信息化背景下辦公室檔案管理創新策略

黃菊華

摘 要：信息技術不斷發展，為辦公室檔案管理工作的創新與改革帶來更多機會和挑戰，并且信息化的辦公室檔案管理成為適應當前社會發展的必然趨勢，借助多樣化的信息技術，能有效提高辦公室檔案管理的質量與效率。但是，在此過程中所出現的問題也應提高重視，所以辦公室檔案管理工作不僅要跟上時代發展潮流，也要有效提升其水平和質量，結合單位真實情況，開辟出適合單位辦公室檔案管理工作信息化建設的有效路徑。

關鍵詞：信息化;辦公室;檔案管理;策略

信息化時代，辦公室檔案管理工作與社會發展的關系較為緊密。而做好辦公室檔案的管理和儲存是發揮檔案作用的重要前提。在信息化背景下，檔案管理人員首先要思考的問題是如何做好辦公室檔案管理工作。基于此，筆者結合個人辦公文秘實際工作，在分析信息化背景下創新辦公室檔案管理意義的基礎上，簡單闡述了當前辦公室檔案管理工作中的問題，并提出了幾點創新性策略。

一、創新辦公室檔案信息化管理的意義

1.有利于提升檔案管理的科學性

辦公室檔案管理工作真實科學程度體現在檔案的分類、檔案中信息的利用、歷史檔案保存等多個方面。與傳統的辦公室檔案管理工作相比較，開展信息化的辦公室檔案管理工作，能實現電子化信息儲存的目標，能夠在人工、智能化的雙重努力下，高效率、高質量地完成檔案保存、分類、查詢等相關工作，能夠為辦公室相關制度制訂、宣傳等后續工作開展奠定扎實基礎。

2.有效強化檔案信息傳遞的實效性

通常情況下，相關職能部門需要大量的辦公室信息，并且其信息需求具有一定的間斷性和急迫性，這種特點決定了辦公室檔案管理人員需要為相關部門提供對應的信息資料，并能及時傳遞檔案信息。隨著信息化檔案信息共享平臺的建設，職能部門的工作人員能夠在自身職能允許的基礎上，隨時瀏覽、查閱所需的電子檔案信息。由此能夠看出，信息化背景下創新辦公室檔案管理工作、開展信息化的檔案管理能有效提供檔案信息的實效性。

二、辦公室檔案信息化建設現狀

1.對檔案信息化建設認知欠缺

目前，多數單位都不重視辦公室檔案管理信息化建設工作，也沒有意識到信息化建設對于單位發展所具有的價值和意義，具有“重管理，輕利用”的思想認知。每當提起關于檔案管理信息化建設的相關內容時，單位更重視專業人才的培養和聘用，忽視了信息化建設過程中的資金投入，對整體信息化建設工作不夠重視，雖然已經在逐步開展信息化檔案管理建設工作，卻過于形式化，沒有深入到一定程度。同時，作為檔案的管理者缺少先進的思想理念，忽視了專業教育、培訓等工作的開展，從而導致整體檔案管理工作中的工作人員素質較低、能力較差，繼而使檔案管理工作的質量和效率受到嚴重影響。

2.信息技術利用率低下

信息時代快速發展，從某種角度來說，作為辦公室檔案管理的工作人員已經從傳統信息的傳達者轉化成信息的管理者。但是，在實際工作開展中，依舊有很多管理人員利用老舊的方式傳達信息，止步于傳統的檔案管理工作模式中，缺少對信息化的認知與理解。從當前的情況看，多數單位在查找檔案、翻閱資料時依舊在利用檔案柜，很少使用計算機信息管理系統，再加上缺少檔案管理軟件的輔助，使整體工作質量無法得到提升。同時，無法準確、及時地傳達檔案信息，在保存檔案的過程中也會出現檔案丟失、損壞等現象，這種管理模式不僅浪費了大量的時間和人力，還加大了管理成本，且管理效果不如人意，使檔案管理信息化建設步伐受到嚴重阻礙。

3.缺少信息化專業人才

辦公室檔案管理工作開展的主要核心就是優質人才。如果缺少專業性人才，那么不論技術有多先進，都將無法發揮出其作用和價值。從當前的情況來看，檔案管理信息化建設的過程中缺少精通計算機、檔案管理工作的專業性人才，多數單位都沒有專門設立專項辦公室檔案管理人員，基本上都是某個部門的職員兼職。這些人員的工作數量較多，且工作內容復雜，無法專心投入檔案管理工作中，并且在落實工作的過程中難免會出現一些失誤，從而導致整體工作質量不斷下滑，所以談不上檔案管理信息化建設。此外，擔任檔案管理工作的人員年齡比較大，其文化水平、思想意識與新時代逐漸脫離，不具備專業化的信息知識，所以無法有效進行檔案管理信息化建設。

4.檔案信息存在安全威脅

檔案管理信息化能有效提升辦公室工作質量和效率。但是，由于計算機本身具有一定的開放性特點，隨著信息技術不斷完善和發展，其中會出現各種信息安全隱患，如果病毒侵入檔案信息管理系統，將會影響整體信息系統的運行，更嚴重的是系統中關鍵信息會丟失，一些機密數據會泄露，進而造成不可挽回的損失。從當前的情況來看，系統除了受網絡病毒的威脅之外，還可能受到檔案管理工作人員的威脅，因為多數檔案管理工作人員的信息化安全意識比較薄弱，無法做到“未雨綢繆”，甚至不會進行檔案信息備份，也不會定期對網絡安全進行排查，從而為檔案管理工作埋下了更多“隱患”。

三、信息化背景下辦公室檔案管理創新策略

1.提升對信息化的認知程度

在建設辦公室檔案信息化管理模式的過程中，必須要針對當前時代要求進行細致、全面了解，要提升對信息化的認知程度，學習先進的信息化管理技術，具備現代化檔案管理思想，不斷提升思想認知水平，重視對信息化檔案管理建設的資金、人力等資源投入，購買一些先進的信息化設備，以此為有效建設信息化檔案管理做好準備，奠定基礎。此外，相關部門要重視檔案管理人員的信息技術水平以及思想意識、文化基礎等，保證檔案管理人員能夠熟練運用信息技術，并發揮出信息技術的作用和價值，將其更好地運用在文書檔案管理工作中，以此真正實現檔案管理工作信息化、數字化，使信息能夠及時傳達到各個部門人員手中，使整個單位的工作開展更加順暢無阻。

2.提高檔案管理人員的素質

為了保證檔案管理信息化建設能夠順利開展，相關企業必須要保證檔案管理人員具有一定專業水平，擁有更專業化的管理知識，從而能夠使檔案管理工作有秩序、有順序的開展。要想切實提高檔案管理工作質量和效率，就必須要讓檔案管理人員具有較強的信息化技術能力，具備專業化的管理水平，能有效運用信息化檔案管理系統，保證檔案資料的數字化以及信息化質量。同時，還要能充分利用檔案管理資料提高檔案管理效率。基于此，相關負責人員必須要重視檔案管理人員素質及其能力的提高，積極開展信息化知識以及技能的培訓課程，或者組織檔案管理人員到其他單位中進行學習、借鑒，又或者可以組織檔案管理人員參與相關的信息技術講座，從多個角度提高檔案管理人員的基礎知識水平，讓檔案管理人員對信息化有一個更全面的了解和認識，從而保證其能將信息技術與檔案管理工作更好地整合在一起。

3.構建信息化管理平臺

要想科學化、合理化地建設信息管理平臺，必須要保證檔案信息管理的科學性和嚴謹性，利用多種有效措施提高檔案信息管理的安全性。首先，在實際的工作開展中需要針對性地建立檔案信息加工系統，從而保證檔案資料得到有效的數字化建設，并針對其中信息進行合理的類型劃分以及資源整合;其次，需要建造出文件檔案儲存系統，將單位中的檔案信息有效保存在系統中，使資料的保存更具有完整性和安全性;最后，要積極構建檔案信息的查詢及安保系統，保證信息資料的查閱更加方便快捷，更具安全性，從而有效避免信息泄露而對企業造成經濟損失。

4.信息化管理文書檔案

傳統的紙質檔案數量較多且內容廣泛，整理的工作量相對比較大，且工作效率較低，并且在實際的工作中很容易出現一些錯誤。而有效地運用信息技術針對文書檔案進行整理，不僅能夠提高工作效率，還能提高其準確率，使文書檔案的資源得到更好保存。首先，可以借助信息技術編制文書檔案的搜索目錄，針對文書檔案分類情況，構建機讀目錄數據庫，結合實際需求，根據數據自動將目錄進行專題整理或者分類整理;其次，利用計算機中的多樣化功能，針對文書檔案進行檢索和查閱，相關的閱讀者可以通過自己所需要的文書檔案進行目錄搜集;最后，利用計算機了解檔案的出庫、入庫情況，查閱檔案的閱讀人數以及檔案的歸還情況。除此之外，也要充分做好相關登記工作。

5.建立檔案信息共享系統

信息化背景下的辦公室檔案管理工作，應有意識地拓展管理范圍，積極建立檔案信息共享系統。信息化時代的檔案管理工作并不是以簡單的方式將檔案保存起來，還要針對檔案中的信息進行有效利用，所以相關部門必須要有效拓展檔案管理范圍。辦公室檔案管理需要針對性建立信息共享系統，借助現代化的科學技術進行檔案管理，創建多樣化的反饋機制，讓檔案中的信息變得更加快捷、方便，使檔案中的信息利用方式得到有效轉變。

6.強化政府部門的作用

要想有效保障檔案管理工作的安全性和檔案信息的保密性，就必須要獲取相關政府部門的支持與配合。首先，政府部門應該對檔案管理工作的立法提高重視，并針對相關的法律法規進行完善和改進，保證信息技術的安全性;其次，政府部門應重視網絡安全的監督以及管理工作，以此保證信息資源的安全，使檔案信息管理工作得到更加長久、穩定的發展。除此之外，相關政府部門還應該針對檔案安全管理，制訂有效的預防方案，為檔案信息資源的安全提供更多保障。

7.建立科學的信息反饋考核體系

全面開展信息化辦公室檔案管理工作的重點就是為檔案管理工作效率提供一定保障，并保證與其他部門之間的合作能力。因此，需要有效建立科學化的信息反饋考核體系，政府相關部門需要積極與檔案管理部門進行溝通和聯系，根據實際工作具體需求將信息反饋給相關管理部門。通過該體系的有效建立，不僅能讓工作人員的積極性得以調動，還能讓辦公室檔案管理的工作質量得到一定程度的提高。

此外，在具體的檔案管理工作中還需結合行業特點和崗位實際情況，梳理并把握好工作重點，確保各項工作有序推進。以筆者工作實踐為例，根據目前通常做法，本行業各單位檔案主要交由外包公司整理，并以能順利通過省級驗收作為竣工驗收的重要前提條件。因此，檔案工作重點有接受、保管、整理、利用和移交五個環節。為此，筆者通過建立健全檔案管理制度，不斷探索把握上述重要環節的新思路、新辦法及有效措施，實現建檔和建設項目的同步發展。一是接收環節。公路建設周期長，涉及部門多，要確保檔案齊全完整，做好文檔收集是做好檔案管理工作的前提條件。首先，通過向專業人員借閱《機關檔案工作常用文件匯編》等資料，加強對檔案管理和公路建設檔案管理業務學習，進一步掌握檔案分類方法及相關管理規范;其次，采取向同事請教和查閱資料等方式，全面了解和掌握從爭取立項、項目批復、項目初設、施工圖設計、施工監理招投標、征地拆遷以及進場施工、交工驗收、質量缺陷整改、竣工驗收等公路建設項目基本程序;最后，還要把握三個關鍵節點：（1）材料審核。由于項目建設中涉及檔案填寫、簽證的人員較多，有時難免會出現差錯，通過檢查對發現漏簽、漏項的，及時指出，返回更正，以確保資料完整接收;（2）資料簽收。在檔案資料的接收、簽收環節要明確移交人、接交人、移交資料頁碼、冊數等;（3）溝通交流。由于公路建設參建單位基本在一線，要通過經常深入基層加強與項目部、監理、代建單位檔案管理人員溝通互動以及檔案業務工作的指導監督，確保檔案工作的順利開展。二是保管環節。通過設立相對干燥、便于管理的專門檔案室，并添置專柜、除濕機等常用設備，以及采取必要的防潮、防濕等措施，確保檔案安全。三是整理環節。為便于檔案原始數據的統計匯總、工程檔案移交整理、提高檔案查閱速度和準確率以及切實解決建設項目檔案多、庫房存放空間有限等諸多問題，多年來本人堅持按照《公路基建項目檔案管理編制規則》對在冊檔案進行及時梳理、分類整理，大大提高了檔案工作效率和管理效能。四是利用環節。嚴格執行檔案借閱登記制度，所有需要借閱的資料均按要求填寫《檔案借閱登記表》，對重要的文件還要履行領導批準程序，否則任何材料不得離開檔案室。此外，還通過檔案查閱和統計為項目推進、用地征收、施工進度等各階段的規劃和決策提供有力依據和數據支撐。五是移交環節。工程結束后，需要將檔案移交專業單位進行整理。這個環節筆者主要是在做好移交簽收環節下功夫。

四、結語

綜上所述，在信息化背景下，檔案的信息化管理已經是重要發展趨勢，實際表明，開展信息化的辦公室檔案管理工作，不僅能提高其管理效率和質量，還能保證信息的實效性，能有效滿足不同部門對于檔案信息所提出的各種要求以及當前各個部門對于多樣化信息的需求。因此，檔案管理人員必須要學習更多先進的信息技術，認真做好檔案管理工作，了解信息化檔案管理工作開展的意義和價值，充分發揮自身的能力，使檔案信息作用得到最大發揮。

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（作者單位：福建省大田縣農村公路養護所）