城鄉居民養老保險檔案管理的信息化建設探尋

李媛華（福建省沙縣城鄉居民社會養老保險中心）

■引言

在信息化、互聯網時代下，信息技術、大數據技術、互聯網技術在城鄉居民養老保險檔案管理中應用已經成為必然發展趨勢。城鄉居民養老保險經辦機構要根據宏觀政策的指導，積極推進檔案管理信息化建設，實現對參保人員信息的動態管理，根據參保人員的身份證號建立起對應的養老保險檔案號，利用電子化檔案記錄下參保人員每次養老保險業務信息的變動情況，以實現對養老保險業務的全過程管控，全面提升城鄉居民養老保險經辦機構的工作能力。

■城鄉居民養老保險檔案管理信息化建設的必要性

（一）促進養老保險事業發展的必然選擇

城鄉居民養老保險檔案管理工作是養老保險事業發展的重要基礎，而在檔案管理中積極推進信息化建設，有助于促使養老保險事業步入現代化、信息化的發展軌道。從當前情況來看，受我國城鄉人口增長、城市化進程加快等因素的影響，參保人員跨城鄉流動日益頻繁，使得養老保險檔案信息經常會在不同部門、不同區域進行轉移，對城鄉居民養老保險經辦機構的檔案管理工作帶來了嚴峻考驗。為解決上述問題，有必要在養老保險檔案管理中推進信息化建設，進一步提升檔案信息收集、整理、傳輸的工作效率，使其滿足養老保險事業在新時期下的發展需要，提高檔案管理水平[1]。

（二）提高養老保險檔案服務質量的必然選擇

隨著城鄉居民參保意識的增強和參保人數的增多，人們對養老保險檔案服務要求也隨之提升。傳統的養老保險檔案管理以“死檔案”管理為主，重檔案收集歸檔、輕檔案開發利用，阻礙著養老保險檔案服務工作的開展。而加快養老保險檔案信息化建設，能夠以信息技術為支撐，靈活運用檔案信息開展多種檔案服務，拓展檔案服務的深度和廣度，提高檔案使用率。同時，養老保險檔案信息化建設還能夠切實發揮出檔案“紀錄一生、保障一生、服務一生”的作用，使檔案能夠為參保人提供各個階段的檔案服務，從而更好的履行養老保險檔案工作的職責。

■城鄉居民養老保險檔案管理的信息化建設路徑

（一）完善檔案信息化管理規章制度

城鄉居民養老保險檔案管理信息化建設要以完善的規章制度作為保障，推進信息化建設有序開展。具體建議如下；首先，完善工作流程。城鄉居民養老保險經辦機構要將檔案管理信息化建設納入到重點工作日程中，規范檔案收集、整理、規范、入庫、查閱的一系列工程流程，為檔案信息化建設奠定基礎。其次，明確檔案信息化管理范圍。在信息化建設中，要根據國家以及各省下發的關于城鄉居民社會養老保險業務檔案管理規定、實施辦法、總體要求等，推進業務檔案電子化管理，將經辦業務管理類、征繳類、待遇類、稽核類、統計報表類檔案都納入到電子化管理范圍內[2]。再次，實施紙質與電子檔案并行管理。在養老保險檔案管理信息化背景下，檔案收集主要來源于傳統紙質檔案信息和系統中形成的養老保險檔案信息。城鄉居民養老保險經辦機構要保證檔案信息的原始性、完整性和安全性，一方面將傳統工作模式下形成的紙質檔案進行電子化掃描處理，生成電子檔案，做好電子檔案的歸檔工作。另一方面將電子化檔案進行雙重備份，將其打印成紙質檔案進行物理存檔，并做好電子化檔案的電子化歸檔工作。

（二）建設檔案管理信息系統

信息化時代下，城鄉居民養老保險檔案管理應建立起功能完善的信息系統，實現對養老保險檔案的高效管理。檔案管理信息系統可作為城鄉居民養老保險管理系統的子系統，該子系統要與養老保險系統中的保險金繳納、養老金發放、信息查詢等子系統進行對接，以快速獲取相關資料，做好電子檔案歸檔工作。在檔案管理系統中。養老保險檔案管理信息系統要根據業務檔案流程進行建設，使系統涵蓋參保登記管理、養老保險管理、關系轉移、待遇發放管理等方面，并針對各個管理大類細分小項，以保證養老保險檔案的完整性，提高養老保險檔案的查詢與利用效率。同時，養老保險檔案管理信息系統要具備檔案自動化整理、自動化歸檔的功能，能夠根據業務進度及時歸檔電子化的業務材料，做到電子化檔案日清月結。此外，養老保險檔案管理信息系統要保證實現“三個一體化”，即實現養老保險業務辦理與養老保險檔案管理一體化，實現紙質養老保險檔案與電子養老保險檔案一體化，實現養老保險檔案管理與養老保險檔案服務一體化，在“三個一體化”的支撐下，助推城鄉居民養老保養檔案工作高效開展。

（三）開展檔案信息化服務

養老保險檔案管理信息化建設要統一管理養老保險數據，建立起檔案信息化標準，按照上級統一部署，推進檔案信息在網絡平臺上的共享。城鄉居民養老保險檔案管理信息化建設要發揮出檔案服務作用，轉變過去只管不用的狀態，提高檔案利用價值和服務水平。在信息化建設中，應構建起集區、鄉鎮、村各級于一體的養老保險檔案服務網絡，實現檔案信息資源共享，提高養老保險業務辦理效率。同時，檔案管理信息化建設還要將“死檔案”轉變為“活信息”，將檔案信息作為檔案服務創新的突破口，為參保人提供信息化的檔案查詢服務，讓參保人登錄到相關網站、手機應用軟件就能夠查詢到自己的養老保險檔案基本信息，從而提高城鄉居民養老保險檔案服務水平。此外，城鄉居民養老保險檔案管理門戶網站還要拓展服務項目，為居民提供線上業務咨詢服務，并征求居民對養老保險檔案管理的建議，進一步完善養老保險檔案工作[3]。

（四）加強檔案信息安全管理

在開放的信息化環境下，對養老保險檔案信息的安全性、完整性構成了一定程度威脅，為消除安全隱患，城鄉居民養老保險經辦機構應將檔案信息安全建設作為信息化建設的重要內容，確保安全管理技術措施能夠保障檔案管理信息化系統的穩定運行。檔案信息安全管理措施如下：首先，引入先進的安全防范技術。養老保險檔案信息管理系統可采用安全密鑰技術、電子證書數據簽名技術、身份校驗技術等，對登錄系統的人員進行身份驗證，只有通過驗證的人員才能在系統中進行操作。其次，實施分類安全管理。養老保險經辦機構要針對不同權限的人員實施不同的安全管理措施，如對權限較高的管理人員，要采用多重身份認證方式，包括密碼驗證、指紋認證、視網膜驗證等認證方式，在驗證通過后，管理人員可進行檔案信息修改、轉移等操作。對普通的信息瀏覽者，只需讓瀏覽者進行密碼驗證，僅開放信息只讀權限，不能進行其他高級別操作。

■結論

總而言之，養老保險檔案管理信息化建設是促進養老保險事業發展，提高養老保險檔案服務質量的必然選擇。城鄉居民養老保險經辦機構要投入充足的資源加快養老保險檔案信息化建設，完善檔案信息化管理規章制度，擴展檔案管理系統功能，借助信息化系統開展高效率、高質量的檔案服務。城鄉居民養老保險經辦機構還要順應檔案管理信息化的發展，建設一支精通信息技術和檔案系統操作的檔案工作隊伍，提高檔案工作隊伍的信息素養和工作能力，從而促進城鄉居民養老保險事業可持續發展。