檔案工作管理體制和運行機制的改革與創新

劉暢

摘 要：檔案記錄了歷史事件的發展及重要信息，只有做好檔案資料的管理，創建完善的管理與運行體系，規范有序地運行才能夠給人們提供更多有用的信息。唐太宗李世民說過，以銅為鏡，可以正衣冠;以史為鏡，可以知興替;以人為鏡，可以明得失。檔案是機關、團體、企事業單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的、對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。信息化時代的發展，對檔案工作管理和運行體制提出新要求。本文主要通過分析檔案發展現狀，探究檔案管理和運行機制中的不足之處，提出改革和創新措施，以加強檔案工作的有效推進。

關鍵詞：檔案管理;運行機制;改革創新

中國特色社會主義發展理念，確定了我國檔案管理方針，在“十三大”就對檔案管理制定了關于規范化和專業性的管理法制法規，并在全國推行，要求企事業單位和高校參照進行實施，但是由于緩慢的經濟發展和稀缺的人才儲備，相關單位及個人對檔案工作缺乏重視，對檔案工作沒有強烈的管理意識，直接導致檔案管理工作難以有效推進，效率低下。此外，也因為檔案管理制度不完善、管理人員的信息資料整理方式紛繁復雜以及沒有引進新設備等都導致檔案管理質量不高。檔案工作管理體制和運行機制的改革與創新是為了創建更有利于檔案保管的可靠性和權威性，所以需要對其管理制度不斷完善和更新，滿足當下數字經濟時代的發展，創新科技化數字檔案管理模式，提高人民生活的滿足感和幸福感。

一、檔案工作管理體制和運行機制存在的主要問題

檔案工作管理體制是指國家管理檔案工作的職能、機構與制度的總稱。其中，主要運行機制是指各級檔案工作機構的設置與權限劃分管理、政府部門以及企事業單位參照有關檔案管理法規與制度執行的情況。檔案工作的管理主要是為了方便個人或者單位對一些資料信息的查詢，所以檔案管理的范圍可以很廣泛，也可以是一小部分。因此，在檔案工作管理體制和運行機制上要適時結合政務部門以及企業經濟發展做出相應的改革和創新，不能采用“一刀切”的理念，對《中華人民共和國檔案法》的規定生搬硬套，這樣只會使檔案管理工作僵化，無法實現其管理方法的靈活性，大大減低了檔案工作管理效率。近年來，因為國家相關政策的出臺實施，需要對檔案信息進行嚴查、重查，一些單位在檔案工作的管理上出現較多問題，主要體現在以下幾點。

1.缺乏檔案工作管理意識，工作效率不高

目前，一部分單位的檔案工作者對檔案工作的步驟不是很清楚，檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用上處理的方式方法不妥當，難以實現對單位的檔案進行科學管理。部門領導對檔案工作缺乏重視，在工作中對待檔案的態度比較隨意和消極，相關部門制定的檔案管理規定也不被重視，所以檔案管理部門無法結合本單位的工作屬性制訂屬于本單位的檔案運行體制，導致檔案管理制度得不到有效實施。檔案工作的管理和運行體制形同虛設，法規制度也有許多疏漏，而且對檔案管理實施的監管責任也不明確。有些單位因為傳統的檔案工作管理理念，認為該項工作無法為單位的經濟利益提供有效助力，因此不愿意設立專門的檔案管理部門，更沒有儲備相應的人才，嚴重影響了檔案管理工作推進。檔案管理工作停滯在最開始的環節，只是收集信息，嚴重妨礙了本單位檔案工作管理和運用體制的建設。實質上檔案管理工作關系到單位其他工作的有序開展，作為檔案工作人員應當創新檔案管理思路，優化設計檔案管理功能，不僅要體現在管理機制上的創新，更要實際運用，所以其運用機制的改革也相當重要，這樣才能提高檔案管理工作效率和工作質量。

2.體制建設不完善，對檔案工作的運行無促進作用

目前，一些單位的檔案管理制度并不完善，檔案運行機制也沒有明確的標準，導致檔案管理工作難以有序推進。例如，在檔案工作中無法對文件進行分類和歸檔、排列不整齊、層級不清晰、整理的內容不符合保存歸檔的文件范圍，檔案的保管、借閱以及利用等過程中出現了大量的問題。由于自然和人為的各種因素，檔案總是處于漸變性的自毀過程，甚至有可能遭到突發性的破壞，為了解決檔案的不斷損毀和長遠利用的矛盾，就需要將檔案妥善保管起來，采取各種保護措施，保證其完整性，盡量延長其使用壽命。因此，應該盡量避免將檔案借閱出去。此外，檔案被借閱或是傳遞之后的保護條例執行力度不夠，部分查閱檔案的人員會在一些比較重要的文檔上留下自己的筆記，破壞了檔案文件的權威價值，嚴重影響了檔案資料信息的真實意義。所以，應該制訂完善的檔案管理體制和運行機制，才能保證檔案工作的良好運行，進而在不斷實踐中創新和提升檔案管理效率。

3.檔案工作管理和運行設備跟不上時代，技術較為落后

在數字經濟高速度發展的當下，檔案管理應當加入大數據及網絡技術，協調各部門之間的左右聯通、上下互動，抓好人才資源檔案、改制企業檔案等關系到社會發展的檔案信息化工作，建設人才檔案數據庫，增加儲備人才調動率，促進現代化強國的建設和加快經濟轉型發展。由于現代科學技術的不斷發展，在現代檔案工作的管理中不應該再采用老舊的檔案管理設備，轉變管理理念的同時，設備技術手段也應持續跟進，應用計算機、互聯網以及軟件技術，能促使檔案管理工作的效率提升。但是，有些單位由于缺乏網絡新媒體技術人才，其網絡技術水平跟不上時代發展，為了節約管理資金和成本，還不投入新設備技術對文件信息進行收集、歸納、管理，這樣就影響了檔案工作的管理效率。

二、檔案工作管理體制和運行機制改革與創新策略

1.加強檔案工作者的意識，夯實創新基礎

在相關工作人員以及管理人員開展檔案管理工作的過程中，必須要注意到檔案管理工作的重要性與必要性，同時，高層管理員以及各級管理部門必須要為每一位工作人員細致講解檔案管理工作體制以及相關運行機制的實際實行過程。在檔案工作中，協調管理檔案工作的整體和局部運行體制。內外聯動的微觀和宏觀管理，他們是相輔相成和相互統一的，也是一個完善的整體。所以加強檔案工作者的意識，也需要從上到下，從里到外同步提高。在正式開展檔案管理工作之前，高層管理人員以及相關管理部門必須要將全體工作人員集中起來，為工作人員細致講解檔案管理工作的主要流程以及具體的工作原則，以避免工作人員出現原則性的工作失誤問題，同時，高層管理員也必須要意識到檔案管理工作的實際意義以及重要作用，也必須要為每一位工作人員詳細闡述具體的工作方式以及工作模式，針對工作體制機制方面的主要問題，也必須要進行細致且詳細的分析。不同單位所面臨的檔案管理工作問題有所不同，不同單位所制定了各類工作機制以及工作模式也有所不同，在此前提之下，各級工作人員以及管理員必須要意識到檔案管理工作的特殊性，積極主動參與到各式各樣的檔案管理工作之中，充分發揮工作人員的實際作用。在單位當中，無論是經營模式或者管理形態不一，其對檔案的管理運行方式也難以統一，更別說是管理者和工作成員的態度。所以為了夯實檔案工作的管理基礎，必須加強對體制進行創新，其中，第一點是需要提高社會群眾對檔案管理制度的認知力度，便于法律條文和規章制度的執行;第二點是提高檔案管理工作者的隊伍建設，在確立多元化的檔案管理模式之下，重要的是檔案管理人才的篩選。高素質的人才隊伍是檔案產業發展的支撐，只有進一步加強對檔案管理的教育培訓，才能大力氣抓好檔案隊伍建設，提高專職檔案工作人員的工作能力，以及相應的專業知識水平。另外，作為檔案工作管理的主要負責人，也應該高度重視對各個階級檔案工作者人員的培養以及發掘，發揮他們在各個崗位的積極作用，有效執行檔案運行的管理體制，強化工作者的意識，還可以根據建立完善的激勵制度，激起他們的工作興趣。提高了檔案工作者的意識之后，能夠實現對檔案體制的規范，各人員之間的崗位職能明確，對檔案載體和門類施展合理的管理，促使檔案工作的管理和運行體制同步發展。在一定程度拓展檔案資料信息的服務領域，也提升服務的綜合執行能力，充分展示檔案管理的規范化、標準化、現代化，達到對檔案工作根本上的改革創新。

2.加強對檔案工作管理和運行機制的完善，有序開展檔案管理

在正式開展檔案管理工作的過程中，必須要求相關工作機制以及工作體系發揮其積極作用，工作人員以及管理員也必須要針對當前的運行機制以及工作制度進行全方位分析與把控，針對工作機制方面的細節問題進行細致分析與研究，隨后針對主要的問題，提出具有針對性的問題解決方案。在解決實際工作問題以及檔案管理問題的過程中，工作人員也必須要立足于體制機制的角度，著重分析工作模式以及工作流程方面的諸多問題，針對管理工作之中的具體原則以及工作要求，進行深入融合與比對。在檔案工作中，相關的單位和部門應制訂一系列的檔案管理標準，只有建立完善的制度體系，才能更好地規范檔案工作的管理和執行。檔案管理的工作性質具有長期性和復雜性，所以制度建設對提高檔案工作質量是重中之重。根據我國對檔案管理的規范條例要求，一是要開展調查研究，對本單位的文件材料摸清底細，并按照國家檔案行政管理部門的相關要求，合理開展檔案管理六大步驟，形成完整的檔案種類、內容和數量的統計。二是需要不斷根據時代的發展和社會的需求完善檔案工作制度，規范檔案相關事宜的程序，及時更新各項規章制度，能夠做到歸檔有范圍、立卷有標準、借閱有規定、保密有措施、管理有職責，實現檔案工作全面覆蓋，全程控制。在不斷改革和創新中，檔案工作的管理體制和運行機制最根本、最基礎和有效的策略是要常抓不懈，要形成既確定短期目標，又制訂長遠制度，打造長期有效的檔案工作管理和運行機制，推動檔案管理水平不斷提升。推動檔案管理和運行機制的改革創新就是需要不斷地進行新的檔案管理措施，能夠更好地服務于人們，創造更加便利的檔案信息查詢，給人們提供精神文化糧食。

例如：在長三角三省一市檔案局、檔案館推行的“合體”檔案運行舉措中，其聯合展出的500余件革命歷史檔案文獻和影像資料，全景式展示中國共產黨團結帶領人民堅守初心使命、謀求民族獨立和人民解放的壯闊圖景。以往黨史愛好者、研究人員只能在網上搜到帶有館藏水印的縮略圖，想看原圖得去當地檔案館查閱。在改革創新之后的檔案運行體制之下，人們不僅可以感受到紅色檔案的情懷，還再次看到了《申報》上的滬杭線行車時刻表、《中國共產黨第一個綱領》（俄譯稿）等檔案，深刻體會了中共一大召開的曲折過程，也從檔案資料信息中感受到了家國情懷。

3.緊跟時代發展的步伐，增加新技術、新設備在檔案工作中的使用率

當前情況下，互聯網信息技術快速發展，經過多年技術研究以及技術改進之后，已經誕生出了獨具特色的互聯網信息技術應用體系。相關工作人員在開展檔案管理工作的過程中，也可以將互聯網信息技術融合其他現代化數據分析技術以及數據處理技術直接融入檔案管理工作具體環節之中，充分發揮互聯網信息技術的實際應用價值以及重要意義，相關工作人員可以充分利用互聯網信息技術，將具體的答案整合成相關數據以及重要信息直接錄入至計算機系統之中，最后運用數據分析技術以及數據處理技術，將計算機系統內部的各類重要數據進行完全整合與數據處理，隨后通過一系列的技術轉化以及數據模型建設等過程，將具體的檔案數據集中調取出來，以便為后續的檔案管理工作提供數據支撐與保障。高效應用互聯網，信息技術以及其他各類現代化檔案管理設備，不僅僅可以進一步減輕工作人員的工作壓力以及工作負擔，也可以逐步優化檔案管理工作具體流程，進一步提升檔案管理工作實際效率提高檔案的使用率。新技術以及新設備在檔案工作中的推廣度不高，增加了檔案管理從業者的工作難度，使他們難以應對現在繁多信息的篩選，難以有效提升檔案工作的管理效率。近年來，隨著科學技術的發展，人們對檔案資料信息的查詢要求也越來越高，一方面是信息資源的完整性，另一方面是檔案查閱的便捷性。為此，根據當下我國的科技實力，也為了滿足人們的生活需求，應該在檔案管理工作中增加科技資源和設備的投入，建立屬于大數據時代的數字檔案室。基礎設施、應用系統、數字檔案資源建設和技術創新都應該得到相應的保障。將各類檔案在一個平臺進行集中統一管理，提供在線查閱、全文檢索和批量調閱等多種方式，大大提高了檔案利用的便捷性和精準度，提供了便捷和高效的檔案利用服務。數字檔案室建設是開展檔案信息化建設的主要形式，是貫徹習近平總書記提出的檔案工作走向現代化的重要指示和落實《檔案法》的重要舉措。推進數字檔案室建設對健全單位檔案工作機制、提升其運行效能、加強信息互聯互通有積極的作用。

此外，數字檔案室還為有關單位開展人物傳記、文件匯編、主題展覽等編制和研究提供了信息支撐。例如，李四光130周年誕辰學術研討會、中國和匈牙利建交70周年展覽等活動以及為《中國石油的豐碑——紀念謝家榮教授誕辰110周年》《論大慶油田發現真相》《李四光全集》等書籍出版和再版，提供了大量檔案資料。電子檔案管理信息系統建設是數字檔案室建設的重中之重。建立數字檔案室工作管理機制，不僅實現電子公文和檔案信息的自動收集和排序，還可以自動整理、自動檢查和“一鍵歸檔”，從技術上滿足了增量檔案電子化需求，還可以保護較為脆弱的紙質檔案。運用大數據、人工智能檔案查詢設備深化數字檔案室應用效率，并且不斷對檔案運行機制進行創新、轉化檔案信息服務模式，將各類檔案資源組織鏈接起來，為民眾提供更具利用價值、更加成熟可靠的檔案信息和研究成果，實現檔案工作由提供信息向提供知識的轉變。

三、結語

在檔案工作中要想對其管理和運行體制進行改革創新，找到發展的新突破點，必須要發揮好現代信息技術優勢和人才儲備優勢，也需要增加資金投入，在配備基礎服務業務骨干之后，提供新設備資源平臺，為檔案工作創造更好的服務效益。檔案工作管理機制和運行機制的創新在一定程度上也是為了滿足我國現代化建設需要，只有檔案資料信息完整、可靠，才能滿足人們的基本生活工作需求，豐富他們的精神世界，進一步提升人們對國家的依賴感，加快建設中國特色社會主義事業的步伐。健全檔案管理機制、培養合格的檔案工作人員，進一步提高檔案工作管理意識，以有序推進檔案工作管理體制和運行機制的改革與創新。

參考文獻：

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[2]何玉蘭.試論高校檔案工作管理體制和運行機制的改革與創新[J].蘭臺內外，2019

[3]袁曉坤.檔案工作管理體制和運行機制的改革與創新[J].民營科技，2016

（作者單位：遼寧省醫療保障事務服務中心）