會計電算化環境下的會計檔案管理與應用探究

楊 鈞

（湖北省鐘祥市財政局胡集財政分局，湖北 鐘祥 431911）

隨著信息化快速發展，電子發票等電子會計憑證的普及、財務共享中心的發展等，電子檔案在會計檔案的分量越來越重。目前很多企業對電子檔案仍未引起足夠的重視，甚至對這種電子化保存檔案的方式尚未接納。

1 實行電子會計檔案管理的必要性

長期以來，無論是機關事業單位，還是各類企業和各種經濟組織，對會計檔案的管理一直采取通過紙質載體保存的方式。紙質載體保存方式，之所以長期備受青睞，除了遵守《會計檔案管理辦法》中“采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案”的規定外，主要的還是考慮到紙質會計檔案的真實性、穩定性和不可修改等特點。但是，隨著經濟社會發展的加快，紙質會計檔案在作出突出貢獻的同時，也逐漸暴露出各類問題，最主要的是越來越多的紙質會計檔案，需要占用大面積的庫房進行保存，而且為了紙質會計檔案的安全，還必須投入大量的人力、物力和財力，進行紙質會計檔案的收集、整理、保管和負責查檔利用，造成了大量的人員和資金浪費，這也對各單位造成了相對較大的負擔。因此，無論是在機關事業單位，還是在企業和其他經濟組織，實行電子會計檔案管理勢在必行。

2 存在的問題

1）欠缺電子化報銷條件。因信息化建設不足導致會計人員無法接收并保管電子會計憑證，同時各單位現有制度體系在規范電子會計憑證管理上有所欠缺。現在絕大部分單位仍然是以紙質報銷手續為主，其現有賬務系統無法以電子會計憑證入賬，亦不具備保存電子會計憑證的條件。同時因電子會計憑證存在可多次復制、偽造變造等問題，報銷系統未建立相應的驗證體系，對會計人員報銷造成阻力。2）電子會計憑證歸檔不規范。在電子發票、電子行程單等電子會計憑證推廣以來，許多單位在電子會計憑證歸檔上存在不規范的問題，如直接將電子會計憑證打印出來，以紙質的形式入賬歸檔，而往往打印過程存在篡改、多次復制的問題，會計人員在審核報銷單據過程中很難辨認重復報銷、信息篡改的情況，從而發生財務造假、偷逃稅款等情況，且電子會計憑證的電子檔案資源因未保存而流失，對會計檔案工作秩序造成了極大的障礙和困擾。3）電子會計檔案保管不當。會計檔案電子化保管，最大的問題就是檔案保存的安全性，如一些單位存在無專門的電子檔案系統的問題；存在因保管介質消磁或人為破壞而無法讀取的問題;未建立電子檔案安全體系，存在易被篡改或使用不當的問題;存在因系統升級導致舊系統儲存的電子檔案不兼容等問題。4）電子會計檔案管理相關制度不夠完善。健全的管理制度是工作開展的重要保障，沒有制度的保障，各項工作的開展都會受到影響。目前，大多數的單位在電子會計檔案管理制度方面都相當欠缺，甚至有的單位壓根就沒有相應的制度。缺乏電子會計檔案管理制度，則會給電子會計檔案的收集、整理、保管和利用方面帶來不利的影響，從而影響電子會計檔案管理的實現。因此，要順利推進會計檔案的電子化管理，必須建立健全完善的會計檔案管理制度。

3 解決電子會計檔案管理問題的措施

1）加強領導重視，增加在電子會計檔案管理經費投入。會計檔案的重要性決定了會計檔案工作理應受到單位領導的重視，各單位領導要提高對電子會計檔案管理工作的重視程度，不斷強化檔案意識，認識到會計檔案電子化管理的重要性，從而加大對電子會計檔案管理的資金投入，為電子會計檔案管理提供必要的設施設備，加大在電子會計檔案技術方面的經費支持。2）增加試點單位，推廣先進經驗。目前財政部開展的電子會計檔案的試點單位數量少，試點單位接受學習調研任務重，先進的檔案管理經驗傳播速度慢，因此除國家層面外，要充分調動部屬單位、省級財政部門和檔案管理部門開展系統內試點工作的積極性，形成更多的典范單位和優秀案例進行宣貫，通過調研、召開交流會等方式盡快將典型經驗、典型案例推廣出去。另外各事業單位之間應加強交流，安排好學習調研工作，交流探索的心得和方法，為實行新的會計檔案管理辦法做好前期準備。3）明確財務會計工作目標。要實現財務會計管理工作質量的有效提升，單位就需要分析當前自身財務管理工作的不足之處，根據實際情況以及發展目標，明確制定合理的財務管理實施計劃，通過明確財務管理目標，更加有序地開展財務會計工作。而明確財務管理工作的目標，就需要財務管理工作人員對市場的發展情況進行全面了解，分析單位的發展方向以及財務管理轉型的趨勢，針對當前單位存在的問題，建立科學合理的發展目標，及時調整優化單位財務管理會計工作的戰略部署。單位在制定相關財務會計管理目標時，要注意目標的可行性，通過分析單位相關數據信息，把握單位的整體發展情況，通過制定合理的目標，保證單位財務安全。因此，制定財務工作管理目標要符合單位長遠發展要求，單位在開展財務工作時必須預先明確財務會計發展方向，制定可行的發展目標，確定切實可行的實施方案，落實財務會計目標所涉及的一切工作內容，提升單位財務會計工作整體質量，提高財務工作效率，實現可持續發展。4）升級檔案管理信息系統。無紙化、電子化會計檔案時代的到來，對企業的檔案管理系統提出了進一步的要求。提高檔案管理信息系統的性能，使其能夠應對大批量電子檔案的接收與管理，并能夠對所接收到的檔案的真實性與安全性進行判斷。此外，設計靈活的電子檔案管理信息系統，能夠根據不同企業的不同需求，以及管理模式的不同要求，予以匹配最為合適的電子檔案信息化管理系統。提高各類軟件的安全性能。網絡安全問題是目前網絡化管理所需面對的最大問題之一。在無紙化、電子化管理的這樣一個時代，確保數據安全性至關重要。我們可以通過以下幾個方面來提高各類軟件的安全性能：首先，加強安全管理，設置多層加密模式或是防火墻等，防止非法訪問，為其安裝有效的殺毒軟件并定期進行維護以避免網絡潛在病毒的影響。其次，利用區塊鏈技術防止人為篡改和造假。區塊鏈技術是一種計算方法極其復雜，又極具挑戰性的技術，正是由于這種算法的復雜性，才能夠保證生成的數據也異常復雜，難以被更改，具有相對的穩定性，用這種算法生成的密碼具有難以被攻破的特點，成為當前最為可靠的安全數據技術。最后，為避免自然因素可能會對其造成不可修復性影響，我們一方面要進行電子檔案備份管理；另一方面要對磁性介質進行定期檢測與維護，有效減少因不可控因素而造成的損失。

4 結束語

社會的迅速發展、科技的不斷更新，大數據時代會計行業步入信息化進程，會計電子檔案的管理也應該向更好更快方向發展。發展會計檔案電子化進程中，也應重視會計檔案管理中存在的問題，完善管理制度，從而使會計檔案在確保質量的基礎上，利用現代化電子手段來提升檔案利用率，為企業決策提供科學依據，減少企業對會計檔案管理的開支，為企業持續發展提供強有力支撐。