民國檔案著錄項目管理隊伍建設的思考

姚行

摘要：文章闡述了加強綜合檔案館民國檔案著錄項目管理隊伍建設的重要性，分析了當前綜合檔案館著錄項目管理隊伍建設的現狀和存在的問題，并探討了加強綜合檔案館著錄項目管理隊伍建設的對策。

關鍵詞：綜合檔案館 民國檔案 著錄項目 隊伍建設

2021年1月1日新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）正式施行。新修訂的《檔案法》第七條中提到的“國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業的發展”，是對2014年《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中“規范并支持社會力量參與檔案事務”的繼承與鞏固，是從法律層面對社會力量參與檔案事務的肯定和保障[1]，也為引入社會力量以項目外包形式開展民國檔案著錄工作提供了法律支持。

綜合檔案館檔案著錄項目管理隊伍水平影響項目的管理效能，將直接決定著錄效率和目錄質量，如何加強項目自身管理隊伍建設成為當前必須認真思考和研究的重要課題。

一、民國檔案著錄項目管理隊伍建設的重要性

（一）提高目錄質量的關鍵

“民國檔案文件級目錄數據的質量是民國檔案目錄體系建設的靈魂，它關系到國家重點檔案資源信息化管理和開發的利用水平，關系到為黨和國家提供專業化的檔案信息服務的能力。”[2]目錄質量不僅取決于對外包公司的選擇，更取決于綜合檔案館自身項目管理隊伍的管理水平，其重要的是管理人員的能力與水平。項目管理人員專業素質高、知識范圍廣、責任意識強，有能力檢出目錄問題，才能使壓力傳導到位，形成環環相扣的“責任鏈條”，推動外包公司人員質量意識的提高。

（二）項目平穩運行的保障

綜合檔案館如果忽視項目管理轉而放手公司一方運行著錄項目，很可能給項目平穩運行留下隱患。公司方為追求著錄速度而簡化著錄流程，由此導致一些錯誤的做法在目錄中不斷重復出現，使得目錄問題解決的時間變長。另外，公司方前期準備不足、人員配置與實際需求不相符、項目團隊執行力不高等，都可能造成項目運行過程產生波折。單靠公司一方運行項目既不科學也不現實，綜合檔案館項目管理隊伍應切實擔起監督之責，主動作為、提前謀劃、細化措施、做好預案，保證項目的平穩運行。

（三）業務可持續發展的需要

基于民國檔案數量眾多、相對集中的特點，以項目形式長期開展著錄工作將是一個大的趨勢。綜合檔案館民國檔案著錄項目管理，涉及眾多步驟和環節，比如進行項目申報、擬定招標需求、審核招標文件、進行現場業務指導、抽檢目錄成品、準備績效材料等。合同任務量越大、項目規模越大、公司人員越多、時間進度越緊，對于項目管理隊伍的要求越高，所以建立一支業務精湛、結構合理、充滿活力的管理隊伍勢在必行。

二、民國檔案著錄項目管理隊伍建設現狀

近些年來，在國家檔案局專項資金或省市級財政資金的支持下，各綜合檔案館紛紛開始了民國檔案文件級目錄著錄項目的實踐探索，形成了各自不同風格的項目管理隊伍和管理人員，有力地推進了著錄進度。各館項目管理隊伍或管理人員為完成年度任務，采取了各自不同的過程監管措施和目錄檢查方法，保證了檔案實體和信息的安全，取得了很大的工作成效，但仍存在一些問題，這些問題帶有一定的普遍性，也輻射出民國檔案文件級目錄著錄項目存在亟待解決的問題。

（一）人員結構有待進一步完善

我國現有檔案專業人才呈現“女性偏多、年齡偏大、高學歷人才偏少、非專業人員偏多”[3]的態勢，檔案著錄工作同樣如此。各綜合檔案館民國檔案著錄項目管理隊伍成員多由原來從事著錄工作的人員直接轉變而來，是“聯絡員”也是“裁判員”，是“指導員”也是“抽檢員”，是“安全員”也是“督查員”，以上情況并不鮮見。民國文書的字體、字形、語體、格式和當代迥然不同，文字字跡潦草、語意晦澀難懂，從事著錄管理工作首先要克服文字關、閱讀關，對于沒有著錄基礎、缺乏學習興趣的人來說難度不小，遠離現實的距離感讓很多年輕人望而卻步。新加入的年輕人相對較少，沒有新鮮血液的注入，著錄項目管理隊伍大齡化趨勢明顯。再加上專業結構、知識結構、能力結構等方面不能相互補充，導致著錄項目管理隊伍總體層次不一，結構有待優化。

（二）綜合素質有待進一步加強

民國檔案著錄項目管理人員個人的知識層次、專業水平、溝通能力跟項目管理水平呈現正相關。民國檔案內容豐富、形式各異，是一座知識寶庫，但若缺少對于民國歷史、政府公文、民間信函等知識基本的了解，很難找到重點內容和重要事件，糾結于可有可無的細枝末節，就會讓目錄著錄失去深層次挖掘館藏內容的應有價值。可以說，相關人員如果沒有一定的知識做鋪墊，做不好著錄工作，更難以做好民國檔案著錄管理工作。

民國公文沒有既定標題，文件題名需要自擬，民國檔案著錄項目管理人員只有具有較強的語言分析、概括和表達能力，才能判斷公司人員所擬題名是否準確地體現了檔案的內容和形式特征，概括是否到位，語意是否完整全面。此外，以項目形式開展著錄工作，項目管理人員除涉及與外包公司和館內其他有關處室的溝通外，也會涉及與第三方即全檢公司或監理公司的溝通。這就要求項目管理人員不僅要具備扎實的業務水平、全面的管理能力，還要有較強的溝通協調能力，而現有人員水平參差不齊，能力高低有別。

（三）培訓機制有待進一步完善

著錄水平高的人不一定能做好著錄項目管理工作，針對民國檔案著錄項目管理人員的培訓，必須將著錄知識和管理能力相結合，這也是項目管理人員的培訓周期要比一般著錄人員長的原因之一。當前，開展項目培訓的重點一般在著錄人員的培養上，而針對項目管理人員的培訓則少之又少，項目管理人員與前沿技術的距離越來越遠。如“十三五”時期，各行各業都在通過“互聯網+”實現創新發展，“在互聯網的視角下，檔案不再是一個樣本而變成了一個全體，檔案工作者應該以互聯網思維重塑檔案工作的制度和流程，拓展檔案的深度和廣度”[4]。但一些民國檔案著錄項目管理人員沉浸在傳統的項目管理工作之中，缺少新思維、新知識、新技術的輸入，使得民國檔案著錄工作未能產生積極的變化。

三、加強民國檔案著錄項目管理隊伍建設的對策

（一）合理配置和構建項目管理隊伍

1.項目負責人的選擇。綜合檔案館民國檔案著錄項目負責人是監督項目運行的第一責任人，具有行政、業務雙重責任，對項目申報、組織、控制和協調進行全面領導。項目負責人的能力素質直接影響項目的執行進度和完成情況，關系到產出文件級目錄的質量和水平。所以，民國檔案著錄實行項目管理，首先要選好項目負責人。項目負責人不僅應是著錄的行家里手，還應具有高超的管理水平，有能力將項目人員擰成一股繩，形成優勢互補、配合默契、團結一心的管理隊伍。

2.項目管理人員的配置。民國檔案著錄項目具有專業性強、中間程序多、質量要求高及工期時間短等特點，管理人員的合理配置顯得尤為重要。管理人員不僅應具有較強的民國檔案文件級目錄著錄能力，還應具有一定的指導能力、溝通協調和團隊合作能力。為實現對項目全方位、全過程、全環節的監督，管理人員的人數應與項目規模相適應，以避免在管理過程出現顧此失彼、左支右絀的局面。此外，應注意管理人員年齡結構、專業結構、知識結構、能力結構等的合理搭配，以相互補充、形成合力。

（二）完善項目管理隊伍培訓機制

1.多種形式開展培訓。做好民國檔案著錄項目管理人員培訓工作要做到三個“結合”，即業務培訓與管理培訓相結合、成熟技術與新興技術相結合、線上培訓與線下培訓相結合。除了培訓有關民國文書、近代地方史、文言書函、項目管理、成熟著錄技術等內容，在進一步提高項目管理人員現階段業務能力和管理能力的同時，適當增加人工智能、區塊鏈、物聯網、大數據、移動互聯等新興技術的培訓內容，可以使著錄項目管理人員了解著錄工作未來的發展方向。為加大培訓效能，綜合檔案館可根據需要靈活采用線上培訓與線下培訓兩種形式。

2.問題導向精準培訓。業務培訓應突出問題導向，實行精準培訓。如文件題名的擬寫既是著錄的重點，也是質檢的難點，出現問題類型多、情況雜、概率大。項目管理人員每個人接觸的檔案和目錄不同，存在的問題也各有不同，應建立詳細的問題臺賬，定期召開專項研討會，輪流上講臺、當講師，分享近期質檢題名情況、存在問題及解決方式，促進管理人員主動總結和研究，帶動隊伍整體水平不斷提升。

（三）強化項目管理隊伍內部建設

1.加強黨建引領，激活內部活力。“為黨管檔、為國守史、為民服務”是檔案工作的神圣職責，也是檔案工作姓黨的政治屬性所在[5]，黨的領導要落實到檔案工作全過程。要加強黨組織和黨員隊伍建設，通過開展形式多樣的組織活動，把著錄工作面臨的焦點、熱點和難點作為黨建工作的發力點，使黨組織的工作深入人心、凝聚力量，引導著錄項目管理人員自覺提高政治站位，把個人的“獨角戲”變成團隊的“大合唱”，真正起到引領著錄發展的作用。

2.創新方式方法，深挖內部潛力。綜合檔案館可以以開展實踐鍛煉為有效抓手，運用各種方法手段，深度挖掘內部潛力。如開展課題式鍛煉，項目負責人每年根據業務需要向管理人員布置課題內容，完成課題的過程也是思考和學習的過程，以提高整體業務水平。如開展輪崗式鍛煉，組織著錄管理人員體驗其他相關項目或同一項目其他環節的管理工作，使其在對比中增進對本職工作的思考，從而更好地開展著錄管理工作。

綜上所述，綜合檔案館以項目形式開展民國檔案文件級目錄著錄工作的關鍵之處，在于加強自身管理隊伍建設；只有在合理配置人員、完善培訓機制、強化內部建設方面采取有力的措施和方法，才能實現目錄質量水平的不斷提升。

注釋及參考文獻：

[1]常大偉.合作治理視域下檔案社會參與能力建設研究——以新修訂檔案法第七條為中心的思考[J].浙江檔案，2020（8）：10-12.

[2]許茵.國家重點檔案文件級目錄題名著錄問題探析——以全國民國檔案文件級目錄著錄為例[J].檔案學研究，2018（8）：59-63.

[3]何振，楊文，唐思慧，等.大數據時代檔案學教育的新常態與實踐拓展[J].檔案學研究，2016（1）：117-123.

[4]王協舟，李典誥，王露露.“互聯網+檔案”新業態發展動力的新挑戰[J].北京檔案，2019（10）：8-12.

[5]陸國強.為新時代檔案事業高質量發展提供堅強法治保障[J].中國檔案，2020（7）：18-19.

作者單位：北京市檔案館