企業ERP系統與內部控制深度融合的對策探討

方 健

（江西聚和電子商務有限公司，江西 南昌 330038）

隨著經濟的發展及信息技術的不斷進步，ERP系統應運而生。ERP系統是企業實施內部控制的工具，同時它本身也是內部控制的對象。由于ERP系統在我國企業中應用時間較短，故在提高企業內部控制水平的同時也給企業內部控制帶來了一些問題。為了更好地完善企業內部控制，發揮內部控制在提高企業管控能力、增強企業核心競爭力方面的作用，本文基于ERP環境深入研究目前企業內部控制存在的問題，并試圖提出解決對策。

一、企業內部控制概念及與ERP系統的關系

（一）內部控制概念

內部控制（以下簡稱“內控”）是企業“董、監、高”和全體員工為了保證自身經營合法合規、資產安全，確保財務信息真實、可靠和完整，而共同實施的控制過程，以提高企業經營效率和效果，促進企業戰略目標順利實現。

全面性、重要性、制衡性、適應性、成本效益是建立與實施內控應遵循的五大原則，內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督則共同構成內控五大要素。

（二）ERP系統的內涵

ERP系統是企業資源計劃的簡稱，作為管理平臺，其以信息技術為基礎，將管理思想系統化，為企業生產經營提供決策支持。

企業通過ERP系統可有效整合企業信息系統，使各項工作流程實現標準化、系統化，供應鏈各業務環節銜接緊密化，企業內、外部信息平臺集成化，信息系統更加及時對稱。建立ERP系統的作用在于：一是實現內部資源信息共享，不同環節同質基礎信息一次性處理，基礎操作層面實現降本增效；二是統一業務流程，管理層級優化，各層級之間溝通更為快捷，決策效率大大提升。

（三）內控與ERP系統的關系

在企業管理方面，內控與ERP系統目標大致相同，兩者存在下述關系：

1.ERP是實施內部控制的工具和手段

內控政策和程序覆蓋企業經營各方面、全過程，而具備系統化管理思想的ERP系統將最大限度地減少人力控制帶來的主觀偏差；在企業運營中積極落實內控要求，設置好每個業務節點，使之標準化、規范化，通過ERP系統運行，企業達到實時掌控、內控預警目的。

2.內控的對象

ERP作為信息管理系統，也是由具有主觀性的人設計方案和具體實施操作的技術工具，因此系統有其固有局限性，且在操作中如果輸入錯誤的數據，不僅影響企業內控目標達成，嚴重時可能導致致命的決策差錯。

二、ERP系統環境下企業內控存在的問題

（一）存在對ERP系統的抵觸或過度依賴兩種極端錯誤認識

首先，作為服務于企業生產經營和內控的技術工具，ERP系統須接受企業內控制度的指導和約束。目前，絕大多數企業都是先購入標準化的ERP系統，根據實際需求進行改造。對企業固有工作模式沖擊較大，即人適應系統，如改造不好，可能導致多數人員無法適應系統，甚至產生抵觸情緒，導致ERP系統不能增強內控力度。

其次，ERP系統實現了內控程序化，因此內控會過度依賴ERP系統，系統中產生的差錯會更加隱蔽。如果ERP系統自身因設計有誤，引發程序失效或者出錯，這類錯誤就會長期不被發現，且因程序反復運行，同類錯誤反復出現，嚴重影響內部控制效果。

（二）存在重供應鏈忽視人力資源的錯誤做法

傳統ERP系統基本以生產及銷售（供應鏈）為中心，相關資源因此長期成為企業核心資源。隨著經濟和社會的發展變化，人力資源在企業生產經營和發展中的核心地位開始凸顯。人力資源是企業的資源之本，為此人力資源管理成為ERP系統一個獨立模塊，和財務、生產系統組成了一個高效的、高度集成的企業資源系統。但目前ERP系統建設和應用中一直忽視人力資源，使企業內控不能成為一個完善的控制系統。

（三）固定資產管理存在較大局限性

固定資產在生產制造、交通運輸等行業，具有投入金額大、價值占比高、類目繁多、涉及面廣等特點，發揮著非常重要的作用，如管理不當則會帶來極其負面影響。固定資產管理應該實現價值核算管理、實物歸口管理與現場管理的有機結合。目前，ERP系統僅具備資產核算功能，管理功能并無，對完善固定資產內控極為不利。其局限性主要有：

1.業務流程功能有待完善

ERP系統僅實現了固定資產增減和修改等信息數據錄入和核算功能。固定資產實物管理職能所需數據信息大多需線下采集。由于企業固定資產類目繁多，采集難度大，難以實現全面及時更新，且易遺漏和差錯，所以會影響固定資產控制效率和效果。

2.終端管理亟須完善

目前，ERP系統未實現固定資產終端管理，固定資產管理權與使用權相分離。對其信息維護的終端應是各使用部門，但目前ERP系統多限于管理部門操作，使用部門并未參與，導致固定資產數據精準性、更新及時性嚴重受限，無法確保固定資產的安全，影響了內控目標實現。

3.系統功能應用受限

在ERP系統中，固定資產后續支出中維護保養基礎數據尚未實現與其主數據中的資產相關聯，難以精確配比，管理動態化無法實現。

三、ERP系統環境下完善企業內控的對策

（一）正確認識和處理ERP系統與企業內控的辯證關系

首先，企業管理層應認識到ERP系統對生產經營及內控的積極作用，積極推進ERP系統建設和應用。在建設初期可能效率更低，運轉不暢，但要引導員工正確對待，用系統流程規范自己工作行為，在適應基礎上再改造，讓改造后的系統為企業所用，在流程標準化、工作效率提升、強化內控等方面發揮更大作用。

其次，企業管理層應該看到ERP系統作為內控的一種技術工具，有其固有的設計局限性及應用風險，并由此采取合適的控制手段。

1.建立IT系統內控制度

將ERP系統作為內控對象，充分評估其設計及應用層面潛在風險，建立IT系統內控制度，從質量和效率兩個維度確保ERP系統的高效運行。

2.構建內部監督管理及內控評價機制

首先，發揮內審積極作用。在ERP系統環境下，內審人員要熟悉ERP系統設置，明確管理思想如何與系統融合，在此基礎上才能通過系統查找問題，提高內審效率，通過職業判斷，幫助系統查漏補缺，使系統功能更加完善。

其次，企業應建立起科學的、可量化的內控評價指標體系，對操作流程、職能牽制等有效性進行評價，完善內控環境。根據評價結果，企業管理層應及時調整風險防范策略，確保風險防范體系處于最佳狀態，保證企業運營良好，實現內控目標。

（二）加大人力資源模塊的開發和應用

企業要加大ERP系統人力資源模塊的開發應用，讓人力資源管理趨向系統化、標準化、流程化，可以在以下方面進行大膽嘗試。

1.人力資源規劃輔助決策

對基于企業人員、組織架構的不同設計方案，將其進行模擬運行分析，通過形象圖形的直觀評估，對管理者決策提供輔助參考。

對企業內部職位分別建立包括素質要求、發展通道和培訓計劃等要素在內的模型，通過與職位相應個人相關參數進行比較，系統會自動計算出每個員工職位及發展實際情況與職位模型要求的匹配度。

2.工資及費用核算

第一，針對公司基于不同維度的不同薪資結構及處理流程，通過系統表格及函數公式，制定相應的薪資核算方法。

第二，運用遠端考勤系統，將員工出勤及與其薪酬有關的時間數據關聯導入薪資系統和成本核算中，實現薪資核算、成本核算動態化。

第三，系統有效控制人員費用自申請到審批付款的整個流程，且通過集成功能，將核算數據導入財務成本核算模塊。

第四，進行人員成本分析，借助ERP集成，為企業成本分析提供依據，可以預測未來人員成本情況，并對現成本與上年同期、本年預算數比較，提供相關分析數據及預警。

（三）借助ERP系統完善固定資產管理

首先，數據修改和維護權限擴大到各使用部門。現各部門固定資產變動信息只能在使用前向資產管理部門以書面方式上報，信息處理不及時。應將固定資產信息的位置變動修改權限改為各使用部門發起，資產管理部門核實后通過系統審批。這樣固定資產主數據能及時更新，其基礎資料更加真實準確。同理，ERP系統中，使用部門應有所轄資產查詢、修改狀態的權限，資產管理部門同步行使審核批準職責。

其次，ERP系統中強大的訂單使用功能要充分利用。目前，內部訂單尚未連接系統內固定資產模塊，ERP系統固定資產主數據中單臺設備成本數據未能歸集統計，現有系統中每臺生產設備的產能與其成本費用難以配比。每臺設備應分配產量所產生的成本費用要實現最低的經濟組合，其產量、成本費用須實行動態管控與梳理統計，實時監控指標的變動以使整個組合在整個流程中達到最優。

ERP系統中固定資產模塊中的每臺設備，借助內部訂單，能歸集、統計其產量、成本費用，并實時更新和維護，綜合管理單臺設備的所有訂單，可實時監控整個設備生命周期費用，并通過與預算指標比較，提供分析和預警功能。