基于辦公自動化環境下的醫院檔案管理思考

王穎

摘 要：隨著科學技術的不斷進步，各個行業逐漸向自動化辦公的趨勢發展。將信息技術應用于檔案管理工作中，能夠有效改善傳統檔案管理模式的種種不足，顯著提升檔案管理的工作效率。本文簡要闡述辦公自動化對我國醫院檔案管理工作的影響，并結合現階段醫院檔案管理工作的現狀，探索在辦公自動化環境下如何強化醫院檔案管理的具體路徑，以期提升我國醫院檔案管理水平，使其滿足新時期的發展要求。

關鍵詞：自動化;醫院;檔案管理

醫院是我國重要的公共衛生服務單位，其檔案管理工作對醫院的運營與發展具有重要的意義和價值。基于辦公自動化環境下實施醫院檔案信息化、自動化管理，能夠使檔案管理工作更加智能化、高效化，從而輔助醫院更好地為百姓提供醫療衛生服務，促進社會健康、穩定發展。

一、辦公自動化對于醫院檔案管理工作的重要影響

一是辦公自動化能夠提升醫院檔案管理的便捷性。在傳統檔案管理模式中，所有資料均為紙質資料，同時還需配備大量的檔案柜以及專門的檔案室，因此具有占用空間大、文件易損壞和丟失、查找調閱煩瑣等明顯弊端。在辦公自動化條件下，醫院可以將紙質檔案轉變為電子檔案，既顯著提升了檔案查找和調閱的便捷性，又能夠解決空間占用問題。同時，基于信息化檔案管理系統的技術優勢，醫院能夠實現不同科室或部門檔案的分類管理，進一步提升檔案管理和使用的便捷性。

二是辦公自動化能夠提升醫院檔案管理的效率。由于工作的特殊性，醫院每天都會增加大量的新檔案，因此需要檔案管理人員及時清理失效檔案或到期檔案。在傳統檔案管理模式中，管理人員只能按照檔案目錄逐一查找和清理目標檔案，不僅工作效率低下，還容易因檔案記錄不清晰、不完整而影響清理工作。在辦公自動化條件下，檔案管理人員只需按照檔案類別與歸檔時間篩選就能夠快速鎖定目標檔案，不但工作效率高，而且不易出錯。同時，辦公自動化能夠有效降低醫院檔案管理的人力、空間和時間成本，從側面進一步提升檔案管理工作效率。

三是由于醫院的文書檔案分散在不同科室，因此需要不同部門對其進行管理，而計算機技術的應用可以對網絡數據庫進行構建，以此形成數據化文書檔案的管理與存儲。同時，醫院也可以創建局域平臺對檔案資源進行系統化管理，確保醫院的每個部門都可以利用數據平臺對文書檔案進行第一時間使用，還可以在平臺上進行具體操作，如收集檔案、查詢檔案資料的具體去向，形成一種資源共享的檔案管理狀態，以此提高檔案管理工作質量。

二、辦公自動化環境下醫院檔案管理工作發展現狀

雖然近幾年隨著檔案信息化管理理念的普及，我國很多醫院已經具備良好的檔案管理辦公自動化條件，但是在實際管理工作中仍存在以下三個主要問題：

首先，檔案的安全性難以得到保證。網絡是自動化辦公的重要載體，其在提升檔案管理便捷性的同時，也帶來了一定的安全隱患。相較于傳統紙質檔案，電子形式的檔案更容易被篡改，由于網絡的開放性和共享性，不法黑客可以通過網絡病毒篡改、破壞、刪除醫院的電子檔案，或者通過技術手段竊取病患隱私、診療記錄、電子病歷等重要信息。可以看出，雖然辦公自動化使醫院檔案的管理安全系數比傳統模式有所提升，但是檔案信息的安全性仍存在不小的隱患，這些隱患不僅會影響醫院的檔案管理工作，還可能對病患造成一定影響，因此辦公自動化條件下，一定要將檔案安全性管理列為重點管理工作內容。另外，醫院電子病歷包括圖表、圖形、影像、文字、符號、數字等內容，作為醫院重現、管理、傳輸、存儲的醫療記錄，其安全性與醫療安全及患者隱私具有直接關系。因此，需要對各種保密性文件進行標準化管理。網絡技術和信息技術不斷發展，對檔案進行保密管理已經成為醫院檔案管理工作中的一項重要內容。由于電子文件的形式缺乏具體性，也缺乏特定的字跡及簽名，容易被人篡改，存在一定的安全隱患，這更進一步體現了檔案管理工作的難度。

其次，檔案管理人員職業素養有待提高。相較于傳統檔案管理模式，辦公自動化條件下的醫院檔案管理工作對從業人員的職業素養提出了更高要求，不僅需要其具備扎實的檔案管理專業知識和技能，還要具備一定的信息技術能力和責任心。但從實際工作情況來看，現階段很多醫院的檔案管理人員多為大齡工作者，信息技術學習和實踐能力較差，不能靈活高效地使用自動化辦公系統。而部分年輕檔案管理人員，雖信息技術能力較高，但業務水平和責任心又比較欠缺。因此，想要提升醫院檔案管理自動化辦公的實效性，就必須要全面提升管理人員的職業素養。

再次是技術更新過快。近年來，計算機技術以及互聯網技術的快速發展，其實使醫院在信息化建設工作開展中，針對檔案管理系統的應用而言，也要相比以往更加豐富，所以這時難免就會由于技術革新的過快，而使得檔案管理系統處于落后現象，這勢必就會影響到醫院檔案管理工作開展的實際質量。同時，對于信息化管理工作的落實來看，需要在一定區域范圍內，實現資源共享，這時其實能夠為醫院的信息資源應用提供有利條件。但是，由于技術革新速度過快，勢必也會導致在未來發展的過程中，如果無法實現保障信息技術更新的速度，就會使得部門之間的信息溝通渠道應用難以實現質的提升，進而就很難保證信息供給的及時性，并且也很難實現以全面發展為基礎，保證檔案信息的精準性。此外，就醫院檔案管理儲存系統來看，其實也會受技術發展的革新影響。畢竟，隨著技術的不斷突破，針對檔案的保存而言，在文件的保存形式上也有著不同的格式，而這時如果無法保證信息系統應用的先進性，勢必針對一些特殊格式的圖片、錄像、文件、聲音文件等難以進行保存，這其實就會給檔案管理工作帶來實質性的影響。值得注意的是，針對已保存的相關文件而言，不僅要實現保證其儲存速度，更要保證其讀取速度，所以如果無法保證系統更新的速度，勢必也很難保證文件的保存質量。

最后，檔案管理制度不完善。現階段我國醫院自動化辦公環境下的檔案管理尚處于發展階段，軟硬件條件還不夠健全，檔案管理制度也存在一定的漏洞，主要體現在檔案管理制度缺乏先進性。很多醫院仍沿用傳統紙質檔案時期的管理制度，沒有緊跟時代發展進行優化和更新，導致管理內容陳舊、缺失。如果沒有制訂完善的自動化管理設備使用和保養管理條例、電子檔案安全性相關管理條例等，就會對檔案管理工作產生一定消極影響。

三、辦公自動化環境下醫院檔案管理工作強化路徑

1.轉變傳統管理方式，優化設計管理體系

隨著信息技術的飛速發展，辦公自動化逐漸得到普及，傳統檔案管理模式顯然已經無法滿足醫院的檔案管理需求。因此，亟須對傳統管理模式進行轉變，優化和設計符合時代發展需求的檔案信息化管理體系。在傳統檔案管理模式中，歸檔是一個獨立的工作環節，通常以個人或部門為單位，各自承擔不同的工作，而辦公自動化條件下的歸檔則是以文件為單位，當檔案文件處理好后，通過檔案信息化管理系統直接歸檔。這種歸檔方式并不是一個獨立工作環節，而是需要多個人或部門共同完成。與傳統管理模式相比，自動化條件下的檔案管理能夠將管理工作向設計階段延伸，從而增強檔案文件的前端控制性，進而全面提升檔案的管理實效性。由此可見，辦公自動化條件下，醫院檔案管理部門應積極進行信息技術與檔案管理的融合工作，對傳統檔案管理模式進行優化和創新，使檔案管理體系更加科學、高效，從而提升檔案管理效率。

2.健全管理制度，迎合信息化管理趨勢

辦公自動化條件下的檔案管理模式之所以具有歸檔及時、查閱方便、分類清晰等優勢，主要依賴其系統、全面、統一、標準的信息化管理體系。因此，想要提升醫院檔案管理水平，必須要建立健全檔案信息化管理制度，在迎合信息化管理趨勢的同時，構建標準化、規范化、統一化的檔案管理體系。完善的檔案信息化管理制度應具備以下特征：（1）統一性，即對檔案形式、歸檔方式、歸檔時間、使用流程等內容制訂統一的管理標準;（2）全員性，即管理制度應對全體醫院職工具有相同的約束作用。同時，應制訂詳細的權限審批制度，引入檔案使用線上審批流程，從而避免越權使用檔案所造成的檔案管理混亂問題;（3）動態性，即結合時代發展趨勢以及實際管理情況，定期優化和調整檔案管理制度，確保其及時滿足檔案管理需求。通過健全的檔案信息化管理制度能夠對所有職工的檔案使用和管理行為進行全面約束，從而顯著提升醫院的檔案管理能力，確保檔案管理工作高效、有序地開展。

3.引進先進系統軟件，提升檔案管理整體水平

軟硬件設施是實施檔案信息化管理的重要基礎，對檔案管理效率和能力具有直接影響。辦公自動化條件下，醫院想要提升檔案管理的整體水平就要重視先進軟件系統和硬件設備的引進。（1）從軟件層面考慮。首先，在建設資金得到保障的基礎上，優先對自動化檔案管理系統中的性能軟件實施優化和升級，提升其應用能力;其次，積極引入先進的檔案信息化管理系統軟件技術，提升管理系統與軟件技術的配合能力，從而最大化發揮出檔案信息化管理系統的效用;最后，拓展和完善檔案信息化管理配套系統，將分支管理系統分布到各個科室，從而構建出完整的檔案信息化管理系統，徹底實現檔案管理自動化辦公。（2）從硬件層面考慮。想要充分發揮出軟件管理系統的作用，必須要有與之配套的硬件設備做支持，因此地方政府及醫院要舍得為硬件設備升級進行投資。首先，要升級醫院的計算機設備，確保其工作狀態能夠滿足日常工作和檔案信息化管理的使用需求;其次，要優化醫院網絡設備，通過更換網線、無線路由器、網絡服務器等設備，確保網絡的穩定性和安全性，避免因網絡原因而引發的信息丟失、無法傳輸等問題;最后，要成立專門的信息技術部門，定期進行軟硬件的檢修與維護，為檔案信息化管理奠定良好的基礎。

4.關注醫院檔案安全，構建長效安全保護機制

信息安全是檔案信息化管理工作的重點，在辦公自動化條件下，醫院應構建長效的檔案安全保護機制，確保檔案的安全性和保密性。構建檔案安全保護機制可以從以下兩方面工作入手。

一是提升電子檔案的安全性。首先，組織檔案管理人員、檔案保密部門以及其他相關部門共同構建檔案安全防范體系，從整體層面對電子檔案實施安全防護管理工作;其次，引入先進的網絡防火墻技術，通過加強檔案管理系統的網絡安全性，確保電子檔案的信息安全;最后，提升全體員工的檔案安全保護意識，在實際檔案管理過程中，定期進行關于檔案信息安全的檢查，實施檔案安全責任制，使每個職工都具有較高的檔案安全意識，能夠自主進行檔案信息的保護工作。

二是升級電子檔案保密技術。首先，優化電子檔案防偽技術，一旦發生檔案泄露或篡改現象，技術人員能夠根據電子檔案防偽標識快速辨別出現有檔案的真偽，從而避免因泄露或篡改檔案而造成惡劣影響;其次，組建專業的檔案數據庫維護團隊，定期對數據庫進行技術檢查與升級，確保其安全性;最后，積極做好檔案數據備份工作，一旦發生地震、火災或其他重大突發事件，技術人員能夠根據備份文件及時恢復檔案數據庫。

5.培養檔案管理人才，提高檔案管理效果

在醫療事業不斷發展的大背景下，不斷涌現出不同的內容和全新的領域，也使得醫院檔案管理的數量增多、形式、多樣、信息內容也更為豐富，同時管理方法也更加復雜。因此，這也對檔案管理人員提出了更高要求，提高檔案管理人員的管理素養迫在眉睫。

第一，需要對檔案管理法律法規進行強化，融合檔案信息化管理內容，定期不定期地開展醫院檔案管理交流會議。

第二，需要制訂檔案管理人才培養規劃，通過走出去、請進來兩種模式對檔案管理人員進行培養。

第三，應對檔案管理人員進行信息技術知識的培養，提高其檔案信息化管理手段，實現檔案信息化管理模式。第四，由于醫院檔案管理屬于長效工作，需要制訂相關完善的檔案管理考核制度，并將科室績效考核與檔案管理工作掛鉤，激發檔案管理人員的檔案管理意識，以此確保醫院檔案管理工作能夠得到全面落實。

6.完善檔案管理標準，深入開發檔案利用

醫院檔案管理工作主要是對檔案進行收集、整理、鑒定、編制、統計、保管、索引等，以此為醫院運行及管理提供便利的依據。因此，需要制訂檔案管理的科學化標準，并保證檔案管理能夠符合國家檔案部門的相關規定。在進行檔案標準化管理的過程中，需要與醫院檔案管理的實際情況和特點進行有機融合，嚴格把關歸檔材料的表述、手續、觀點等，還需對檔案資料進行科學歸檔、認真鑒別，確保檔案信息資源的完善性及價值性。醫院需定期對檔案管理制定進行修訂，還應明確檔案管理人員的工作職責，確保檔案管理的規范化。在此基礎上，需要對檔案利用進行深入開發。在辦公自動化系統平臺管理模式下，需要對檔案管理子系統進行擴建，并貫通電子檔案和電子公文運轉機制。同時，檔案管理系統的基礎組件包括智能表單、工作平臺、權限管理、人員管理，還需與辦公自動化的公文流轉系統進行同步運轉。這種自動化管理方式使檔案綜合管理的成本被降低，并能夠提高自身的主動管理能力，可以進行檔案延伸服務。比如，可以讓檔案信息資源能夠更加高效地為患者服務，確保醫療質量能夠得以有效提升。再如，可以對檔案資源進行多元化利用，包括學術活動、院慶活動、突發性公共衛生活動、義診活動、對醫療文件進行匯編等。分析利用檔案信息應從不同視角進行深度挖掘，以一定的方向和目標為基準，為醫務工作者提供不同的研究方向，為患者提供方便快捷的檔案服務，進一步提高醫院檔案信息的利用價值。

四、結語

綜上所述，雖然辦公自動化使醫院檔案管理的便捷性和效率得到明顯提升，但是在實際工作中仍然存在檔案信息安全性不高、人員職業素養低下、管理制度不健全等問題，這就需要醫院領導及檔案管理部門從管理模式、管理制度、軟硬件設施建設、信息安全保護機制等角度入手，對檔案信息化管理工作進行優化和改革，全面提升其管理實效性，最大化發展自動化辦公的應用優勢，推動我國醫院檔案管理工作的發展。

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（作者單位：濟南市兒童醫院）