互聯網+時代企業檔案管理數字化創新研究

曹春花

（中國水利水電第八工程局有限公司科研設計院，湖南 長沙 410000）

一、引言

2019年底，公司組建一個46人的專審團隊集中開展干部人事檔案專項審核工作，團隊本著積極穩妥、實事求是的原則，確認干部“三齡兩歷一身份”，確保干部人事檔案真實、準確、完整、規范。在兩年的專審工作實際中，觸碰到企業檔案管理的一些現狀與問題。

第一，檔案重要性宣傳不夠到位，單位和個人均不夠重視。有些學校、單位檔案交接不及時不嚴謹，或因為學校合并升級、單位撤銷變遷導致學籍、黨團等檔案資料遺失。還有部分人對個人檔案不重視，對補充材料不配合、不理解，甚至抱無所謂的態度。第二，管理體系不完善，檔案工作的管理效應發揮不夠。檔案管理基礎工作不扎實、規范化標準程度不高、信息更新維護不及時。保存方式只有紙質檔案，沒有建立電子檔案，影響檔案的查閱與利用，缺乏數據分析。考核機制不完善，人事檔案在干部工作中的重要基礎作用不突出。檔案工作與企業的生產經營沒有深度融合，不能充分發揮檔案工作對企業發展的管理效應。

隨著科學技術不斷發展，企業進入一個高質量發展的快車道，數字化新技術為各個領域注入了新動力，企業的檔案管理工作也需要適應新時代的要求。針對如何在“互聯網+”時代做好企業檔案管理工作，檔案管理工作如何主動切合時代發展的主題，適應企業發展的需要等問題的提出，“互聯網+檔案管理”就自然成為新時代檔案管理工作中亟待研究解決的重要課題。

二、“互聯網+”時代企業檔案管理工作的創新

（一）強化檔案意識，增強對檔案管理的認識

企業檔案覆蓋了企業在研發、生產、管理等各個環節的文件資料，體現了企業資產和生產要素的主要力量與價值。另外，人是第一生產力，干部人事檔案在干部管理工作中起到重要的基礎作用，企業的人員結構是企業健康持續發展的必要前提，檔案涵蓋的數據是領導層決策的重要參考依據。從現代企業發展的視角看，檔案管理工作需要合理的統籌規劃，加大檔案管理的“軟硬設施”建設、體制完善和技術研發，使檔案管理工作最大限度地為企業的發展發揮效應，為市場拓展提供良好的延伸動力。從企業管理層到操作層，領導員工自上而下，都要充分地認知到企業檔案管理的重要性，并且增強各自的責任感與使命感。在企業不斷發展和延伸的基礎上，梯度培養檔案管理專業人員，加強人力資源管理工作人員的業務知識培訓，將檔案管理工作和企業的各項工作有機地結合起來。此外，還需要積極地運用網站、企業微信、公眾號等網絡載體對基層項目員工進行相關檔案的宣貫，采用遠程指導方式，實現檔案重要性宣貫和業務指導常態化，讓重視檔案管理工作的觀念深入每一位企業員工心中，為企業檔案管理工作有序推進、創新發展，提升認知、夯實思想基礎。

（二）打造數據中心，加強動態監控

首先，要實現“紙質檔案+電子檔案”統一管理模式，將紙質檔案進行掃描拍照，將紙質檔案上所有數據錄入《干部人事檔案專項審核情況登記表》，將出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷及干部身份“三齡兩歷一身份”原始信息進行真實錄入，建立檔案信息數據中心。結合實際，建立各種管理流程，讓電子流程實時匯總檔案狀態，各類業務檔案智能分類，簡化借閱手續，實現檔案借閱共享。要以“互聯網+檔案”的思路創造性地推動企業檔案管理工作，依托檔案數字化管理工具，打造檔案協同管理云平臺，利用建模和云計算信息技術對人員結構、崗位分類、學歷職稱、單位編制、薪酬職位等信息進行數據統計分析，構建檔案數據管理動態中心，實現企業檔案管理數字化。最大限度地將各類檔案的數據分析有機地融合到企業管理全過程，滲透到業務各領域，并且加大各類信息技術的應用與研發，對各種業務檔案實施動態監控和綜合利用，提升各類檔案數據信息的應用價值，充分發揮檔案管理對企業發展的管理效應。“互聯網+檔案管理”管理模式是打造數據中心、實施動態監控的出發點，也是立足點，需要緊跟企業的發展需求，抓住機遇，迎接挑戰，適時提升數據中心的實踐設計，滿足企業發展戰略部署、頂層設計的重新審視和總結。

（三）制定統一標準，完善規章制度

對于企業來說，想要進一步的提升檔案管理數字化水平，需要結合企業的發展需要，根據企業各業務口的要求，建立統一規范的管理制度。在全方位的視野下，依照相關法律法規，加大檔案保管、保密、利用統計、鑒定銷毀等制度建設，加強檔案管理人員思想政治和工作紀律的教育與懲處，確保企業檔案管理工作的嚴肅性、嚴謹性，保證企業檔案管理工作全過程、全天候受控。檔案管理者也需要立足實際，科學地使用信息技術，建立“軟硬件”雙向保障，加大數據的整合與利用，確保電子檔案管理收集、整理、歸檔和管理等相關的工作內容，加強監督監控，確保檔案安全、保密，日漸突出檔案管理工作在企業發展中的重要基礎作用，為企業持續發展提供良好的延伸基礎。

（四）加強隊伍建設，保證正確方向

現代企業檔案管理隊伍建設，需要的是高素質的人才和創新型人才。企業檔案管理隨著云平臺、云計算、公眾號、數字化管理工具、協同管理系統等一系列“互聯網+”數字新技術的研發與應用，更需要檔案管理者有過硬的政治思想素質和堅定的是非立場，熱愛檔案管理工作，有較高業務水平和較強的學習能力，能有效運用“互聯網+”時代新技術和新知識創造性地開展企業檔案管理工作。只有鍛造了一支又紅又專的檔案管理專業隊伍，才能保證檔案管理工作的正確方向，才能讓檔案管理工作助力企業向好發展。作為新時代檔案人員，要與時俱進，充分發揮檔案人員驅動創新能力，創新思維，創新檔案管理模式、服務機制和方式方法，整體推進企業的檔案管理工作；要加大“互聯網+檔案管理”的深化改革，滿足“互聯網+檔案管理”基本內涵的延伸與拓展，保持檔案管理工作在企業發展中的價值取向。

（五）加大開發利用，做好各項服務

“互聯網+”檔案管理體系，可以最大限度地呈現企業人員結構與企業發展不協調的狀況與問題，不同管理層級可以根據工作崗位、工作性質的不同，個性化地設置不同的權限，根據需要獲取相應的數據，進行數據分析統計、圖表分析，為工作規劃、決策部署提供很參考價值。因此，要充分利用“互聯網+”檔案管理體系的優勢與成果，擺脫傳統檔案工作的局限性，結合企業生產經營、干部任用、質量安全、物資設備、工程履約、技術研發等各個業務領域的不同特點，加大個性化服務需要設計，合理地按照檔案的開發實施調整，滿足企業個性化的差異需求。之后，就需要拓展服務項目，加強線上和線下的服務力度與信息反饋，保持檔案信息管理的網絡化和開放化的建設，為檔案管理數字化，提供更多的新的發展方向，讓企業檔案管理真正融入企業管理體系，助力企業發展。要敢于走出“舒適區”，接受新的理論和新的技術知識，直觀地面對新時代發展背景下的新問題，并且針對問題，主動地解決，合理地制定對策措施。在開放的思維中，加強技術支持，打破思維定式，持續開發新的管理模型，為以后的發展提供前進的動力。此外，還需要企業重視信息安全，確保檔案信息安全。要加強網絡安全保障體系建設，定期檢測系統漏洞，及時分析和排查其中存在的安全性隱患，保證每一個環節都處于安全的狀態，確保企業擁有一個安全發展生態環境。

三、結語

隨著社會的進步，企業需要立足實際，在“互聯網+檔案管理”的基礎上，找到屬于自己的內在需要，消除戰略發展障礙，及時地轉變固有的思維，強化“互聯網+檔案管理”的戰略思維，打造屬于企業自己的數據中心，制定完善的制度標準。要將企業的生產經營等所有管理與“互聯網+檔案管理”有機結合起來，保持內涵建設的深度，為檔案管理的正面效應提供更多的生存和發展空間。要持續加大技術更新，提高動態化的管理力度，增強創新能力，為企業的發展提供動力。