20年來數字檔案資源整合研究的回顧和展望

文/四川師范大學 肖靜萍

隨著時代的變遷，檔案載體呈現為紙質、光盤、微縮膠片等多樣化的形態，內容涉及政務、民生、科技等多個方面。檔案利用者的類型、知識結構以及實際利用方式也發生著變化。為了應對新形勢下的檔案資源管理分散、利用率不高、不能有效且快捷提供人們需要的檔案信息等問題，檔案資源整合為解決這些問題提供了可能。我國數字檔案資源整合是在2001年12月全國檔案工作會議上提出的，隨后檔案工作者開始研究相關的理論并積極進行實踐，包括概念、目標、原則、體制機制、制度策略和特色資源整合等。

為了準確了解數字檔案資源整合的發展狀況，筆者于2020年9月15日利用CNKI數據庫，以“數字檔案資源整合”或含“檔案資源整合”為組合檢索詞，以主題為檢索路徑進行檢索，剔出無關內容，得到2002∽2016年我國數字檔案資源相關領域文獻研究結果共1150篇，每年發表篇數如圖一。從圖的趨勢上看，2002年為我國數字資源整合的起點，隨后幾年逐漸引起學界注意，研究內容迅速增加，到2014年達到一個頂峰，之后熱度降低，基本上每年的發文量在80篇左右，基本算是到了成熟時期。文章發表在檔案學的核心期刊、碩士論文、博士論文、會議和報紙等，內容涵蓋數字資源整合的內涵、現狀、問題、服務、實踐等各個方面，表明數字檔案資源整合研究較為深入。

圖1 2002∽2020年我國數字檔案資源整合的論文統計

一、數字檔案資源整合的研究現狀

（一）數字檔案資源整合的理論研究。20年來數字檔案資源整合的對象主要有三類：民生檔案、文化遺產檔案和政務檔案。

一是為民生服務的地方檔案資源整合，主要提供檢索指南和檢索渠道服務，把檔案資源和公眾需求相聯系，來擴大公眾利用檔案的途徑和方法。以安小米教授為代表的學者認為民生檔案的終極目標乃是服務于公眾，最終實現跨區域資源整合。以服務惠民生，以服務來進行民生檔案資源整合。

二是以文化遺產保護為主要目的檔案信息資源整合。通過和圖書館、博物館三館共同努力，讓公眾進館學習，保證社會文化的繼承和發展，以便更好繼承我國豐富的文化。梁孟華認為檔案信息集成模式有助于公共檔案館的個性化服務，走檔案資源全社會共享之路。鄭然認為檔案館、圖書館博物館這類的公共文化基礎設施，需要進行資源內容的互聯和深層展示。

三是電子環境下的政務檔案數字資源整合與基于頂層設計的檔案信息資源整合。何振、蔣冠認為“建立基于網絡環境的管理一體化，資源數字化，服務網絡化的檔案資源管理系統”。許兆來認為檔案資源整合應當對現行的檔案管理制度進行整理，對管理思想、技術手段進行變革。牛力、王鈺涵認為將政府的技術和資金優勢與檔案部門的信息整理、管理優勢充分地結合起來。冉昭華認為，電子政務環境可以為檔案資源整合的開發利用提供宏觀的規劃與管理、中觀的檔案管理和微觀的現代技術，實現對檔案資源以及檔案資源與其他社會信息資源之間的充分融合，創建一個理想的信息資源共享環境與平臺。

（二）數字檔案資源整合的實踐研究。具體包括如下幾點：

第一，數字檔案資源整合的技術層面。在數字時代，信息技術更新速度十分快，技術的連續性、兼容性顯得十分重要。信息技術是數字檔案資源整合的必要條件。“運用DEMATEL方法可以分析諸因素之間的相互關系”。檔案學界研究比較多的是集服務接口、資源再利用、流程整合、管制為一體的SOA數字檔案資源整合模式。OA有效解決兼容性問題，使數字檔案資源整合成為可能。近些年來，云計算成為各學科研究的重點，數據量越來越巨大的今天，如何高效、低成本地處理大量數據是每個數據擁有者所需要關注的問題。任慧朋介紹了Digital Vellum方案，此方案最早是由谷歌設計使用的，在資源客戶端提供各種版本操作系統，服務端提供鏡像備份，實現資源的永久保存，在普通客戶端，支持普通客戶通過網頁的方式進行瀏覽和檢索等操作。

第二，數字檔案資源整合的實踐層面。所有理論和技術都是服務于實踐的，而我國數字檔案資源整合實踐的開始早于理論。早在20世紀80年代中后期，為整理歷史檔案，我國建立了三大檔案資料目錄中心。各地檔案館根據國家檔案數據目錄采集標準等規范對歷史檔案進行著錄和標引。此階段采集整合的檔案資源主要是全宗級和案卷級的目錄，文件級的目錄較少涉及。

在綜合檔案館內的檔案目錄資源整合實踐初見成效之后，又形成了某一行政區域內檔案資源整合。例如德順模式，是指把德順地區原有德順檔案館、德順市房地產檔案室進行資源整合，實現“三檔合一”。浦東模式致力于建立集中保存、管理浦東新區永久保管檔案的基地和利用檔案的服務中心。深圳開辟了城建檔案館與綜合檔案館集中統一管理的新路子。和縣模式則是把全縣的城建、房產、國土等專門檔案征集到縣檔案館內。徽式探索是資源整合非常成功的實踐，安徽省啟用電子文件中心，開始了分散管理模式向集中管理模式的轉變。蘇州工業園區的資源整合就包括機構整合、硬件整合、軟件整合、數據整合和人才整合，實現了本行政區域內檔案資源、管理系統和開發利用的集中，并對外提供先進、優質的檔案服務。除了以行政區域為主體的檔案資源整合，還有專門檔案的資源整合。例如基層水機單位檔案信息，具備信息資源載體電子化，信息傳輸網絡化和檢索自動化的特點，具有天然的檔案資源整合的優勢。

區域內檔案資源整合試點的成功，促進了跨區域的資源整合的發展。廣東省建立了跨行政區域的檔案目錄中心，開始從深圳、東莞和惠州的跨行政區域的目錄中心，隨后建立廣州、深圳、佛山、肇慶、東莞、惠州、珠江、中山和江門九市覆蓋珠江三角洲的檔案目錄中心，實現九市檔案資源共享。此外還有藝術類的檔案資源整合，例如景德鎮的陶瓷藝術。

由我國檔案資源整合的實踐可以看出我國的檔案信息資源整合具有以下特點：一就整合的范圍來看，呈現出全國性、區域性、跨區域性和跨行政級別性。其中區域性的資源整合最多，因其具有較容易的實踐性。二就整合的方式來看，包括檔案機構合并，建立目錄中心，檔案保管機構集中化和跨區域檔案保管機構網絡互連。檔案機構合并是指區域內的檔案館和組織機構進行合并、重整，幾館合一或幾套班子一路人馬，把原本的分散管理變為集中管理，打破檔案資源條塊分割狀態。建立目錄中心有利于系統的了解整合的檔案資源情況，檔案利用的范圍從一館一室到縣、區、市等區域；方式也從單一地到館查詢變為網絡查詢，館際互借，主動入社區等多元方式。三是依托現代科技，實行數字化管理，不少地區啟用文件中心或者數字檔案館進行檔案資源的整合。

二、我國數字檔案資源整合研究展望

我國的數字檔案資源整合，雖起步晚，但發展迅猛，20年來，已經從提出概念，運用到實際，逐步發展到頂層設計的層面，是檔案研究的其他領域所不及的。這也是由檔案館數字化的現狀、社會發展情況、用戶習慣和人們的思想觀念變化所決定的。數字檔案資源整合涉及領域不斷拓寬，從一開始的檔案學、歷史學和身份鑒定到圖書情報和博物館學，信息資源管理和知識服務等。同時其研究成果在實踐中得到切實的運用，并不斷發展完善，檔案信息資源整合技術不斷發展，越來越多的技術具有連貫性、兼容性，同時也注重整體性，把分散在個人、地方檔案館和各機構檔案室的檔案通過技術進行整合，統一格式從而提供給用戶利用。但我國的數字資源發展并不均衡，東部發展明顯優于中西部。

隨著信息化和區域檔案資源整合實踐的發展，國家數字檔案資源整合和共享工程也會隨之提上日程。這項工程當由國家檔案局（檔案館）牽頭，各級檔案館積極參與。利用政府政務平臺、國家通信網絡系統和現代高新技術，整合國家綜合檔案館、國家專業檔案館、地方檔案館和地方專業檔案館，建立一個基于互聯網的檔案資源共建共享平臺，實現開放檔案的社會共享和各級各部門檔案館的內部共享，以期實現檔案功能和價值的最大化。要建成這樣的平臺，以下幾點是必要條件。

（一）頂層設計建設持續深化，建立健全檔案資源整合機制。我國檔案資源的開始于此，建設發展也基于此。《政府信息公開條例》第十六條第三款規定：“行政機關應當及時向國家檔案館、公共圖書館提供主動公開的政府信息”，政府信息公開要求檔案館對政府信息資源進行邏輯整合，來滿足各地方政府、中央政府對彼此檔案信息和專業檔案信息的需求。同時檔案館作為政府信息的查詢機構，更需要整合不同的檔案資源來滿足公眾的信息需求。為了確保數字檔案資源整合的順利開展，建立健全相應的組織機構十分必要。應設立國家數字檔案資源整合中央領導小組，負責制定相關規則、規范和標準，在宏觀上進行把控，協同其他部門和督促下級部門做好工作，同時設立相關的咨詢委員會，在方案、技術、基礎設施上提供理論方案支持。

（二）加強基礎設施的建設，構建檔案資源共享體系。利用國家通信網絡和政府政務平臺，建立一個由上及下的網絡框架，逐步建成以國家為中心，各省為分中心和基層中心的高質量資源共享體系。國家中心頒布總體規范和標準指導地方中心的工作，省級中心和基層中心實施，加強基礎設施建設，定期將數字檔案進行整理、鑒定、輸入中心服務器，并定期對服務器進行維護。國家數字檔案資源整合和共享工程，要求各館加快館藏檔案數字化和數字檔案館的建設，同時開展特色檔案庫的建設，尤其是加快民生檔案資源整合的進程。形成全國范圍的數字檔案聯合目錄，確立統一的檢索和標識系統，各個檔案館之間搭建一個元數據交換平臺。

（三）構建技術平臺，保障技術同步。數字檔案資源整合是在虛擬的數字環境下實施的，因此需要強有力的技術支撐。在項目建設過程中，要利用國家政務平臺和主干通信網絡，也要和國內優秀的數據公司合作，他們一般有先進的技術和設備，能解決檔案館數字化過程中載體轉換問題和格式不相容的難題，加快項目的進程。利用云計算的高速、低成本、運算快等特點來處理數字檔案整合過程中遇到檔案邏輯信息整合問題。同時要注意新技術和舊技術的兼容性問題，較好實現新舊技術之間的繼承性，根據實際情況一步一步構建國家資源整合和共享平臺。

（四）推進檔案館、圖書館和博物館三館數字檔案資源的整合。三館作為建設傳播文化遺產的公共事業機構，在保存社會記憶和傳承社會文化方面有巨大作用，三館的資源整合更有利于國家文化資源的傳播。首先應建立不同文化機構合作機制，這是整合的前提和基礎。其次是構建三館數字資源整合的技術方案和管理方案，這是整合的關鍵。因其資源的異質，圖書館、檔案館和博物館在整理方法和分類原則是不同的。但在網絡環境下，信息服務的方式和手段多種多樣，不再按照實體整理的原則提供利用，而是按照邏輯來排列信息，運用多元的服務模式，把信息集成到統一的門戶平臺，給用戶提供集成的信息，以求能最大限度提供有效服務。因此，通過技術手段，結合檔案館、圖書館、博物館各自館藏資源的特點，求同存異，推進三館數字資源的整合建設對文化傳播意義重大且十分必要。