高校檔案實體資源建設中檔案利用的探索

邵婧

摘 要：檔案利用是檔案工作的重要組成部分，西北大學檔案館在高校智慧檔案館研究中，根據教書育人、科研育人、管理育人、服務育人的辦學宗旨，提出圍繞中心、助推管理、服務師生的工作理念，進行了檔案利用的實踐與探索，為高校智慧檔案館建設奠定了堅實的基礎。

關鍵詞： 高校;檔案實體資源;檔案利用

檔案實體資源建設有序是高校智慧檔案館建設的基礎，檔案實體資源建設包括檔案收集、檔案存儲、檔案管理、檔案利用、檔案安全等五個方面。檔案利用是檔案實體資源建設的最終目的。

檔案利用是指公民或者法人通過檔案利用工具查閱檔案信息、搜尋相關資料，獲取相關證據、運用檔案資源滿足利用者不同需求的行為過程，也是檔案資源潛在價值獲得實現的過程。從狹義上講，檔案利用是指利用者在利用需求的支配下，查閱相關檔案信息、摘錄相關檔案內容、借閱相關檔案卷宗或者復制相關檔案資料、索取相關檔案證明、反饋檔案利用效果等具體工作;從廣義上講，檔案利用是指檔案應用，包括檔案查閱、檔案借閱、檔案證明、檔案編研、檔案文化資源開發利用研究、檔案育人等工作。檔案利用包括三個層面的含義：即檔案利用意識，檔案利用內容，檔案利用方式。檔案利用是實現檔案工作為社會服務的直接手段，也是夯實檔案基礎、發揮檔案效能、增強檔案管理水平、提高檔案工作者素質、推動高校智慧檔案館建設的重要途徑。

在檔案學研究和檔案工作實踐中，通常所說的檔案價值是指檔案的利用價值。在檔案實體資源建設中，豐富的檔案館藏是檔案利用的基礎，集中統一管理是檔案利用的前提，以合法形式運用可供利用的檔案信息是檔案利用的理想狀態。西北大學檔案館在檔案利用過程中，注重檔案歸檔、檔案收集、檔案編目注錄上架、檔案到館查閱、檔案遠程查詢、檔案借閱、檔案編研、檔案文化資源開發利用研究、檔案育人等檔案業務工作，取得了良好的社會效益。

一、檔案到館查閱

檔案到館查閱是指公民或者法人親臨檔案館，在檔案工作者的幫助下，按照檔案管理規定，運用檔案檢索工具，查找相關檔案卷宗，閱覽相關檔案資料，獲取相關歷史史實，滿足各自不同需求的行為過程。西北大學檔案館注重不斷提高檔案工作者的職業素養，在檔案到館查閱過程中把按章查閱與熱情服務有機結合起來，既要求按照查驗證件、登記信息、檢索提檔、閱覽摘錄、復制證明、還檔反饋六個步驟嚴格查檔程序，又要求檔案工作者熱情接待、認真負責、耐心細致的做好查閱服務。為了滿足查閱者的不同需求，檔案工作者經常加班加點、任勞任怨地從事查閱工作，2015年4月的一天學校后勤集團籌備召開三校區建設檢查工作會議，急需使用三個校區的土地證件、征地文件等檔案資料，檔案工作人員從下午5點多一直忙到晚上9點多才完成查找、審閱、復印工作，保證了第二天會議的如期舉行。2016年9月26日，韓國吳女士來到西北大學檔案館，要求查閱其就讀西大碩士研究生期間的檔案資料，補辦學歷證書、獲取學位證明。吳女士是張豈之先生的韓國留學生，她與中國考生一起參加研究生入學考試，在西北大學中國思想文化研究所學習畢業，獲得碩士學位，以后又攻讀了中醫學博士研究生。現申請攻讀西醫學博士研究生，申請學校要求其提供碩士研究生學習期間的相關證件，因其不慎丟失西北大學碩士研究生畢業和學位證書，所以來館查閱檔案資料。工作人員仔細尋找、調卷查閱，從檔案案卷中找到了其1997年的碩士學位授予材料和畢業論文，并為她免費復印了6套檔案資料，出具了相關證明。吳女士獲得了她所需要的檔案資料以后，非常感動的說：“我的碩士畢業論文寫的是關于老子的道德思想，老子的‘道在哪里？說不清楚，但是‘道就在那里;‘德在哪里？‘德體現在生活中的小事里。我來到西大，一次查閱就找到了所有檔案資料，并且不收任何費用，使我很受感動。”2018年3月15日，西北大學1996級畢業學生寇某的母親來館幫其查詢相關檔案，辦理學歷確認事宜。根據寇母介紹：寇某在高中期間學習成績優異，因為高考估分偏低，導致報考學校不夠理想，因此產生心理障礙，罹患精神疾病。從西北大學本科畢業工作以后，又考上了其他學校的碩士研究生，因其服藥就嗜睡，不服藥又不能控制病情，無奈之下研究生也退學了。在一次服藥之后，因昏昏沉睡不慎丟失身份證件和本科學習期間的畢業及學位證書，現需補辦畢業證書，獲取學位證明。工作人員經過調卷查閱，找到了1996級新生錄取名單，給其復印了相關資料。因為學校2000屆本科畢業生驗印表沒有歸檔，工作人員電話聯系相關部門老師，詢問補辦畢業證書流程，告訴她相關部門的辦公地點和聯系電話，指導其帶著新生錄取名單復印件，到相關部門補辦畢業證書、開具學位證明。2018年5月8日，寇某出院后和其母一同來到西北大學檔案館，要求查閱其在校學習期間的成績單，經過調卷查閱后，為其復印了相關資料。考慮到查檔學生的特殊性，工作人員幫助她逐條核對撰寫了補辦畢業證書、獲取學位證明所需材料和工作路徑，為其草擬了畢業和學位證書丟失登報聲明，并且送給她一個U盤，以方便其存儲提供補辦畢業證書所需要的電子照片，相關部門老師承諾辦好畢業證書和學位證明以后，郵寄至她們單位，使其一次辦完所有學歷確認手續。西北大學的檔案到館查閱工作贏得了查閱者的信賴和感激。

二、檔案遠程查詢

檔案遠程查詢是指公民或者法人通過網站查閱、電話咨詢、QQ查詢、微信查詢、電子郵件查詢等檔案查詢業務，滿足各自不同需求的行為過程。西北大學檔案館在檔案實體資源建設有序的基礎上，加快實體檔案數字化遷移的步伐，部分檔案已經能夠開展檔案遠程查詢業務，給查詢者提供電子簽章檔案資料，并提供實體檔案資料及其證明材料的郵寄到付服務。2020年5月9日西北大學藝術學院2014級本科學生劉某某通過電話咨詢，電子郵箱發送身份證明，要求查閱本人的新生錄取名冊，用于補充個人人事檔案。檔案工作人員經過實體調卷，復印蓋章，通過郵寄到付業務將所需檔案資料寄至浙江寧波劉某某單位，并且對相關檔案資料進行拍照，轉化為PDF格式之后，加蓋電子簽章，通過電子郵件傳送給劉某某，解決了劉某某的遠程查檔利用問題。類似的電話咨詢、檔案遠程查詢業務已經在西北大學廣泛開展，最近檔案館每天少則遇到幾件、多則遇到幾十件檔案遠程查詢請求，極大地方便了利用者異地利用檔案資源。隨著信息技術的發展，檔案遠程查詢這一業務將會很快在社會上廣泛普及，推動檔案查詢工作的發展。

三、檔案借閱

檔案借閱是指公民或者法人按照檔案管理規定提出檔案借閱申請，經過主管或者分管領導批準以后，借閱相關檔案卷宗，用后歸還的行為過程。檔案借閱是檔案利用工作的重要組成部分，西北大學檔案館規定校內有關單位借閱檔案卷宗，需經檔案館館長或者館長委托相關科室主任批準，校外其他單位借閱檔案卷宗，需經分管領導同意，檔案館館長批準。秉承“案卷不出庫、出庫需審批、借閱交押金、登記要詳實、返還查卷宗、歸庫退押金”的原則，借閱單位提供加蓋公章的借閱公函，借閱者持本人身份證件或者工作證件，辦理借閱手續，繳納借閱押金，借閱相關卷宗，用后歸還時，檔案工作者核對卷數準確、卷宗無損后，返還借閱押金，辦理歸庫手續。確保檔案卷宗完好無缺，借閱工作規范有序。2017年5月16日中午11點多，西北大學城環學院一位老師因工程項目需要，提出借閱西北大學南校區水電管網分布檔案，在辦理借閱手續之后，檔案工作者調閱了400多份檔案卷宗，從中選出36卷交給借閱者利用，一直忙到1點半多才去吃飯。4天以后這位老師又借閱了水電官網分布檔案卷宗52卷，一個星期以后，返還檔案卷宗，領取借閱押金，檔案工作者清點案卷數目，檢查案卷無損后，檔案卷宗完整歸庫。

四、檔案編研

檔案編研是檔案工作部門根據館藏檔案和社會需求，在研究檔案內容的基礎上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著，把館藏靜態檔案資源轉化為動態可供利用信息資源的加工過程。檔案編研要立足于檔案記載內容，以歷史事實為依據，以當前法規為指導，通過挖掘檔案館藏，整理檔案資料，分析檔案形成過程，研究檔案歷史背景，探討檔案時代價值，撰寫相關研究文獻，形成檔案編研成果，指導社會現實工作。檔案編研通常采取實物研究、文獻研究、個案研究等方法。通過分析檔案形成歷史背景，研究檔案史實，探討現實意義，活化編研成果，增加檔案資料的附加值。西北大學檔案館注重檔案編研工作，從2015年至今發表檔案學術論文20多篇，編著了《西北大學大事記》（2002～2017年），完成了西北大學1950～1960年研究生教育課題項目，正在進行“智慧校園背景下西北大學智慧檔案館建設研究”和“陜西大學堂時期屠仁守檔案整理與研究”等課題項目，賦予檔案資料新的內涵，豐富校園文化，擴大檔案工作的社會影響力。

五、檔案文化資源開發利用研究

習近平同志指出：“加強對中華優秀傳統文化的挖掘和闡發，使中華民族最基本的文化基因與當代文化相適應、與現代社會相協調，把跨越時空、超越國境、富有永恒魅力、具有當代價值的文化精神弘揚起來。” 研究檔案文化資源開發利用不僅可以加強文化自信，更好的弘揚社會主義核心價值觀，而且能夠為提升中華民族的國家認同感提供最基本、最深刻、最持久的支持力量。特里·庫克認為檔案認知有四個范式：證據、記憶、認同、社區，我們正處在第三個范式之中——檔案與身份認同。馮慧玲教授提出檔案通過參與建構與強化集體記憶實現身份認同。檔案工作者要深入挖掘檔案資源的歷史內涵、文化內涵、精神內涵，不斷豐富檔案文化，增強青年的家國情懷，弘揚集體主義精神，培養愛國主義情操。西北大學根據檔案記載拍攝的人文歷史紀錄片《西序春秋，弦歌百年》，就生動的拓延了西大的歷史文化資源。揭示了西北大學“開端于風雨飄搖的晚清末年，苦斗于動蕩不安的民國初期，中興于抗日戰爭的烽火歲月，新生于共和國百廢待興的火紅年代，騰飛于改革開放的全新時期”這一歷史史實，以“漢唐勝地，西北上庠，風雨設帳歷滄桑”的歌聲，詮釋了“文理導愚蒙、政法倡忠勇、師資樹人表、實業拯民窮”的辦學初衷，譜寫了“艱苦創業、自強不息”的西大精神，彰顯了“公誠勤樸，守正創新”的辦學理念，吹響了“弘揚傳統，堅守興學，追求進步，圖強報國，振興中華”的號角，激勵著西大學子把個人志向和國家命運緊密結合起來。由此可見，檔案文化資源開發利用研究形成的影視作品、人物小傳、簡明校史等可以直接帶來感人的歷史文化體驗，激勵人們以豪邁的精神狀態，從新的起點踏上新的旅程。

六、檔案育人

檔案育人是指檔案工作部門配合教學管理部門、行政管理部門、學生管理部門、后勤服務部門，依托莊嚴厚重的檔案文化潛移默化的指導學生樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，利用客觀真實的檔案素材、以潤物無聲的方式、塑造學生良好的人格魅力，運用直觀生動的檔案文獻、通過豐富多彩的檔案活動、賦予學生必備的知識和技能、激勵學生求知探索創新的渴望、提高學生分析與解決問題的能力、推動學生個人的社會化進程。踐行檔案記載歷史，傳承文明，發展科學，潤物育人的宗旨。西北大學在檔案育人實踐中，大力加強檔案建設，不斷豐富檔案館藏，努力奠定檔案育人的物質基礎。堅持立足“艱苦創業，自強不息”的西大精神，深入挖掘館藏檔案的優秀傳統文化資源、樹德育人理論知識資源、名師校友人格魅力資源，教育學生做一個遵紀守法、重德守禮、誠信友善、志趣高尚、開拓創新的人。檔案館與學校宣傳部門、教學管理部門、行政管理部門、學生管理部門、后勤服務部門積極協作，開展豐富多彩的檔案文化活動，不斷提升檔案育人水平，增強檔案育人效果。高校檔案對于學生體驗校園文化、領悟治學思想、探求科學知識、升華家國情感、激勵拼搏進取的奮斗精神具有重要的作用。

隨著我國檔案工作由“國家模式”向“社會模式”的轉變，檔案工作的性質出現了由政工管理向政工管理與服務人民兼備的方向發展。檔案工作者的使命也由“為黨管檔，為國守史”發展為“為黨管檔，為國守史，為民服務”。高校是精英人才的聚集場所、先進文化的傳播陣地、社會創新的重要力量，高校檔案利用工作對于社會檔案利用工作具有重要的引領作用。所以，在智慧校園背景下高校智慧檔案館建設研究項目中，夯實檔案實體資源建設基礎，做好高校檔案利用工作是檔案工作者義不容辭的責任。

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（作者單位：西北大學檔案館）