大數據背景下人才服務促進中心檔案管理工作改革思考分析

張忠鵬

摘 要：文章以全面實現檔案管理改革為目標，分析大數據背景下人才服務促進中心檔案管理改革的實施。探討檔案管理改革的必要性與落實現狀，總結大數據環境下檔案管理改革的方向，為今后檔案管理工作創新明確目標。提出了不斷完善檔案管理制度、確立檔案管理改革目標、完善檔案管理程序深入檔案數字化建設四點建議，完善檔案管理改革方案，旨在提高檔案管理信息化建設水平。

關鍵詞：大數據;人才服務中心;檔案管理;云計算;改革

人才服務促進中心檔案管理的作用是幫助用人單位獲取準確且完整的檔案信息，日常管理工作要保證規范性，將檔案管理中存在的問題解決，有效提升檔案管理效率。在大數據背景下人才服務促進中心檔案管理需要進行改革，借助信息服務技術有效處理多樣化檔案數據，使檔案管理與數據利用的效率得到提升。現如今，檔案管理和“數字化”“智能化”關聯更加緊密，為檔案管理大數據建設與創新明確了方向。實際上，在實現檔案管理改革過程中人才服務促進中心對大數據的應用還存在一些疑問，需要在實踐改革中加以解決。

一、大數據背景下的檔案管理必要性

近年來，隨著人才服務促進中心進入到大數據時代，內部管理工作逐漸實現了轉型，尤其是檔案管理開始深入檔案資源數字化建設、創新檔案管理方式，為今后檔案相關工作的信息化轉型指出了更加明確的方向。數字化檔案作為全新的檔案管理形式，在原有檔案管理模式的基礎上逐漸實現了自動化管理。當然這離不開大數據的支持，管理者思維模式也逐漸發生了變化，在現代化大數據技術廣泛普及的當下是一項非常重要的舉措。

二、人事檔案管理數據化轉型現狀

1.大數據在檔案管理中的認知

在大數據時代下檔案管理面臨全新的要求與規定，原有對于檔案管理模式的認知也必須要發生變化，這是現階段人才服務促進中心需要重點克服的問題。一方面作為基層管理人員要在新環境下積極轉變自己的思維，重視檔案管理中大數據的應用，正確了解人才服務促進中心檔案管理的任務。除了保存檔案之外，還需要在檔案接收、整理等方面配備人手、引進設備與技術、定期檢查檔案管理硬件設備，以免出現老化、配備不齊全等問題。另外，所有負責檔案管理的工作人員必須接受培訓，掌握數字化檔案管理知識及其專業技能，優化檔案管理條件，促進檔案管理創新。

2.人檔分離問題

總結檔案管理的數據化轉型與創新現狀，發現解決人檔分離問題十分必要，直接關系到人事檔案管理效率與作用的體現。現階段，大學生畢業離校之后的個人檔案會在人才服務促進中心中進行保管，如果畢業生工作不穩定，或者工作崗位調換比較頻繁，難免出現檔案擱置的現象，長此以往便會導致人檔分離。該問題不僅會浪費人才服務促進中心的資源，還會增加閑置檔案管理工作量，管理人員不能定期更新檔案信息，后期查找與處理也會比較困難。

3.檔案管理方法的創新

大數據背景下檔案管理朝著數字化方向不斷轉型，云計算、大數據技術等也開始在檔案管理的各項工作中得到體現，一方面可以更加快速、高效地查找利用檔案，另一方面人才服務促進中心檔案管理更加便捷。但是在管理模式方面，數據化管理的方法有時會因為經費、人才等因素的限制，使檔案管理數字化建設受阻。

4.檔案管理人員不足

人才服務促進中心檔案管理對人才要求比較嚴格，無論是檔案管理部門還是其他管理人員，都要保證規范工作，而且每個工作崗位要配備專門人員。但實際上人才服務促進中心檔案數量較多，無法保證每個工作崗位都有充足的管理人員，而且一些檔案管理人員并不是專業出身，沒有經過系統、專業的學習，使檔案管理實現數據化時各項現代化技術、技能的應用效果沒有完全得到發揮，降低了檔案管理效率。

檔案管理人才培養方面，可能會因為掌握大數據技術的人才數量不足也會直接影響到檔案管理創新與數字化管理目標的實現，無法完全普及大數據技術，導致檔案管理與實際需求不符。

三、大數據背景下人才服務中心檔案管理工作改革方向

1.需要開辟檔案管理新的切入點

（1）建立全局觀

檔案數據管理在大數據背景下需要建立全局觀，這是檔案部門負責各項檔案數據管理的必要前提。首先，檔案管理部門應該與其他部門合作，搭建協調治理體系。實施檔案管理中的數據治理要以整體布局為基礎，利用各部門之間的協同合作帶動檔案管理創新，也可以加速實現檔案管理在大數據環境下的轉型。其次，檔案部門按照大數據的管理要求重新認識檔案資產與數據資產價值，明確檔案數據生產要素的重要性，采集檔案管理所必需的數據要素，而且要注重數據要素流動過程的開放共享、安全保護等。另外，大數據背景下檔案數據既可以作為管理業務產生的要素，又是人才服務促進中心業務開展的基礎條件，為業務發展提供必需的生產力，這是創新檔案管理的重要著手點。

（2）大數據融合

基于大數據背景下樹立融入觀念，其核心在于大數據技術、理念納入思維的延續，檔案管理本身可直接作為一個整體歸納到人才服務促進中心業務信息化范疇，所有檔案管理活動與其余數據管理活動之間彼此影響，不斷開辟新的發展路徑，實現檔案管理和數據管理的深入融合。檔案管理人員樹立融入視角，必須全面了解檔案數據管理新的發展需求，由檔案部門與數據管理部門展開密切合作，使人才服務促進中心的各部門都可以作為檔案管理主體，確定其在檔案管理工作中需要承擔的職責，積極適應大數據環境趨勢，帶動其他管理工作朝著數據化方向發展，使檔案數據治理逐漸具有“生態化”特點，實現可持續發展目標。

（3）檔案管理生態發展

檔案管理人員樹立生態視角，根本在于共同體意識。大數據促使檔案管理模式創新，而且管理內容更加多元化。人才服務促進中心在檔案管理方面，管理主體增多，逐漸形成了動態結構生態化管理系統。檔案數據形成、管理、利用等各方主體都可以建立檔案服務與合作關系，實現大數據背景下的檔案管理生態發展。

2.建議豐富檔案管理職能

（1）明確檔案部門權責

第一，立足于長遠發展規劃，檔案管理按照大數據要求必須要實現信息共享，但是共享信息系統的建設可能會面臨安全性問題。應以檔案數據管理為目標更加積極主動地參與其中，探索更加科學、有效的檔案管理創新途徑。第二，創新電子檔案管理團隊。要在原有管理隊伍基礎上進行升級，根據國家出臺的檔案管理文件與政策，搭建電子檔案管理隊伍，解決檔案管理復雜性問題。第三，檔案管理部門應發揮政策導向作用，可以和圖博機構合作實現檔案數據的共同治理。第四，基層檔案管理部門要確定崗位職責，根據內容管理要求分為非結構化檔案數據、歷史檔案數據、憑證性檔案數據，要加強檔案管理專業性與規范性。第五，檔案部門可以構建合作數據管理小組，開展基層檔案管理時，設置專門的檔案數據管理隊伍。在其他各個機構與部門中選擇管理者，如數據管理部門、業務處、IT部門等。在檔案管理實踐中探索檔案數據管理對話機制，滿足大數據下對檔案管理的要求。

（2）完善檔案管理制度規范

應樹立大數據理念，無論是宏觀還是微觀，都要有完善的制度規范。要符合國家與人才服務促進中心提出的檔案數據管理整體發展要求，在大數據背景下實現檔案數據共享。

（3）檔案管理成熟度模型與評估的應用

在檔案管理中應用成熟度模型對于檔案數據管理是一種全新的方法，尤其可以在電子檔案文件管理、人才服務促進中心檔案數據儲存等業務中發揮作用，憑借成熟度模型和數字保存能力成熟度模型創新檔案管理模式與方法。成熟度模型還具有評估功能，采用科學有效的評價辦法，創建完善的數據管理能力評估體系結構，使檔案數據管理更具有數字化、信息化特性。

四、基于大數據的人才服務中心檔案管理改革策略

1.不斷完善檔案管理制度

大數據推動檔案管理的不斷發展，人才服務促進中心需要樹立統籌兼顧意識，正確認知檔案管理的改革方向與需求，全方位把握改革過程中可能面臨的新問題。為此，現有檔案管理政策與制度需要不斷完善，根據檔案管理中存在的不足從多個層面切入進行優化，在制度規范中補充檔案管理最新法規內容，使檔案管理要求、內容等能夠實時動態性更新，而且還可以體現出實效性與規范性，帶動檔案管理在創新與改革的進程中不斷實現法治化，也可以在人才服務促進中心營造大數據檔案管理的良好環境，為管理工作提供規范性的制度指導。

另外，遵循實事求是根本原則，檔案管理期間出現的問題應該進行針對性分析，參考的檔案管理政策也應該保證系統性和有效性，在管理制度規范下使人才服務促進中心檔案管理更加深入，營造有利于管理工作開展的外部環境。這就體現出管理人員樹立全局觀念的重要性，通過發展目光正確看待人才服務促進中心的檔案管理，著手實施檔案數字化建設，在檔案管理設備、基礎設施等方面增加投入，全面實現大數據在檔案管理各項工作中的滲透，推動人才服務促進中心管理信息化與數字化建設。

2.確立檔案管理改革目標

首先，人才服務促進中心管理的改革工作在檔案管理方面需要全面了解最新法規政策，掌握改革方向與根本內容。首先，要遵循與時俱進原則，改變傳統的管理理念，在檔案管理全過程中強調“以人為本”，檔案管理層次得到提升。具體實施需要結合戰略發展目標與根本方向，根據大數據環境發展要求調整檔案管理方向，加強管理工作的合理性與清晰性，而且要與現階段檔案管理要求一致，使檔案管理工作的實施可以得到指導。其次，實時觀察檔案管理開展進度與現狀，發現問題之后要馬上處理，保證檔案管理目標在實踐中更加深化，檔案管理的細節部分得到關注，也可以解決大數據背景下檔案管理的重難點問題。

3.完善檔案管理程序

檔案規范化、信息化管理必須嚴格按照既定流程展開，開始實施檔案管理改革之前要制訂統一的規劃、明確改革實施重難點，根據要求完善檔案管理程序，滲透大數據理念，分別制訂層次性的檔案管理目標，檔案管理內容需要加以整合，更加全面地開展檔案管理創新。另外，人才服務促進中心檔案管理信息化建設務必要認識到檔案信息安全保護的重要性，按照紙質檔案與電子檔案的管理要求，進一步加強安全管理。

制訂的檔案管理程序與制度中，檔案數據安全防護內容比較廣泛，如不同類型紙質檔案資料的保管、外接登記、檔案數據審核等，在整理、儲存之后需要最大限度加強檔案信息的完整性。除此之外，在大數據環境下人才服務促進中心檔案逐漸實現了向電子檔案的轉型，應用各項先進技術手段可以加強電子檔案數據的安全性，以免檔案管理系統受到計算機病毒、不法黑客的惡意攻擊。

4.深入推進檔案數字化建設

檔案管理為了適應大數據發展趨勢，改革期間需要加快信息化建設。人才服務促進中心在總結客觀發展規律之后，明確檔案信息化建設的切入點與內容，結合檔案管理實施情況，制訂檔案信息化建設方案，為今后檔案管理明確新的方向，還可以有效提高現有檔案資源利用率。建議將重點放在檔案資源的開發與利用上，樹立信息化建設目標與方向，建設在線檔案資源共享平臺，而且要有檔案信息共享機制作為輔助，憑借大數據、信息技術等優勢全面實現檔案資源共享。除此之外，人才服務促進中心應用大數據技術、云計算等全面打破原有技術局限性，為檔案信息管理系統賦予統一性，推動檔案資源開發、利用、共享等各項工作的深入進行，既能夠實現檔案資源共享，又可以提高檔案信息的利用率，使檔案信息化建設更具有層次性。

在檔案信息化建設期間，不能忽略數字化建設的重要性，人才服務促進中心可以全面普及掃描、存儲與構建數據庫等各項技術，發揮信息化與數字化技術的作用，創新檔案分類、管理、儲存、檢索形式，實現大數據和檔案管理的深入融合。

五、結束語

綜上所述，大數據環境下對檔案管理提出新要求，人才服務促進中心為了實現檔案管理的全面轉型，要樹立大數據管理理念。在檔案管理模式、方法、平臺等各個方面融入先進技術，充分發揮大數據、云計算與各種信息技術的優勢，轉變原有檔案管理模式，提高管理效率，滿足大數據環境下對檔案管理的諸多要求。

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（作者單位：濱州市沾化區人才服務促進中心）