基于文檔一體化管理的電子公文檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與實踐

李飛榮 鄧振華 朱國慶

摘要：通過分析梳理國防科技大學電子公文檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)背景及面臨的困難，文章提出了基于文檔一體化的電子公文檔案管理系統(tǒng)建設(shè)目標，并從電子公文文檔數(shù)據(jù)流向和系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程角度進行分析設(shè)計，給出了詳細的系統(tǒng)分析與設(shè)計過程，一起助力各部門實現(xiàn)文檔一體化管理目的。

關(guān)鍵詞：電子公文 檔案管理系統(tǒng) 文檔一體化

國防科技大學2009年9月開始試運行網(wǎng)絡(luò)辦公信息系統(tǒng)，2013年1月正式采用無紙化辦公，每年辦文數(shù)量穩(wěn)定在1萬余件。辦公信息系統(tǒng)的應(yīng)用提高了工作效率和公文流轉(zhuǎn)速度，與此同時，如何對電子公文檔案有效管理也成了一個新課題。

一、系統(tǒng)建設(shè)背景介紹

2013年，原總參辦公廳保密檔案局計劃在軍隊檔案系統(tǒng)開展文檔一體化建設(shè)試點，國防科技大學被列為3個試點單位之一，試點單位建設(shè)經(jīng)驗為全軍電子文件歸檔和電子檔案管理提供思路借鑒。確定試點后，國防科技大學邀請專家對辦公自動化系統(tǒng)（OfficeAutomation System，以下簡稱“OA系統(tǒng)”）電子公文歸檔問題進行研討，經(jīng)專家分析認為學校文檔一體化建設(shè)和電子公文歸檔工作存在以下問題：[1]

一是OA系統(tǒng)電子公文質(zhì)量存在先天不足。OA系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計單位是學校的信息化部門，檔案部門沒有前端介入OA系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計過程。信息化部門在建設(shè)OA系統(tǒng)時沒有意識到OA系統(tǒng)的設(shè)計及電子公文生成與管理有檔案管理的專業(yè)需求，以致OA系統(tǒng)不能完整地將電子公文的內(nèi)容信息和背景信息移交給檔案部門歸檔，電子公文的真實性、完整性、可用性、安全性（以下簡稱“四性”）和長期保存需求得不到保障。

二是原有檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)之間無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。軍隊檔案部門管理文書類檔案，使用的都是總部配發(fā)的“軍隊公文檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)4.0”（以下簡稱“公文檔案4.0系統(tǒng)”），該系統(tǒng)只適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理，不能接收、管理和保存OA系統(tǒng)電子公文。學校OA系統(tǒng)在設(shè)計時追求的是文件運轉(zhuǎn)流暢、軍令政令暢通，在歸檔時只對生成的電子公文簡單打包存儲，這與檔案學專業(yè)的“歸檔”概念有很大差距。OA系統(tǒng)設(shè)計的歸檔功能做不到對電子公文及元數(shù)據(jù)的自動捕獲、記錄和預處理，也不能對電子公文進行整理、組卷、著錄、檢索等操作，更不能接收、整合OA系統(tǒng)外的數(shù)字化文件。軍隊的公文檔案4.0系統(tǒng)與學校OA系統(tǒng)之間無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，導致文檔一體化管理流程中斷。

二、基于文檔一體化管理的電子公文檔案管理系統(tǒng)建設(shè)目標

“文檔一體化”又稱文件、檔案管理一體化，其核心是將文件和檔案視為同一事物，不能把二者割裂開來管理，必須做到文件和檔案“生成一體化、管理一體化、利用一體化”[2]。也就是在生成電子文件階段，即在開發(fā)設(shè)計電子文件管理系統(tǒng)時，必須要把電子檔案的管理要求考慮進去；電子文件與電子檔案的管理要統(tǒng)籌規(guī)劃、全程管控；文檔利用要打破文件利用和檔案利用之間的界限，對用戶來說他只要求查到所需信息即可，不會糾結(jié)它是文件還是檔案，也不關(guān)心它到底處于什么管理系統(tǒng)中。

為達到文檔一體化建設(shè)目的，在無法對OA系統(tǒng)進行改動的前提下，“電子公文檔案管理系統(tǒng)”的開發(fā)建設(shè)成了文檔一體化建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)。該系統(tǒng)要實現(xiàn)以下兩個目標：

一是電子公文檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)要處于同一系統(tǒng)平臺，保證從電子公文到電子公文檔案流程不能中斷，即OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完畢后的文件要能完整轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中去，通過中間接口程序，最終實現(xiàn)文件的無縫鏈接。

二是保證電子公文的“四性”。電子公文從生成、運轉(zhuǎn)、辦結(jié)到歸檔管理全過程都必須要遵循國家、軍隊電子文件管理的有關(guān)制度、標準，要將“四性”理念形成系統(tǒng)策略，融入電子公文檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計中。

三、電子公文檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計

（一）系統(tǒng)的文檔處理流程圖分析

學校電子公文管理系統(tǒng)建設(shè)的首要目標是確保文檔一體化流動，要實現(xiàn)這一目標必須對電子公文的文檔流向全過程進行控制。圖1介紹了學校電子公文管理系統(tǒng)是如何控制文檔流向的。接下來，本文將對其中的重要環(huán)節(jié)進行介紹。

1.捕獲電子公文：電子公文捕獲分OA系統(tǒng)在線歸檔和現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)（公文檔案4.0系統(tǒng)）傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)收集兩種情況。

一是OA系統(tǒng)在線歸檔。OA系統(tǒng)在線歸檔可以采取“推送”和“抓捕”兩種方式：“推送”式，即由OA系統(tǒng)主動推送歸檔電子文件數(shù)據(jù)；“抓捕”式，即由電子公文檔案管理系統(tǒng)從OA系統(tǒng)中抓取擬歸檔電子公文數(shù)據(jù)。經(jīng)過兩種方式捕獲數(shù)據(jù)后進行“四性”校驗，對校驗合格的文件連同元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成SIP包[3]（即信息形成者提交的信息包），封裝歸檔保存；對“四性”校驗不合格的電子公文登記后返還。

二是公文檔案4.0系統(tǒng)管理的檔案及對數(shù)據(jù)的處理。公文檔案4.0系統(tǒng)的管理對象是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，系統(tǒng)對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工后，將數(shù)字化全文數(shù)據(jù)上傳到電子公文檔案管理系統(tǒng)，并重新補充相關(guān)元數(shù)據(jù)，然后將上傳和補充的信息轉(zhuǎn)換成SIP包供系統(tǒng)驗證，對“四性”校驗合格的文件封裝歸檔保存，對不合格的文件提供相應(yīng)的處置方法。

2.版式轉(zhuǎn)換：將OA系統(tǒng)和公文檔案4.0系統(tǒng)的各種格式電子文件統(tǒng)一轉(zhuǎn)成PDF版式文件。

3.設(shè)置文件處置策略：公文運轉(zhuǎn)處理完畢后在正式歸檔前，處于半現(xiàn)行文件階段即預歸檔階段，系統(tǒng)要有意識對其初步分類，這需要設(shè)計一個文件處置策略，以減輕人工分類工作量。一般按照“年度—保管期限—來源—文件編號”的方法設(shè)置文件夾，系統(tǒng)自行判斷并自動將文件歸類到相應(yīng)的文件夾中。

4.初次鑒定：主要是鑒定文件是否有保存價值，對無保存價值的文件在檔案員系統(tǒng)中進行登記并暫存5年，5年后系統(tǒng)提醒是否銷毀，確認后即銷毀，5年期內(nèi)如認為有保存價值也可撤回重新鑒定。

5.預歸檔：根據(jù)文件處置策略，將校驗合格的電子公文歸入相應(yīng)的文件夾中，但此時并不賦予檔號。

6.歸檔：半現(xiàn)行期滿后（一年），電子公文進入歸檔環(huán)節(jié)，檔案員再次進行鑒定審核，審核合格后賦予文件檔號。

7.檢索與利用：歸檔后的文件，通過利用審批手續(xù)后可根據(jù)文件名、發(fā)文字號、責任者、發(fā)文時間、文種等檢索字段進行檢索，最終提供給查檔人查閱利用。

（二）電子公文檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程分析

電子公文檔案管理系統(tǒng)總體業(yè)務(wù)流程涉及以下幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

1.OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)：OA系統(tǒng)辦結(jié)的電子公文如果為非版式PDF文件，通過系統(tǒng)轉(zhuǎn)換程序轉(zhuǎn)換成PDF版式文件，并將轉(zhuǎn)換后的PDF文件、原電子公文以及各類元數(shù)據(jù)一并生成SIP包，將SIP包存入指定的服務(wù)器（NFS服務(wù)器）下。電子公文檔案系統(tǒng)通過開發(fā)的接口程序自動訪問NFS服務(wù)器，提取SIP包數(shù)據(jù)。

2.公文檔案4.0系統(tǒng)（現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)）業(yè)務(wù)：最終進入學校檔案部門歸檔的文件，既有辦公信息系統(tǒng)產(chǎn)生的原生電子公文，也有上級單位及非隸屬關(guān)系外單位文件（即非OA系統(tǒng)文件）。非OA系統(tǒng)文件又分電子公文和紙質(zhì)公文，這些公文都不能直接進入系統(tǒng)，須經(jīng)處理：對于電子公文，先轉(zhuǎn)換為PDF版式文件，再通過電子公文檔案管理系統(tǒng)上傳功能，上傳到電子公文檔案管理系統(tǒng)；對于紙質(zhì)公文，先進行電子化，同樣轉(zhuǎn)換成PDF版式文件，再通過電子公文檔案管理系統(tǒng)上傳，這樣就將OA系統(tǒng)文件、非OA系統(tǒng)文件統(tǒng)一整合到電子公文檔案管理系統(tǒng)當中了。

3.檔案室管理業(yè)務(wù)：第一步，檔案收集。外部的原始電子檔案都以統(tǒng)一的SIP包形式進行封裝（其中從OA系統(tǒng)收集到的SIP要包含OA運轉(zhuǎn)階段的元數(shù)據(jù)，公文檔案4.0系統(tǒng)上傳的SIP包要補錄元數(shù)據(jù)），再將SIP包上傳到電子公文檔案管理系統(tǒng)解包，并按照設(shè)計好的分類策略初步分類。第二步，檔案管理。經(jīng)過初步分類后（預歸檔后），進行文件價值鑒定，對無保存價值的文件進行登記、審核、銷毀；對有保存價值的文件，區(qū)分保管期限后分別進行歸檔，歸檔前還需審核元數(shù)據(jù)，對缺少元數(shù)據(jù)的文件補錄元數(shù)據(jù)，然后正式歸檔為電子公文檔案。電子公文檔案經(jīng)系統(tǒng)生成AIP包（即處理后檔案信息包），檔案室再將AIP包存儲處理后轉(zhuǎn)換成DIP包（傳遞信息包），移交到檔案館。第三步，檔案檢索與利用。檔案室對經(jīng)過授權(quán)的用戶在權(quán)限范圍內(nèi)提供檢索與利用服務(wù)，并將檢索與利用情況生成相關(guān)報表記錄備查。

4.檔案館管理業(yè)務(wù)：接收檔案室移交的DIP包，并對包內(nèi)檔案逐一進行審核，審核通過后將檔案保存到檔案館的檔案庫中；如有部分檔案審核未通過，將反饋給檔案室重新提交DIP包。檔案館將DIP包處理后，再進行檢索與利用等其他檔案業(yè)務(wù)操作。

電子公文檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計立足于OA系統(tǒng)環(huán)境，與學校OA系統(tǒng)、現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)有機結(jié)合，實現(xiàn)了辦公信息系統(tǒng)電子公文生成、運轉(zhuǎn)、歸檔、整理、保存或銷毀的全過程管理以及外部紙質(zhì)公文電子化后的統(tǒng)一管理，達到了文檔一體化管理目的。

參考文獻：

[1]朱國慶，鄧振華，李飛榮.國防科技大學文檔一體化試點建設(shè)進展及評述[J].解放軍檔案，2016（3）：26-29.

[2]黃霄羽.文件、檔案一體化管理的科學含義[J].檔案學通訊，2002（3）：29-32.

[3]李明娟.OAIS參考模型與數(shù)字信息長期保存[J].圖書情報知識，2007（9）：119-120.

作者單位：國防科技大學檔案館