淺談如何做好新時期學校檔案管理工作

羅雪蘭

（東莞市塘廈鎮林村小學，廣東 東莞 523711）

檔案是學校在招生、科研、管理活動中，產生的一系列資料與圖表，以此對學生、學校、社會進行記錄，屬于學校教學、黨政、科研的重要組成，有助于提升學校工作效率。檔案工作不僅能夠創新知識，還可以擴大知識利用范圍，以此發揮出知識更新作用。檔案工作對于學校發展的影響非常大，因此對檔案管理提出新的要求。檔案管理人員應當全面提升科學管理水平，加強服務中心工作能力，轉變傳統檔案機構中心，實行用戶中心機制，以此提升檔案工作的現代化與規范化水平，為社會和單位提供檔案信息資源。

1 檔案管理的重要性與現狀

小學檔案管理工作，詳細記錄教學、黨政管理工作全過程，便于記錄小學建設與發展軌跡，有助于提升學校管理效率與質量。在學校各項工作中，檔案工作具備服務性質，能夠為學校建設發展提供依據，同時起到決策性作用。例如，檔案能夠為學生提供學歷證明、學習證明、成果證明等，對學生的發展影響非常大。所以檔案工作，對小學發展的意義重大。

在現代經濟與技術支持下，相應加強了學校檔案管理質量，同時在國家檔案管理中占據重要地位。檔案部門獲得顯著成效，并且提升了計算機輔助立卷、保護技術、傳輸技術的現代化水平，對學校檔案管理工作的影響較大。現階段，多數學校檔案工作，因受到傳統理念影響，水平能力較低，相應影響檔案利用效率。檔案信息開發與應用，基礎業務環節薄弱。導致該種現狀的原因較多，按照相關調查可知，多數原因是因缺乏完善的檔案管理機制，且專業檔案管理人才 缺失。

2 提升學校檔案管理質量的有效措施

1）注重領導，強化檔案意識。合理應用檔案的價值與作用，特別是學校評估、調資升遷、工作考核、招生中的應用，并且積極宣傳檔案意義、法規與內容，確保教職工均認識到檔案的重要性，能夠積極關心和參與到檔案管理中，逐漸形成檔案保護與管理的自覺性與積極性。教育主管部門、學校，應當將檔案室建設，納入小學基礎建設規劃中，不斷提升投入力度。小學領導小組，將檔案管理工作納入議事日程中，校長應當作為檔案管理的責任人，并且派遣專人負責檔案管理工作，全面落實學校檔案工作。

2）建立正確的檔案觀念。多數小學都比較關注文字資料，不注重實物資料，致使檔案管理理念不正確。因此必須組織檔案管理人員參與教育培訓，使其形成正確檔案觀念。此外，為了確保檔案管理人員具備正確服務理念，檔案管理并非一味關注管理工作，而是要為學校發展提供優質服務，以此實現學校生存與發展。

3）疏通收集通道，維護檔案材料的完整性。第一，明確檔案材料收集目標，加強收集理念，以此確保檔案材料收集的準確性與完整性；第二，采用多種方式收集資料，為了保障學校檔案的完整性，檔案工作人員應當轉變被動式接收方式，深入到各個部門進行調研，全面做好溝通交流工作，同時確保材料收集渠道的疏通性。

4）優化創新管理模式，提升信息化水平。隨著現代信息技術的發展，應當合理應用現代科技文明成果，對檔案數字化管理手段進行創新，以此提升檔案管理信息化水平，以此實現檔案管理工作的長久穩定發展，同時可以提升服務效率與質量。首先，注重應用軟件規范。組織高水平人員，分析和研究各類軟件，選擇便于使用的檔案管理軟件，確保軟件的功能性與實用性，為建立學校檔案管理系統奠定基礎。其次，注重檔案檢索工具的完善，制定各類檢索工具，將計算機著錄方式應用到館藏檔案中，通過計算機技術進行檢索，有助于提升檢索效率與質量。第三，豐富檔案服務利用方式，不僅包含傳統檔案閱覽、檔案展覽、檔案復制等，也可以利用手機網絡、計算機網絡、有線電視網絡，傳輸檔案內容，深度開挖檔案信息，為教職工與學生提供檔案信息。

5）注重隊伍建設，提升檔案管理人員素質。在現代科技支持下，逐漸出現了數字化檔案模式，檔案材料不再局限于單一紙質版材料、實物檔案等，專職與兼職檔案員，必須全面掌握傳統檔案管理知識與能力，學習和掌握先進知識與技能，使其具備計算機操作能力，輔助設備應用能力。小學必須全面遵循標準化要求，選擇責任心強、思想素質良好、工作能力強的人員，參與到檔案管理工作中。同時，提升小學檔案管理人員的固定化、規范化與專業化水平，避免學校檔案管理人員安排的隨意性，為檔案管理工作提供人才保證。此外，做好業務培訓，持續提升檔案人員專業素養、實踐能力。大部分人員在擇業時，均認為檔案管理員的技術含量低，不能實現自我價值，因此檔案管理學專業學生較少。多數學校管理人員也沒有認識到檔案管理工作的重要性，通常調派其他部門人員兼任，致使學校檔案管理人員的專業性不足。為了全面提升小學檔案管理水平，學校應當組織管理人員參與教育與培訓，培育專業的檔案管理人員，注重加強檔案管理員的服務意識與保密意識。科學合格的檔案管理人員，既要做好檔案存儲與管理工作，還應當負責檔案規劃工作，合理分配檔案工作。因此，學校必須注重培訓檔案管理人員，以此提升檔案管理水平，兼顧人才保障。

6）優化完善管理制度，注重規范化建設。建立和完善崗位責任制度，將檔案工作納入年度考核內容中，細致劃分目標管理任務，使其落實到具體個人。建立和完善檔案立卷歸檔工作，做好檔案存儲、利用、保密與統計鑒定，同時實行檔案移交制度、獎懲制度等，確保制度機制的及時公布，嚴格遵循制度與章法實施操作，以此提升小學檔案管理的規范化與制度化。注重檔案借閱手續的嚴格化，及時催還借閱檔案。對于檔案存儲設施，必須確保安全性與牢固性，同時做好防蛀、防潮、防盜等處理。現階段，多數學校管理人員，沒有認識到學校檔案管理的重要性，導致學校檔案管理效果不佳，缺乏完善的管理機制，影響檔案管理工作的整體性，還會降低管理效率，應用影響較大。為了全面提升學校檔案管理水平，應當對學校檔案管理制度進行完善，比如，優化完善檔案借閱制度，優化借閱流程，全面維護檔案保密性，以此保障檔案資料的安全性。

7）建設學校檔案管理數據庫。現代檔案管理理念，能夠體現出信息化檔案管理理念。在檔案管理工作中，注重建設和完善檔案管理模式與方法，以此滿足時代發展需求。通過長期管理實踐可知，傳統學校檔案管理模式存在較多缺陷與不足，需要做好技術改進與優化，注重現代化檔案管理信息化建設。由于小學檔案管理工作具備繁瑣性與復雜性特點，信息化建設，有助于處理上述問題，確保檔案管理工作的實效性。需要注意的是，小學建設檔案管理數據庫，不僅能夠促進檔案管理的信息化進程，同時能夠整改學校檔案管理模式與方法，以此促進小學的發展與進步。

3 結束語

綜上所述，小學檔案管理工作，對小學教育教學的影響非常大。檔案管理的現代化建設，需要長時間努力與實踐。檔案管理人員必須加強檔案現代化管理意識，優化完善檔案管理制度，以此提升道德素質與專業能力。同時注重檔案管理人員的繼續教育，注重學習和提升計算機網絡技術。在檔案管理工作中，能夠制定標準化管理模式與步驟，同時合理應用新技術和新方法，以此提升學校檔案管理工作水平。