計算機信息技術在學校檔案管理中的應用

楊杰

摘要：隨著科技以及經濟的不斷發展，計算機信息技術在各個行業中的應用范圍逐漸擴大。學校檔案在經濟、知識迅速發展的情況下必須緊跟時代發展步伐，在管理工作中引入極為有效的新型技術，能使更多創新工作得以實現，檔案管理工作效率也會有所提高。文章主要探討了計算機信息技術在學校檔案管理中的應用，旨在拋磚引玉，促使學校檔案管理規范化，希望對有關工作人員有所幫助。

關鍵詞：學校檔案管理;計算機信息技術;應用效果

引言：

受到全球信息化影響，人們對于計算信息技術的認可度極高，目前在許多行業中均可以看到對這種技術展開應用的情況。因此，學校檔案管理過程中需要應用計算機信息技術，促使現代信息技術與各個行業的結合。將計算機信息技術應用于高校檔案管理工作可以對以往管理制度存在的不足進行彌補，進一步促使檔案管理工作效率有所提高。

一、學校檔案信息化管理

目前，學校檔案管理中涵蓋許多方面的信息內容，如人類的進化史、發展史和政治運動以及各地方的文化禮節等[1]。檔案管理主要是由文字以及聲音和圖片組成的。可以從兩個角度對學校檔案管理進行闡述。哲學角度。在學校檔案中所有文件內容并不是隨意記錄的，文件順序也并不是隨意整理的，檔案信息化管理是一種具有時效性的判斷。歷史保存角度。若檔案中文件狀態較為分散，則需要根據邏輯標準對信息進行標準集合。在對檔案進行整理過程中需要具有系統性的判斷。檔案不僅可以對歷史信息進行記錄，還可以將消失的歷史信息重現。在確保記錄內容具有一定真實性以及整理文件的順序下，可以有效防止歷史文獻出現虛假以及不完整的情況。

二、計算機信息技術的應用

（一）對學校檔案信息進行科學分類及歸檔

學校想要有效提升自身檔案管理工作的規范性和標準性，就一定要對檔案資料進行科學分類和歸檔[2]。首先應該確保檔案信息錄入的完整性，再對這些檔案內容按照相應的方式進行科學的整理以及分類。然后根據案宗的相關內容進行目錄編寫，方便日后的查找檢索。如果遇到較為特殊的檔案內容，工作人員可以使用計算機軟件等對檔案內容及相關信息進行記錄，這樣就能夠快速找到檔案的案宗分類號，從而提升工作人員的檢索效率，幫助工作人員更好地完成檔案歸檔任務。

（二）注重檔案信息的收錄和整理

在實現高中學校檔案信息化管理的過程中，要想保證其具有極強的整體性、可持續性，管理人員在開展檔案管理的時候，為了保障檔案的完整性，以及可利用性，必須要注重紙質檔案在保管與審查的時候，具有極強的信息完整性。具體來說，相關管理人員在錄入檔案的時候，要對紙質檔案中相關的信息進行審核，確保其具有極強的完整性，以免出現信息不全的現象。只有加強這一系列基礎性的工作，才能有效提升高中學校檔案的信息化管理水平。

（三）采用先進的云計算技術，加強中職學校檔案管理

當前應用先進的云計算技術建立數據庫，不僅投入的成本很低而且設備和人力都可以得到相應的減少，同時存儲的能力也很大程度的提高。學校檔案管理部門要以自身發展需求為前提，聯合網絡信息管理部門對學校的檔案管理數據庫利用云計算的技術手段來進行建立[3]。另外充分發揮數據挖掘技術、高速掃描、數據的壓縮技術等現代科技，提高紙質文件和電子資料的轉化效率，變成有序的信息數據庫。數據庫轉換的方式進行管理學校的檔案，能夠將各個部門之間的限制打破，將自動化采集以及科學化管理的優勢進一步凸現出來，實現更加人性化的管理。同時學校內部和管理人員也可以設置相關的管理權限，進行隨時隨地的查看共享信息的服務。

（四）引入自動化管理系統

學校檔案管理中計算機信息技術的應用，通常是基于特定的軟件加以實現的。因此，學校有關部門應當結合自身實際情況，與專業技術人員或IT企業等加強合作，建設符合學校自身要求的自動化管理系統，該系統的各個模塊由學校的實際需求進行設計，以此為學校檔案管理工作提供更加有效的支持。雖然引入自動化管理系統需要花費一定的成本，但在引入該系統后，能夠長期節省因檔案工作所消耗的人力、物力和財力，有助于維護管理工作的長期穩定，并進一步提高檔案管理工作的效率。

（五）定期開展技術培訓和系統運維

應用計算機技術后，檔案管理工作對工作人員的計算機能力水平有了更高的要求，因此學校方面應當重視檔案管理工作人員計算機方面綜合素質的提升，在日常工作中，要定期開展對檔案管理工作人員的培訓，培訓內容則要涵蓋安全保密教育、責任意識教育和專業知識講解等多個方面，確保檔案管理工作人員能夠有效應用各類計算機技術開展管理工作。同時，需要注意的是，計算機信息技術視域下的檔案管理工作也面臨著新的安全威脅，為此，學校管理人員應當重視檔案管理工作的信息安全層面，可通過與相關企事業單位和科研結構等加強合作的方式，對檔案管理信息系統進行及時的維護與更新，切實提高檔案管理信息系統安全水平，為檔案管理工作的順利進行提供保障。

（六）加強對檔案管理設備的安全管理

在學校檔案的管理工作中，可能涉及到一定數量的涉密計算機，應當對這些計算機設備進行特殊化管理。具體來看，對于這些涉密計算機而言，不準其在連接到外部互聯網的情況下運行，對于因工作需要而在涉密計算機上復制資料的環節，則要嚴格限定移動存儲介質，避免攜帶病毒的移動存儲介質造成數據信息的損壞或丟失。同時，涉密計算機和電磁介質應當明確專人管理，與其他的計算機和電磁介質做到空間上的嚴格劃分，避免出現交叉使用的情況。有條件的學校還應當構建涉密設備的信息化管理系統，對涉密計算機和電磁介質的采購、使用、變更、運維和最終報廢處理等環節做好全流程管理，進一步提高保密工作水平。

結束語

總之，在信息時代下，我國信息技術不斷發展，對學校檔案管理工作的發展也提出了更高的要求。現代化檔案管理工作，將以往傳統檔案管理模式摒棄，組建一支具有極高素質的管理人才隊伍，融合媒介技術，不斷進行探索、創新，以促進學校檔案管理工作順利發展。

參考文獻：

[1]王敬.學校檔案管理工作中的信息化技術應用[J].東西南北，2020（04）：117.

[2]高斯娜.“互聯網+”時代學校檔案管理建設研究[J].辦公室業務，2020（01）：141+143.

[3]劉麗麗.信息化建設在學校檔案中的應用[J].城建檔案，2019（02）：27-28.