高校名人檔案信息資源建設策略研究

夏蓮春 左雪

摘 要：作為檔案信息資源的一部分，高校名人檔案在社會記憶建構中占據重要一席。通過對高校名人檔案信息資源建設實踐情況調研，分別從收集內容、機構合作、管理方式和技術手段四個方面分析了高校名人檔案信息資源在建設過程中存在的局限，提出其建設策略，以期豐富高校名人檔案信息資源建設思路，為構建社會記憶貢獻力量。

關鍵詞：高校名人檔案;檔案信息資源;建設策略

20世紀80年代開始，高校名人檔案的相關研究相繼出現，作為檔案信息資源的一部分，高校名人檔案建設在客觀上有利于高校檔案意識的提高。在高校名人檔案的研究中，蘇雅澄認為高校名人檔案是指在高校發展及各學科領域內學術成就斐然，在國內外有一定影響力的教授、專家、學者等人的檔案。隨著信息化的發展，高校名人檔案研究開始向信息化研究深入。馬麗指出數字技術帶給高校名人檔案管理的機遇，檔案工作者要以網絡為平臺，拓展管理思維;侯英杰也認為高校檔案館要發揮信息技術優勢，開展信息化建設，建立全面立體的高校名人檔案信息資源體系，高校名人檔案信息化建設成為一個新的挑戰。

一、高校名人檔案信息資源建設的實踐情況

1984年2月南京大學著手建立“名人全宗”，首批征集58位名人的檔案，包括校長、教授、博士生導師等，將征集范圍具體劃分為12小類，這是國內高校首次開始建立“名人全宗”的嘗試。名人檔案是維護教學和科研發展史真實面貌的重要方面，體現了高校教學、科研、生產管理經營實力，高校自此開展名人檔案建設工作。南京工學院自1985年開始有計劃、有步驟地開展“名人全宗檔案”工作;1990年6月東南大學利用館藏名人檔案資源，舉辦了祝賀名譽校長錢鐘韓教授80壽辰暨從教45周年檔案展覽。

相關學術會議也在進行，江蘇省檔案學會高校檔案分會“名人全宗”研討會于1985年在南京大學召開，對“名人全宗”的收集范圍、整理方法以及整理過程中的政策等問題進行了研究和探討。

“雙一流”高校作為國內一流大學的代表，其名人檔案信息資源建設具有代表性，筆者通過訪問檔案館網站中關于名人檔案建設的內容，對“雙一流”高校檔案館網站進行了調研，從收集方式及內容、數字化、開發利用三個方面進行分析。

1.高校名人檔案信息資源收集方式及內容

在收集方式上，大部分高校在名人檔案管理辦法、實施細則中對收集方式進行了規定，收集以移交、征集、捐贈、寄存、交換、征購或復制等方式為主，少數高校使用口述史方法進行收集。上海交通大學通過口述史方法收集了眾多知名校友的口述回憶，并出版《思源》系列圖書，留下了寶貴的精神財富，但總體來說，在收集工作中還沒有普及口述史方法。

在收集內容上，高校收集的名人檔案信息資源以實體檔案為主。例如，《四川大學著名校友檔案管理實施細則（試行）》中規定，著名校友檔案收集范圍包括：（1）反映其生平經歷及主要活動材料，如履歷表、自傳等;（2）反映著名校友科研成就及所獲榮譽的材料，如著作、獎狀等;（3）反映著名校友職務活動和社會活動的重要材料，如新聞報道等;（4）反映社會及學校、單位對著名校友研究、評價材料;（5）反映著名校友活動的照片、錄像帶、錄音帶、磁帶、光盤等各種載體形式的檔案材料;（6）與著名校友有直接關系的材料，如書信、證書等;（7）其他與著名校友有關且具有收藏價值的材料，這些材料基本上都屬于實體檔案。收集的網絡資源較少，隨著社會的發展，網上留存的名人信息越來越多，但名人的網絡信息資源如何進行收集仍未有標準。

2.高校名人檔案信息資源數字化

在管理方式上，部分高校開始使用數字化手段進行名人檔案信息資源的管理，上海交通大學專門建立了人物檔案系統，在歸檔時要求在檔案系統上進行網上預立卷，檢查合格后進行移交;東南大學自主研制網絡版“聲像檔案管理系統”，對聲像檔案和名人檔案按不同的界面分類著錄。這些數字化管理方式不僅提高了管理和利用效率，也有效保護了名人檔案實體的安全。

在傳播途徑上，進行傳統的專題展覽，如東南大學1996年舉辦以名人全宗為單位的專題展覽“廣廈魂——楊廷寶教授生平回顧展”和“錢鐘韓——中國知識分子的楷模”。除此之外，大部分高校還在網絡上開設展覽途徑，網上展覽包括兩個方面：一是以名人全宗為單位的展覽，如上海交通大學檔案館網站上開辦視頻點播及以圖片為形式的名人全宗展覽——錢學森系列圖片展、趙朱木蘭陳列展等;二是名人檔案資料展覽，如清華大學在檔案館網站專題展覽板塊展示的《名師墨痕——清華大學人物檔案專題展》，展出了王國維、梅貽琦等眾多名人的手稿、日記等材料。此外，清華大學還利用微信公眾號等社交媒體進行展覽，在清華檔案館微信公眾號中展出第五屆“清華史料和名人檔案捐贈精品展”，展覽了30位名家、校友等捐贈的50余件精品。

3.高校名人檔案信息資源開發利用

在開發利用上，一方面利用名人檔案信息資源開展校史研究，大多數高校將名人檔案研究與校史研究相結合，總體來看，校史網站上的名人檔案信息相對來說比較分散，沒有針對性;另一方面，利用名人檔案信息資源開展編研工作，主要成果包括編制出版物、制作視頻等，如上海交通大學建立以人物為主的群體工程著述;南京大學1994年出版名人全宗介紹《群星閃爍》;云南大學制作了《云大校友訪談錄》。

二、高校名人檔案信息資源建設過程中存在的局限

經過幾十年的探索和努力，不少高校在建立名人檔案信息資源的過程中取得了一定成果，制訂了相關規章制度，開展了實踐工作。但總體而言，在名人檔案信息資源的建設中仍然存在局限。

1.數字檔案收集有限

根據中國互聯網絡信息中心（CNNIC）發布的第一次《中國互聯網絡發展狀況調查統計報告》顯示，截至1997年10月31日，我國上網用戶數為62萬。CNNIC在2019年8月30日發布了第44次《中國互聯網絡發展狀況統計報告》，截至2019年6月，我國網民規模達8.54億。通過互聯網社交、工作已經成為一種日常，專家學者發表的信息被展示在社交媒體、論壇網站上，成為其名人檔案信息資源的組成部分。但是，高校在進行名人檔案收集工作的過程中，收集范圍仍然偏向實體檔案資源，如中國海洋大學人物檔案建設工作收集了19位老領導、老專家的個人自傳、獲獎證書、備課筆記、手稿照片及論文著作等材料，幾乎都是實體檔案類型。總體來看，網絡上名人檔案信息資源的收集鮮有提及。

2.機構間合作不夠緊密

高校名人的活動軌跡并不固定在一所學校，其空間流動性很大，產生的歷史記錄散存在不同地區和領域。以浙江大學校長竺可楨先生為例，他的手跡一部分保存在浙江省檔案館中，但同時浙江大學檔案館也保存了《竺可楨日記》原稿等其他檔案資料，通過訪問浙江大學檔案館網上展廳發現，竺可楨先生的檔案資料展由浙江大學檔案館、圖書館和竺可楨學院聯合推出，浙江省檔案館雖保存了部分手跡，但因保存主體不同，沒有參與展出。可見，以高校為平臺建立的名人檔案缺乏與相關機構的互聯互動，機構之間缺乏共享合作的理念，展覽效果白璧微瑕。

3.管理方式不夠豐富

數字時代，高校名人檔案面臨著數據量大、數據形式多樣的挑戰，名人檔案的管理方式也出現新挑戰，管理向知識型方式轉變。一方面高校名人檔案管理受到人員、經費、專業能力等各方面因素的限制，數據化管理不到位，注重館藏資源管理，缺乏對開發利用的管理;另一方面隨著數字時代的發展，數字名人檔案的收集來源更廣泛、內容更豐富、形式更多樣，必將成為今后的題中之義，但各高校對網絡上形成的名人檔案信息如何管理還沒有統一標準，名人檔案數字資源的高效管理有待實現。

4.技術應用不夠及時

由于高校名人檔案主要以捐贈、征集等被動收集為主，使高校開展名人檔案數字化工作主要以內部網絡管理為主，檔案管理人員將收集到的名人檔案輸入管理系統中，通過內部管理系統實施管理，技術手段主要面向管理層面。隨著時代的發展，一方面網絡上留下的名人檔案信息越來越多，但高校較少運用相應的技術進行收集;另一方面公眾對檔案信息的需求越來越多，但高校在名人檔案利用方面的技術探索較少。此外，對管理人員的技術培訓較少，可能導致對大數據、云計算等技術應用不到位，使名人檔案數據信息出現偏差，無法保障信息的完整性與準確性。

三、高校名人檔案信息資源的建設策略

1.建設數字資源，豐富收集內容

數字化技術的發展促使高校名人檔案工作建立數字檔案資源數據庫。國外很多大學將名人檔案信息保存在數字圖書館中，劍橋大學數字圖書館以名人全宗為單位展示了包括達爾文、牛頓、李約瑟等眾多名人的手稿、日記等資料，并詳細說明了形成時間、載體形態、捐贈者、內容等基本信息，豐富了劍橋大學數字圖書館的館藏資源。此外，高校名人的隱性知識極有可能轉化為檔案信息資源，目前已有“老科學家學術成長資料采集工程”利用口述史方法收集老科學家的學術成長資料，這些口述文字稿、音頻、視頻等資料對于名人檔案信息資源建設具有重大意義，要將名人的隱性知識列入收集范圍中。此外，互聯網時代，專家學者在網絡上產生的碎片化信息是名人檔案信息資源的組成部分，要關注專家學者在網絡上的活動信息，利用互聯網來收集這些珍貴的檔案信息。

2.推動各方合作，建立聯動機制

高校名人檔案信息被保存在不同的主體機構中，要推動與高校名人檔案保存主體機構之間的合作。劍橋大學數字圖書館網站上展示了李約瑟在中國期間的旅行日志和照片，這些檔案資料來自不同的保存主體。李約瑟在中國期間的檔案資料主要收藏在李約瑟研究所（NeedhamResearchInstitute）中，劍橋大學數字圖書館在展示中將相關機構名錄列入主頁中，清晰地顯示了與其他機構的合作情況。高校名人檔案保存主體機構之間可以“名人全宗”為單位進行合作，以互聯網為平臺，互相交流，提高管理水平，最終實現共享共建的目標。

3.創新管理方式，鼓勵公眾參與

由于人力、物力等方面因素的制約，且高校名人檔案信息管理對科研的理解能力和專業背景要求高，可以采取將眾包模式融入管理中。董雨、周耀林將檔案眾包模式理解為檔案機構通過互聯網平臺發布工作任務，社會公眾在自我需求驅動下承接檔案機構發布的工作任務，建設高質量、豐富的檔案信息資源，用以滿足用戶需求，最終實現檔案機構和網絡大眾雙贏的檔案工作新模式。

高校檔案機構可以采用這種模式，通過網絡平臺發布名人檔案工作任務，鼓勵具有專業背景的檔案志愿者參與管理和研究，將物質獎勵與精神獎勵有機結合，增加游戲元素讓志愿者感知趣味性，增強志愿者黏性，使高校名人檔案的宣傳力度更強、參與范圍更廣、服務利用更加便捷，專業背景志愿者的加入可以提升對名人檔案信息的解析能力，滿足用戶高質量的需求，充分發揮群體智慧的作用。

4.提升技術手段，完善保障措施

針對當前復雜的網絡環境，積極探索大數據、云計算、區塊鏈技術等新技術在高校名人檔案建設中的應用，做好名人檔案信息化的技術保障。區塊鏈技術的興起為高校名人檔案信息資源的建設帶來顛覆性的嘗試。在存儲方面，區塊鏈技術具有分布式特性，在名人檔案信息資源的存儲上打破傳統中心化網絡的局限，使每個節點都參與數據記錄與存儲、實時更新，高效存儲名人檔案信息數據;在安全方面，區塊鏈以時間戳順序記錄了數據上傳共享的歷史，鏈上不可篡改的記錄，可以實現溯源，保持數字檔案的原始記錄性，而非對稱性加密算法，可以保障檔案數據信息的安全;在利用方面，高校名人檔案信息資源保存在不同的主體中，給名人檔案資源之間的共享帶來了障礙。保存主體之間需要進行合作才能實現共享，而聯盟鏈的去中心化特征與檔案信息資源共享的契合度很高，可以實現高校名人檔案信息資源的共享。

四、結語

高校名人檔案不僅是名人個體記憶的延伸，也是人類社會非常重要的一筆財富，高校名人檔案信息資源建設不僅能夠豐富社會記憶，保存文化遺產，還有助于發揮名人檔案信息價值，有助于高校師生檔案意識的建立，有助于建設校園文化，促進大學生思想政治教育水平的提高，從而有利于國家精神文明建設。隨著信息技術的不斷發展，高校名人檔案信息資源建設也要與時俱進，以技術為保障創新管理方式，盤活高校名人檔案信息資源價值的實現。

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（作者單位：1.安徽藝術學院;2.黃山學院）