淺議基層檔案數字化建設

何小琴

摘 要：近年來，信息技術發展比較迅速，已經深入到人們的日常生活和工作中，成為不可分割的一部分。在信息時代的要求下，檔案管理需要進行信息化建設，在信息化建設中數字化建設是重要的組成部分。檔案數字化建設可以說是檔案管理過程中一場深刻的革命，因此，當今時代檔案數字化建設的研究具有十分重要的意義。目前，信息技術被大力的推廣與應用，具有促進經濟增長的作用，檔案作為一種原生的信息資源，其重要性不可言喻。在檔案信息化建設中，數字化建設已經成為必然趨勢，受到各界的高度重視，也推動了檔案數字化建設的進程。檔案數字化建設可以滿足當下時代的要求，也是檔案管理中急需解決的重要問題，以期為經濟建設、社會建設服務，并有效促進數字檔案事業的發展。

關鍵詞：基層檔案;數字化建設;現狀;問題與原因;建議

一、分析檔案數字化建設的現狀及趨勢

1.檔案數字化建設是實施現代信息資源共享的必然要求

在檔案數字化建設管理中，應該以用戶的需求為主，為用戶提供優質的服務，使檔案的利用率提高。但是，傳統的檔案服務水平比較低，主要是只提供閱覽室，用戶需要到閱覽室進行查閱，但不是所有的用戶都有時間到閱覽室進行查閱，這樣就不能為所有需求的用戶提供服務，從而使檔案的服務水平受到影響。檔案信息作為一種不可替代的社會信息資源，不僅能夠利用紙質檔案的原件或者復印件，還可以使用照片和聲像檔案，同時，也要使經常上網的用戶運用信息工具，隨時掌握檔案信息。

2.檔案數字化建設是提高檔案的可利用性和個性化服務的必然要求

開拓檔案發展前景的基礎，傳統的檔案給人的印象是只有研究類學者才會去閱讀，這主要是檔案的內容比較枯燥乏味，而且其中的理論比較高深，一般情況下，只有研究學家才去閱讀與利用。但是有時候網絡用戶并不想利用原始檔案，導致檔案信息單一不能滿足他們的需求，這也造成了檔案信息的利用長久以來處于尷尬的困境之中。國家檔案局查閱中心2018年提供查閱利用者1288人次，可見，檔案利用率非常低，不能真正的實現檔案的價值。

3.檔案數字化建設是增加檔案的保存性

檔案經過多年的變化，由最初的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質作為載體，到如今檔案信息的載體被磁盤、磁帶、光盤所代替，形成了現在的電子檔案。使用電子檔案管理優點比較多，可以利用信息技術高效地處理檔案信息，提高其工作效率，而且還可以減少檔案保管的庫存面積，緩解庫存的壓力，使檔案得到有效的保管。但是，受到其他因素的影響，有的電子檔案管理還不能滿足時代的發展，趕不上檔案的發展形式，在電子檔案管理中，依然采用過去的管理方式，沒有進行及時的更新，使電子檔案管理中大部分的檔案不能采集、被利用，甚至存在檔案的丟失，造成非常嚴重的后果，這也是急需解決的重大問題。

二、分析檔案數字化建設存在的問題及原因

1.基層檔案數字化建設存在的問題

經過調查發現，基層檔案數字化建設的速度非常慢，這主要是在基層檔案建設中存在很多問題，阻礙了數字化建設的進程。

首先，是信息化建設中存在的“孤島”。在數字化建設的過程中，需要建立數字信息資源庫，將傳統的紙質檔案轉變為電子檔案，在這個過程中，需要實現跨地區和跨部門的電子檔案資源共享，但是，基層檔案在數字化建設的過程中有被邊緣化的趨勢，檔案資源沒有得到充分的重視，難以實現不同部門和不同地區檔案數字化信息的共享，從而嚴重影響了數字化檔案庫的建設。

其次，存量數字化是基層檔案數字化建設中的難題，存量數字化是指將已經保存的傳統載體的檔案轉化為計算機載體的檔案，例如，將紙質檔案轉化為電子檔案。在這個過程中，檔案管理人員要對紙質檔案進行掃描，將其轉化為計算機可讀和識別的圖像，并將檔案目錄錄入到計算機中，這個過程同樣需要花費大量的人力和物力，但是工作難度不大，在基層檔案數字化建設中屬于比較常見的工作。另外，還需要對數碼聲像檔案和館藏電子文件進行格式轉換，并將其納入到數據庫中。檔案信息資源是數字化建設的關鍵，而將傳統載體的檔案轉化為計算機載體的檔案是非常重要的工作任務，但是，對于基層檔案來說，要將數量巨大的傳統載體檔案轉化為計算機載體檔案需要投入大量的人力和資金，并且需要花費很長的時間，建設周期非常長，檔案目錄的錄入由于是人工手動錄入，不僅需要花費大量的時間，還容易出現誤差。

第三，基層檔案數字化建設還存在著增量電子化的困難。增量電子化是指新接收的檔案經過歸檔之后為電子文件，這是實現檔案數字化建設的重要途徑。但從實際的情況來看，很多基層檔案館接收的檔案依然是以傳統載體的檔案為主，電子文件在傳輸過程中經常會出現不加蓋電子印章和不加正式紅頭的情況，檔案館接收的電子文件很多都不符合電子文件的歸檔要求和管理規范。

最后，檔案數字化建設最終的目標就是實現檔案信息資源的共享，在這個過程中，就要求基層檔案館要實現和機關部門的機關共享和館室共享，同時各級檔案館之間也應該形成館際共享。在實際中，缺乏互通的局域網，共享難以實現。

2.問題成因分析

首先，人們對數字檔案建設缺乏正確的認識是導致各種問題的基本原因。檔案具有非常重要的價值，但是檔案價值的實現具有滯后性，人們往往在利用檔案時才會想起基層檔案館，所以，當地政府在制定發展規劃時，一般很難優先發展檔案館，在檔案數字化建設中，政府投入的資金和人力也都非常有限，得到的現實回報往往比較少。另外，政府在扶持檔案數字化建設時，在掃描儀、計算機等硬件上投入的比較多，卻對檔案信息資源的建設有所忽視，導致檔案數字化建設難以推行。

其次，基層檔案技術水平有限也是制約檔案數字化建設的一個重要因素。基層檔案館在實際的工作中，依然沿用以前傳統的管理思維和管理模式，整個工作的過程比較保守，對于一些新技術和新理論的接受比較難。另外，基層檔案取法技術研發部門，在檔案的數字化建設過程中，對檔案管理軟件公司的依賴性非常大，而對應的軟件公司往往只會將一些最基本的數據庫操作方法教給檔案管理人員，所以檔案部門要想推進數字化建設就需要花費大量的資金，但是由于檔案館不會產生經濟效益，所以政府的財政撥款比較少。

另外，檔案數字化建設需要部門之間緊密的溝通合作。在實際的工作中，由于各部門是獨立的，他們之間的溝通比較少，這不利于數字化建設的工作開展。雖然政府的各個部門在工作中都會使用計算機系統和業務管理系統，由于每個部門的管理目標不同，所使用的管理系統存在很大的差異，而且數據庫是獨立完整的，因為每個數據庫的開發者不同，導致數據庫的兼容性不強，很難互相兼容。因此，各部門形成的數據資源移交給檔案部門時，會出現無法對接的情況。

最后，基層部門缺乏高素質的檔案人才也是影響檔案數字化建設的重要因素。當前，檔案數據急劇增加，檔案館的人員面臨巨大的缺口，要想實現檔案的數字化建設就需要引進專業的技術人才。但是，從實際的情況來看，很多人認為檔案部門的工作比較清閑，缺乏挑戰性，并且也很難有升遷的機會，所以，在人才引進方面具有一定的難度。

三、做好檔案數字化工作的思考及建議

1.破思維、轉觀念

由于受到傳統檔案管理模式長期的影響，很多的工作人員已經習慣了這種管理模式，因此，在數字化建設過程中，他們沒有工作積極性與熱情。在基層檔案管理中，工作人員的日常工作依舊，服務對象也沒有發生變化，還是覺得傳統的管理模式比較適用，也對工作內容比較了解，做起來比較順手，因此，對于數字化建設不感興趣，覺得沒必要去重新適應新的工作模式，從而使數字化建設受到阻礙。

另外，一些年齡較大的工作人員，他們接受新事物的能力比較弱，認為把可以看見的檔案轉變成看不見的數字信息儲存，非常不可靠，而且也會感到不安，因此，把數字檔案建設看成是一項費時費力的“趕時髦”工作，從心里就比較抵觸數字化建設。這也是數字化建設需要解決的問題，如果讓他們親自實踐數字化檔案管理，并看到其優點，認識到數字化建設的重要性，然后就會慢慢接受，并積極地參與到數字化建設工作中，從而加快數字化建設的速度。

2.爭經費、強投入

相對來說，基層檔案工作在單位中處于比較低的位置，不被領導重視，在經費分配上，基層單位不會過多的投入到檔案管理中，大部分會分配到重要的工作中，導致檔案數字化建設沒有足夠的資金，不能順利的開展相應的工作，增加了數字化檔案建設的難度。為了能夠解決這一問題，基層檔案管理部門應該盡最大的努力去爭取經費，彌補資金的不足，還要做好資金的管理工作，不能浪費珍貴的資金，把錢用到“刀刃”上，優先開展利用率最高的檔案，循序漸進，從而順利開展相應的工作，早日完成檔案數字化建設。

3.內培養、外引進人才

人才是檔案數字化建設的工作開展的重點，很多的工作具有較高的專業性，在基層檔案數字化建設中，離不開人才的支持，如網絡設計、硬件配置、設備維護和軟件開發等工作都需要相應的專業的人才。目前，基層檔案部門專業人才非常缺乏，導致建設工作不能順利進行，數字化建設就無法從規劃變為現實。為此，基層檔案部門應該重視人才，積極培養人才，可以從單位內部進行培養，也可以引進人才，解決專業人才缺乏的問題。

4.實現數字網絡

實現檔案數字化必須形成數字檔案館，形成檔案管理的數字化。另外，數字館是由很多的數字檔案室組成的，因此，要想打造數字化檔案管理，就要加快數字檔案館的建設。數字化檔案的建設為數字檔案館提供重要的信息，因此，在建設過程中，要逐漸的實現數字化，為數字檔案館的建設打好基礎，從而使檔案更好的利用，充分的挖掘檔案的價值。

四、完善創新機制，打造共享平臺，全力推進檔案數字化進程

1.完善檔案信息化工作體系

為了能夠加快數字化檔案建設，提供更優質的服務，首先，要不斷完善檔案管理機制，規范檔案管理工作，對檔案進行全程管理，還要加強各部門之間的合作與溝通，使檔案管理的水平逐漸的提高。其次，不斷完善關于檔案的法律法規制度。使檔案數字化建設工作做到有法可依，可以減少一些不良的行為，促進檔案數字化發展。

2.推進數字化建設和資源共享

檔案信息化建設的核心是資源建設，所有的工作必須以此為基礎。

首先，管理人員大力支持數字化建設，并在日常工作中加大檢查力度，發現問題并及時解決，使相應的工作能夠順利的進行。此外，還應該建立電子文件和紙質雙歸檔制度，這樣可以保障檔案的安全性，同時，對于全文的查閱與檢索也非常有利。

其次，還要實現檔案資源的共享，提高檔案的利用率，應該建立完善的信息平臺，并做好相應的安全防護措施，使用者可以根據相應的規定進行檔案的查詢，而且，查詢檔案沒有時間、地點的限制，從而實現信息的共享，加快我國的信息化建設的進程。

3.提高信息技術，加大資金投入

在我國的檔案信息化建設過程中，不能缺乏信息技術的支持與資金的投入，因此，在信息建設過程中，要加大資金的投入，使各項建設工作能夠順利的進行，并且使檔案管理平臺能夠安全穩定的運行，從而保障檔案信息的安全性。為了提高檔案管理的安全性，應該對所用的軟件進行深入的研究，開發新的軟件，提高檔案管理系統的安全性。加強檔案信息的安全管理，還要做好相應的安全措施，如安裝殺毒軟件、加強訪問控制、運用防火墻技術等，使檔案信息不被泄露。加強網絡互通的進程，借助網絡信息平臺，使用先進的信息技術，使各部門的信息實現共享。

4.改進檔案信息服務手段

檔案信息化建設，為了更好地提供服務，實現檔案高效的利用，因此，要對檔案信息服務手段進行不斷的改進，實現檔案利用價值，改進檔案信息服務手段。要不斷提升檔案信息的遠程查閱能力，根據檔案信息的實際情況，及時公開相關信息，這樣有需求的用戶可以通過網站進行查詢，隨時查閱檔案的信息，為用戶提供遠程服務。針對具有保密性的信息，在進行查詢時，要對使用者的身份進行認證，然后在特定的情況下進行查詢。

檔案數字化建設是一項非常復雜的工程，從現在的發展情況來看，在以計算機為核心的信息技術條件下，形成的各種數字文件將是未來數字化檔案資源的主體。數字化檔案資源不僅是檔案信息化建設的基礎，也是建設數字檔案館的基礎，因此要積極地建設數字檔案館。只有這樣，才能實現檔案的數字化，才能促進中國數字檔案事業的飛速發展。

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（作者單位：南川區林業局林木良種場）