ERP在事業單位人事檔案管理中的應用研究

甘 泉

（河北省第三測繪院，河北 石家莊 050000）

1 課題概述

《ERP在事業單位人事檔案管理中的應用研究》課題組成員于2019年4月開始研究工作，并得到了河北省資源和社會保障廳的支持，列入人力資源社會保障研究課題項目（編號JRS-2019-3092）。該課題已在河北省第三測繪院的大力支持下順利完成。研究時間為：2019年4月到2020年4月。本項目利用文獻分析法、案例分析法和對比研究法，主要研究了ERP在事業單位人事檔案管理中的應用可行性 問題。

2 研究目的和意義

現有的研究僅對事業單位人事檔案管理出現的問題及相應對策做了籠統的、寬泛的概述，研究涉及基于ERP環境下的事業單位人事檔案管理非常少見，因此開展此課題研究對于推動事業單位人事檔案管理模式的創新與發展具有重要意義和價值，一方面能夠豐富事業單位人力資源管理理論，另一方面以期通過ERP完善事業單位人事檔案管理，提高人事檔案的開發利用率，建立和完善人才評估和激勵機制，從而幫助單位進行有效的人力資源規劃，使人才資源得到合理配置，促進單位發展。

3 本課題國內外研究現狀

ERP系統在歐美等發達國家的應用己經十分成熟，許多外國企業在ERP的應用過程中發現，ERP能否在企業成功應用的關鍵在于人力資源管理而非技術系統本身。許多學者也意識到對基于ERP環境下人力資源管理模式進行研究的必要性并對此進行了有益探索，其中以ScottA.Snell和JamesW.Dean，Jr.最具代表性。他們根據西方工業化國家ERP的實施，調查和研究了基于ERP環境下的人力資源管理問題，得出了適合這些發達國家實行的人力資源管理模式。

4 研究內容和方法

1）本課題主要研究了以下幾方面的問題：（1）分析國內外基于ERP環境下的人力資源管理的研究進展，理清事業單位人事檔案管理發展現狀；（2）探討ERP系統的本質、特征和功能；嘗試梳理理論框架；（3）研究ERP系統應用于測繪地理信息事業單位人事檔案管理的策略、方法和意義；以期給予實踐指導；（4）論述基于ERP環境下的事業單位人事檔案信息管理建設；為事業單位進行有效的人力資源規劃貢獻力量。

2）具體研究方法。（1）文獻分析法：通過互聯網、圖書館、電子期刊等途徑，獲得文獻資料。從現有資料分析入手，廣泛開展文獻調研，通過查閱現有的會議論文、期刊等資料，加深對人事檔案管理的理解和把握，理清國內外發展現狀。對現階段事業單位人事檔案管理模式進行闡釋，通過闡述人事檔案相關制度、概念與特征，分析事業單位人事檔案管理中存在的普遍問題、重點問題。（2）案例分析法：選取河北省范圍內人事檔案管理已實施ERP的企業，對其人事檔案管理模式進行進行調查采訪并歸類評價，并在同類企業范圍內開展抽樣調查，力求得到第一手實證資料進行分析研究，借鑒其成熟做法。（3）對比研究法：通過對ERP在企業人事檔案管理應用中的調查研究，進行共性和差異對比。研究ERP系統應用于事業單位人事檔案的策略、方法和意義。分析ERP在測繪地理信息事業人事檔案管理中的適用性，在人事檔案管理制度化、統一化、規范化的前提下提取人事檔案基礎信息，從技術路線研發、信息資源利用、數據安全保密等方面，提出基于ERP環境下的事業單位人事檔案信息管理的可操作性構建方案。

5 主要結論

1）開展ERP應用的重要性及必要性。（1）由于ERP系統下存儲的電子數據存在各種鏈接與關聯，因此將ERP應用于測繪地理信息人事檔案管理，可以通過系統工作流平臺及時準確的對所需人員信息進行搜索查閱、統計分析、篩選比對，甚至可以進行人事業務在線辦理，辦理結果直接記錄在電子人事檔案中，有助于提高人事檔案信息的管理效益，使管理更加精細化、準確化和高效化，同時人事檔案的統計數據經過進一步的挖掘和分析，可以為單位內部各崗位準確提供合適員工和儲備必要人才，對人力資源管理系統的規劃、控制和管理過程提供重要支持。（2）人事檔案管理是一項專業性很強的工作，完善事業單位人事檔案管理，必須在遵循人事檔案各項制度的前提下。由于人事檔案十大類別（1履歷、2自傳、3鑒定考核考察材料、4學歷和評聘專業技術職務材料、5政審材料、6加入黨團材料、7獎勵、8處分、9工資任免退離休等材料10.其他可供參考的材料）包含信息量眾多，因此基于ERP環境下的人事檔案管理具有系統而復雜的數據量和信息量，既要涵蓋規范性制度、又要注重技術性操作。要根據測繪地理信息事業單位人事檔案的特征，以技術路線開發、信息資源利用、數據安全保密等方面為主要切入點，研究基于ERP環境下的人事檔案管理，以期提高人事檔案信息的管理效益，使管理更加精細化、準確化和高效化，為單位進行有效的人力資源規劃提供基本保障。（3）傳統的人事檔案管理模式存在著滯后、繁雜、刻板的現象。只是按照人事檔案管理的十個類別，對記載職工個人經歷、學歷、思想品德、職稱、獎勵處罰以及工資情況等方面的紙質材料進行收集整理歸檔，作為以備考察的文件材料。但是以紙張作為媒介來保存的人事檔案，無法對所需的人員信息進行搜索查閱或者篩選比對，難以及時準確的表現人事信息，成為制約測繪地理信息事業單位人力資源規劃的短板。測繪地理信息行業作為國民經濟和社會發展的一個不可缺少的基礎性、先行性的社會公益性行業，屬于知識技術密集型行業，行業的快速發展迫切需要具有豐富生產組織管理經驗的管理人員、具有科研開發能力的專業技術人才以及掌握現代測繪技術的技能操作人才，同時培養復合型人才。通過EPR能夠系統的分析研究測繪地理信息人事檔案，了解測繪地理信息事業單位的人員結構，從制度層面、技術層面、實踐執行層面等因素梳理分析人事檔案管理制約測繪地理信息事業單位人力資源規劃的原因，從而幫助單位以系統化的人事檔案管理，為單位決策層進行高效的人力資源規劃管理提供規范手段。

2）創新點。（1）國內目前關于事業單位人事檔案管理的現有研究，無論從理論層面還是具體操作層面，涉及基于ERP環境下的事業單位人事檔案管理研究非常少見。開展ERP在事業單位人事檔案管理中的應用研究，能夠推動事業單位人事檔案管理模式的創新與發展，從而幫助事業單位提高人事檔案的開發利用率，建立和完善人才評估和激勵機制，有效推動事業單位人力資源的規劃與發展。（2）目前ERP系統在我國眾多企業中廣泛實施，但在事業單位中ERP大多應用于會計財務管理。通過開展ERP在事業單位人事檔案管理中的應用研究，為事業單位基于ERP環境下的人事檔案管理提供理論參考和技術支持。為不同事業單位根據自身特點和需求建立的基于ERP環境下的人事檔案管理模式提供參考，從而推動ERP產品更加趨向成熟。

3）應用。（1）根據人事檔案十大類別的特殊性，準確獲得管理人員、工勤人員、專業技術人員（包括測繪地理信息專業技術人員及其他經濟、會計類專業技術人員）的各類基礎信息。（2）搭建基于ERP環境下的測繪地理信息事業單位人事檔案管理的數據平臺，將人事檔案十大類別的紙質信息轉換為基礎數據信息，實現人事檔案歷史數據的安全存儲、不同數據源的統一存放、龐雜數據的有效管理。保證人事檔案數據的真實性、準確性、完整性、安全性、保密性，提高人事檔案的調用效率。（3）為其他事業單位根據自身特點和需求建立的基于ERP環境下的人事檔案管理模式提供參考，從而進一步構建基于ERP環境下的人力資源規劃數據框架。