國家重點檔案數字化搶救和保護問題與對策探究

吳微

摘 要：國家重點檔案主要是指由各級國家檔案館存儲，在我國各個歷史階段形成的政治、技術、科學、經濟以及宗教等多方面具有重要研究與利用價值的檔案，需要永久保存的珍貴檔案。這些檔案大多年代較為久遠，做好國家重點檔案數字化搶救與保護刻不容緩，本文就如何做好這一項工作展開了研究與探討。

關鍵詞：國家重點檔案;數字化;搶救;保護

在我國各級國家檔案館保存的檔案之中，國家重點檔案可謂是檔案鎮館之寶。這些重點檔案是我國不同階段軍事、政治、文化以及經濟等多方面的真實記錄，也是國家信息資源建設重要構成，在社會主義物質文明、精神文明與政治文明建設過程中起著十分顯著的價值。但是，因為國家重點檔案形成時間十分的久遠、載體形式各異等多方面因素所影響，促使這些重點檔案存在著不同程度的損壞，而數字化搶救則是讓國家重點檔案數字化傳承下去的關鍵，更是檔案管理部門義不容辭的責任，本文就國家重點檔案數字化搶救和保護問題與對策展開了如下探究，希望借此來有效保護我國重點檔案。

一、國家重點檔案數字化搶救和保護問題

就目前國家重點檔案數字化搶救和保護情況來看，明顯還存在著一些問題，具體表現在以下幾個方面：

1.字不好認

就國家重點檔案數字化搶救和保護現狀來看，字不好認屬于十分顯著的問題之一，因為重點檔案大多是一些老檔案，類型涉及到民間契約還有民國到建國初期等一系列檔案資料，這一些文書類檔案因為時間相距甚遠，在對其進行搶救的時候首要問題就是字不好認。文書檔案上的字跡不單單是手寫的繁體字，再加上書寫記錄人員學識高度、個人習慣等多方面的差異，促使字體在辨認的時候十分難以辨認，而一些民間習慣用字和通假字則更加難以理解，這也直接為數字化檔案著錄帶來了較大的影響，在字義辨認上也很容易出現錯誤，而一旦出現錯誤，其整個文義自然也會出現偏差，因此，字不好認也是國家重點檔案數字化搶救和保護過程中的重要問題。

2.文不好看

縱觀民國階段，西南地區多個政權先后上臺執政，并且還頒布了專屬于自己的公文程式，而同一種類型的公文名稱也有差異，正式規定的文種將近有十幾種，如委任令、訓令等等;還有其它各種雜體文更是多達十幾種，而且有一些還涉及到一些較為特殊的行文文種，與現代差異較為顯著，在閱讀、辨認方面十分困難，尤其是在公文用語方面更是如此。在這種情況下，國家重點檔案數字化搶救和保護工作自然也會出現因為行文規則不清楚而引發的辨認問題，不利于國家重點檔案數字化搶救和保護工作的順利推行。

3.件不好理

通常情況下，在對檔案進行數字化加工處理之前，大多需要對國家重點檔案進行重新整理，按卷管理的文書細化為按件管理。可是，大多數文書檔案都是上世紀九十年代所整理的，那個時候整理人員思維方式、個人素質、成卷習慣以及個人理解都存在差異，所以，原卷組成也十分混亂，通常只是將相同部門或者是相同機關的文書檔案直接裝訂在一起，并不會進行詳細的區分，卷內目錄著錄也十分不準確，很難實現目錄與卷內文書準確對應，更甚至還會有人將不同時期的文書放在同一個卷內，這種情況下展開國家重點檔案數字化搶救工作，整個整理難度自然也會十分顯著，不利于工作的順利實施。

4.紙不好翻

國家重點檔案因為大多是老舊檔案整理，需要相關人員在搶救過程中將檔案一頁頁揭開、翻開，然后再解讀內容進行下一步的數字化處理。老舊檔案因為時間過長，在翻閱的時候十分困難，畢竟紙張會因為長時間存儲而變得發舊、發黃，原本完整的文書因為各方面原因變得殘缺、古怪，這種情況下自然也就很難翻開，最終不利于國家重點檔案數字化搶救工作的順利開展。

5.類不好分

國家重點檔案數字化搶救和保護過程中存在的問題，除了上述幾點之外，還存在著類不好分這一問題。以“攀枝花之父”常隆慶老先生的筆記本為例，其主要記載了老先生從工作到生活、從成都到西南的點點滴滴，這樸實的記錄對于后代而言是十分重要的財富，更是老人這一生的情感記錄。可是在分類的時候我們究竟要將其劃分為實物檔案還是文書檔案呢？畢竟從載體來看其屬于實物，可是從內容上來看卻屬于文書，而不同分類其利用效果也會因此而受到影響，所以在國家重點檔案數字化搶救和保護過程中，為了能夠更好地做到物盡其用，一定要謹慎進行處理。

二、國家重點檔案數字化處理需要注意的問題

在上述分析中，我們了解到國家重點檔案數字化搶救過程中存在的問題，而針對于上述問題，筆者認為可以從以下幾點來展開：

1.善用網絡

國家重點檔案數字化搶救工作在實施過程中，可以善用網絡“土、洋”結合。在互聯網時代背景之下，我們工作與學習方式都發生了較為顯著的變化，而面對“字認不到”這一尷尬現象，可以在搶救過程中，借助于網絡專業軟件以及常用的《古代漢語》《說文解字》設計來進行處理，這能有效攻克大多數很難識別的個性字體。除此之外，對于一些民間習慣用字、通假字則可以聯系上下文來對其進行處理，也可以請教相關專家，以此來有效完成字義辨認，這樣才能有序開展檔案數字化搶救與處理工作。

2.多讀多看，掌握規律

在國家重點檔案進行數字化搶救之前，相關人員一定要對其進行多讀、多看、多想，強化學習真正理解其關鍵字字義以及行文規則，這樣才能更好地把握其“套路”，順利完成檔案數字化處理等工作。

3.謹慎整理，按事分件

國家重點檔案數字化搶救過程中，一定要基于原卷整理實際情況來進行謹慎整理。在整理過程中，如果只是單純的將卷進行拆分，每張（份）文書獨立成件的話，整個件數會十分的多，很難對其進行有效管理，同時也割裂了有些文書之間存在的邏輯關系，不利于今后使用。為此，在進行國家重點檔案數字化搶救和保護過程中，一定要結合實際情況來進行謹慎整理，按照相關關系來對其進行整理放置，這樣才能便于今后使用。

在這一過程中，可以在對文書分揀的時候直接以文種進行分類，每張作為一件，這種分類十分便捷;也可以在分類期間將同一事件相關文書組成一件，這一種分類方式相對較為復雜，可是卻便于今后的管理和使用。

4.耐心操作，解決難題

在國家重點檔案數字化搶救過程中，相關人員一定要耐心、細心，畢竟這些檔案大多時間久遠，有些文書甚至一打開就能發現破損，所以為了能夠更好地保護檔案，在進行數字化搶救的時候，可以借鑒一些檔案修復技術與技巧來進行處理。例如，可以先使用毛刷來對紙張表面存在的灰塵、蟲卵等污物進行處理，之后再借助于工具從尚未粘連的地方緊貼紙張翻開與推進，結合手感來進行調整翻開力度與方向，從而有效避免損壞。在這一操作過程中，操作人員一定要保證耐心，不能使用蠻力，不然不僅無法實現有效搶救，還會造成二次損壞，因此在對國家重點檔案進行數字化搶救的時候，一定要耐心操作，這樣才能有效突破重點檔案難以處理等難題。

5.物盡其用，多種處理

在對國家重點檔案進行數字化搶救的時候，還需要做好物盡其用、多種處理。還是以常老先生筆記本為例，在對其進行歸檔的時候，原物是實物檔案，我們在對其進行處理的時候就可以繼續延續這一種分類，可是在數字化處理的時候，我們不僅可以將其作為實物檔案來進行處理，也可以對其進行文書檔案處理，對內容進行掃描，然后將筆記本中的內容借助于文書檔案的形式存儲下來，這樣在今后使用的時候自然也能充分發揮出其價值。

三、國家重點檔案數字化搶救和保護具體對策

在上述分析中，我們對國家重點檔案數字化搶救和保護期間存在的問題以及處理期間需要注意的問題進行具體的分析，而為了能夠更好地對其進行搶救和保護，筆者認為在實際操作過程中，需要做好以下幾點：

1.提高認識，擺正位置

國家重點檔案數字化搶救和保護工作要想順利實施，提高認識、擺正位置是工作有序開展的前提。檔案本就是不可再生資源，一旦損壞其造成的損失也是不可估量的，在社會不斷發展過程中，檔案保護工作也受到了越來越多的關注，還被列入政府工作報告之中，這也從側面體現出了黨中央、國務院對于這一項工作的重視程度。為此，各級檔案部門一定要準確意識到國家重點檔案數字化搶救和保護工作的重要價值，認識貫徹、執行這一項工作。

一方面，可以加強領導、構建國家重點檔案數字化搶救和保護工作領導機構以及保護領導小組，借此來為國家重點檔案數字化搶救和保護工作打好基礎。

另一方面，還可以將國家重點檔案數字化搶救和保護工作列入到各級檔案部門年度目標管理考核任務之中，構建出完善的績效考評制度體系，以此來真正有序推進國家重點檔案數字化搶救和保護工作。

2.加大投入，強化監督與管理

在國家重點檔案數字化搶救和保護過程中，加大投入、強化監督與管理則是有序推進這一項工作的保障。所以檔案相關部門一定要進一步強化檔案信息服務，積極開展宣傳與推廣等工作，圍繞著黨政中心工作、重大紀念活動亦或者是社會熱點問題，來主動舉辦各種類型的檔案展覽，借此來有效發揮出重點檔案的價值，從而進一步擴大國家重點檔案社會影響力，為國家重點檔案數字化搶救和保護工作爭取更多的社會關注以及財政支持。

除此之外，還需要堅持“專款專用”這一原則，具體而言，就是在重點檔案數字化搶救和保護過程中，對使用資金進行嚴格控制，盡可能讓有限的資金發揮出最大的經濟效益，以此來有效保障國家重點檔案數字化搶救和保護工作的順利開展。

3.創新方法，加大新技術使用

國家重點檔案數字化搶救和保護工作在實施過程中，離不開一些專業技術的支撐，在展開這一項工作的時候，一定要及時創新方法，加大對新技術的使用。在這一過程中，相關人員可以將縮微影像技術和數字影像技術有效結合在一起，這是有效做好重點檔案數字化搶救工作的關鍵。具體而言，可以先對檔案進行微縮拍攝，然后再對微縮膠片進行數字化掃描，以此來形成電子文件，之后再構建出相應的數據庫，可有效實現對國家重點檔案數字化目錄管理、原文圖像瀏覽以及數據檢索。

在數字化技術不斷發展的環境下，檔案現代化管理工作也受到了越來越多的關注，在檔案信息開發與利用期間，電子文件受到了越來越多的關注，真正有效實現了方便快捷信息檢索以及資源共享，所以在對國家重點檔案進行數字化搶救和保護的時候，一定要加強對縮微影像技術和數字影像技術的應用，來有效提升國家重點檔案數字化搶救和保護工作質量。

4.組織培訓，提高管理人員專業綜合素質

國家重點檔案數字化搶救和保護工作要想順利落實，還需要做好培訓與教育，提高數字化檔案管理人員綜合素質。就目前國家重點檔案數字化搶救和保護工作實際情況來看，這一方面的專業技術人員較為稀少，各級檔案管理部門可以在發展過程中，提高管理人員專業技能、信息技術應用水平，這樣才能真正有效保障國家重點檔案數字化搶救和保護工作的順利推進。

在這一過程中，可以積極組織外出培訓，也可以邀請專業人員來館進行培訓，或者是定期舉辦檔案裱糊與修復使用技術培訓、召開國家重點檔案搶救和保護工作經驗交流會議，這樣就能進一步提高國家重點檔案數字化搶救和保護工作人員專業技術以及信息技術水平，為國家重點檔案數字化搶救和保護工作順利推進做好保障。除此之外，在數字化時代背景之下，還需要積極培訓、引進專業信息化技術人才，大力開展國家重點檔案數字化轉換工作，這也能進一步提升國家重點檔案數字化搶救和保護工作質量。

四、結語

綜上所述，國家重點檔案數字化搶救與保護工作在實施過程中，需要按照檔案工作實際情況制定出相應的技術路線，同時組織相應的技術專家來進行論證，綜合分析資金、人員、技術以及檔案保管狀況等多方面因素，基于此來確定出最佳的保護方案，這樣才能最大程度提升國家重點檔案數字化搶救與保護工作質量，從而充分將這些檔案管理工作價值有效發揮出來。

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（作者單位：武漢市規劃研究院）