新冠肺炎疫情期間定點(diǎn)醫(yī)院捐贈(zèng)調(diào)撥物資管理實(shí)踐

■ 郭 欣 車 時(shí) 王鵬飛 陸宏峰 劉 芳 曹邦偉

新冠肺炎疫情期間，醫(yī)院作為抗擊疫情的主戰(zhàn)場，受到社會(huì)各界廣泛關(guān)注，不少企業(yè)、社會(huì)組織及上級(jí)部門紛紛伸出援手向醫(yī)院捐贈(zèng)或調(diào)撥防護(hù)、慰問物資。面對(duì)短時(shí)間內(nèi)接收的大量物資，如何合法、合規(guī)接收物資，如何快速合理完成物資分配及安置，對(duì)于抗疫主戰(zhàn)場之一的醫(yī)院而言是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京友誼醫(yī)院平谷醫(yī)院作為區(qū)級(jí)救治定點(diǎn)醫(yī)院，積極響應(yīng)，建立以“零感染”為目標(biāo)的醫(yī)院管理體系，運(yùn)用PDCA循環(huán)加強(qiáng)物資管理，取得明顯成效。

1 運(yùn)用PDCA循環(huán)合理高效管理物資

運(yùn)用PDCA循環(huán)，通過查找捐贈(zèng)調(diào)撥物資管理上的不足，提高醫(yī)院物資管理質(zhì)量。PDCA是一個(gè)不斷分析、計(jì)劃、實(shí)施的動(dòng)態(tài)循環(huán)過程[1]。重視預(yù)防為主，找出問題及時(shí)解決，通過不斷完善物資管理流程及相關(guān)工作機(jī)制提高捐贈(zèng)調(diào)撥物資管理質(zhì)量[2]。

2 計(jì)劃階段（Plan）

2.1 分析存在問題及原因

在疫情防控初期，調(diào)撥捐贈(zèng)物資管理存在以下問題：（1）物資來源不明；（2）物資手續(xù)不規(guī)范，包括捐贈(zèng)單位無法提供交接單、交接單信息不全或交接單格式不統(tǒng)一等；（3）志愿隊(duì)伍人員不足，表現(xiàn)為貨物裝卸時(shí)間過長、貨物破損較多等；（4）溝通對(duì)接不暢，表現(xiàn)為發(fā)放不及時(shí)、分配不充分、存放不得當(dāng)以及數(shù)據(jù)信息更新不及時(shí)等，造成了部分物資的損耗、人力成本的消耗，無法保障物資發(fā)放的及時(shí)性、流暢性、規(guī)范性；（5）大量物資短時(shí)間無序聚集；（6）捐贈(zèng)調(diào)撥物資多為急需物資或生鮮類慰問品，不能短時(shí)間內(nèi)完成發(fā)放及處置，一定程度上造成物資浪費(fèi)。

2.2 建立疫情防控捐贈(zèng)物資管理模式

針對(duì)初期存在的問題，醫(yī)院快速制定了《接收新型冠狀病毒疫情防控捐贈(zèng)調(diào)撥款項(xiàng)及物資管理規(guī)定》，成立捐贈(zèng)調(diào)撥物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組，打破以往的管理模式，在院內(nèi)志愿隊(duì)伍的基礎(chǔ)上，建立以黨政一把手為組長、院領(lǐng)導(dǎo)班子成員為副組長的領(lǐng)導(dǎo)集體，以財(cái)務(wù)處牽頭、多部門聯(lián)合的管理方式，按照物資類別設(shè)立5個(gè)物資接收組，即衛(wèi)生材料接收組、醫(yī)療設(shè)備接收組、慰問品接收組、總務(wù)接收組及藥品接收組，明確責(zé)任，合理安排。對(duì)物資進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配及管理，安排專人負(fù)責(zé)；確保合法、合規(guī)接收每一份捐贈(zèng)調(diào)撥物資并且都用在最急需、最重要的防控一線上，做到人盡其職，物盡其用。另設(shè)立3個(gè)專項(xiàng)組和1個(gè)協(xié)調(diào)組：政策服務(wù)組，提供相關(guān)政策和法律支持；紀(jì)檢審計(jì)組，對(duì)接收的捐贈(zèng)物資情況進(jìn)行監(jiān)督檢查審計(jì)；宣傳報(bào)道組，對(duì)接收的捐贈(zèng)物資及管理情況進(jìn)行宣傳報(bào)道；協(xié)調(diào)組，協(xié)調(diào)相關(guān)工作（圖1）。各小組在政策法律層面、院內(nèi)審計(jì)層面、總體協(xié)調(diào)及輿論導(dǎo)向方面發(fā)揮指導(dǎo)作用，確保捐贈(zèng)調(diào)撥物資各項(xiàng)工作順利開展。

圖1 捐贈(zèng)調(diào)撥物資管理體系架構(gòu)

3 實(shí)施階段（Do）

3.1 調(diào)整志愿者隊(duì)伍

在疫情防控期間，各項(xiàng)捐贈(zèng)調(diào)撥物資量大且密度高，在醫(yī)院人力不足的情況下，需要一支政治素質(zhì)過硬的志愿者隊(duì)伍協(xié)助管理物資。為了滿足快速管理處置物資的要求，醫(yī)院對(duì)原有志愿者隊(duì)伍進(jìn)行重新調(diào)整，按照總體指揮、任務(wù)分配、責(zé)任區(qū)協(xié)調(diào)、搬運(yùn)等工作內(nèi)容分工，以管理職能科室指定專人和保安為主體，參與醫(yī)院物資相關(guān)各項(xiàng)工作。

3.2 嚴(yán)格執(zhí)行流程

3.2.1 接收流程。專項(xiàng)組接到捐贈(zèng)調(diào)撥通知后，填寫《接收各項(xiàng)捐贈(zèng)調(diào)撥物資審批單》，各接收組組長、政策服務(wù)組審批后，方可接收相關(guān)物資，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后才可發(fā)放。嚴(yán)禁各部門及科室借單位名義接收社會(huì)捐贈(zèng)。接收組設(shè)立專人負(fù)責(zé)接收捐贈(zèng)物資，安排專用庫房，與醫(yī)院原有物資進(jìn)行區(qū)分，排除干擾，以縮短后續(xù)登記、查驗(yàn)及發(fā)放時(shí)間；由專人負(fù)責(zé)對(duì)接收物資的質(zhì)量進(jìn)行查驗(yàn)，登記物資接收單，接收人簽名后由專項(xiàng)組組長簽字確認(rèn)[3]。對(duì)于不能完全核實(shí)資質(zhì)的衛(wèi)生材料類物資，考慮到醫(yī)療安全和避免物資囤積，填寫《交接單》后轉(zhuǎn)交工會(huì)統(tǒng)一發(fā)放，用于非診療區(qū)域。

3.2.2 根據(jù)捐贈(zèng)調(diào)撥物資的種類，確定發(fā)放方案和流程。物資主要分為3類：醫(yī)療設(shè)備、防護(hù)物資、慰問品（主要包括食品和生活用品）。（1）醫(yī)療設(shè)備需經(jīng)醫(yī)院辦公會(huì)討論確認(rèn)后進(jìn)行發(fā)放。（2）防護(hù)物資執(zhí)行三級(jí)管控措施：一級(jí)管控物資為N95口罩、護(hù)目鏡、防護(hù)服等防護(hù)物資，使用科室提出申請(qǐng)（一級(jí)審核），經(jīng)主管職能科室（二級(jí)審核）、主管院長（三級(jí)審核）審核同意后方可領(lǐng)取；二級(jí)管控物資包括外科口罩等，僅限診療區(qū)域工作人員使用，按照既定標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合體溫監(jiān)測考勤記錄進(jìn)行發(fā)放；三級(jí)管控物資為消毒用品，全院職工均可使用，根據(jù)醫(yī)院庫存情況，結(jié)合科室實(shí)際進(jìn)行發(fā)放。一批物資發(fā)放完畢后，提交發(fā)放報(bào)告到辦公會(huì)/黨委會(huì)討論批示。（3）針對(duì)慰問品建立物資發(fā)放通用標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院按照疫情響應(yīng)等級(jí)對(duì)科室及人員進(jìn)行分類：一級(jí)科室人員，按照發(fā)熱門診、應(yīng)急醫(yī)療小組、急診及輔助科室的優(yōu)先級(jí)順序發(fā)放；二級(jí)科室人員為其他臨床醫(yī)技科室及應(yīng)急職能人員；三級(jí)科室人員為其他科室及人員。按照響應(yīng)等級(jí)進(jìn)行有序發(fā)放，如一級(jí)科室按每人一份進(jìn)行發(fā)放，仍有結(jié)余的，進(jìn)行二級(jí)科室發(fā)放，依次循環(huán)類推。不同批次同種物品合并統(tǒng)一發(fā)放。利用通用公式計(jì)算得出分配方案，在每日工作例會(huì)上領(lǐng)導(dǎo)小組討論通過后，進(jìn)行發(fā)放。此外，對(duì)于慰問品中的生鮮食物，如冷藏酸奶、冷凍肉等，由于庫房和溫度限制，需要當(dāng)天立即下發(fā)。對(duì)于此，建立應(yīng)急流程，按照發(fā)放原則快速形成分配方案，通過微信工作群提交領(lǐng)導(dǎo)小組討論批準(zhǔn)后，由各工作組迅速召集志愿者隊(duì)伍進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)控發(fā)放。

3.3 建立發(fā)放臺(tái)賬

物資發(fā)放過程中，填寫《發(fā)放捐贈(zèng)調(diào)撥物資明細(xì)清單》實(shí)名簽收，并留存發(fā)放相關(guān)照片。疫情期間，為減少人員聚集實(shí)行分科室領(lǐng)取，科室進(jìn)行二級(jí)分配發(fā)放，做好領(lǐng)取及使用記錄。物資發(fā)放期間，做好每批物資發(fā)放臺(tái)賬記錄及資料留存，包括捐贈(zèng)方物資清單、接收各項(xiàng)捐贈(zèng)調(diào)撥物資審批單、物資交接單、捐贈(zèng)調(diào)撥物資發(fā)放明細(xì)清單、捐贈(zèng)調(diào)撥物資臺(tái)賬及物資發(fā)放小結(jié)等，由發(fā)放人、接收人、登記人及專項(xiàng)組組長簽字確認(rèn)[4-5]。對(duì)物資情況進(jìn)行實(shí)時(shí)掌握，每個(gè)周二、周四定期報(bào)送接收捐贈(zèng)調(diào)撥物資管理小組辦公室，由管理小組提出管理建議及今后工作應(yīng)注意的事項(xiàng)。

4 檢查階段（Check）

各接收組定期向領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室提交臺(tái)賬，辦公室根據(jù)臺(tái)賬進(jìn)行現(xiàn)場自查，形成自查報(bào)告，以2周為周期向黨委會(huì)匯報(bào)。紀(jì)檢監(jiān)察科定期對(duì)捐贈(zèng)調(diào)撥物資進(jìn)行跟蹤檢查，對(duì)存在的問題進(jìn)行現(xiàn)場反饋，不定期二次追蹤[6]。采取“回頭看”的形式及時(shí)跟進(jìn)，確保整改到位。通過內(nèi)部控制，形成自我約束機(jī)制，增強(qiáng)科學(xué)管理意識(shí)，保證捐贈(zèng)調(diào)撥物資的接收、管理、使用合法合規(guī)。

5 總結(jié)改進(jìn)（Action）

每次發(fā)放物資后及時(shí)總結(jié)討論，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并反饋至下一輪PDCA循環(huán)中作為改進(jìn)計(jì)劃的依據(jù)。不斷優(yōu)化管理流程，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，查漏補(bǔ)缺，形成螺旋式上升的動(dòng)態(tài)循環(huán)管理。

醫(yī)院將PDCA運(yùn)用于物資管理取得了良好效果，提高了捐贈(zèng)調(diào)撥物資的管理質(zhì)量，使接收及發(fā)放工作井然有序，有效縮短了發(fā)放周期，提升了物資發(fā)放成效。