到堅持嚴考核硬兌現(xiàn)，將檔案工作考核納入“比學趕用超”勞動競賽進行獎懲。激發(fā)和調(diào)動了各參建單位抓實抓好檔案工作的積極性。

2.6 科學分類、系統(tǒng)編目，充分反應(yīng)項目檔案的成套性

摸清項目劃分情況，分項目、分階段、分專業(yè)的梳理項目文件的完整性；制定以全宗、檔案類別、項目、階段內(nèi)容為主要標志的分類和檔案編制規(guī)則；運用信息化系統(tǒng)簡潔清晰的展示項目的整體框架，同時做好案卷題目的擬定和目錄的著錄等基礎(chǔ)工作，提升項目檔案的系統(tǒng)性。

2.7 重視編研與利用服務(wù)

檔案利用體系建設(shè)是檔案工作的目的和意義所在，也是衡量檔案工作成效的重要標準，是促進提高文件質(zhì)量和歸檔積極性的重要方面。圍繞工程建設(shè)項目管理和生產(chǎn)運行的需要，探索檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)新，積極拓展檔案服務(wù)的領(lǐng)域，結(jié)合實際情況建立通用電子表格目錄和“檔案管理系統(tǒng)”雙檢索體系，相鋪相成、雙層覆蓋。并且對管理者關(guān)注度高的管理文件、前期論證立項文件、行政手續(xù)文件等組織進行專題匯編，更進一步提升查詢借閱利用的便捷性。項目建設(shè)過程累計提供借閱數(shù)萬余件次；并為工程項目的專業(yè)驗收提供重要的支撐憑證，發(fā)揮關(guān)鍵性作用。

3 取得的成效分析

通過采取一系列行之有效的控制措施，通過項目參與者的齊心同力，元壩氣田開發(fā)建設(shè)項目檔案形成了一套真實全面反映工程建設(shè)項目從提出、可行性研究、立項、審批、勘察、設(shè)計、采購、施工、監(jiān)理、環(huán)境監(jiān)測、水土保持監(jiān)測、質(zhì)量監(jiān)督、生產(chǎn)準備、生產(chǎn)考核到竣工投產(chǎn)全過程的優(yōu)質(zhì)項目檔案資源體系。元壩氣田開發(fā)建設(shè)項目檔案在國家檔案局組織的專業(yè)驗收中獲得了高度評價，一致認為該項目檔案達到了國內(nèi)同行的高水平，圓滿通過了國家檔案局組織的項目檔案專業(yè)驗收。