醫院檔案管理業務流程的優化思考

林 浩

（平泉市醫院，河北 平泉 067500）

在醫院運營期間檔案資料涉及醫務管理、人事管理以及財務管理等內容，并且醫院檔案管理業務流程具有繁瑣、細致的特點，如果不及時找出各個流程中的問題，制定相應解決對策，那么醫院檔案管理科室職能將被弱化，因此實際工作期間檔案管理科室應與其他科室進行有效的溝通，從而構建檔案業務管理方面相對完善的檔案資料，與此同時將互聯網技術代入到檔案管理業務流程當中，這對于醫院管理科學化水平的提升具有重要意義，也是醫院實現經濟效益與社會效益進一步提升的必然趨勢，為了促進醫院檔案管理效率與質量的提高，本文將對醫院檔案管理業務流程的優化措施進行分析。

1 醫院檔案管理業務流程內容分析

醫院檔案管理業務流程優化指的就是在以往檔案管理前提下，以自身整體戰略角度出發實施的業務流程優化與改進工作，從而促進醫院檔案管理水平的提升，保障其滿足新時期醫院發展和社會需求。在醫院檔案管理業務流程優化過程中，相關工作人員應整理各項已經出臺的檔案管理規章制度，將其與現代醫院檔案管理要求進行結合，綜合考慮各個流程的優化措施，從而促進科學化檔案管理流程的構建。與此同時醫院檔案業務流程要想實現優化發展，還應建立與完善內部檔案管理業務組織，保障檔案信息從采集到處理到存儲等各個環節的流暢性與連貫性，促進醫院檔案管理與使用效率的提高。由此可見對于醫院單位來說，檔案管理業務流程的優化十分重要，不僅能夠更好地體現出檔案管理價值，還有利于檔案管理過程中不同參與科室責任與義務的明確，從而為患者與醫護人員提供更好的檔案服務[1]。

2 醫院檔案管理常見問題

2.1 檔案管理制度完善性有待提升

醫院檔案管理工作涉及人事檔案、文書檔案與財務檔案等各項內容，是一個復雜、繁瑣的管理系統，檔案管理制度的構建與完善，是全面開展管理業務的前提條件。但是目前部分醫院檔案管理制度尚未完善，甚至沒有專門的檔案管理部門，雖然檔案有工作人員整理，但是往往工作處于松散的狀態，這嚴重制約了醫院的發展，與此同時醫院檔案管理業務流程缺乏監督機制，檔案管理工作的開展與考核流于表面化，管理人員通常為了應付上級領導而定期整理資料，一些管理制度無法得到有效的落實，在這樣的情況下檔案管理業務自身價值無法得到體現[2]。

2.2 檔案管理人員專業素質有待提升

檔案管理是現代醫院管理的重要組成部分，但是往往醫院管理人員缺乏對檔案管理應有的重視，將人力、物力以及財力大量投入到醫療技術與設備引進方面，而忽略了檔案管理業務流程的重要性。首先醫院檔案管理隊伍的構建缺乏合理性，在沒有經過崗前培訓的前提下，檔案管理人員無法掌握醫院現階段檔案信息，并且隊伍缺乏專業性，管理能力與醫院自身檔案管理工作的需求不符[3]。其次由于醫院檔案管理人員業務能力參差不齊，并且缺乏有效的管理方式與豐富的管理經驗，使有些檔案管理目前仍呈現僵化狀態，給檔案工作的深入改革也帶來了一定困難。除此之外，相關管理人員缺乏檔案管理業務流程意識，管理觀念較為陳舊，無法保障醫院檔案管理的科學性與規范性。

3 醫院檔案管理業務流程的優化措施

3.1 在傳統檔案管理業務流程基礎上再設計

對于醫院傳統檔案管理物業流程，我們應秉承取其精華去其糟粕的原則對其進行借鑒，立足于傳統檔案管理流程開展優化工作，之后根據醫院實際情況與發展特點，有針對性地構建、再設計檔案管理業務流程，保障檔案管理流程的完整性。首先應明確檔案管理業務流程各崗位人員職能，采取專人負責制開展工作，這樣能夠有效改善以往檔案管理期間管理人員互相推脫責任的問題，在一般情況下由檔案管理或辦公室科室負責醫院檔案管理工作，而科室內部各崗位人員也是檔案管理的主要負責人。

其次應準確找出檔案管理核心業務進行再設計，根據現代醫院自動化辦公需求，我們可以再次設計各個檔案管理流程，實現業務流程的改進與優化，如目前醫院行政后勤部門、辦公室人員在接受檔案管理任務，并且接收到檔案資料后，應第一時間將紙質文檔轉化為電子文檔的形式存儲，之后根據實際情況構建相應電子文檔索引，促進檔案管理業務流程全面信息化目標的實現。在完成文檔處理工作之后，將文檔以電子的形式傳輸到相關管理部門，這樣檔案管理部門可以更加便捷地查詢檔案資料，利用電子自動化系統歸檔各類文件。在這里管理人員需要注意，應及時做好檔案備份工作，以防電子檔案丟失的現象發生。由于醫院檔案管理業務流程設計人員較多，因此更應明確各個流程工作人員責任制度，根據人員自身情況與檔案管理、計算機操作水平為其劃分職責，這樣能夠有效激發檔案管理人員工作積極性[4]。

3.2 醫院檔案管理業務流程具體實施期間的優化措施

醫院檔案管理業務流程構建后，還應完善具體實施過程中的優化，這樣才能夠發現檔案管理業務流程優化期間的不足之處。首先應結合醫院檔案管理業務流程及檔案管理常見問題進行綜合分析，將優化措施在檔案管理中落實。管理人員可以依據醫院檔案管理需求與優化標準開展檔案管理人員專業素養培訓工作，定期組織管理人員開展座談，讓檔案管理人員互相交流工作經驗，從而實現共同進步的目標，也可以邀請專業人員為其講授檔案管理專業知識，從而加深檔案管理人員對于相關業務流程優化重要性的理解，并且積極主動投入到工作當中。除此之外，在檔案形成、處理、存儲以及應用的各個階段，業務流程優化及完善都是十分重要的，管理人員應注重各個流程信息化管理技術的升級，不定期監督與檢查檔案管理業務流程優化效果，保障優化措施貫徹到檔案管理全過程當中。由此可見，醫院檔案管理流程的優化是一個連貫的過程，在每一環節中管理人員都應反思與總結，針對新的問題進行思考和研究并不斷加以改進。

4 總結語

綜上所述，在醫院發展與運營過程中，檔案管理涉及各個部門的數據資料與文獻資料，是醫院自身發展的重要體現，其中一些信息對于醫院發展具有決定性影響，但是經過實際調查可以了解到，現階段部分醫院檔案管理業務流程存在一定問題，因此本文對醫院檔案管理業務流程優化措施進行了具體分析，以期實現醫院檔案管理的規范化和高效化，為醫患提供更好的檔案相關服務，推動醫院建設可持續發展目標的實現。