高職院校人事檔案規(guī)范化管理模式探討

田慧

摘要：在我國(guó)教育改革深化的背景下，高職院校的規(guī)范化管理工作受到重視，教職工人事檔案也是如此。本文將重點(diǎn)探討高職院校人事檔案管理，從規(guī)范化管理角度入手，分析高職院校人事檔案規(guī)范化管理的重要意義，探討高職院校人事檔案規(guī)范化管理模式，為人事檔案管理工作提出發(fā)展思路。

關(guān)鍵詞：高職院校;人事檔案;規(guī)范化;管理模式

當(dāng)前，在我國(guó)教育改革不斷深化的背景下，高職院校為代表的高等教育規(guī)范化管理工作受到各部門的重視，同時(shí)，高職院校作為培養(yǎng)我國(guó)專業(yè)型人才的重要機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著培養(yǎng)各項(xiàng)專門應(yīng)用型技能人才、為我國(guó)大基建多媒體等新興行業(yè)輸送人才的重要任務(wù)[1]。在高職院校日常管理工作中，人事管理是至關(guān)重要的一環(huán)，人事檔案的規(guī)范化管理才能夠保障整個(gè)高職院校管理系統(tǒng)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高職院校的有序運(yùn)轉(zhuǎn)。當(dāng)前，受到制度因素、歷史檔案管理等多重客觀因素的影響，各高職院校人事檔案管理工作質(zhì)量參差不齊，部分院校人事檔案管理存在不規(guī)范的問題，而人事檔案的規(guī)范化管理是高職院校規(guī)范管理、改革發(fā)展的基礎(chǔ)[2]，因此應(yīng)當(dāng)從規(guī)范化管理的角度入手，深入探討高職院校人事檔案規(guī)范化管理模式，為人事檔案管理工作提出發(fā)展思路。

1.高職院校人事檔案規(guī)范化管理的意義

當(dāng)前，高職院校人事檔案管理工作是其行政管理的重要基礎(chǔ)，因此高職院校人事檔案規(guī)范化管理的意義首先體現(xiàn)在提升內(nèi)部管理質(zhì)量上，有助于梳理高職院校組織結(jié)構(gòu)、人事關(guān)系，并且進(jìn)一步明確各職能部門的權(quán)力與責(zé)任，防止出現(xiàn)問題找不到責(zé)任人、問題處理流程時(shí)間過長(zhǎng)等問題，提升內(nèi)部管理質(zhì)量[3];其次，高職院校人事檔案規(guī)范化管理的意義體現(xiàn)在提升高職院校的管理效率上，人事檔案的規(guī)范化管理離不開信息技術(shù)的支持，而電子化的人事檔案管理能夠切實(shí)提升人事檔案輸入、調(diào)取、變動(dòng)等具體人事管理工作的效率，使高職院校人事管理日趨高效化;最后，高職院校人事檔案規(guī)范化管理對(duì)于檔案安全性也是很好的保障，人事檔案管理工作的核心之一就是保障人事檔案的安全性，而規(guī)范化的人事檔案管理工作能夠重新梳理立卷、歸檔、各項(xiàng)檢索等各項(xiàng)環(huán)節(jié)，利用信息加密技術(shù)等保障人事檔案的規(guī)范性。

2.高職院校人事檔案規(guī)范化管理模式

2.1分類管理模式

在人事檔案管理工作中，檔案的立卷和歸檔工作是規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，只有建立科學(xué)分類管理模式，才能夠有效保護(hù)人事檔案卷宗的完整性。在信息技術(shù)時(shí)代，電子信息技術(shù)是科學(xué)分類管理模式的重要技術(shù)保障，高職院校通過建立電子人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的方式實(shí)現(xiàn)人事信息存儲(chǔ)，同時(shí)建立相應(yīng)的電子化管理模式將人事檔案按照不同角度分類，利用標(biāo)簽化原則將人事檔案設(shè)置上不同類型的電子標(biāo)簽，便于日后對(duì)人事檔案的檢索與提取。與此同時(shí)，制定相應(yīng)的電子化人事檔案收集、整合、歸檔和借閱制度，實(shí)現(xiàn)新的人事檔案電子化上傳、已有的人事檔案電子化整合、所有人事檔案以院系等方式分類，不僅如此還應(yīng)當(dāng)在人事檔案中加入更多與時(shí)俱進(jìn)的項(xiàng)目，例如在人事檔案中納入教職員工參與創(chuàng)新性科研工作情況、參與黨團(tuán)建設(shè)社會(huì)公益服務(wù)等活動(dòng)情況等等，使人事檔案能夠全方位地體現(xiàn)出一名教職員工在高職院校中的價(jià)值。

2.2安全管理模式

人事檔案管理的另一核心要求就是安全性，人事檔案涉及到教職員工個(gè)人隱私、高職院校涉密項(xiàng)目等一系列不同保密級(jí)別的信息，因此想要對(duì)高職院校人事檔案開展規(guī)范化管理，就要遵循設(shè)計(jì)安全管理模式。一方面，在技術(shù)層面，信息技術(shù)對(duì)于人事檔案安全管理而言是一把雙刃劍，在能夠保障信息安全的同時(shí)也存在著一旦系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞會(huì)泄密資料的風(fēng)險(xiǎn)，因此，應(yīng)當(dāng)聘請(qǐng)專家設(shè)計(jì)完整嚴(yán)密的技術(shù)系統(tǒng)保障人事檔案安全，嚴(yán)防人事檔案相關(guān)信息泄露，建議遵循仿真安全的技術(shù)路線，在電子人事檔案庫(kù)建設(shè)過程中對(duì)于不同類型檔案配備不同級(jí)別的軟件維護(hù)屬性，保障基礎(chǔ)人事檔案資料難以拷貝，同時(shí)加強(qiáng)技術(shù)維護(hù)工作，定期開展人事檔案電子信息系統(tǒng)升級(jí)維護(hù)工作，并創(chuàng)新性地將云存儲(chǔ)服務(wù)、5G網(wǎng)路、人工智能等高精尖技術(shù)運(yùn)用到高職院校人事檔案規(guī)范化管理工作當(dāng)中;另一方面，在管理層面，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人事檔案管理相關(guān)的制度建設(shè)，通過教職員工工號(hào)登錄、權(quán)限設(shè)定等方式保障人事檔案信息安全性，在保障教職員工個(gè)人能夠利用校園教職員工信息管理平臺(tái)查詢到自己個(gè)人檔案信息的基礎(chǔ)上，對(duì)于人事部門管理人員、院系人事管理領(lǐng)導(dǎo)干部等開放個(gè)人名下的部分權(quán)限，對(duì)于檔案上傳、更新、查閱、調(diào)取等操作行為進(jìn)行系統(tǒng)記錄，記錄操作人、審批人、操作目的、操作時(shí)間以及操作IP地址等等，保障日后人事檔案管理工作有據(jù)可查、有據(jù)可依。

2.3專業(yè)管理模式

在高職院校人事檔案管理中，受到高職院校政策、歷史交接過程復(fù)雜等因素的影響，人事檔案管理不夠?qū)I(yè)的問題并不罕見，部分高職院校甚至認(rèn)為人事檔案管理是不需要專業(yè)知識(shí)與專業(yè)人才的工作，為了規(guī)范管理、扭轉(zhuǎn)高職院校對(duì)于人事檔案管理的刻板認(rèn)識(shí)，筆者提出專業(yè)管理模式的概念。要落實(shí)專業(yè)管理模式，一是要在高職院校內(nèi)部明確人事檔案管理工作重要性，自上而下地重視人事檔案信息，配備并培養(yǎng)專業(yè)的人事管理專家，這樣才能夠保障人事檔案管理工作順暢開展;二是認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的動(dòng)態(tài)性，設(shè)置獨(dú)立人事檔案負(fù)責(zé)人部門或負(fù)責(zé)人，及時(shí)準(zhǔn)確地傳輸人事檔案最新信息，讓檔案內(nèi)容和檔案信息符合新時(shí)代高職院校改革發(fā)展的切實(shí)需求;三是加強(qiáng)人事檔案工作相關(guān)的培訓(xùn)，不僅培訓(xùn)人事檔案的管理人員，而且培訓(xùn)所有擁有人事檔案的教職員工，讓高職院校教職員工認(rèn)識(shí)到人事檔案對(duì)于個(gè)人發(fā)展、學(xué)校發(fā)展、社會(huì)發(fā)展的重要意義，同時(shí)也讓高職院校教職員工遵循專業(yè)的人事檔案工作流程;四是不斷與時(shí)俱進(jìn)，通過積極引進(jìn)專業(yè)化人力資源管理人才、先進(jìn)的信息存儲(chǔ)分析技術(shù)、申請(qǐng)人事檔案升級(jí)管理必須的硬件設(shè)備等等方式，建立高職院校的專業(yè)化人事檔案管理模式，使其更好地為高職院校人事檔案規(guī)范化管理服務(wù)。高職院校應(yīng)當(dāng)通過以上四位一體的管理策略，在專業(yè)技術(shù)的支持下、在專業(yè)人才的指導(dǎo)下，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理工作。

3.結(jié)束語

總而言之，高職院校的人事管理工作是開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，也是高職院校改革發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)從思想上重視人事檔案管理工作，在實(shí)踐中不斷探索高職院校人事檔案規(guī)范化管理模式。本文結(jié)合筆者的工作實(shí)踐及理論研究，從高職院校人事檔案規(guī)范化管理的意義入手，探討高職院校人事檔案規(guī)范化管理的具體模式，提出科學(xué)分類管理、安全管理、專業(yè)管理等具體的規(guī)范化管理模式，為高職院校人事檔案規(guī)范化管理工作提供參考。

參考文獻(xiàn)

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