探討新形勢下提高事業單位文書檔案管理工作效率的對策

丁 濤

（淄博市衛生人才交流服務中心，山東 淄博 255000）

事業單位的文書檔案是在事業單位不斷發展過程中逐漸形成的，對檔案管理工作以及事業單位的進一步發展具有十分重要的意義。但從目前現狀來看，文書檔案管理中存在一些問題，因此，探討新形勢下提高該工作效率的對策是十分必要的。

1 分析事業單位文書檔案管理工作中存在的問題

從目前現狀來看，事業單位文書檔案管理工作中存在的問題有：第一，管理制度缺乏完善性，無法發揮有效的約束作用和激勵作用。大部分事業單位過于注重對職員的管理，缺乏對其的積累，進而導致文書檔案管理制度存在不完善的問題，工作人員作為文書檔案管理工作的主要開展人員，其積極性對提高工作效率具有決定性作用，但由于制度的缺失，使得工作人員難以發揮出原本的能力。第二，文書檔案管理工作未能與時俱進，該問題主要體現在缺乏管理模式的創新以及信息技術的高效結合。

2 對新形勢下的事業單位文書檔案管理工作效率的提高對策進行 探討

2.1 落實健全的管理制度

對于文書檔案管理工作而言，對檔案管理工作的質量以及事業單位的可持續發展具有極強的現實意義，為使各項管理工作的落實具有有效性，應落實健全的管理制度，加強對人員的約束性，從而提升事業單位文書檔案管理工作效率。具體而言，從目前現狀來看，大部分事業單位都已具有較為完善的管理制度，但缺乏完善的獎懲制度，影響文書檔案管理工作效率的提升。為此，事業單位領導者應立足于現狀構建完善的獎懲制度，從精神和物質兩方面激發工作人員的潛能和積極性。同時，還應結合工作人員的需求與個性，對考核指標進行明確劃分，對于態度認真、業績突出的文書檔案管理工作人員，單位應適當給予一定的物質獎勵，并將其與晉升掛鉤；對于態度敷衍、工作效果較差的員工，應給予一定懲罰，使其明確自身職責。通過落實完善的管理制度，能夠從根本上提高工作人員的工作效率，進而提高事業單位檔案文書管理質量[1]。

2.2 結合現代化技術，加強信息化建設

在科學技術水平不斷提高的新時代下，信息技術正廣泛應用于我國各個領域，并發揮著極大的作用，在該形勢下，為有效提高事業單位文書管理工作效率，應結合現代化技術，加強文書檔案管理的信息化建設，在提高工作效率的同時保證管理質量。具體而言，以往傳統的文書檔案大部分為紙質檔案，不僅會受環境的影響，在對文書檔案進行查詢時，需要投入較多時間，且管理人員難以對其進行高效管理。但通過計算機技術、云儲存技術以及區塊鏈技術，能夠搭建符合事業單位發展需要的信息化平臺，大部分文書檔案管理工作直接在平臺上進行，進而提高文書檔案的管理效率。與此同時，信息平臺的使用還能夠為單位其他職員資料的使用提供便利，直接進行關鍵詞的檢索就能夠獲得相關文書檔案資料。另外，雖然應用區塊鏈技術能夠有效保障文書檔案資料的安全，但仍要建設防火墻，進一步保障文書檔案資料的安全性，強化該信息平臺的可靠性，實現文書檔案的存儲、保密以及查詢等平臺功能，增強事業單位文書檔案管理的信息化水平，為單位相關決策提供信息化的資料文件，提高決策的科學性，促進事業單位健康發展。

2.3 提高人員專業水平，優化人員配置

隨著社會的不斷發展，信息技術和文書檔案的管理方法也在不斷發展，檔案管理工作人員作為文書檔案管理工作的主要參與者，為有效提高事業單位文書檔案管理的工作效率，應對工作人員的專業素質進行建設，切實提高工作人員的專業水平，并對人員配置進行優化，設置專職人員，進而從根本上提高事業單位文書檔案管理工作的效率和質量。具體而言，事業單位應定期面向檔案管理人員開展有關文書檔案管理的培訓工作，不斷優化工作人員文書檔案管理的專業知識和技能，同時，還應加強對工作人員信息技術應用能力的培養，使其能夠熟練使用信息化平臺以及軟件，進一步提高文書檔案管理效率。除此之外，還應對原來的人員配置進行優化，在文書檔案管理工作中設置專職人員，提高該工作的相對獨立性，從而保證各項工作的規范、順利展開。在對專職人員進行選拔和考核時，重點對職業規劃和能力進行考察，憑證上崗，從而全面提高該團隊的專業水平，確保各項工作的高效性[2]。

2.4 創新文書檔案管理模式

在社會經濟不斷發展的時代背景下，文書檔案的服務對象不僅局限于單位，開始為社會大眾提供服務，其封閉性得到了極大的削弱，所以，在提高工作效率時，應對文書檔案管理模式進行創新，從而順利開展高效的文書檔案管理工作。例如，可以開展目標管理考評文書檔案內容，并按照相關標準對其進行分類認定其等級，從而便于相關人員的使用，強化管理效率和質量。

3 結論

綜上所述，提高文書檔案管理工作效率對事業單位的發展具有極強的現實意義。因此，事業單位應通過完善信息化建設、健全管理制度以及優化人員配置等措施提高工作效率，從而為單位的可持續發展奠定良好的檔案基礎。