新時(shí)期從檔案意識(shí)視角來(lái)談高校畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象

蘇全艷

摘 要：對(duì)于高校畢業(yè)生而言，人事檔案是他們?cè)谛＝?jīng)歷和表現(xiàn)的原始記錄，在一定程度上反映了他們的思想道德素質(zhì)、學(xué)習(xí)能力和實(shí)踐能力。然而最近幾年來(lái)，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，尤其互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展衍生出一大批新型職業(yè)，造成人才流動(dòng)頻繁，但是對(duì)于高校畢業(yè)生來(lái)說(shuō)，仍然沒(méi)有意識(shí)到檔案的重要性，畢業(yè)之后往往會(huì)將自己的檔案擱置在學(xué)校或者當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)。新時(shí)期從檔案意識(shí)視角來(lái)解析高校畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象以及解決對(duì)策，從而減少高校畢業(yè)生的這一現(xiàn)象。

關(guān)鍵詞：檔案意識(shí);高校畢業(yè)生;“棄檔”現(xiàn)象

根據(jù)數(shù)據(jù)記載，遺忘轉(zhuǎn)檔的總?cè)藬?shù)高達(dá)60萬(wàn)，而在這60萬(wàn)人中，高校畢業(yè)生是其中的“主力軍”，高校生棄檔的數(shù)量占50%以上，某部分地區(qū)這一概率甚至超70%。

新時(shí)期從檔案意識(shí)視角來(lái)解析高校畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象以及解決對(duì)策，從而減少高校畢業(yè)生的棄檔現(xiàn)象。

一、高校畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象的主要特征

棄檔，指全國(guó)各高校畢業(yè)生不知道檔案在以后工作中所占據(jù)的重要性，所以對(duì)于檔案轉(zhuǎn)遞一事就不放在心上，到了后來(lái)甚至就會(huì)遺忘此事，導(dǎo)致自己的檔案被留在當(dāng)?shù)貙W(xué)校或者是人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。近年來(lái)，隨著改革開(kāi)放的不斷深化，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人才流動(dòng)變得更加活躍，而高校畢業(yè)生檔案意識(shí)仍然薄弱，導(dǎo)致越來(lái)越多的高校畢業(yè)生檔案遺棄在學(xué)校及人才服務(wù)機(jī)構(gòu)等地。

1.棄檔數(shù)量驚人

由全國(guó)人才流動(dòng)中心等機(jī)構(gòu)提供的相關(guān)數(shù)據(jù)可知，“棄檔族”在我國(guó)相當(dāng)常見(jiàn)，其規(guī)模已經(jīng)超過(guò)60萬(wàn)。以成都市人才中心為例，在其代管的全部檔案之中，超過(guò)20%的檔案成了“無(wú)主死檔”，有的甚至原封不動(dòng)地保存了15年以上;在棄檔比例上，武漢市人才市場(chǎng)為30%，吉林省更是達(dá)到了驚人的40%……總之，“棄檔”已發(fā)展成國(guó)內(nèi)的一種普遍現(xiàn)象。

2.高校畢業(yè)生成為“棄檔主力軍”

分析現(xiàn)階段的“棄檔族”可知，棄檔主流主要為高校畢業(yè)生，高校畢業(yè)生踏入社會(huì)之后，自謀職業(yè)已經(jīng)發(fā)展成他們的主流趨勢(shì)，部分暫時(shí)未能找到接收單位的學(xué)生通常會(huì)將個(gè)人檔案寄存在學(xué)校，那些自主創(chuàng)業(yè)的畢業(yè)生更是對(duì)個(gè)人檔案缺乏足夠關(guān)注。由現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定可知，在學(xué)生檔案保存這塊，學(xué)校最多只能保存1～2年，接下來(lái)學(xué)校便會(huì)調(diào)取畢業(yè)生原戶(hù)口所在地信息，并將其檔案寄送出去，交由畢業(yè)生戶(hù)口所在地的公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)繼續(xù)保管。由《央廣新聞》2009年的一份報(bào)道可知，在貴州省人才交流中心代為保管的10多萬(wàn)份人事檔案中，多年處于閑置狀態(tài)的占總數(shù)的2/3，多達(dá)7萬(wàn)份左右，超9成是高校畢業(yè)生檔案。

3.“棄檔”與“重新建檔”不斷攀升

國(guó)內(nèi)相當(dāng)部分城市為了在人才爭(zhēng)奪上搶占先機(jī)，部分企業(yè)出于更好引進(jìn)人才的目的，向高級(jí)人才做出了多項(xiàng)優(yōu)惠承諾，如無(wú)須提供人事檔案，甚至還為人才引進(jìn)重建人事檔案開(kāi)綠燈。雖然采取的“不要人事檔案”的這一做法，在一定程度上減輕了優(yōu)質(zhì)人才的麻煩和顧慮，但不難看出過(guò)去的人事檔案管理模式存在明顯不足，已經(jīng)給人力資源的順利有效開(kāi)放設(shè)置了一定阻礙。由該種情況可知，在城市建設(shè)和發(fā)展中，人才的重要性愈發(fā)凸顯，已發(fā)展成一種關(guān)鍵的戰(zhàn)略資源，人才大戰(zhàn)大有愈演愈烈的趨勢(shì);同時(shí)也反映出了傳統(tǒng)人事檔案制度實(shí)際功能的不斷減弱，甚至使得部分人對(duì)此漠不關(guān)心。

二、高校畢業(yè)生“棄檔”的影響

1.不能為用人單位選拔人才提供參考

人事檔案的重要性不言而喻，是用人單位了解人才并做出選拔決定的關(guān)鍵性依據(jù)。用人單位能夠?qū)ΥM(jìn)對(duì)象的人事檔案進(jìn)行查看和分析，了解其應(yīng)聘環(huán)節(jié)出具的簡(jiǎn)歷等證明材料的真實(shí)情況，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)新員工的全方位和深層次了解。高校畢業(yè)生一旦選擇“棄檔”，便會(huì)讓此類(lèi)了解渠道不復(fù)存在。為做好人事管理工作，一些用人單位不得不為員工打造一個(gè)新的檔案，如此一來(lái)也便導(dǎo)致了“一人多檔”的異常，也加劇了“棄檔”問(wèn)題，長(zhǎng)期的棄檔導(dǎo)致檔案信息不全面，用人單位就不能對(duì)高校畢業(yè)生的檔案信息詳細(xì)了解，不利于企業(yè)選拔人才。

2.對(duì)人事代理機(jī)構(gòu)造成資源浪費(fèi)

就全國(guó)范圍來(lái)看，目前和“主人”失聯(lián)的人事檔案至少60萬(wàn)份，部分檔案在人事代理機(jī)構(gòu)原封不動(dòng)地保存了數(shù)十年之久，帶來(lái)了相當(dāng)程度的資源浪費(fèi)。“棄檔族”放任不管，長(zhǎng)期不問(wèn)，但代理機(jī)構(gòu)卻不能同樣棄之不顧，但是保管成本較高，海量的檔案不但要占用相當(dāng)數(shù)量的庫(kù)房，還需委派專(zhuān)業(yè)人士予以管理，另外還會(huì)使用到諸如保存技術(shù)等其他資源。“棄檔族”一旦有需要選擇“尋檔、補(bǔ)檔”，也勢(shì)必會(huì)讓代理機(jī)構(gòu)的工作壓力大增。

3.對(duì)高校畢業(yè)生自身造成影響

“棄檔”是不可取的，會(huì)給畢業(yè)生的就業(yè)、學(xué)習(xí)以及生活帶來(lái)諸多不必要的麻煩，尤其是會(huì)影響到畢業(yè)生的正常就業(yè)。比如有的高校畢業(yè)生認(rèn)為檔案暫緩就業(yè)存放學(xué)校或者將檔案轉(zhuǎn)遞回生源地的公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，就認(rèn)為放入了“保險(xiǎn)柜”，就不在關(guān)心檔案，更不會(huì)去及時(shí)更新補(bǔ)充檔案，比如新取得的學(xué)歷、勞動(dòng)合同等資料未能做到及時(shí)入檔，等到以后工齡計(jì)算，安家落戶(hù)，學(xué)習(xí)深造等涉及檔案的事務(wù)時(shí)，便難以發(fā)揮出檔案的證明作用了。

三、從檔案意識(shí)視角分析高校畢業(yè)生棄檔的原因

1.部分用人單位重能力輕檔案是高校畢業(yè)生棄檔的直接原因

隨著社會(huì)上第三產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，對(duì)于人才需求量也越來(lái)越大，在第三產(chǎn)業(yè)中一些職業(yè)的發(fā)展前景也越來(lái)越可觀，因此吸引越來(lái)越多的高校畢業(yè)生選擇這些非國(guó)有制企業(yè)。然而部分私營(yíng)企業(yè)尤其微小型企業(yè)在人才的任用上注重的是員工的工作能力以及給單位帶來(lái)的效益，對(duì)高校畢業(yè)生檔案沒(méi)有硬性指標(biāo)，有的微小型企業(yè)甚至根本不考慮高校畢業(yè)生的檔案。即使對(duì)檔案有規(guī)定的企業(yè)來(lái)說(shuō)，他們也不會(huì)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行信息更新，僅僅只是把學(xué)生的檔案托管在公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，有的甚至將其托管于公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之后就不再過(guò)問(wèn)。這些少數(shù)企業(yè)對(duì)于檔案要求的減弱正是導(dǎo)致高校學(xué)生對(duì)于自己檔案管理不重視的原因之一。

2.檔案管理人員的檔案意識(shí)不到位是高校畢業(yè)生棄檔的間接原因

因人事檔案工作難以產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，加上又會(huì)耗費(fèi)相當(dāng)多的資源，故逐漸淪為配角，所以，很多用人單位出于成本方面的考量拒絕引入更為先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，部分管理者甚至連最基礎(chǔ)的配套設(shè)施都不想配置，也不愿向檔案部門(mén)投入過(guò)多經(jīng)費(fèi)，在此類(lèi)因素的綜合影響之下，人事檔案意識(shí)呈現(xiàn)出普遍偏弱的問(wèn)題。人事檔案工作屬于一種幕后作業(yè)，加之處于配角地位，導(dǎo)致檔案部門(mén)及其負(fù)責(zé)人對(duì)自身職責(zé)缺乏正確認(rèn)知，甚至認(rèn)為該項(xiàng)工作無(wú)足輕重，是一個(gè)隨時(shí)可割舍的機(jī)構(gòu)，所以在思想上未能予以足夠重視，行動(dòng)上自然也會(huì)暴露出諸多問(wèn)題，如檔案信息收集工作進(jìn)展緩慢且不夠全面和深入，檔案轉(zhuǎn)遞也有欠規(guī)范，在很大程度上削弱了人事檔案的有效性，是高校畢業(yè)生棄檔的間接原因。

3.學(xué)校檔案教育的弱化是高校畢業(yè)生棄檔的重要原因

在我國(guó)當(dāng)前的教育背景下，無(wú)論是學(xué)校還是家長(zhǎng)均強(qiáng)調(diào)成績(jī)，而對(duì)檔案教育缺乏足夠關(guān)注。到了大學(xué)，該時(shí)期是學(xué)生時(shí)代形成個(gè)人檔案的一個(gè)關(guān)鍵時(shí)期，然而到了畢業(yè)季，大部分學(xué)校強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)也是學(xué)生對(duì)于自己人生安全之類(lèi)的一些問(wèn)題，對(duì)于學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞一事并不會(huì)著重提醒，有的學(xué)校不強(qiáng)調(diào)，甚至有的學(xué)校還讓學(xué)生自帶檔案，造成口袋檔案，而檔案教育納入高校教育全過(guò)程的更是少之。

4.高校畢業(yè)生自身檔案意識(shí)弱化是高校畢業(yè)生棄檔的根本原因

歸根結(jié)底，導(dǎo)致大量高校學(xué)生在畢業(yè)季“棄檔”的根本原因其實(shí)是學(xué)生自身對(duì)于檔案管理的不重視。一方面由于長(zhǎng)期以來(lái)淡薄的檔案意識(shí)，在校時(shí)，建檔填表格不規(guī)范，文字材料書(shū)寫(xiě)不規(guī)范甚至涂改，個(gè)別信息不真實(shí)，甚至還讓同學(xué)代筆，致使不能為大學(xué)生就業(yè)提供真實(shí)可靠的依據(jù)。另一方面由于社會(huì)、家庭和學(xué)校的多重壓力，畢業(yè)生為了可以盡快入職心儀企業(yè)，忙于各種招聘考試和招聘會(huì)上，從而無(wú)暇顧及自己的檔案問(wèn)題。

四、從提高檔案意識(shí)視角來(lái)解決高校畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象

1.用人單位在重能力的同時(shí)加強(qiáng)檔案意識(shí)

不管用人單位的規(guī)模大小，在對(duì)畢業(yè)生進(jìn)行綜合考察時(shí)，都應(yīng)該將他們的檔案納入條件之內(nèi)，根據(jù)公司條件盡可能的建立相關(guān)部門(mén)對(duì)畢業(yè)生的檔案進(jìn)行管理，對(duì)信息及時(shí)更新。對(duì)于部分沒(méi)有檔案保管權(quán)限的單位，委托公共人才機(jī)構(gòu)管理檔案的，應(yīng)根據(jù)工作情況隨時(shí)更新檔案材料，不要把檔案棄之與公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。這樣一來(lái)，用人企業(yè)對(duì)于學(xué)生檔案的要求加強(qiáng)，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，畢業(yè)生的檔案意識(shí)也會(huì)隨之增強(qiáng)。

2.努力提高檔案管理部門(mén)的檔案管理意識(shí)和觀念

檔案工作者應(yīng)當(dāng)具備足夠的檔案意識(shí)，是整個(gè)檔案意識(shí)體系的關(guān)鍵組成部分，這會(huì)給檔案工作帶來(lái)尤為關(guān)鍵的影響，同時(shí)也會(huì)在某種程度上影響其他社會(huì)成員的檔案意識(shí)。所以，有必要以檔案人員為對(duì)象，重點(diǎn)培育和強(qiáng)化該群體的檔案意識(shí)，從而幫助他們更好地應(yīng)對(duì)檔案工作中的各種挑戰(zhàn)。首先，應(yīng)當(dāng)對(duì)有關(guān)管理人員的檔案意識(shí)予以進(jìn)一步強(qiáng)化，因?yàn)樗麄兩砩嫌兄喈?dāng)大的影響力，可向下屬施加直接影響，加深其關(guān)于檔案工作的認(rèn)知，尤其是明確該項(xiàng)工作的重要性，如若不然，人事檔案工作便會(huì)處處受阻，難以為繼。所以，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要認(rèn)真學(xué)習(xí)和踐行中央下達(dá)的有關(guān)規(guī)定，高度關(guān)注人事檔案工作，為該項(xiàng)工作的正常進(jìn)行提供足夠支持，如此能夠有效降低“棄檔”的發(fā)生率。其次，檔案工作人員也要在思想層面上高度關(guān)注和認(rèn)真對(duì)待人事檔案管理的相關(guān)工作，確保人事檔案具有足夠的真實(shí)性及完整性，嚴(yán)格遵循有關(guān)法律，做好檔案管理的相關(guān)事務(wù)，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)認(rèn)真、完整地收集和整理好檔案材料，確保檔案能夠在實(shí)際中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，同時(shí)也有利于進(jìn)一步減少“棄檔”現(xiàn)象。

3.學(xué)校把檔案教育納入高校教育全過(guò)程

把檔案教育納入高校教育全過(guò)程以此來(lái)強(qiáng)化學(xué)生檔案意識(shí)，從而解決高校畢業(yè)生棄檔現(xiàn)象，即入學(xué)時(shí)檔案教育、在校期間的檔案教育以及畢業(yè)時(shí)檔案教育三個(gè)階段。

（1）在新生入學(xué)教育中加入檔案知識(shí)的專(zhuān)題教育。大學(xué)生剛踏入大學(xué)校門(mén)時(shí)，及時(shí)收集大學(xué)生中學(xué)階段的檔案材料并及時(shí)整理歸檔。可以在進(jìn)入大學(xué)的新學(xué)期開(kāi)始就舉辦專(zhuān)門(mén)的講座，給學(xué)生們傳輸檔案管理的相關(guān)知識(shí)，讓他們對(duì)于檔案內(nèi)容有一個(gè)基本了解，并且要培養(yǎng)他們對(duì)于檔案的重視性。重視中學(xué)階段的原始材料有沒(méi)有及時(shí)上交，以及后期在校期間的材料要認(rèn)真填寫(xiě)及完善。

（2）在校期間的檔案教育。高校利用宣傳欄、校園廣播臺(tái)、校園網(wǎng)向?qū)W生介紹學(xué)生檔案的重要性，讓學(xué)生充分學(xué)習(xí)到檔案在自己的學(xué)習(xí)、生活、就業(yè)等方面發(fā)揮的不同作用，提高他們對(duì)于檔案的注重程度，同時(shí)不斷充實(shí)那些可以反映畢業(yè)生專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的關(guān)鍵信息，豐富學(xué)生檔案內(nèi)涵，提升檔案利用價(jià)值。

（3）學(xué)生畢業(yè)時(shí)，及時(shí)開(kāi)展就業(yè)指導(dǎo)課進(jìn)行檔案教育。在畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)，加大就業(yè)指導(dǎo)，通過(guò)舉辦講座、開(kāi)班會(huì)、印發(fā)宣傳冊(cè)等，讓畢業(yè)生認(rèn)識(shí)到成功獲聘固然關(guān)鍵，如何讓用人單位更為及時(shí)和全面地了解自己的個(gè)人能力也是極為關(guān)鍵的。在就業(yè)指導(dǎo)工作中，高校需要高度關(guān)注檔案這一塊，圍繞相關(guān)內(nèi)容予以有效指導(dǎo)，加深畢業(yè)生關(guān)于檔案的認(rèn)知和重視程度，知曉檔案轉(zhuǎn)遞和存放的一般操作流程，方便他們的后續(xù)保管和調(diào)用。

4.強(qiáng)化學(xué)生的主體地位，增強(qiáng)檔案的歸屬感

由于檔案不明確的主體地位，使畢業(yè)生對(duì)自身檔案的認(rèn)識(shí)不足而重視不夠。畢業(yè)生檔案是反映高校生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的原始載體，是真實(shí)、客觀、完整的重要資料，其主體地位為高校畢業(yè)生。因此，對(duì)于畢業(yè)生檔案管理，應(yīng)明確規(guī)定，雖然檔案只能根據(jù)學(xué)生個(gè)人在學(xué)習(xí)過(guò)程中的行為進(jìn)行譜寫(xiě)，但其主體地位是不可動(dòng)搖的，通過(guò)明確畢業(yè)生對(duì)于檔案的主體地位，增強(qiáng)畢業(yè)生對(duì)檔案的歸屬感和意義。

（1）提高大學(xué)生自身對(duì)檔案的認(rèn)知程度。大學(xué)生應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)知檔案的價(jià)值，關(guān)注個(gè)人的檔案，明白檔案是對(duì)自己在校表現(xiàn)進(jìn)行記錄，是一個(gè)向用人單位提供自我信息的過(guò)程，讓學(xué)生能夠在學(xué)校期間不斷提高自己，完善自我，在檔案記錄中展現(xiàn)最完美的自我。

（2）在建檔中，大學(xué)生要重視檔案材料的填寫(xiě)，及時(shí)保存和上交檔案材料。檔案是關(guān)于個(gè)人一些重要經(jīng)歷的記錄，形成之后便不能更改，所以在檔案建檔期間，學(xué)生務(wù)必要給予足夠重視，做到嚴(yán)肅對(duì)待，如填寫(xiě)相關(guān)信息的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)使用黑色墨水筆等不易褪色的筆進(jìn)行規(guī)范填寫(xiě)，字跡不可潦草，認(rèn)真核對(duì)所填信息，不隨意涂改。大學(xué)生要及時(shí)保存和上交檔案材料，不要臨近畢業(yè)匆忙完成歸檔，對(duì)于提前簽約且需要接受政審的那一類(lèi)畢業(yè)生來(lái)說(shuō)，及時(shí)歸檔非常重要。

（3）畢業(yè)生要了解檔案轉(zhuǎn)遞的程序和保管的途徑，及時(shí)查詢(xún)檔案的去向。2015年6月25日，在教育部門(mén)、人力資源部門(mén)、國(guó)家郵政局辦公室三方聯(lián)合發(fā)行的《關(guān)于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞有關(guān)事項(xiàng)的通知》（教學(xué)廳函〔2015〕39號(hào)）文件中明確指出：高校畢業(yè)生檔案可通過(guò)郵政機(jī)要通信、郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞或派專(zhuān)人轉(zhuǎn)遞這三種渠道相結(jié)合的轉(zhuǎn)遞方式，使高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞相對(duì)便捷也安全。學(xué)校根據(jù)畢業(yè)生的就業(yè)情況把檔案相對(duì)應(yīng)的轉(zhuǎn)遞到考研學(xué)校，考取的機(jī)關(guān)事業(yè)單位、簽約單位，以及生源地的公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，畢業(yè)生根據(jù)自己的就業(yè)情況及時(shí)查詢(xún)檔案去向。對(duì)于簽約沒(méi)有檔案保管權(quán)限的中小微型企業(yè)，畢業(yè)生要及時(shí)與簽約單位協(xié)商，把檔案托管到有檔案保管權(quán)限的公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，以防放置在單位丟失。

綜上所述，只有用人單位在重能力的同時(shí)并加強(qiáng)檔案意識(shí)，檔案管理部門(mén)努力提高檔案管理意識(shí)和觀念，同時(shí)學(xué)校把檔案教育納入高校教育全過(guò)程以及強(qiáng)化學(xué)生主體地位，增強(qiáng)高校畢業(yè)生的檔案的歸屬感，才能真正有效地減少高校畢業(yè)生的“棄檔”現(xiàn)象。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭小青.關(guān)于高校畢業(yè)生“棄檔”問(wèn)題的思考[J].內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2013

[2]唐 晶，劉佳親.高校畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象探究[J].黑龍江教育（高教研究與評(píng)估），2018

[3]張紅博.從流動(dòng)人員的“棄檔”現(xiàn)象看我國(guó)人事檔案管理改革[D].蘇州：蘇州大學(xué)，2011

[4]李 蘭.談高校畢業(yè)生檔案管理工作之我見(jiàn)[J].魅力中國(guó)，2013

[5]肖永紅.關(guān)于大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”問(wèn)題的管理對(duì)策探討[J].武漢紡織大學(xué)學(xué)報(bào)，2017

（作者單位：山東省臨沂市蘭陵縣人力資源和社會(huì)保障局）