學校干部人事檔案專項審核中的問題及對策

■天津市教育委員會教育綜合服務中心 莫晗飛

干部人事檔案業(yè)務工作是廣大學校組織人事部門的一項重要工作職能，其中，干部人事檔案專項審核工作為學校行政干部選拔任用和專業(yè)技術(shù)人員職稱評聘提供了重要的參考依據(jù)。近年來，天津市對干部人事檔案工作高度重視并結(jié)合干部人事檔案專項審核工作出臺有關(guān)工作通知。然而，學校在開展干部人事檔案專項審核業(yè)務工作中也出現(xiàn)了部分問題，現(xiàn)就此問題進行重點研究，并討論此問題發(fā)生的根源，從而得出相應的解決方式。

一、學校干部人事檔案專項審核中存在的問題

（一）基本信息填寫不夠規(guī)范

干部人事檔案業(yè)務中的“三齡兩歷一身份”包括年齡、工齡、黨齡、學歷學位、工作經(jīng)歷以及干部身份，是一本干部人事檔案中最為關(guān)鍵的材料，在進行干部人事檔案專項審核業(yè)務工作過程中，對干部“三齡兩歷一身份”的認定是工作的重中之重，在學校干部選拔任用、職稱評聘、平職交流、評優(yōu)評先以及退休等工作中起到重要作用。同時，會存在一部分學校干部在不同類別的不同材料中出現(xiàn)填寫內(nèi)容不一致的情況。一是“年齡”的填寫較為混亂。表現(xiàn)為在一類材料《干部履歷表》以及三類材料《干部年度考核表》中填寫年齡與實際年齡不符。二是“工齡”的填寫存在差異。表現(xiàn)為在一類材料《干部履歷表》與其他經(jīng)過組織人事部門出具的認定材料中填寫的參加工作時間存在不一致的情況。三是“學歷學位”認定模糊。表現(xiàn)為部分干部提供的學歷學位材料中，往往與實際不符，如參加過研究生課程進修班的干部，在其本人的最高學歷欄中填寫碩士研究生等問題。

（二）干部人事檔案各類材料完整度不高

干部人事檔案材料的整體完整度關(guān)系到學校干部人事檔案管理工作的質(zhì)量。然而，在學校干部人事檔案日常專項審核業(yè)務過程中，發(fā)現(xiàn)檔案材料內(nèi)容缺失問題時有發(fā)生，如一些登記表、工資變動審批表的缺失，為學校工作人員的工齡認定、轉(zhuǎn)正定級等工作造成干擾；如入黨申請書、預備黨員轉(zhuǎn)正及入黨志愿書的缺失，對學校工作人員專項審核認定黨齡的過程造成阻礙；如高中畢業(yè)生登記表、入團志愿書等干部人事檔案中最先最早材料的缺失，對學校工作人員專項審核認定年齡的過程造成困擾。

（三）干部人事檔案管理水平有待提升

干部人事檔案業(yè)務的各項工作都是政治性和專業(yè)性較為突出的業(yè)務工作，有著周密且嚴謹?shù)墓ぷ饕?guī)則，在干部人事檔案材料收集、整理、利用的過程中，難免會存在不規(guī)范問題。干部人事檔案專項審核工作也有著較強的上級規(guī)范性政策性要求，審核范圍涉及檔案各類材料。如果干部人事檔案專項審核工作人員不能熟練掌握相關(guān)政策依據(jù)及專業(yè)知識，則會導致專項審核工作的失誤，同時會出現(xiàn)檔案信息審核認定的錯誤。

二、學校干部人事檔案專項審核工作存在問題的原因

（一）檔案管理制度不夠完善

對于學校干部檔案信息出現(xiàn)不一致問題時，干部人事檔案管理工作部門對部分問題調(diào)查及糾錯工作開展不夠及時，僅僅是在檔案管理部門進行保存。在檔案專審工作中，會反映出干部人事檔案中的部分材料已在早期進行過相關(guān)認定，沒有及時將有關(guān)問題反饋給檔案本人，沒有把專項審核工作生成的認定材料向檔案本人出示并經(jīng)檔案本人當面確認無誤。由于檔案管理部分與檔案本人的業(yè)務對接不夠暢通，導致后期材料填寫中，檔案本人填寫的涉及“三齡兩歷一身份”有關(guān)材料不嚴謹、不規(guī)范，以至于出現(xiàn)了檔案本人填寫的材料內(nèi)容與經(jīng)組織認定后生成的材料信息不一致等情況。

（二）學校檔案管理意識較薄弱

在檔案專審工作開展中，發(fā)現(xiàn)很多學校對于檔案信息不夠重視，不了解什么材料需要入干部人事檔案、什么時候入檔等。一方面，干部人事檔案中的有關(guān)材料在填寫過程中存在不同程度的主觀性，部分干部對于干部人事檔案重要性缺乏重視，材料填寫中不夠嚴肅，在檔案本人年齡、黨齡、學歷等方面不夠嚴謹，包括陰歷、陽歷不分；在入團時間、入黨時間等資料填寫中也較為隨意。另一方面，部分干部會由于自身利益，在資料填寫中故意為之，主要是將年齡填大或填小，或者虛報學歷，導致干部人事檔案材料邏輯混亂，從而出現(xiàn)嚴重的失真。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不均衡

干部人事檔案工作涉及面廣，對相關(guān)工作人員政策性、專業(yè)性要求較高。干部人事檔案的材料收集、審核、整理、數(shù)字化都要求檔案管理人員具備相應的專業(yè)能力。順應當下信息化時代的發(fā)展要求，會呈現(xiàn)出檔案管理人員綜合素質(zhì)因年齡和受教育程度導致的不均衡化，以至于部分檔案管理人員沒有經(jīng)過嚴格和專業(yè)的系統(tǒng)化學習，對新知識、新理念掌握不足，不能準確地把握新的法規(guī)政策，導致資料收集完整性不足、審核材料尺度把握不好的情況，從而降低了干部人事檔案業(yè)務工作質(zhì)量。

三、對干部人事檔案審核問題的有效對策

（一）不斷完善檔案管理制度

針對檔案管理過程中出現(xiàn)的干部人員三齡兩歷不一致問題，進一步避免檔案管理人員不能及時進行糾錯的情況，逐步完善相關(guān)檔案管理制度是當下第一步著手的工作，通過制度約束管理人員行為，進一步提高干部人事檔案業(yè)務工作管理的規(guī)范性。工作人員在對相關(guān)檔案資料搜集期間，能夠逐一對照干部人事檔案中相關(guān)信息內(nèi)容，特別是涉及檔案“三齡兩歷一身份”的材料要著重把關(guān)。以專項審核的工作招法，對檔案審核中發(fā)現(xiàn)的問題進行單獨分類，由檔案本人就相關(guān)專項審核材料問題進行逐一確認。同時，在相關(guān)制度建立中，需要明確檔案各類材料時間節(jié)點認證規(guī)則等。

（二）不斷提高學校主動管檔意識

干部人事檔案是學校組織人事部門在工作過程中積累而來，檔案能夠反映一個干部的全面經(jīng)歷，其中涵蓋了干部本人的出生日期、工作時間、入黨時間、學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷及干部身份等，同時也包括了各類在考核干部中形成的證明材料。檔案材料對于干部本人非常重要，是學校對干部考察、任免、提拔的重要參考，同時也關(guān)系到學校工作人員在職工資待遇、退休社保發(fā)放等事項。

（三）針對性提高檔案工作人員素質(zhì)

加強檔案管理人員隊伍建設。配齊配強檔案專職工作人員隊伍，定期開展檔案管理人員的黨性教育、優(yōu)良傳統(tǒng)教育、紀律約束教育和業(yè)務政策培訓，通過以干代訓的方式，不斷提高檔案管理人員的政策水平、專業(yè)素養(yǎng)和工作成效。按照國家檔案局《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》有關(guān)規(guī)定，考慮檔案業(yè)務發(fā)展需要，檔案工作人員以參加檔案培訓班、研修班、教育培訓相關(guān)的檔案業(yè)務實踐活動以及檔案遠程教育等學習方式為主的原則，依托“專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育網(wǎng)”開展公需課繼續(xù)教育及檔案業(yè)務遠程教育，訂閱檔案相關(guān)雜志報刊，為檔案工作人員業(yè)務學習提供有力條件。