大數據時代城建檔案收集工作創新探析

金彩平

摘 要：在城市發展中，城建檔案發揮著非常重要的作用。隨著信息技術的發展，城建檔案工作需要進行創新發展，并從專業的角度采取一系列措施來改變當前檔案管理工作中所存在的不足。本文針對大數據時代城建檔案收集工作創新進行分析，提出了城建檔案管理存在的不足，以及在大數據時代城建檔案收集工作創新的策略，提出了新時期城建檔案管理數字化建設的策略，從而為城建檔案工作的發展提供參考。

關鍵詞：大數據;城建;檔案收集;工作創新

城建檔案記錄著城市建設、發展的真實記錄，體現了城市的發展歷程，并為城市發展規劃提供著重要的參考。因此，城建檔案發揮著十分重要的作用，尤其是在新時期城市建設項目不斷增多的背景下，通過城市建設檔案對于各項工程的具體情況進行詳細的記錄，是十分必要的。綜合當前收集整理工作可以得知存在著較多的問題，包括管理意識不足、專業人才不足以及信息化水平較低等多方面的問題，這不符合時代發展的趨勢，也無法滿足新時代發展的要求。因此，在信息技術廣泛應用的背景下，城建檔案收集管理工作需要實現有效的改革。在信息化時代，大數據分析發揮著非常重要的作用，在城建檔案建設中也可以得到應用，使得這項工作更加清晰、立體。因此，作為檔案管理機構需要強化城建檔案的改革，借助于大數據技術來提升城建檔案收集工作的效率。本文針對大數據背景下城建檔案收集工作創新策略進行分析，從而為城建檔案收集工作的開展提供參考。

一、大數據的特點

近年來大數據在我國得到了廣泛的發展，可以迅速地為人們提供準確的信息，尤其是在信息時代數據屬于核心產物，滲透到各個行業，對于人們的工作決策提供了重要的支持。大數據的特點是海量、多樣、高速以及價值密度低四個方面。

第一，數據量大。大數據主要的特點就是數據海量，從TB級別逐漸升級到PB級別，尤其是在信息技術高速發展的背景下，數據呈現爆發式的增長狀態。大數據主要來源于移動網絡、社交網絡以及其他的服務工具，對于數據處理平臺和處理技術的要求越來越高。

第二，類型廣泛。大數據的來源豐富決定了其形式的多樣。當前廣泛應用的推薦系統是對用戶日志數據來進行分析，并為用戶提供相應的內容，這是一種明顯的結構化數據。除此之外，一些音頻、視頻、圖片等數據的數據結構化并不明顯，但是也屬于大數據的主要類型。

第三，速度快。與傳統的數據挖掘相比較，大數據的產生十分迅速，借助于互聯網的傳輸來進行及時地處理。服務器中的眾多資源都用于數據的處理以及計算眾多平臺也可以進行實時的分析。

第四，價值密度低。大數據的數據量非常大，但是其中具有價值的數據占比相對較小，從眾多不相關的數據當中可以挖掘大數據的價值。

二、城建檔案管理中存在的問題

1.檔案管理意識不足

我國關于檔案管理具有明確的規定，各級政府也在建設專業化的檔案部門，通過各項規章制度來協調解決檔案管理中所存在的問題。但是，由于在日常工作中，各個單位忽視了檔案管理工作的重要性，并沒有及時地將檔案進行整理歸類，在檔案管理工作中存在著嚴重的資料丟失以及收集工作滯后等多項問題。這就使得在城市建設檔案管理中，眾多檔案的歸檔管理采取人工的方法，忽視了信息技術的應用，導致了一些檔案重要資料的丟失。以城市建設工程項目為例，大多數甲方單位認為項目資金、進度以及質量管理十分重要，忽視了資料收集，檔案資料的保存也十分落后，這就導致了整體的檔案資料收集工作較為滯后。

2.檔案管理專業人才不足

城建檔案管理工作較為復雜，需要在實踐中進行探索以及完善，這對專業人才的要求非常高。在當前的城建檔案管理部門中，人才缺乏的問題十分嚴重，尤其是人才結構不平衡。在檔案管理部門存在著眾多年齡相對較大、缺乏專業知識的人員，而一些年輕人員以及技術人員占比相對較少。

在城建檔案收集工作專業性要求較高的背景下，檔案管理人員無法進行有力的指導，缺乏檔案資料收集、歸檔、處理的能力。由于檔案管理部門工作人員整體的業務知識水平較差，缺乏計算機操作技術，無法適應新時代檔案管理工作改革的要求。例如，即使一些檔案館配備了信息化平臺，但是缺乏專業的操作人員，導致了檔案管理人員依舊采取傳統的方式來進行工作，這大大降低了檔案管理工作的效率。

3.檔案管理信息化水平低

隨著互聯網技術、信息技術的快速發展，檔案收集管理方式的創新成為當前檔案管理事業發展的重要趨勢。但是綜合當前的檔案收集管理工作可以得知，信息化程度相對較低，各部門之間的信息資源共享機制較為落后，導致了整體的工作效率低。從各單位辦公自動化發展趨勢可以得知，檔案逐步轉變為視頻、音頻、電子文檔等多種形式共同保存，這對于檔案信息化的建設提出了較高的要求，在大數據技術普遍應用的背景下，城建檔案管理工作的方式需要得到改進。

三、大數據時代城建檔案收集工作創新策略

1.加大檔案管理意識

在大數據時代城建檔案收集工作需要進行創新，由相關的工作人員來主動地進行變革。一方面借助于多種方式來加強檔案管理工作的宣傳，提升工作人員的管理意識，加強人們對于檔案的重視度。例如，在國際檔案日借助于多種宣傳活動來提升人們對于檔案的重視度。另一方面借助于城市歷史圖冊的設計宣傳來進行展覽，使得人們能夠加深對于城建檔案的認知。除此之外，在城市廣場等多個平臺來宣傳關于城市歷史發展的視頻，讓市民也認識到檔案管理的重要性，加強對于檔案管理的認知。

除此之外，為了加強工作人員對于檔案管理的認知，需要強化檔案管理的現場指導。以城市工程建設項目的檔案收集工作為例，在城市工程項目建設之前，作為檔案管理人員需要加強檔案管理的宣傳工作，與施工人員、監理人員進行充分的交流，為檔案收集工作奠定基礎。在工程建設階段，由專門的檔案管理人員負責檔案的收集以及整理，與工程的資料員保持聯系，時刻重視工程項目的檔案資料收集，尤其是一些關鍵節點。在工程項目完工之前，針對工程驗收的相關資料也需要進行收集以及整理，從而保障檔案管理工作的順利開展。

除此之外，針對當前的管理工作完善規章制度，也是提升檔案管理意識的重要策略。在規章制度中針對城建檔案管理系統的建立以及管理的問題進行詳細規定，解決當前城市檔案管理系統建設不健全、監管混亂的問題。在城建檔案管理規章制度中需要明確城建檔案建設的主題內容以及監管的主題，保障城建檔案建設的規范性、合法性。除此之外，結合內部的各項規定來進行高效執行，使工作流程得到規范，保證檔案建設能夠嚴格按照規章制度來進行，這對于提升檔案管理工作意識以及強化檔案建設起到了較大的作用。

2.積極培養復合型人才

在檔案收集工作中，專業人才是不可或缺的資源，尤其是在大數據時代作為檔案管理人員需要具有檔案專業知識，熟練操作信息技術。因此，在檔案管理相關部門需要強化復合型人才，結合人才培養計劃來有效地改善當前專業人才不足的問題。一方面檔案管理部門可以借助于互聯網資源對內部人員進行有效的培訓，使得一些具有豐富工作經驗，但是缺乏專業信息技術的人員，能夠不斷地掌握檔案管理信息系統應用的方法。另外一方面檔案管理部門也可以學習發達地區先進檔案的管理模式，派遣內部人員外出學習交流，鼓勵員工進行主動學習，從而培養復合型人才。除此之外，在新時期檔案管理工作發展中，加大年輕人才的引進以及培養，改善當前的人力資源結構，轉變檔案工作人員老齡化的問題。在針對檔案管理人員專業知識以及信息技術培訓之外，檔案管理部門需要注意提升檔案工作人員意識培養，使得檔案管理人員具有較強的責任感以及使命感，認真落實工作要求。

在針對復合型人才進行培養時，不僅需要注重其內在素養，更需要注重其服務態度的改變。檔案管理部門在落實規章制度之后，強化專業人員的綜合素質培訓，更需要注重從業人員服務意識的轉變，結合績效獎勵等多種措施來激發檔案管理人員的服務意識，并且選拔一大批具有高度政治責任心、敏銳性以及愛崗敬業的年輕化人才，從而能夠提升檔案工作人員的服務水平。

3.構建完善的信息化系統

隨著信息技術的不斷進步，城建檔案建立完善的信息化系統是十分必要的。一方面檔案館需要在硬件設施進行改善，結合資金的投入來強化檔案建設、管理、查詢一體化設備的建立，為數字檔案館的建立奠定基礎。另一方面在軟件方面結合數據庫的建設以及軟件的開發來達到檔案館信息化系統建設的要求。在針對軟件進行優化時，需要加大研發的力度，結合大數據時代發展的需求以及城建檔案管理的要求來淘汰大批落伍的管理檔案，并且結合更加科學的軟件來爭取將高科技產品應用于城建檔案管理中。除此之外，在檔案管理內部需要針對當前的電子文檔進行規范，使得紙質文件能夠實現數字化的轉換，提升整體收集工作的高效性。

檔案信息系統的建立需要實現統一的管理以及資源的整合，從而有效地解決城建檔案系統管理分塊分割的問題。為了有效解決信息系統建設中部門各自為政的問題，需要從整體上打破部門的限制，建立檔案統管機制，避免各部門之間的信息分散以及職權交叉，從而整合各部門的資源以及信息，實現檔案統一化建設以及推動檔案管理系統的信息化建設。

四、大數據時代城建檔案管理數字化建設的策略

1.建設的必要性

城建檔案是城市發展的基礎，在城市建設改建以及管理中，都需要城建檔案的支持，因此在大數據時代實現城建檔案管理數字化建設是十分必要的。在傳統的檔案管理工作中，通過紙質、光盤、磁帶等實體方式來進行存儲，但是這些存儲介質信息調取速度慢、效率低、信息整合度較差，無法實現有效的資源共享，導致了城建檔案不同的單位以及部門之間信息較為分散，信息利用率低。

在城市迅速發展的背景下，城建檔案的數量呈現爆發式增長的狀態，對于檔案信息的利用提出了較高的要求。在大數據技術迅速應用的背景下，實現城建檔案管理數字化建設，使得檔案收集管理的方式實現信息化智能化的轉變，可以大大提升檔案的利用率。

2.原始數據準備

城建檔案管理數字化建設可以有效地規范城建檔案各項工作，為其自身的發展制定完善的運行機制，使得城建檔案信息化建設更加規范、高效。城建檔案的收集歸檔整理，是在原始數據的基礎上進行的，由于城建檔案的來源相對較多，在收集能力以及管理水平等因素的限制下，城建檔案歸檔文件不齊全、信息不完整等多項問題，嚴重影響著城建檔案收集工作的創新。因此，只有保證原始數據的準確性才能夠開展其他的工作。作為檔案管理人員，在進行信息收集時，需要與其他相關部門進行充分溝通，完善城建檔案的內容，使其原始數據能夠齊全準確。在數據工作開展之前，檔案管理部門需要對工作人員進行資料歸檔培訓，從源頭上來保障檔案建設的質量以及檔案資料的真實性、完整性。

3.數據采集與整理

城建檔案數字化建設中，實現檔案的高效利用，是十分重要的要求。因此重視數據采集以及整理滿足新時代多樣化信息的需求，可以改變當前城建檔案的存儲狀態，并且將傳統的紙質、膠片、音響等多種形態的檔案，結合專業化的技術來轉換為數字信息，實現信息的高效檢索以及管理。

在針對城建檔案的信息進行提取時，需要注重全方位、多角度地挖掘檔案隱性關聯的主題，準確地描述主題，保證檔案實現數字化建設之后，可以進行進一步地加工以及處理。完整的數據采集可以保證數據結果的準確性，借助于大數據技術來實現城建檔案的收集、分析整合以及優化，實現信息的深層次挖掘以及處理。

4.信息安全利用

與其他檔案不同，城建檔案包含著整個城市建設的信息，因此其中涉及到一些保密的信息，在針對城建檔案信息進行利用時，需要保障信息的安全性、保密性。城建檔案在實物保存時期，需要經過一定的審批之后才能夠調取檔案，并且由檔案管理人員調取。因此，整體的利用具有一定的安全保障。但是，在實現城建檔案數字化建設之后，借助于計算機系統來完成審批流程，這就容易被一些違法分子趁機而入，通過非法手段來獲取相應的信息，這導致信息的安全存在著一定的風險。因此，為了保證城建檔案數字化建設之后信息的安全，可以在信息平臺上針對信息的調取、利用設置一定的權限，只有在符合權限要求之后才可以進行，而其他人員則接受不到這些信息。針對信息的調取應當設置相應的要求，保障各流程的節點設置了專門的權限，同時確定一事一件，保障所有的調取人員和具體檔案的調取信息都能在查閱系統中進行追溯，從而保證信息的安全利用。

五、結語

城建檔案展現了城市發展的歷史，為城市未來的發展提供了重要的資料支持，重視城建檔案收集管理工作是非常必要的。在新時期信息技術迅速發展的背景下，大數據計算技術得到了廣泛的應用，對于城建檔案收集工作也提出了較高的要求。通過城建檔案管理的現狀可以得知，存在著嚴重的管理意識不足、專業人才欠缺以及信息化水平較低的問題。大數據技術的數據量大、分析速度快，在城建檔案中應用大數據技術可以有效地解決檔案管理工作中存在的不足。因此，在新時期加大檔案管理意識，重視復合型人才的培養，構建完善的信息化系統可以有效地解決當前檔案管理工作中存在的不足。在大數據時代實現城建檔案管理數字化建設也是十分必要的，需要強化原始數據的準備，重視數據的采集以及整理并重視信息的安全利用。完善城建檔案數字化建設，建立完善的信息系統，結合大數據技術來實現信息的整合，為檔案的高效利用以及城市的快速發展奠定良好的基礎。

參考文獻：

[1]陳 健.怎樣加強城建聲像檔案收集、整理、管理工作為查詢利用服務[J].居舍，2018

[2]李蔚娟.新形勢下對城建檔案征集編研工作創新一體化的思考[J].蘭臺內外，2020

（作者單位：嘉善縣城市建設檔案館）