試論水利工程項目檔案信息化建設研究

作者簡介：張艷茹（1975.06-），女，漢族，河北唐山人，大學本科學歷，唐山市市區河道監管中心，館員，主要從事檔案管理工作。

摘要：2020年6月，新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）正式審議通過，這對于我國檔案事業的發展產生重要影響，檔案界對此給予充分的關注，新法在舊法的基礎上結合時代發展特點，加入“檔案信息化”章節。檔案信息化工作是在信息化技術不斷升級、廣泛應用的基礎上產生的，水利工程項目檔案信息化建設管理工作正在有序推進過程中，水利工程項目檔案信息化建設管理水平尚未達到相應標準，難以滿足工程建設需求，所以要注重此項工作的建設和管理。本文通過研究水利工程項目檔案信息化的現實狀況，在遵循水利工程項目檔案信息化呈現的全面性、發展性、統一性特征基礎上，充分認識面對信息化系統不全面、管理制度建設薄弱等水利工程檔案信息化建設管理存在的實際問題，提出必須要提高重視程度，加強檔案信息化建設管理，注重制度建設，配備所需的設施，注重管理的安全性，深入探討建設管理方法。

關鍵詞：水利工程;檔案管理;信息化建設

水利工程項目檔案主要包括水利工程項目建設、實施等各個環節產生的資料、數據、文件等，展示了水利工程項目建設具體情況，所以這類檔案的價值較高。由于水利工程項目檔案管理較為特殊，所涉及的內容相對而言較為繁雜，在這種情況下單單依靠傳統建設管理模式，顯然很難滿足其實際需求。進入信息化時代，水利工程項目檔案信息化建設管理與時俱進，將信息技術運用其中，保障檔案信息的一致性和完整性，促進信息技術的先進性。然而，水利工程項目檔案信息化建設管理往往會受到各種因素的影響，導致建設管理水平難以提升，有必要在提高認識、建立制度、配備必要設施、利用云服務技術、提高安全管理能力等幾方面入手，加強建設管理。

1 新《檔案法》中有關水利工程項目檔案信息化管理的規定

1.1 水利工程信息化檔案管理的本質特點

（1）檔案管理具有明確范圍。舊的《檔案法》沒有統一規定信息化檔案的范圍和管理標準，導致信息化檔案在處理時缺乏標準參照。修訂之后的《檔案法》對檔案信息化的含義做出明確解釋，賦予電子檔案一定的法律效力，和傳統載體檔案的法律效力相同，并且允許將電子檔案發揮憑證作用。新《檔案法》規定電子檔案具備檔案的本質屬性，這項規定全面擴充了水利工程項目檔案信息化歸檔的空間，確保信息化歸檔更加完善。這項規定使水利工程項目信息化檔案的正規化程度逐步加強，信息化檔案和紙質檔案將具備相同的效用。

（2）統一性。新《檔案法》出臺之前，信息化檔案載體形式較為固定，管理手段較為單一，因此只能根據紙質檔案的管理模式，采取相同的信息化檔案歸檔方式和管理手段，信息化檔案和紙質檔案的特點完全不同，按照紙質檔案的管理模式很容易造成信息化檔案歸檔、管理效率較低，僅能達到歸檔合格標準。所以，針對于水利工程項目信息化檔案歸檔有必要出臺統一要求，確保檔案歸檔能夠發揮出應有的價值。

（3）領先性。伴隨著辦公司自動化技術的逐步升級，水利工程信息化建設部門、項目業務管理部門急切盼望對信息化檔案進行科學開發利用，水利工程項目信息化檔案歸檔和管理產生的現實意義越來越明顯。水利工程信息化檔案經過科學存儲，便于工作人員的查詢和使用。完善各項軟件、硬件基礎設施，將同步帶動檔案管理人員專業技能的提升，將紙質檔案的管理手段應用到信息化檔案管理中，將信息化管理手段融入其中，促進水利工程信息化檔案管理效率的提升。

（4）全面性。水利工程紙質檔案的管理和水利工程信息化檔案的管理應保持一致性標準，通過立法的方式提出管理要求。新《檔案法》中明確了檔案管理制度，以此作為水利工程信息化檔案管理制度的重要參照，堅決做到依法管理，體現出管理工作的價值。

1.2 新《檔案法》在推動水利工程信息化檔案管理發展產生的積極影響

（1）重新定義檔案的概念。修訂后的《檔案法》中提出，檔案是對機關團體、企事業單位、各組織、個人在過去以及現在從事的各種活動中，產生的由價值的歷史記錄，以文字、圖像、聲音、圖表等方式呈現。新《檔案法》明確將水利工程項目建設實施過程中產生的各種檔案囊括在內。

（2）確定檔案的服務對象。新《檔案法》中提到，檔案管理工作通過收集檔案、整理檔案、保護檔案，實現檔案的科學使用，促進檔案信息化建設能力提升，為我國社會主義事業服務，提升運用國家制度管理經濟社會各項事物的能力，以此作為確定檔案服務對象的前提和基礎。

（3）提供資金保障。檔案管理信息化對于硬件、軟件提出了相應要求，然而要滿足這些要求，實現信息化檔案管理需要大量資金。新《檔案法》中第三條內容提到，各級人民政府要重視檔案事業的發展，將其發展經費納入到政府財政預算中，促進檔案事業快速發展，良好匹配國民經濟和社會發展。這項規定為檔案管理提供充足資金保障。

（4）分密級管理。信息技術的更新給檔案管理帶來前所未有的風險和挑戰。《檔案法》中強調，與國家秘密相關的檔案，要嚴格遵守相關法律法規進行定密、解密、密集變更，管理和使用這類檔案過程中要慎之又慎。這項規定提出了分密級對水利工程信息化檔案進行管理。

（5）檔案信息化的全面建設。新《檔案法》中提出，檔案信息化作為信息化發展規劃的一項重要內容，通過立法的方式為水利檔案信息化提供法律保障。新法中強調重視檔案信息化建設工作，多措并舉提升檔案信息的安全性。加快建設電子檔案信息系統，和業務系統、辦公自動化系統連接起來。做好檔案數字資源的保存工作，將傳統載體檔案進行數字化操作，形成檔案數字資源便于保存和使用。新法中明確了檔案館的相關職責，創建數字檔案館、建立服務平臺、實現資源共享，成為檔案館未來幾年的具體工作目標。

2 水利工程項目檔案信息化呈現的特征

2.1 全面性

水利工程項目檔案信息化建設管理工作需要遵照相應規范，開展統一化管理，保障檔案信息化建設工作的合法性。將信息化技術應用到檔案管理工作中，能夠確保檔案管理各項工作更加細化、深入，提高準確性和全面性，規范管理制度，能夠保證檔案內容更加全面，有利于后續檔案應用。

2.2 發展性

伴隨著檔案信息化建設管理工作的逐步推進，人們對于水利工程項目檔案的需求不斷提高，檔案信息化建設管理要以基礎設施為前提和條件，軟硬件設施要配足配齊，將先進的信息管理系統應用到管理工作中，配備必備的計算機等工具，確保檔案管理人員順利開展工作。與此同時，檔案管理人員面對新形勢、新需求要加強專業知識學習，并主動掌握計算機、信息管理系統的操作方法，以飽滿的熱情投入到工作，彰顯檔案管理人員的專業素質和熱情服務。

2.3 統一性

水利工程項目檔案信息化建設管理始終采取傳統的檔案管理方式，以紙質檔案管理方式為主，管理手段十分單一，檔案信息載體形式較為固定。新《檔案法》為檔案信息化建設管理明確了范圍，設定了方向，統一檔案管理工作的具體關準，細化檔案管理、分類歸檔、要求一致的檔案載體形式，提高了檔案管理的工作效率，實現檔案信息格式的統一，并全面共享。

3 水利工程檔案信息化管理存在的問題

3.1 水利工程檔案管理面對信息化系統不全面問題

水利工程檔案信息化管理需要應用到多種專業性計算機軟件，具體涵蓋水資源管理系統、電子信息管理系統、水質監測管理系統等。要保障上述所有項目同步推進的情況下，才能統一工作步調，目前沿用的水利工程檔案信息化管理系統內容不全面，針對于各級水利工程檔案開展的系統管理很難順利推進。各類專業性計算機軟件開發環境不同，程序編碼不同，很難實現各軟件之間的信息交互、資源共享，水利工程檔案信息化管理水平亟待加強。

3.2 水利工程檔案信息化管理制度建設薄弱

按照檔案法規定內容，機關、團體、企事業單位、其他組織遵循國家規定將從事各類活動形成檔案，應針對于檔案管理工作實際制定工作責任制，并不斷完善檔案管理制度。水利工程檔案管理要具備相應的規章制度，改善檔案管理工作中出現的各種問題，對電子檔案和紙質檔案采取相同的管理方式。充分發揮制度在促進水利工程檔案信息化建設方面的指導作用，信息化建設對于檔案歸檔提出了具體要求，檔案資料同時要具備兩種形式，分別是電子形式和紙質形式，紙質檔案要完成向電子檔案的轉化。

4 水利工程項目檔案信息化建設管理建議

4.1 提高重視程度，加強檔案信息化建設管理

水利工程項目檔案管理機構作為檔案管理的執行機構，首先要重視此項工作，將檔案管理工作的重要性告之單位內所有員工。比如，開設專題講座，積極創建檔案信息化管理氛圍，要求檔案管理人員加強對檔案信息化建設管理工作的意識。水利工程項目檔案管理機構要合理分配檔案信息化建設管理的工作任務，確定崗位責任，促進此項工作的實施。

4.2 注重制度建設

制度起到對檔案信息化建設管理的約束性作用，從而保障檔案信息化建設管理的順利推進，因此建立相關制度十分有必要。構建檔案信息化建設管理制度，要注重制度的全面性和可操作性，深入了解行業發展狀況，結合水利工程項目檔案特點和新《檔案法》要求、國家政策，進一步規范檔案收集、檔案分類、檔案整理、歸檔、使用等環節的具體操作;同時，學習國內外優秀做法，吸收相關經驗用于逐步優化制度。尤為注意的是，伴隨著檔案信息化建設管理的發展，學習先進經驗、優秀做法并非盲目照抄，而是要從水利工程項目檔案自身特點入手，為實現檔案信息管理制度的功能性提供保障。比如，檔案處理各環節協調統一，充分體現出制度的規范性。

4.3 配備所需的設施

第一，提高檔案信息化建設管理的工作效率，要以完善的檔案信息管理系統為前提和基礎。構建檔案信息管理系統要統一各方面標準，充分體現出水利工程項目的特色，提高系統操作的直觀性，便于工作人員使用。建立檔案數據庫，提供關鍵詞搜索功能，便于工作人員快速查詢檔案，實施高校管理。水利工程項目檔案資料為多項工作的順利開展提供必備的數字信息、圖像資料等，因此檔案信息建設管理要充分保障數據庫資料的全面性、客觀性，定期審核數據庫資料，保證信息資料完整。在審核的過程中采取對比的方式，對照原始數據查找檔案信息資料是否完整，一旦發現存在缺失現象、資料內容錯誤，要利用檔案信息管理系統立即完善，做好后續的校正和檢驗工作。第二，進入信息化時代，水利工程項目呈現出明顯的時代特點，信息化檔案管理要從配備充足的設施入手，結合客觀實際購置檔案信息化必備的硬件設施，選擇硬件設施要注重兼容性和拓展性要求，避免設備功能性不達標而影響使用。購置硬件設施不僅要考慮到成本問題，還要考慮到利用硬件設施發揮的作用，明確工作目標，避免盲目購買。當前，檔案信息化建設管理需求逐步提升，配備硬件設施不能只考慮眼前需求，要考慮到伴隨著需求的提升，出現硬件設施不能滿足需求的情況，因此要著眼長遠，走好整體布局和戰略規劃，提高對硬件設施的擴展性要求，具備預留空間便于后期改造，以此來實現檔案信息化建設管理整體水平的全面提升。

4.4 注重管理的安全性

需要指出的是，采取切實可行措施推動水利工程項目檔案信息化建設管理整體水平實現提升非常重要，在這個過程中應加強檔案信息安全管理，這在重要性方面不言而喻。其一，檔案資料普遍非常重要，尤其是這些關鍵性檔案資料，再者，檔案資料具有不可再生性特點，為此，需嚴格依據相關制度規定做好備份及審核工作，盡可能確保檔案資料的安全，盡量不出現遺漏及缺失等方面的相關問題。其二，要注重及時更新和升級檔案信息管理系統，使得安全級別達到標準規定，這是有效規避安全事故的必要措施。其三，針對檔案管理人員實際需要安排針對性培訓活動，幫助他們積累專業知識，強化責任意識，為做好檔案管理提供必要支持。其四，構建完善的安全管理機制，推行責任到人機制，如出現檔案安全管理及損失問題，直接追究相應人員的責任。其五，創建具有可行性的應急處理機制。由于水利工程項目檔案信息化建設管理具有其自身的特殊性，為此應結合其具體實際來擬定安全應急預案，以便能有效應對各種突發的安全事件。

5 結語

結合上文所述可了解到，我國頒布檔案法并在實踐中進行實施之后，在提升檔案管理質量、切實充分利用檔案，以及推動檔案事業實現健康發展具有重大作用。2020年，我國在頒布新檔案法時，專門增加檔案信息化這部分內容，這就為開展水利工程檔案信息化管理有提供法律依據支持。由于水利工程項目檔案管理較為特殊，所涉及的內容相對而言較為繁雜，在這種情況下單單依靠傳統建設管理模式，顯然很難滿足其實際需求，為此，借助信息化技術來強化信息化意識就顯得極為重要，據此推動水利工程項目檔案信息化建設管理水平實現提升，在這基礎上充分發揮信息化價值，為水利工程建設事業實現健康發展保駕護航。水利工程項目檔案信息化呈現全面性、發展性、統一性的特征，面對信息化系統不全面、管理制度建設薄弱等水利工程檔案信息化建設管理存在的實際問題，必須要提高重視程度，加強檔案信息化建設管理，注重制度建設，配備所需的設施，注重管理的安全性。

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