無紙化辦公模式下醫院檔案管理探索

劉洪凱

（濱州醫學院附屬醫院，山東 濱州 256603）

無紙化辦公是指工作過程中無需紙張，而是依靠各類計算機硬件、軟件及通信網絡等配合完成工作的模式，這種辦公模式生態環保，工作效率高，已經在各大醫院普及。醫院運營過程中，會累積黨政群類、醫療技術類、病史管理類、聲像照片類、財務會計類檔案資料，隨著資料的累積，數據規模逐步擴大，數量及種類增加，檔案利用需求增長[1]。無紙化辦公模式下，醫院檔案管理信息化建設獲得基礎設施支持，醫院可以利用無紙化辦公設施，引進現代化信息技術，構建電子檔案，這樣能夠方便檔案信息的采集、儲存及開發利用，提升檔案管理及服務水平，切實發揮檔案信息在醫院運營管理中的決策指導作用。

1 無紙化辦公模式下醫院檔案管理面臨的優勢分析

1.1 檔案管理更為高效便捷

在傳統的醫院檔案管理模式中，采取人工作業模式，檔案資料采集起來耗時較長，還需人工進行整理、檢查，耗時耗力，且工作內容枯燥無趣，員工普遍工作積極性不高。無紙化辦公模式下，檔案管理信息技術相結合，人們在辦公過程中，信息被記錄下來，各部門可直接將日常工作中電腦錄入的信息傳遞到電子檔案中，再由檔案管理人員應用計算機軟件，進行歸納、分類、統計、分析，工作效率顯著提升，員工工作負荷大大減輕，人工成本降低，有效節約了人力資源。而且，在現代化信息技術軟件的支持下，計算機代替人工作業，有效減少了人工整理、計算失誤的問題，確保了工作質量。

1.2 檔案儲存更為安全可靠

在以往，醫院檔案信息的載體多為紙質文件以及一些音像資料，長時間保存，紙質文件容易受潮，或者被蟲鼠啃噬，文字丟失，而且發生火災的風險比較大，檔案儲存的安全性有待提升。在無紙化辦公模式下，實現了構建電子檔案的目標，檔案儲存介質變為了DVD光盤、移動硬盤、儲存卡、光盤等，這些儲存介質具有數據容量大、儲存時間長、穩定性強、體積小的優點，安全可靠，而且能夠借助于計算機直接獲取檔案信息，借助于互聯網傳遞文檔資源，資源利用率顯著提升[2]。

1.3 實現區域內信息共享

無紙化辦公模式下，醫院檔案管理趨于信息化、數字化發展，在信息技術和互聯網的支持下，使用者可以登錄檔案平臺，檢索、閱讀權限范圍內的檔案資料，實現區域內信息資源開放共享，有效提升檔案利用率。而且，在電子檔案中，信息管理效能提升，檔案管理人員能夠利用相關軟件，對信息進行整理、分類、歸納。優化、過濾，提升信息質量，再利用數據挖掘技術，在海量檔案資料中挖掘意向信息，為醫院運營管理決策制定提供參考依據[1]。

2 無紙化辦公模式下醫院檔案管理策略分析

2.1 建立健全檔案管理制度

檔案是醫院各項工作的見證，領導層必須正確認識到其價值，充分重視檔案工作，重視無紙化辦公模式下檔案管理的創新，增加資金投入，建設標準化的數字化醫院檔案室，明確檔案管理信息化建設流程與標準，各個部門辦公過程中產生的文件資料，應及時上傳至檔案數據庫，經管理人員審核后，按照案件發生的時間、類型，設置編碼，儲存至相應目錄下。跟隨醫院檔案管理創新的步伐，改進、更新相關的管理制度，依照《檔案法》、《檔案資料管理保密規定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設備維護使用制度》及《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等文件指示，制定科學合理的醫院檔案信息化、數字化管理制度，實行崗位責任制，明確各類檔案的管理責任人，一旦出現問題，追究管理人員責任，保障管理質量[3]。

2.2 引進現代化信息技術

無紙化辦公模式下，醫院應創新檔案管理的理念、手段、方式、方法，充分利用計算機、掃描儀、攝影機、專用微機等無紙化本宮設備，構建檔案管理信息平臺，明確檔案信息化管理要求，全面提升檔案管理服務水平。同時，為保障信息安全，應選擇安全系數高的硬盤、移動硬盤、光盤、磁盤等存儲介質，同時，完善權限設置，合理定義不同功能模塊的操作權限，對系統數據展開分層管理，醫院工作人員可以“工號+密碼”的形式登陸系統，獲取職位權限內的權利，比如說檔案管理人員可瀏覽后臺數據，具有數據編輯、管理權限，其余用戶只能查詢權限內的檔案信息。完善數據平臺防御機制，定期優化、升級系統，安裝防火墻、殺毒軟件、IT監控軟件等，以防信息泄露、數據丟失或被篡改。

2.3 提升檔案開發與利用力度

醫院檔案數據庫的構建，不僅有利于提升檔案建設質量與效率，而且能有效提升檔案信息利用率。無紙化辦公模式下，醫院應該創新檔案服務，為單位內部及相關部門提供檔案查閱服務，利用相關數據平臺，檔案資料可實現實時開放共享，單位內部的工作人員，可以直接進入局域網，查閱日常工作所需參考的文件資料，單位外有需求的人，可以登錄醫院官方網站上，進入相關目錄，登陸其檔案信息平臺，檢索、閱讀權限范圍內的檔案資料，這樣有效簡化了檔案利用的流程，便利了人民群眾。想要查閱檔案原件者，需辦理查閱手續，填寫《檔案查閱申請表》，經相關部門負責人批準，在指定位置，有檔案管理人員在場的情況下，查閱檔案，查閱者不得私自復制、涂改、拍照、劃線、損毀、調換文件，一經發現必將嚴懲[4]。

2.4 打造高素質檔案管理團隊

完善檔案管理機構設置，配備在業務素質、政治素質上合格的檔案工作人員，推動檔案工作的落實，同時，在各醫院各個部門，設置兼職檔案員，負責上傳部門辦公過程中產生的資料文件。為了讓相關崗位上的工作人員，能夠勝任檔案信息化管理工作，單位應該引進在專業素質、信息素質上達標的優秀人才，完善人力資源管理，做好崗位培訓、在崗繼續教育等工作，定期組織人員參加業內培訓及學術交流會，讓檔案管理人員學習計算機技術、數字化技術、云計算技術等相關軟件、硬件設施的使用，不斷更新檔案管理人員的知識庫與技能庫，確保其能夠掌握當前檔案信息化管理工作中所用的技術軟件及設施，強化網絡安全教育，提升其網絡安全防范意識，保障電子檔案的儲存、利用安全性[5]。

3 結語

綜上所述，在醫院運營管理活動中，所形成各類具有保存價值的原始記錄資料，包括文字、圖像、表格等，都屬于醫院檔案范疇。檔案具有歷史再現性、信息性、知識性、價值性、教育性的特征，在醫院醫療工作及行政管理中發揮著重要作用。在信息化時代背景下，醫院辦公實現無紙化，檔案管理也突破了傳統管理模式，逐步實現信息化、自動化及數字化，醫院應該適應環境變化，構建全新的信息化檔案管理機制，培養優質檔案信息化管理隊伍，切實提升檔案管理效率及質量。