檔案管理工作分析與思考

王圓圓

（濟南天下第一泉風景區(qū)服務中心，山東 濟南 250000）

檔案管理作為事業(yè)單位管理中的重要部分，檔案功能的作用也至關重要。事業(yè)單位的順利發(fā)展和高效管理離不開檔案管理的應用研究，其發(fā)揮著維持單位平穩(wěn)運行的作用。檔案管理包含整個單位各種信息資料的存檔和保存，其目的是有利于后續(xù)查閱等，使其在事業(yè)單位的建設和發(fā)展中發(fā)揮關鍵性的指導作用。面對社會發(fā)展變化所帶來的機遇和挑戰(zhàn)，事業(yè)單位要實現檔案管理的創(chuàng)新與改革，不斷完善檔案管理的辦法和制度，優(yōu)化管理措施，最終實現事業(yè)單位在新形勢下創(chuàng)新的發(fā)展，通過科學合理的優(yōu)化策略解決問題。

1 檔案管理工作中存在的主要問題

1）缺少專業(yè)化管理人才。有相當一部分從事檔案管理的工作人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，對于檔案的特殊屬性了解不夠，缺乏檔案管理知識和技能，缺乏計算機知識，很少有機會參加系統(tǒng)的專業(yè)培訓，沒有獨立開展檔案管理的基本工作能力，難以達到檔案信息化管理的崗位要求。

2）檔案宣傳教育和業(yè)務培訓力度不夠。檔案管理是機關、事業(yè)單位行政管理工作的重要組成部分。目前的情況是絕大部分機關、事業(yè)單位的檔案管理工作沒有得到應有的重視，領導關心不夠，專業(yè)人員不愿意從事檔案管理工作，檔案管理人員晉升機會少、待遇偏低，最主要的是各單位對檔案工作宣傳教育力度不夠，存在檔案工作“深在閨中人不知”的現象。

3）各級政府和有關部門組織的業(yè)務培訓機會偏少，專業(yè)管理人員的成長速度較慢。

4）安全措施少，管理人員安全意識較低。

2 檔案管理工作分析與思考

2.1 標準化、系統(tǒng)性原則

做好政府機關、事業(yè)單位檔案管理工作，保障其管理方式方法、運作流程標準化、系統(tǒng)性是整個檔案管理工作的重要任務，也是提升單位工作能力和服務品質必不可少的環(huán)節(jié)。通過制定、發(fā)布和實施統(tǒng)一的管理標準，形成一個層次分明的整體、不同維度的層級，達到清晰反映整個管理工作全貌的效果。

2.2 更新觀念，開拓思路

因為檔案工作屬于一項基礎性、服務性的工作，所以難以形成直接、明顯的經濟效益。進而在各項工作中，檔案工作往往承擔著配角的工作，默默無聞的奉獻。檔案工作者是腦力、體力相結合的勞動者，在日常工作時會面對大量的檔案收集整理、保管等，而要想達成理想的工作效果，需要他們具備無私奉獻、積極服務等品質，并且甘為無名英雄。只有具備了這些良好的奉獻理念，才能踏踏實實的干好檔案工作。除此之外，在做好檔案管理工作的同時，還應該注重各種關系的協調。首先就是協調好與領導間的關系，爭取獲得一個良好和諧的環(huán)境；其次就是協調好和公文處理部門之間的關系，從多方面著手提升公文處理統(tǒng)一性；最后就是協調好學校各職能部門的關系，確保歸檔文件完整性。檔案是從學校各部門收集而來，而且從文件形成到歸檔需要經過一段時間和環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都會在一定程度上影響到檔案的完整性與質量。如果各部門不配合，那檔案管理工作將很難順利開展。

2.3 強化檔案管理人員培訓

作為專業(yè)的事業(yè)單位檔案管理人員，定期使其接受專業(yè)化的信息培訓極為關鍵，也是確保傳統(tǒng)與信息化檔案管理能夠有效結合的重要基礎。當前的部分事業(yè)單位中，紙質檔案的管理模式仍然為主流，在這種情況下就應該在革新思想理念的同時對新式管理方式的應用加以引導，為推動檔案管理制度的更新與改革做好鋪墊。同時，在這一過程中應引入更多的信息化與科學化的技術手段，促進工作人員的整體素質的提升。定期開展培訓活動是有效提升技術水平的重要基礎，為提高對計算機技術的操作熟練度以及掌握更多的電腦操作技能奠定基礎。

2.4 創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)設置

具體加強檔案信息開發(fā)與利用。在新形勢下，檔案管理工作要想獲得顯著的提升，必須得做好檔案信息化建設。因為社會在發(fā)展，時代也在不斷進步，面對這種情況，檔案工作管理也應該摒棄老舊那套，盡快擺脫傳統(tǒng)落后的管理手段，緊跟時代發(fā)展步伐，朝著現代化的方向不斷前進。檔案資源要想更好實現信息化的管理目標，需要將檔案各項管理環(huán)節(jié)與過程數字化處理，這樣便能使檔案資源合理配置，實現高效的開發(fā)與利用，同時還能達成檔案資源社會共享的目標。就當前情況來看，當前普遍配置了計算機等一些現代化的設備，不過很多依舊應用單一的微機方式來管理檔案目錄，甚至還有部分學習就是借助此來打印卡片目錄等，嚴重影響到計算機作用的呈現。為此，需要我們合理應用現代化信息技術，推動實體檔案管理朝著電子檔案管理的方向前進，使檔案資源開發(fā)與利用更加的高效，為的發(fā)展與決策提供助力。

2.5 安全性管理

檔案是組織活動的原始記錄，具有原始性和唯一性的特點，這就使得檔案的安全性管理顯得尤為重要。首先，要加強管理人員的安全意識教育，強化工作人員的責任感與敏感性。其次，要建立健全完善的檔案管理安全保密制度，在制度層面上筑起一道安全防火墻。第三，要不斷加強數字化檔案安全保密措施和加密技術，通過強制性的安全保密措施和嚴格的加密技術保證數字檔案的安全。

2.6 完善檔案管理制度，注意新舊銜接

制度是引領事業(yè)單位行事的準則，建立健全檔案管理制度和標準是規(guī)范檔案管理的前提。事業(yè)單位應依據《檔案法》以及財政部不斷更新的各類“辦法”、“規(guī)定”等制定適合本單位的檔案管理實施細則，明確各類檔案的歸檔范圍、數據移交、數據保管、查找利用、存儲備份等方面的條款。需要特別強調的是針對電子檔案的管理細則需規(guī)范完善，務必確保電子檔案的可靠性和信息可用性。另外需要注意新舊制度銜接的一些規(guī)定要求，比如新《管理辦法》要求僅以電子形式保存檔案的，原則上應從一個完整年度的年初開始執(zhí)行，以保證其年度檔案保管形式的一致性。

2.7 堅持檔案管理服務好管理

堅持檔案管理服務好管理，檔案才會一個良好的生存環(huán)境，并為利用者提供服務。在新形勢下，檔案管理要不斷開拓進取，緊緊跟上發(fā)展的步伐，突出重點，做到行業(yè)中工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里、服務到哪里，切實為生產一線服務。因此，加大對本現有檔案的收集力度，擴大收集范圍，拓寬收集渠道，充分做好檔案的收集整理歸檔工作。

3 結語

為了更高效地開展檔案管理工作，要不斷地在實踐中學習和進步，發(fā)現事業(yè)單位管理中存在的問題和不足之處，改變傳統(tǒng)單位檔案管理的模式和形式，解決新形勢下檔案管理上的矛盾，便于單位工作的開展和利用，為事業(yè)單位長遠的發(fā)展提供重要的支持條件，也能夠提高事業(yè)單位的綜合實力。