如何寫會議紀要

文/中國消防救援學(xué)院基礎(chǔ)部 張真毓

會議紀要是用來記載、傳達會議情況和議定事項的法定公文，黨政軍機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等組織要經(jīng)常使用到會議紀要。一份高質(zhì)量的會議紀要不僅能夠清晰地呈現(xiàn)出會議的相關(guān)信息，更能體現(xiàn)出秘書的公文素養(yǎng)。因此，了解并掌握會議紀要寫作方法，熟悉地運用會議紀要寫作技巧，進而寫出規(guī)范的會議紀要，是廣大機關(guān)文秘工作者必備的基本業(yè)務(wù)素養(yǎng)。接下來，筆者重點探討如何寫會議紀要。

一、會議紀要與會議記錄的區(qū)別

《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中沒有明確紀要的具體寫法，不同地區(qū)、不同單位的紀要寫法有所不同。因此，造成了會議紀要寫法的五花八門。由于沒有規(guī)范的藍本作為參考，新手秘書搞不懂如何寫紀要，而且分不清會議紀要與會議記錄兩者的區(qū)別，甚至主觀地認為：將會議記錄的內(nèi)容進行簡單加工處理，然后把整理過的會議記錄套上紅頭就是會議紀要。

會議紀要與會議記錄在概念上不同，在本質(zhì)上更有區(qū)別。會議紀要是法定文書，2012年7月1日實施的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》，第二章公文種類第八條明確規(guī)定了十五種法定公文，其中紀要是法定公文之一。因此，會議紀要的撰寫及制作要嚴格按照公文制發(fā)與公文處理流程，而會議記錄是事務(wù)文書，只需要記錄人當(dāng)場把會議的基本情況和會議上討論的問題、發(fā)言、決議等內(nèi)容記錄下來，保持記錄的原始性、真實性與完整性，用于日后備查，是內(nèi)部的資料，它不需要公文制發(fā)及公文處理的環(huán)節(jié)。

會議紀要與會議記錄在內(nèi)容上也不相同。會議記錄是客觀真實地對會議過程進行實錄，會議的議程、參會人員、發(fā)言情況，會議記錄員如實地把相關(guān)情況與內(nèi)容記錄到會議本上即可，側(cè)重過程的記錄。會議紀要是把會議的主要內(nèi)容、議定事項、發(fā)言討論進行整理、概括，然后提煉出會議的主要精神，可作為對外發(fā)文，用來上傳下達或者平級單位溝通與交流，側(cè)重精神的傳達。

除上之外，凡是有會議必有會議記錄，而比較重要的會議才有會議紀要。一般來講，會議記錄是一手材料，會議紀要是在此基礎(chǔ)上進行整理、加工、制作而形成的公文。

二、會議紀要的特點及分類

（一）會議紀要作為法定公文的特點。1.內(nèi)容的紀實性。會議紀要是對會議要點和會議精神的真實體現(xiàn)。所以，要如實地反映會議內(nèi)容，雖然它是在會議記錄的基礎(chǔ)上進行整理、加工而形成的，但不能離開會議實際進行再創(chuàng)作，否則就失去了其內(nèi)容的客觀性、紀實性。2.表達的提要性。會議紀要是基于會議真實信息和情況，進行整理、加工、制作而形成的公文。因此，會議紀要不能像記流水賬一樣泛泛而談、面面俱到，而是應(yīng)該圍繞會議主旨與會議核心內(nèi)容進行提煉與表達。同時，會議紀要的撰寫切忌把重點放在會議過程的敘述上，撰寫會議紀要的重點應(yīng)放在展示會議達成的共識，而且對會議的總體情況和會議內(nèi)容的表達要堅持簡明性、提要性。3.稱謂的特殊性。會議紀要多采用第三人稱。由于會議紀要不是個人意志的體現(xiàn)，它反映的是集體意志，代表集體聲音。因此，會議紀要常使用會議作為主語，如“會議討論了”“會議認為”“會議指出”“會議決定”“會議要求”“會議通過了”等作為每一自然段的引語。4.作用的溝通性。會議紀要記載的會議內(nèi)容與會議精神，即可上行文，也可下行文，還可平行文，而且能對外公布，是不同部門溝通會議情況、傳達會議精神的重要工具。5.邏輯的條理性。會議紀要是在會議記錄的基礎(chǔ)上整理形成的，會議記錄中討論的事項、發(fā)言的內(nèi)容、形成的共識在內(nèi)容上可能會比較散亂，缺乏一定的條理性，會議紀要把這些散亂的內(nèi)容按照一定的邏輯順序加以概括、提煉、整理，使其富有條理性。

（二）會議紀要按照會議類型和會議內(nèi)容分類。 1.辦公會議紀要。用于比較重要的工作會議，這類會議一般是圍繞解決問題作出的決定，目的是用以指導(dǎo)相關(guān)工作的開展，如《消防救援局2020年第一次局長辦公會議紀要》。2.綜合性會議紀要。主要用于某一類工作會議，將會議結(jié)果綜合而成，有交流情況，溝通意見的作用，如《中國消防救援學(xué)院關(guān)于加強紀檢工作會議紀要》。3.學(xué)術(shù)型會議紀要。該類型會議紀要主要用于學(xué)術(shù)座談和研討。通過會議紀要反映參會者研討的問題、發(fā)表的觀點、討論的結(jié)果等情況，目的是把整體情況通報給相關(guān)人員，讓大家對會議情況和會議內(nèi)容加以了解，如《2020年中國消防救援學(xué)院學(xué)術(shù)委員研討會會議紀要》。

三、會議紀要的結(jié)構(gòu)及寫法

會議紀要的結(jié)構(gòu)，通常是由標題、正文、落款三部分組成。下面將對會議紀要的結(jié)構(gòu)與寫法進行探討。

（一）標題。會議紀要的標題通常有三種寫法：

1.單標題：這類標題最為常見，使用頻率最高。通常是“會議名稱+紀要”，如《2020年消防救援工作會議紀要》。

2.雙標題：這種標題多是用來對外發(fā)布的公文，通常由“正標題+副標題”構(gòu)成。副標題一般為“會議名稱+紀要”，如《加強消防安全管理提升應(yīng)急處置能力——XX市XX區(qū)消防救援工作研討會紀要》。

3.“發(fā)文機關(guān)名稱+議題+紀要”，如《應(yīng)急管理部關(guān)于做好當(dāng)前安全防范工作會議紀要》。

（二）正文。會議紀要的正文一般是由導(dǎo)言和主體兩部分構(gòu)成：

1.導(dǎo)言。主要用于展示會議基本情況。導(dǎo)言內(nèi)容一般為：會議的名稱、會議的時間、會議的地址、參會人員、主持人及會議議程等。

導(dǎo)言常見寫法：(1)平列式。通常將會議時間、會議地點、會議主持人和參加人員及議程等基本情況用分條列出的寫法，一般放在正文結(jié)尾或者放在正文開頭，單列出來，通常辦公會議紀要用這種寫法。(2)魚貫式。通常把會議基本情況在正文開頭用一段話概述，把會議的基本相關(guān)信息給展現(xiàn)出來。

2.主體。會議紀要的主體即是正文，主要介紹會議議定事項，這是會議紀要的核心部分。—般包括開頭、主體和結(jié)尾。開頭，主要用于概述會議基本情況，包括會議名稱、時間、地點、主持人、參加人、會議議程和主要成果等，開頭結(jié)尾一般用“現(xiàn)將會議主要內(nèi)容紀要如下”進行承上啟下，常見寫法有三種：(1)條文式寫法。把會議內(nèi)容根據(jù)分類按條目寫出來，辦公會議紀要、工作會議紀要常用這種寫法。(2)綜述式寫法。將會議所討論、研究的問題綜合成若干部分，每個部分談一個方面的內(nèi)容，較復(fù)雜的工作會議或經(jīng)驗交流會議紀要常用此寫法。(3)摘記式寫法。把參會人的發(fā)言核心意思記錄下來，并署以發(fā)言人姓名，按照發(fā)言人發(fā)言順序把會議發(fā)言內(nèi)容呈現(xiàn)出來，重要的座談會紀要一般用這種寫法。

（三）落款。會議紀要的落款包括署名與日期兩部分。辦公室會議紀要一般要署名，通常署召開會議的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)規(guī)范名稱的全稱，署名一般放在會議紀要的文頭部分。日期則是會議紀要的成文日期，并加蓋署名機關(guān)公章。為了更加清晰直觀地呈現(xiàn)會議紀要的具體寫法，筆者提供XX訓(xùn)練總隊的辦公會議紀要范文如下：

XX訓(xùn)練總隊第十八周辦公會議紀要

7月3日上午，XX訓(xùn)練總隊召開第18周辦公會，傳達學(xué)習(xí)部局第28次黨委（擴大）會議和第21、22次局務(wù)會精神，審議總隊45項規(guī)章制度，總結(jié)近期工作完成情況，安排部署近期重點工作。會議由XXX副總隊長主持，總隊黨委成員、各處室隊負責(zé)人參加會議。現(xiàn)將會議紀要如下：

會議指出，近兩周以來，總隊工作點多面廣、時間緊、任務(wù)重，各單位加班加點、通力協(xié)作、密切配合，有序有力完成了各項工作任務(wù)……

會議要求，要扎實開展“踐行訓(xùn)詞精神 擔(dān)當(dāng)神圣使命 堅持五個不動搖”教育實踐活動，主動改進工作方法，加強對主題教育效果的監(jiān)督，引導(dǎo)指戰(zhàn)員在原有學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上取得新進步……

會議強調(diào)，各單位要相互協(xié)調(diào)配合，各處室隊負責(zé)人強化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，做好統(tǒng)籌規(guī)劃，高質(zhì)高效完成近期重點工作：一是要形成按制度、按規(guī)定辦事的體制機制。要盡快推進總隊規(guī)章制度宣貫工作，組織干部學(xué)規(guī)章、確保干部知規(guī)章、教育干部守規(guī)章、監(jiān)督干部用規(guī)章，把總隊規(guī)章制度落到實處，從而達到用制度管理、用制度規(guī)范工作秩序的目的。二是進一步加強總隊干部隊伍建設(shè)。針對干部培養(yǎng)、選拔、調(diào)整工作，人事處要主動作為，抓緊制定干部績效考核辦法。三是緊緊扭住轉(zhuǎn)型升級工作不放松……

出席：XXX、XXX、XXX、XXX

列席：各處室隊負責(zé)人

地點：綜合樓二樓會議室

時間：2020年7月3日（星期五）

記錄：XXX