數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用探討

楊華

摘 要：伴隨著社會(huì)的持續(xù)性發(fā)展，信息化、數(shù)字化技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用顯得越發(fā)突出和明顯。傳統(tǒng)檔案管理工作主要是以紙質(zhì)檔案模式為主，這一種管理模式不僅存在信息容易丟失以及檔案使用障礙多等問(wèn)題，同時(shí)在管理工作中還存在較大的資源投入，尤其是人力資源的需求相對(duì)較高。對(duì)此，為了進(jìn)一步提高檔案管理綜合效益，本文簡(jiǎn)要分析數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，希望可以為相關(guān)工作者提供幫助。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù);檔案管理;實(shí)踐應(yīng)用

引言

在高校檔案管理工作中檔案主要是記錄教學(xué)、活動(dòng)的重要資料，對(duì)于高校教學(xué)與經(jīng)營(yíng)管理具備顯著影響。高校檔案同時(shí)也是對(duì)于學(xué)生生活狀態(tài)、教學(xué)技術(shù)持續(xù)創(chuàng)新的一種重要體現(xiàn)方式，其對(duì)于學(xué)生的未來(lái)發(fā)展具備顯著影響力。隨著網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)于高校教育的影響也顯得格外明顯，其中也包含了關(guān)于檔案管理的影響。對(duì)此，探討數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用具備顯著實(shí)踐性價(jià)值。

1.檔案管理現(xiàn)狀

1.1高校對(duì)檔案管理的不重視

很多高校由于工作繁忙都忽視的檔案的管理，在處理完近期的工作任務(wù)后，總認(rèn)為本階段的任務(wù)完成了可以不用去管它了，應(yīng)該認(rèn)真準(zhǔn)備下一階段的工作任務(wù)，從而造成了對(duì)于上一階段的工作材料和總結(jié)只是隨意的擺放在檔案室[1]。有的時(shí)候由于部門(mén)的資金分配不均勻，在檔案管理層面投入較少，也會(huì)造成檔案管理不完善。另外，在檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)因?yàn)檫^(guò)于繁忙，導(dǎo)致檔案資料的查閱工作存在較長(zhǎng)時(shí)間，此時(shí)便很大程度降低了檔案本身的利用價(jià)值。

1.2檔案管理方式陳舊

高校在檔案管理工作中采用傳統(tǒng)老舊的方式，單純利用老套陳舊的管理辦法將檔案放置于書(shū)架上，然后再用紙質(zhì)標(biāo)簽對(duì)其進(jìn)行歸類，因此我們經(jīng)常見(jiàn)到很多部門(mén)的檔案室都是非常陰暗潮濕，有的年代久遠(yuǎn)的檔案都已經(jīng)出現(xiàn)了破損，這也不利于工作人員對(duì)檔案的查找。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，這種檔案管理方式顯得非常陳舊，大大的降低了管理的效率。

1.3檔案管理人員素顏有待考量

很多部門(mén)對(duì)檔案的管理都是讓部門(mén)上的人員利用空閑時(shí)間進(jìn)行管理，或者聘請(qǐng)社會(huì)上的兼職人員，認(rèn)為檔案管理只是需要對(duì)其進(jìn)行整理就好，不需要聘請(qǐng)專業(yè)人才，但是非專業(yè)人員的工作能力不高、工作熱情低下，促使檔案管理工作效益較差。當(dāng)由于某項(xiàng)工作需要查找以前的檔案時(shí)，由于檔案管理人員辦事能力的不足，此時(shí)會(huì)導(dǎo)致檔案管理成本顯著提升并且工作效率明顯下降。

2.基于數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理創(chuàng)新策略

2.1強(qiáng)化數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式建設(shè)

為了進(jìn)一步提升檔案管理綜合效率，需要及時(shí)建立數(shù)字化檔案管理模式[2]。目前比較具有代表性的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理模式，主要涉及到了數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等。在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式建設(shè)后可以將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料以掃描的方式轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化檔案，并實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)效性的儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)檔案資料的實(shí)時(shí)更新、整合、補(bǔ)充和查閱等。檔案資料作為高校的發(fā)展歷程資料和工作報(bào)告，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)可以有效的為部門(mén)社會(huì)效益的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。

2.2加強(qiáng)檔案自動(dòng)化建設(shè)

想要更好的提升檔案信息化管理綜合水平，就需要在檔案管理工作中合理的滲透自動(dòng)化技術(shù)，并基于自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用提升檔案管理的綜合效率，并降低人力資源等方面的投入。當(dāng)前關(guān)于檔案管理的自動(dòng)化技術(shù)主要涉及到數(shù)碼掃描識(shí)別、二維碼識(shí)別、電子標(biāo)簽、ocr識(shí)別以及指紋識(shí)別技術(shù)等。借助自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用可以促使檔案管理工作過(guò)程中減少管理人員的操作，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料更高效率與質(zhì)量的管理，例如檔案數(shù)據(jù)信息的自動(dòng)搜集、自動(dòng)整理、自動(dòng)篩選、自動(dòng)檢索以及關(guān)鍵詞的自動(dòng)提取等，從而高效的找到自己所需要的檔案資料。自動(dòng)化檔案管理模式運(yùn)用于高校的檔案管理，可以高效的實(shí)現(xiàn)檔案資料的整合、查找、批量處理等功能。

2.3加強(qiáng)檔案互動(dòng)化建設(shè)

傳統(tǒng)的高校檔案管理中，每一個(gè)檔案只是用一個(gè)檔案袋包裝，檔案與檔案之間沒(méi)有連接和交流，導(dǎo)致檔案之間缺乏互動(dòng)性。而高校檔案管理信息化體系增加了信息的互動(dòng)性，檔案之間互動(dòng)交流有利于高校工作人員將不同時(shí)期的工作進(jìn)行對(duì)比研究，以便于發(fā)現(xiàn)工作中的不足和那些地方是長(zhǎng)期以來(lái)一直犯的錯(cuò)誤，借助對(duì)比工作人員檔案的方式還可以更好的提升高校或相關(guān)部門(mén)的人事篩選與調(diào)動(dòng)，從而提升檔案本身的綜合利用價(jià)值。

3.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)于檔案管理工作具備顯著推動(dòng)作用，可以顯著提升檔案管理綜合水平。對(duì)于高校管理人員而言，需要積極學(xué)習(xí)并結(jié)合信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、自動(dòng)化、信息化的管理，實(shí)現(xiàn)檔案長(zhǎng)久的保存，隨時(shí)的提取以及不同檔案之間的信息交流，從而提升高校的工作效率。對(duì)此，今后需要進(jìn)一步強(qiáng)化關(guān)于檔案管理的工作創(chuàng)新，并基于服務(wù)水平的強(qiáng)化保障高校良好的運(yùn)轉(zhuǎn)，提高檔案管理工作中檔案本身的利用價(jià)值，豐富與完善檔案資料的查閱方式，讓信息技術(shù)更好的滲透于高校的檔案管理。

[參考文獻(xiàn)]

[1]黃靜濤.3D打印技術(shù)在實(shí)物檔案搶救和檔案展覽工作中的應(yīng)用研究[J].中國(guó)檔案，2018，14（1）：64-65.

[2]陳洪靜.微模塊化數(shù)據(jù)中心在高校檔案館的應(yīng)用[J].中國(guó)檔案，2019，546（04）：62-64.

（作者單位：陸軍裝甲兵學(xué)院蚌埠校區(qū)，安徽 蚌埠 233050）