信息化時代檔案管理模式的變化研究

周玉華

摘 要：信息化時代快速發展，使傳統檔案管理模式面對巨大的挑戰，在傳統的檔案管理模式中存在著和實際工作不相匹配的問題。傳統檔案管理過程中長時間將管理人員和檔案資源作為中心，需要檔案管理人員手工對檔案進行管理。單位投入的人、財、物與檔案管理的產出成效相差較遠，檔案資源不能實現最大化利用。信息化時代發展中，信息技術的高效性、集成性以及科學性為檔案管理模式的變化提供可行的方式。所以，在當前的信息化時代背景下，改變傳統檔案管理模式、提升檔案管理工作效率及質量是檔案管理工作的必然要求，同時也是本文的研究重點。

關鍵詞：信息化;檔案管理;模式

檔案是一種人類社會發展不能缺少的信息資源，它可以用文字、聲音或者圖像對個人、國家機構、各種組織、企事業單位的行為進行記錄，所以相關機構逐漸重視對檔案的管理工作。隨著信息技術發展，影響著檔案管理的各個要素都發生非常大的變化，檔案信息來源渠道不斷擴大，服務對象變得多層次，并且服務內容也呈現更加復雜化，方式更加便捷化，這些都是在當前信息化時代下檔案管理模式上呈現的變化，傳統檔案管理模式應該順應信息化時代的發展不斷變化，才能夠更好地適應現代化發展需求。

一、信息化時代檔案管理模式變化的必要性

1.公民主人翁意識增強

隨著我國全面推進政務公開，打造陽光政府，人民主人翁意識不斷增強，其參政議政的意識也在不斷提升。因此，傳統檔案管理模式已經不能夠滿足公民的需求，公民有權利了解各單位以及各部門的職能運轉情況。這樣不但能夠對人民的權利進行保障，同時也在一定程度上宣傳了國家的各項政策精神。

2.檔案客戶群體的變化

當前檔案客戶群體變得更加廣泛化、社會化以及多元化、開放化。用戶對檔案部門的專業性要求有所提升，在當前信息化時代背景下，檔案用戶能夠從網絡上直接獲得數量龐大的信息，但是其中摻雜著非常多且無用的信息，影響用戶對檔案的特殊需求。所以，檔案用戶不能快速、便捷、準確無誤地搜集自己想要獲取的信息。

3.網絡環境影響檔案管理模式的變化

在信息化時代環境影響下，互聯網逐漸成為人們在生活和工作中不可缺少的部分。作為一種新型的傳播媒介，網絡對信息的傳播速度更快、溝通更便捷。現在網絡環境的大發展為信息化時代檔案管理模式的變化提供了良好機會。

4.檔案管理工作的復雜性

隨著信息化時代的發展，檔案管理工作涉及的領域逐漸擴大，工作內容也變得更加豐富，檔案的保管方式更為科學，這些工作的實質性變化影響著檔案管理人員。檔案管理部門需要摒棄之前傳統的檔案管理模式，保留優點改掉缺點，提升自身檔案管理專業技術，并且還需要創新檔案管理模式。

5.檔案管理中存在的問題

長期以來檔案管理工作中存在著諸多問題，其中信息技術水平較低、開放程度不高、利用率水平較低等，無法最大程度地發揮檔案信息功能及其作用。

二、信息化時代檔案管理模式

1.采用內網建立電子檔案管理部門

內部局域網的出現使檔案管理出現較大的變化，能夠在網絡上對電子文件檔案進行管理，檔案管理部門能夠在單位的局域網中建立起自己部門網頁，之后和檔案管理系統相鏈接就能夠為有關人員提供自助的檔案信息查閱服務。此外，電子檔案管理系統能夠使單位各部門之間的合作力度增強，不容置疑的是，電子檔案管理系統已經成為當前人們在網絡上對資源進行檢索時不可缺少的工具。

2.檔案搜集由人工轉變為自助上傳

信息化時代下檔案管理中的電子檔案和傳統的紙質版檔案不同，只需要經過對資料下載并且向系統輸入就能夠完成收集，采用這種便捷的方式能夠將檔案收集變得更為簡便，只需要在局域網中設定一個專門的電子檔案輸入窗口，系統就能夠自動完成原本需要人工進行審閱的檔案管理工作，這樣相關的檔案資料就可以及時歸入到庫中并且分門別類地歸入到資料館中。在傳統檔案管理模式中，相關管理部門通常采用原件或者復印件的方式完成信息的展覽工作，這種管理模式下存在諸多不足，所以在信息化時代下傳統檔案管理模式需要被替代。當前社會信息每時每刻都在變化，運用信息化檔案管理模式能夠幫助人們及時了解國家政策、部門規章等有關信息，方便了人們的生活和工作。

3.檔案管理模式變化

信息化時代，運用信息技術對傳統檔案管理模式進行創新的同時，需要注意是否能夠和社會建設的需求相符，對檔案文件進行公開公示的時候工作人員應該有分類展示意識，檔案管理模式的變化以板塊信息展示為例進行分析：在對科技信息進行展示過程中，電子檔案能夠幫助單位收集先進技術的信息;在對經濟信息進行展示過程中，電子檔案能夠幫助搜集產業結構調整的檔案信息;對銷售市場資料進行展示過程中，電子檔案能夠搜集有關提升銷售的檔案信息;對單位的法律資料進行展示過程中，電子檔案能夠自動屏蔽涉及單位機密的檔案，有助于單位維護自身權利。電子檔案管理模式的變化依賴于現在先進的信息技術發展，與傳統的檔案管理模式大有不同。

4.健全檔案的信息化模式

檔案管理信息化主要是檔案數字化及檔案網絡建設兩大部分組成。新型檔案信息材料的收集、整理、保存及鑒定、利用等需要采用先進科學技術理論及手段加以解決。國家檔案管理部門在檔案數字化發展中有著一定的規定，按照相關要求，國內的圖文影像開發及利用先進技術相結合，采用數字存儲、身份驗證、圖文壓縮和處理以及高速電子掃描等多種技術，創新研究開發出一套含有掃描錄入、檢索、電子存儲、查詢和管理等多功能為一體的電子檔案管理系統，這樣能夠使現代化的檔案管理向著數字化檔案管理邁進。同時，因為電子檔案的產生，檔案管理部門直接從傳統檔案管理的管理模式中跳出來，形成當前電子檔案和紙質檔案并存的模式。目前的電子檔案管理工作中依然存在著一定的問題和風險，這是因為電子檔案自身特點以及在信息技術發展過程中依然存在技術上的難題所導致的。所以，我國對于那些需要永久保存的圖文電子檔案規定必須轉化成紙質的檔案文件或者是縮微品等能夠長期進行保存的文件形式，并進行存檔管理。所以，在信息化時代下檔案管理工作需要做好電子檔案的管理，并且應該重視對紙質文件等檔案的管理工作，這樣能夠促使檔案信息化模式發展更為健全。

三、信息化時代檔案管理模式的變化

1.檔案的保存

信息化影響著對檔案的記錄，從紙質模式轉變成為電子形式，同時也影響著對信息的記錄和傳播，變得更加便捷，使社會發展過程中獲得及需要的信息量大幅度增長，因此傳統檔案管理模式已經不能適應新時代的發展。

傳統的檔案管理工作中更為重要的是檔案管理人員、檔案管理設備等。在信息化時代，對檔案管理的重點向著對電子文檔的保存進行轉變。在開展檔案管理工作的過程中，不僅需要重視對紙質文件檔案的收集保存，同時還需要對電子檔案存儲量及設備的更新換代進行考慮。信息化的檔案管理模式下，可以對所有電子格式的文檔進行保存，并且也有一定能力將所有的紙質文件轉換成為電子文件，從而提升檔案檢索能力及有效減少存儲占用的空間。

傳統檔案管理模式下更加重視對檔案實體的保護，電子檔案的出現只需要定期將檔案信息從服務器中轉存至光盤或者磁帶中，從而能夠作為長期的保存。但是，網絡具有一定的不安全性，雖然能夠采用多種多樣的技術方法對網絡的安全起到一定的保證，但是從客觀上來講，所有的網絡都不是萬全設施，也會發生信息丟失或者失真的情況，這樣會影響檔案信息保存的安全性。如果對數據建立起相應的備份，即便是出現檔案丟失或者是失真的情況，也能夠做到臨危不亂，只要采用備份文件對信息進行恢復，就能夠對丟失或者失真的信息進行還原。

2.檔案的收集

傳統的檔案管理模式下，檔案工作人員通常是在組織機構形成決議文件之后進行檔案的收集整理。信息化時代，如果檔案工作人員不能積極參與到文件收集及保管過程中，文件極有可能不存在或者不能進行鑒定、保存及利用。如果檔案管理人員不能進入到單位的信息集成系統中，就很難了解并掌握單位信息的核心部分，甚至無法接收到相關檔案。每時每刻都在產生的電子文件、電子信息影響著單位檔案管理人員的工作，他們不能一直等到檔案形成之后開展歸檔，所以工作人員需要在電子文件產生的源頭就開展檔案管理工作。對國家相關的文件進行參照從而制訂出本單位的《電子文件管理辦法》，向單位信息集成系統的編制人員申請在進行系統設計和運行的過程中能夠加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存和利用等與檔案管理相關的內容。

檔案管理工作人員需要在專業人員的指導下掌握專門的檔案信息接收管理平臺，應該懂得怎樣對檔案信息資源的有效性、可靠性和實效性進行控制和維護，了解接收電子檔案信息的方法。此時，單位中的檔案保管不再僅限于卷、盒和柜體等設備，大多數的單位檔案信息經過檔案人員鑒定歸檔之后將納入“虛擬庫房”中進行存儲。

3.檔案管理模式

檔案內容從傳統形式變成電子形式之后，在保密、節約、分類和檢索上發生的變化較大。傳統檔案通常需要在案卷上對保密的級別進行標記，并且按照相應的保密級別分類進行管理。采用保密做法主要是為了對檔案實體加以控制，這樣能夠保證檔案實體不容易被復印、拍攝和盜取。而電子檔案的保密管理僅采用簡單的標記保密并不能解決其保密問題，需要在符合國家信息保密規范的基礎上建立其相關的信息系統支撐。電子檔案信息系統自身安全性應該是非常高的，對于采用電子形式進行保存的檔案，應該嚴格按照不同保密級別、不同種類，對開放的人群進行區分。

傳統的檔案管理模式需要借閱手續和歸還手續，而對于電子檔案來講，文檔正本和復制版本之間并沒有什么區別，不管是復制、借閱多少次都不會對檔案的原始性產生影響，不會發生一個人將檔案正本借走之后，該檔案就不在檔案管理范圍之內的現象。因此，在電子檔案管理中就不需要存在借閱和歸還的工作內容。

傳統檔案管理模式中分類和檢索不能分離，對檔案進行分門別類主要就是為了能夠提升檔案檢索的效率。在電子檔案管理模式中分類和檢索之間并沒有任何的關系，檔案分類更多是為了能夠更大程度地利用檔案中的信息，如果單純只是為了檢索檔案，則不需要對檔案進行分類處理，只需要將檔案的關鍵詞輸入計算機就能夠將相關的檔案文件檢索出來。

4.檔案利用方式

檔案對于人類社會發展的作用，就是對歷史情況進行記錄、提供證據參考等，實體檔案能夠提供這樣的功能，電子檔案也是如此。但是，在利用方式上傳統檔案管理模式和電子檔案管理模式出現本質上的變化。傳統檔案管理模式中，一旦要給人們提供檔案證據的時候，需要將檔案進行復印，并且將復印件給借閱者，但是復印件和原件畢竟不是相同的，非常容易進行辨別，可法律規定通常只有檔案原件才能夠充當最根本的證據。電子檔案就不一樣了，原件及復印件兩者并沒有什么區別。缺少數字簽字的電子檔案復印件根本不能鑒定真偽。因此，各個單位應該有數字認證系統，能夠保證提供的所有檔案都經過了提供方私鑰和接受方公鑰的雙重加密，這樣能夠保證提供的證據都具有不能隨意涂改的性質，并且想要讀取其中的內容只有正確的接受方才可以。

與傳統的檔案相比，單位中提供電子檔案的參考資料非常方便。傳統檔案管理模式下，單位檔案部門需要提供查閱者復印件作為相應的參考，對于在保密上有級別要求的檔案，查閱者需要在固定的時間段內將復印件送回至原單位進行銷毀。電子檔案的復制相比于傳統檔案的復印件就更加便捷。電子檔案不能像傳統檔案一樣被確認銷毀，但是對控制性卻非常方便。在數字認證技術及文件期限的設置幫助下，能夠保證復制的檔案內容已經被接受方閱讀，同時也能夠保證復制的檔案只能夠在固定的期限內閱讀，完全不用考慮對復制件的回收、銷毀問題。

與傳統的檔案相比，電子檔案最大優勢就是對檔案的知識利用。傳統檔案信息非常的分散，并且其中的關聯性非常差，在對信息進行綜合分析統計過程中存在較大的困難，更不用提將信息匯集形成更有作用的知識，對社會實踐活動進行指導了。電子檔案如果能夠按照一定的標準格式進行排列，就能夠分解成眾多信息，就能夠在各個范圍及層次中進行分析和統計，也能夠從中發掘出具有規律性深層次的知識。

四、結語

信息技術發展促使信息化時代的發展，新技術帶來的變革影響著人們對信息的接收，其速度和質量產生較大幅度地提升。檔案資料是一種特殊信息，檔案管理工作應該適應時代的發展，建設更具信息化。相比傳統檔案管理模式，信息化的檔案管理模式中檔案收集更加省時省力、檔案的保存安全性更高、檔案的管理模式更加信息化、檔案的利用更加多元化，這些變化的出現都印證著信息化對人們工作生活方方面面的影響，檔案管理模式也應該隨著時代變化而變化。

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（作者單位：中共白城市委黨校）