PDCA循環(huán)在急救指揮中心檔案管理中的應(yīng)用效果分析

文/菏澤市急救指揮中心 劉麗

急救指揮中心檔案是急救指揮中心在指揮調(diào)度、醫(yī)療救治、急救培訓(xùn)、應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練等相關(guān)急救活動(dòng)中形成的以文字、音像、圖表等不同載體保存的歷史記錄，檔案管理是急救指揮中心一項(xiàng)必不可少的日常工作，是協(xié)調(diào)保障正常工作運(yùn)轉(zhuǎn)并對(duì)醫(yī)療實(shí)踐提供指導(dǎo)的重要參考資料，但在傳統(tǒng)的檔案管理中，存在檢索準(zhǔn)確率低、管理效率差等缺點(diǎn)，難以滿足新形勢(shì)下人們對(duì)檔案資料的應(yīng)用需求。PDCA循環(huán)是一種全新的檔案管理方式，是融合計(jì)劃、實(shí)施、檢查、處理四個(gè)階段并使其高效、和諧、循環(huán)運(yùn)作的過(guò)程。PDCA循環(huán)又被稱作戴明循環(huán)，PDCA是四個(gè)英文首字母，分別代表plan（計(jì)劃）、do（實(shí)施）、check（檢查）、action（處理），也是在質(zhì)量管理中要嚴(yán)格遵循的四個(gè)步驟，應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，就是要制定詳細(xì)計(jì)劃并嚴(yán)格執(zhí)行，計(jì)劃完成后要檢查實(shí)施結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對(duì)于好的做法要給予肯定并推廣，對(duì)存在的問題放到下一個(gè)PDCA循環(huán)中加以解決。

本文回顧性分析了2019年2月至2020年1月菏澤市急救指揮中心的檔案管理資料，比較了PDCA循環(huán)管理與傳統(tǒng)管理方式的實(shí)施效果，報(bào)告如下。

一、資料與方法

（一）研究對(duì)象。2019年2月至2020年1月中心管理的檔案資料，共856份，其中2019年2月至7月采取的是傳統(tǒng)的檔案管理方法，定義為傳統(tǒng)組，共有檔案426份：89份為行政及組織建設(shè)檔案、154份為醫(yī)療救治檔案、127份為人事職稱檔案、26份為榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)檔案及其他檔案30份。2019年8月至2020年1月采取的是PDCA循環(huán)管理，定義為PDCA組，共有檔案430份：92份為行政及組織建設(shè)檔案、158份為醫(yī)療救治檔案、119份為人事職稱檔案、24份為榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)檔案及其他檔案37份。兩組檔案類型比較，差異無(wú)統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＞0.05）。

（二）方法。1.傳統(tǒng)組。根據(jù)中心制定的《檔案管理工作規(guī)范》《檔案資料匯編要求》等對(duì)檔案資料采取收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)的傳統(tǒng)方式進(jìn)行。2.PDCA組。實(shí)施PDCA循環(huán)管理方式，將質(zhì)量管理分為計(jì)劃（plan）、實(shí)施（do）、檢查（check）、處理（action）4個(gè)階段，具體如下：（1）計(jì)劃：分析中心檔案現(xiàn)狀，查找管理中存在的突出問題，分析這些問題并分析原因，特別是要明確產(chǎn)生問題的主要原因，有針對(duì)性地制定改進(jìn)計(jì)劃和措施，以及要達(dá)到的預(yù)期目標(biāo)。（2）實(shí)施：計(jì)劃實(shí)施前，檔案管理員要將檔案做好分類并統(tǒng)一管理，打印檔案管理細(xì)則并傳達(dá)到所有科室，增強(qiáng)其對(duì)檔案管理必要性的認(rèn)識(shí)，在實(shí)施過(guò)程中要根據(jù)情況開展全員培訓(xùn)，督促他們認(rèn)真遵守檔案管理規(guī)劃。（3）檢查：為了充分落實(shí)檔案管理要求，在計(jì)劃、實(shí)施階段之后，要檢查實(shí)施結(jié)果，勢(shì)必要對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)監(jiān)督，另外還可從宏觀層面增強(qiáng)對(duì)中心檔案的調(diào)控，通過(guò)監(jiān)督工作人員的行為來(lái)提高他們的工作積極性。（4）處理：要對(duì)梳理出的問題進(jìn)行針對(duì)性處理，所以要召開有關(guān)考評(píng)、討論會(huì)議，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)，并提出改進(jìn)措施，第一時(shí)間上報(bào)改進(jìn)措施，分析實(shí)施成果，單位或部門領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)處理結(jié)果提出下一步的PDCA循環(huán)計(jì)劃。

（三）評(píng)價(jià)指標(biāo)。1.檔案管理效果：評(píng)價(jià)檔案管理人員工作情況，1-10分評(píng)分，分為不滿意（0～4分）、一般（4～8分）、高效（8～10分）三個(gè)等級(jí)，總有效率＝（高效數(shù)+一般數(shù)）/總例數(shù)。2.檔案管理合格率：1-10分評(píng)分，分為不合格（0～6分）、達(dá)標(biāo)（6～8分）、正確（8～10分）三個(gè)等級(jí)，總合格率＝（正確數(shù)+達(dá)標(biāo)數(shù)）/總例數(shù)。3.檔案檢索效率：利用檢全率來(lái)評(píng)價(jià)，即檢全率＝檢出的有關(guān)檔案/全部有關(guān)檔案×100%。

（四）統(tǒng)計(jì)學(xué)處理。用SPSS20.0統(tǒng)計(jì)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和分析，定性資料以百分比（%）表示，組間比較用x2檢驗(yàn)，以P＜0.05為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

二、結(jié)果

檔案管理效果，傳統(tǒng)組：高效298份、一般68份、不滿意60份，總有效率85.92%；PDCA組：高效345份、一般62份、不滿意23份，總有效率94.65%，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05）。檔案管理合格率，傳統(tǒng)組：正確255份、達(dá)標(biāo)77份、不合格94份，總合格率77.93%；PDCA組：正確302份、達(dá)標(biāo)80份、不合格48份，總合格率88.84%，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05）。兩組檢全率比較，差異也具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05）。說(shuō)明PDCA組的總有效率、總合格率和檢全率均顯著高于傳統(tǒng)組，見表1。

表1 傳統(tǒng)組與PDCA組檔案管理總體效果比較[n（%）]

三、討論

在當(dāng)前新醫(yī)改的大環(huán)境下，急救指揮中心面臨著新的特點(diǎn)、新的問題、新的情況，檔案管理的作用日益顯現(xiàn)出來(lái)，其不僅能從整體上真實(shí)記錄急救指揮中心的工作面貌，還能為中心領(lǐng)導(dǎo)班子、業(yè)務(wù)科室等開展日常工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提供依據(jù)。檔案管理綜合水平與急救指揮中心的未來(lái)息息相關(guān)，所以如何提升檔案管理理念，使檔案資料得到充分利用，是檔案管理人員要考慮的現(xiàn)實(shí)問題，也是不斷檔案管理水平的目的。

PDCA循環(huán)又被稱作戴明循環(huán)，PDCA是四個(gè)英文首字母，分別代表plan（計(jì)劃）、do（實(shí)施）、check（檢查）、action（處理），也是在質(zhì)量管理中要嚴(yán)格遵循的四個(gè)步驟，應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，就是要制定詳細(xì)計(jì)劃并嚴(yán)格執(zhí)行，計(jì)劃完成后要檢查實(shí)施結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對(duì)于好的做法要給予肯定并推廣，對(duì)存在的問題放到下一個(gè)PDCA循環(huán)中加以解決。本文中PDCA組運(yùn)用PDCA循環(huán)加強(qiáng)檔案管理，總有效率、總合格率和檢全率分別達(dá)到94.65%、88.84%和97.91%，均明顯高于傳統(tǒng)組（P＜0.05），由此可見，PDCA循環(huán)在提高檔案管理水平和歸檔辦理效率方面有顯著優(yōu)勢(shì)。PDCA每次循環(huán)都是以新知識(shí)更新舊知識(shí)，在前一次循環(huán)中發(fā)現(xiàn)的問題會(huì)在下次循環(huán)中得到處理，每一次循環(huán)的執(zhí)行，對(duì)工作水平和處理效能均是一次提高，在周而復(fù)始的循環(huán)運(yùn)轉(zhuǎn)中，各環(huán)節(jié)緊緊相扣，相互補(bǔ)充又互相制約，可以在持續(xù)改進(jìn)中不斷優(yōu)化整體水平，因此PDCA循環(huán)又被叫作質(zhì)量環(huán)。但應(yīng)強(qiáng)調(diào)的是，在PDCA循環(huán)運(yùn)用中仍存在一定的不足，急救指揮中心檔案管理還有一些地方需要改善，所以在每一次的循環(huán)中，應(yīng)該重點(diǎn)解決上一次循環(huán)中發(fā)現(xiàn)的不足和缺陷，以在最大程度上發(fā)揮其循環(huán)效能。

總之，在急救指揮中心檔案管理中應(yīng)用PDCA循環(huán)，效果是顯著的，可以在實(shí)際工作中更多應(yīng)用。