大數據時代職業院校文書檔案管理工作探討

劉偉

摘 要：科學技術不斷高速發展，信息化、數字化等高科技應用于各領域中，并獲取良好的應用成效，對傳統工作模式產生了較大影響，進而改變了人們原有的工作模式。職業院校作為我國教育院校核心構成，其文書檔案管理應積極滿足時代發展潮流，依托各類信息技術手段充分發揮新資源、新載體優勢，實現文書檔案管理智能化、標準化，提高文書檔案管理有效性及科學性。本文闡述大數據應用于職業院校文書檔案管理優勢及價值，分析其文書檔案管理工作現狀與問題，提出大數據時代職業院校文書檔案管理工作新思路及方法。

關鍵詞：大數據時代;職業院校;文書檔案管理;策略

職業院校文書檔案是存儲及傳遞教學、行政、管理等相關信息的主要途徑，客觀反映學校各項活動實施，是見證學校多年發展歷史，更是管理人員總結經驗、改善管理、發展建設等舉措的前提條件。文書檔案自身作用相對固定，但對其管理方式、程度等直接決定檔案信息利用率，由于多方面因素影響，導致其管理過程中存在瓶頸。因此，大數據時代背景下，需積極應用各方面先進的技術，提高文書檔案管理水平，實現其管理智能化、標準化，為后續職業院校發展建設提供基礎保障。

一、大數據技術應用于職業院校文書檔案管理優勢及價值

職業院校文書檔案管理成效直接決定院校決策發展及改革，其自身重要性不言而喻。因此，大數據時代需積極應用各類先進技術，如大數據、云計算等新興技術，應用優勢體現在以下幾方面：其一，收集客觀、及時，內容豐富，有效提高工作效率。檔案信息收集是檔案管理基礎工作，應保證收集全面性、可靠性，傳統職業院校文書檔案實際收集過程中需多個部門共同配合方可完成，若其中某一環節出現問題，將導致其內容全面性、可靠性難以保證。大數據時代，文書檔案收集者不再是原有檔案管理及基層部門檔案專員，而是輻射至學校內所有人員，人們均可依托網絡傳輸信息為文書收集方式提供新路徑，提高了工作效率，保證了檔案數據全面性、可靠性。其二，審核標準規范、便捷。文書檔案交由專業人員嚴格依照相關規范審核，保證其工作實施規范性。其三，檔案整體科學性、人性化突出。檔案整理是檔案管理部門按照相關標準將文書檔案進行劃分類別，并不斷補充完善檔案內容。應用大數據技術后，教師僅需提交電子大綱即可針對不同時段發生的變更，標志更簡易，且具有大容量存儲，實現多元化信息存儲，消除了傳統文書檔案中重點難以把控的瓶頸，提高了檔案開發價值。其四，檔案利用智能化突出，服務水平與競爭力增強。數字化檔案信息利用更便捷，且不受時間、空間限制，節省大量時間及精力，增強職業院校核心競爭水平。其五，檔案保存、保護到位，安全長久，成本降低。大數據背景下，文書檔案對原有數據進行電子化、數據化處理，按照實際所需對數據化檔案進行存儲，并設置相應的權限，直接在計算機或其他移動終端上進行查詢及使用，節省大量人力、物力。

二、大數據時代職業院校文書檔案管理工作現狀及其問題

1.缺少完善的數字化檔案信息管理系統

高科技信息技術不斷被應用于各領域中，但有的職業院校文書檔案管理工作由于多方面因素影響，如管理人員忽視、資金不足等，導致其檔案信息管理系統缺失，仍沿用傳統管理模式。還有的職業院校將核心精力放置于招生等工作中，部分文書資料以紙質方式存儲，若保存方式不當或者借閱頻次頻繁，極易增加丟失、破損風險。現階段，多數職業院校逐漸認識到信息化檔案管理價值及其重要性，但其發展建設仍處于基礎階段，無法實現對檔案信息全生命周期管理。因此，為跟隨時代發展潮流，職業院校需積極構建數字化檔案管理系統，有效創新文書檔案管理方法。

2.職業院校文書檔案管理基礎設施滯后

現階段，部分職業院校檔案基礎設施滯后，一定程度上阻礙了文書檔案實現智能化、數字化，更難以提升其管理水平，不利于院校可持續發展，體現在以下幾方面：一是檔案庫房建設滯后。受傳統管理模式長期影響，部分職業院校并未從本質上重視文書檔案管理及其創新管理方式，忽視信息化檔案管理建設，政府及社會投入力度不足，影響其基礎設施配備，辦公劃分區域混亂。二是檔案管理硬件設施滯后，僅局限于計算機、打印機等簡單辦公設備，缺少文書檔案信息化管理設施，如全文識別功能掃描儀、檔案專業刻錄設備等，影響文書檔案實現數字化、信息化。三是檔案管理軟件滯后。文書檔案管理軟件較少，可實現功能較為單調，未定期對其進行升級，影響文書檔案管理效率以及后續使用的便捷性，難以滿足大數據背景下文書檔案電子化管理需求。

3.職業院校文書檔案管理制度不健全

文書檔案管理制度是其工作實施的基礎保障，有助于各項檔案工作落實有據可依。有的職業院校管理人員忽視文書檔案管理，沒有立足院校實際發展狀況制訂相應制度，有的院校甚至直接套用其他高校的制度，導致其文書檔案管理制度不健全，影響檔案工作落實的有效性。同時，部分職業院校未實施監督問責機制，對檔案管理人員工作沒有獎懲措施，導致其未能嚴格依照相關制度貫徹及落實工作，這些都影響了文書檔案管理水平的提高。

4.文書檔案管理人員專業素養有待提升

文書檔案管理人員作為檔案管理核心實施者，其自身專業素養直接影響檔案管理成效。現階段，由于職業院校對文書檔案管理工作重視度不足，多將此類工作交由其他人員兼職，影響文書檔案管理規范性及標準化。一方面院校沒有定期做好培訓工作，特別是崗前培訓、崗后新知識定期培訓，文書檔案管理人員知識體系不夠豐富，無法實現精細化管理;另一方面文書檔案管理人員雖然專業知識扎實，但操作計算機水平較低，加上獎懲監督機制缺位，難以激發文書檔案管理人員工作的積極性，影響了工作有效性。

三、大數據時代職業院校文書檔案管理工作新思路及方法

創新職業院校文書檔案管理模式，有助于完善其管理機制和開發檔案新資源，更加滿足現代社會實際需求，適應大數據時代對職業院校文書檔案信息管理的新要求。文書檔案管理工作不斷創新，保證了檔案資源實現精細化管理，更加深層次挖掘檔案中的有價值信息，為職業院校發展建設助力。

1.創新文書檔案管理理念

一方面，要有大數據觀。大數據時代背景下，對大數據核心內涵分析并非是數據抽樣分析，而是對所有數據進行分析，更具有一定的說服力及代表性。大數據作為新興概念，人們對其缺乏正確的認知，過度強調其字面內涵。大數據并非分析數據體量大，主要是強調第三維度即速度或時間維度，其具有科學性，可完成數據優化及整合目標。新時代背景下，職業院校文書檔案管理需積極樹立大數據觀。單一數據價值性較低，單個數據在集體數據中均具有特定價值和作用。檔案管理部門需逐步培養檔案大數據觀念。另一方面，要有大檔案觀。對大檔案觀解讀可從兩方面進行：一是所有數據均可入檔，檔案涵蓋范圍更廣泛，內容更具豐富性，包含一切具有保存和利用價值信息，不可忽視細節信息;二是檔案普遍化。網絡時代數據更新速率加快，涉及范圍較廣，應積極改變文書檔案管理觀念。

2.加強職業院校文書檔案基礎設施建設

為提高職業院校文書工作有效性，需積極加強基礎設施建設，為文書檔案管理智能化、數字化奠定良好基礎。首先，需嚴格依照相關要求結合院校實際狀況，配備先進的基礎設施設備。建設標準化檔案庫房、配備良好的網絡、系統硬件等所需基礎設施，如全功能識別掃描儀、檔案專用刻錄機等，配備獨立的服務器及存儲設備。其次，需積極引入先進技術，如云計算、數據挖掘技術等，對檔案數據實施深層次處理，建立完善的檔案管理系統，并與院校內部網站實現兼容，實現系統互通、資源共享，滿足文書檔案使用者需求。

3.制訂完善的文書檔案管理制度，優化檔案管理體系

完善的文書檔案管理制度是保證文書檔案工作落于實處的有力保障，應按照相關要求結合職業院校實際狀況，制訂完善的文書檔案管理制度，促使檔案管理工作規范化、有序化。文書檔案管理制度中應明確文書檔案電子化技術標準，包含歸檔格式、質量標準以及文書檔案流程管理要求，對信息收集、審核、分類、存儲等各環節制訂標準化制度，明確在線歸檔及利用流程，促使文書檔案管理數字化，提高文書檔案管理水平。傳統文書檔案主要是對具有一定存儲價值的數據信息和資料檔案進行收集，通過一系列處理之后進行存檔。大數據背景下，文書檔案資料屬于實時存儲，且重視數據收集及存儲的及時性與完整性。因此，為提高文書檔案管理效率，應強調檔案資料存儲及搜集的規范性、及時性。此外，管理文書檔案資料時要利用計算機管理平臺代替原始人工管理，優化文書檔案管理體系，拓寬檔案領域范圍，發現與預測檔案實際價值。

4.組建高素質文書檔案管理團隊

文書檔案管理人員作為檔案管理實施者，其自身專業素養決定最終檔案管理成效，由于多方面因素影響，導致職業院校中檔案管理人員專業素養難以吻合大數據時代對其管理的需求。因此，需按照目前文書檔案管理需求，可從以下兩方面實施：一方面，準確評估現有文書檔案管理人員工作水平，明確其管理中存在的薄弱點，有目的性、針對性地制訂相關培訓計劃，做好專業理論、技能實踐等培訓，成績達標人員可進入工作崗位，不達標者需適當進行調崗。鼓勵文書檔案管理人員積極前往其他院校學習，吸收其他院校成功經驗，為創新職業院校文書檔案管理理念、方式奠定良好基礎。另一方面，需適當提高文書檔案管理崗位門檻，文書檔案管理人員不僅需要具備較強的專業知識、豐富的實踐經驗，還要具備良好的計算機操作水平。持續性為文書檔案管理團隊注入新鮮血液，打造新時期文書檔案管理團隊，助力其管理水平提高，實現檔案管理電子化目標。

5.利用科技手段完善文書檔案管理系統

2020年，國家檔案局明確規定，需全面實施檔案數字化、信息化及電子化，不斷優化、升級信息化管理模式，實現以信息化為核心檔案管理目標。大數據背景下，職業院校需加大資金投入，將文書檔案信息化建設資金納入預算，保證為其持續性發展提供支持。構建完善的信息化文書檔案系統，并將其與學校各類辦公系統銜接，實現信息內部共享，文書檔案使用人員僅需通過權限訪問，便可獲取自身所需數據信息，不僅提高檔案信息利用率，而且提升數據庫信息更新速率，數據更具時效性。

6.重視文書檔案管理安全保密工作

大數據為職業院校文書檔案管理帶來機遇的同時，也帶來了風險，主要體現在信息安全性層面，需對其加以重視，若相關檔案信息數據泄露，將會造成嚴重的后果。因此，為保證文書電子檔案安全性，應從多層次、多維度做作好信息保護舉措。首先，加強人員保密意識。應加強對檔案管理人員保密工作培訓，增強人員保密安全意識，學習并掌握保護檔案方式，確保電子檔案載體安全性。同時，需嚴格依照相關程序規范工作流程，以免由于個人操作失誤導致信息泄露;其次，引入標準化檔案管理設備、軟件安全系統，定期做好數據備份，重視系統升級優化，應盡量使用獨立網絡進行加密。此外，實施遠端監測及自動攔截，一旦發現計算機存在高風險，需立即啟動保護狀態對文書電子檔案數據庫封鎖，只能通過密鑰方可解除，實現檔案數據雙重保障;最后，保證資金投入，加強安全措施。應積極加大資金投入，為文書檔案信息化建設軟硬件設施提供保障。加強安全措施，加大保密技術和檔案信息監管技術，保證文書檔案信息安全性。

四、大數據時代職業院校文書檔案信息管理的發展方向與前景

隨著科學技術不斷發展，文書檔案材料自身及信息管理特征也均發生了變更。大數據時代為文書檔案信息管理帶來巨變。首先，檔案定義發生了變更。與傳統紙質檔案存在較大差異性，未來文書檔案管理中檔案形式呈現多樣化，如視頻、文件、數據信息。職業院校文書檔案管理工作中如何高效應用大數據、能夠獲取何種成效，都需對其進行妥善處理，否則會耗損大量時間分析數據，影響其管理效率。待目標確定之后，方可借助大數據工具對文書檔案進行管理。其次，檔案服務發生變化。大數據時代背景下，文書檔案服務逐漸趨于開放性、先進性及多元化發展，文書檔案以客戶個性化需求為實際導向，提供網絡化、智慧型服務。職業院校要在文書檔案管理工作中高效、準確應用大數據服務，可在信息管理中獲取較大的突破，促使文書檔案中知識信息得以挖掘及高效應用。最后，文書檔案信息技術發生變化。大數據時代，檔案信息管理利用數據過濾器等先進技術在云平臺上建立文書檔案信息系統核心數據庫，增設文書檔案信息管理專業人員，與大數據開發企業建立良好的合作，實現文書檔案深層次挖掘，獲取政策支持，用技術手段構建各類服務子系統，進而實現技術手段向知識應用轉變。

五、結束語

大數據時代背景下，人們的生活、工作方式發生了變化，職業院校文書檔案管理有助于提高院校發展建設水平，應對其工作高度重視。立足職業院校戰略發展層面，積極引入各類高科技技術，加快文書檔案信息化建設，提高管理水平，促進職業院校良好發展建設。

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（作者單位：日照市技師學院組織人事處）