人力資源管理中檔案管理現狀分析及優化

李文峰

【摘 要】市場日益激烈的競爭，歸根結底是人才的競爭，一個企事業的發展，也取決于人力資源的儲備及合理利用。如何能更好的發揮人才的作用，做到人盡其才、物盡其用，本文結合人力資源管理與檔案管理之間的關系，分析了檔案管理的重要性，探討了檔案管理在人力資源管理中的重要應用。

【關鍵詞】人力資源;檔案管理;現狀;分析;優化

一、當前人力資源管理中檔案管理現狀分析

（一）人力資源管理中對檔案管理工作認識不足

企事業單位管理者對檔案管理工作缺乏應用的重視，認為檔案管理僅僅是一項輔助性工作，沒有必要投入太多人力物力，從而導致相關管理制度、規范欠缺，實施力度不夠，從而檔案管理沒有有效應用。

（二）人力資源管理中檔案管理工作缺乏信息化建設

隨著科技技術的不斷發展，信息技術在我國各領域都被廣泛應用，然而，我國大部分企事業單位依然采用傳統管理方式，沒有將信息技術充分融入到管理工作中去，導致企事業單位發展速度與企業管理方式難以同步，不能有效的信用信息化技術將檔案管理中要持續利用的價值不能體現，造成了檔案管理的重復工作及更高成本作代價現象的出現，非常不利于當前企事業單位檔案管理工作的順利開展。

（三）人力資源管理人員專業水平相對較低

傳統的管理模式，導致人力資源檔案管理人員還停留在簡單的收集、存儲備階段，對檔案管理檢員文化水平要求不高，管理經驗比較缺乏，管理人員水平參差不齊。在面對數字化、信息化的今天，不能應對高新技術的發展，提升企事業單位檔案管理人員整體素質水平迫在眉睫。

二、人力資源管理中檔案管理優化的有效措施

（一）建立完善的檔案管理制度

由于企事業單位檔案管理工作工作量較大，企事業為了方便管理必須將檔案管理工作納入到統一管理中來，建立相對完善的檔案管理制度，增強管理依據性、規范性及權威性，對單位文件進行編制歸檔。按照相關檔案管理規范、本企事業單位檔案管理制度等文件要求執行，做到有跡可循，充分發揮檔案管理最大作用，促進企事業單位檔案管理工作的順利開展。

（二）實施檔案管理一體化，加強檔案管理

由于企事業單位檔案管理工作的開展通常會涉及到多個部門，為確保所有檔案的完整性，單位管理人員必須加強檔案管理一體化，確保檔案資料的準確性。檔案管理人員可以利用信息技術將紙質檔案轉化為電子檔案，電子檔案便于查閱，具有方便、快捷的特點，不過電子檔案涉及到企事業內部信息等重要資料，一旦丟失便很難找回。因此，檔案管理人員必須對檔案的歸檔、保存工作做好，實現企事業檔案的安全管理。

（三）加大檔案信息化建設的力度

企事業單位要用低成本、高效率的方式來實現檔案管理工作運行，就要必須加大對檔案信息化建設的力度，利用高新網絡信息技術融合到企事業單位檔案管理工作中，使檔案管理工作更高效、更便捷從而為企事業單位發展提供服務。

（四）加強相關培訓，提高檔案管理人員的素質水平

目前檔案管理工作越來越趨于科技化管理模式，管理模式的轉變對檔案管理人員的自身素質水平提出了更高的要求。相關單位必須加強對相關人員的系統培訓，檔案管理人員必須具備相關專業文化知識、科技化管理手段。同時還必須加強與其他各部門之間的溝通，了解每一個工作環節，隨時根據工作進度來調整工作流程。

（五）提升人力資源管理中檔案的利用價值。企事業單位不僅要重視人力資源檔案管理，更要重視對這些人力資源檔案的應用，體現出人力資源檔案管理的意義和價值。使本部門的檔案成為本單位人事管理、資源合理調配的儲備庫、資源庫，為企事業單位不同階段的發展提供相關的人力、物力的資源保障。

結束語

檔案管理工作對于企事業單位來說至關重要，做好人力資源檔案管理，建立完善的檔案管理制度、加強檔案管理的安全性、提高檔案管理人員的綜合素質，全面建立檔案管理信息化建設，從而達到提高