高校行政效率提升的途徑與方法分析

陳琦光

[摘 要] 高校行政工作與學(xué)術(shù)工作緊密聯(lián)系，相互促進(jìn)，是形成優(yōu)良教育環(huán)境的基礎(chǔ)。文章主要介紹高校行政效率的提升意義，并提出優(yōu)化行政人員角色定位、提升行政人員價(jià)值設(shè)定、有效滲透目標(biāo)管理理念、推進(jìn)行政管理信息化建設(shè)等措施，旨在提升高校行政效率，加強(qiáng)高校行政部門(mén)對(duì)社會(huì)事務(wù)的敏感性，有效應(yīng)對(duì)國(guó)際、國(guó)內(nèi)高等教育不斷變革的新形勢(shì)和新挑戰(zhàn)。

[關(guān)鍵詞] 高校；行政管理；行政效率；信息化建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

★項(xiàng)目基金：廣東省教育科學(xué)“十三五”規(guī)劃項(xiàng)目（新時(shí)代高校行政事務(wù)預(yù)約服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新研究，2018GXJK040）資助。

高校師生日益增長(zhǎng)的服務(wù)需求同當(dāng)前高校行政管理服務(wù)水平不平衡不充分之間的矛盾，已經(jīng)顯然成為阻礙高校教育事業(yè)發(fā)展的不可忽視的重要問(wèn)題。目前，如何提升高校行政工作的有效性和時(shí)效性已成我國(guó)教育的主要工作任務(wù)之一，切實(shí)提高高校行政工作的效率是發(fā)揮高校學(xué)術(shù)研究能力和教育教學(xué)能力的關(guān)鍵路徑。

一、高校行政效率提升意義

教育是國(guó)之大計(jì)、國(guó)之根本，長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)致力于優(yōu)化教育教學(xué)環(huán)境，在相關(guān)教育基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃的全面推進(jìn)下，高校具有了堅(jiān)實(shí)的教育基礎(chǔ)，行政管理工作是高校的基礎(chǔ)工作，在高校工作體系中占據(jù)重要地位。加快高等教育治理體系和治理能力現(xiàn)代化是完成國(guó)家“雙一流”建設(shè)的總體目標(biāo)的重要抓手，提升高校行政效率有利于完善現(xiàn)代大學(xué)管理機(jī)制。

行政工作具有職業(yè)化、專(zhuān)業(yè)化的特點(diǎn)以及客體多樣性的主要特征，近年來(lái)，高校教育規(guī)模不斷擴(kuò)大，影響行政管理效率的因素呈現(xiàn)了明顯的多元化變化趨勢(shì)，主要包括思想觀念因素、機(jī)構(gòu)設(shè)置因素、管理制度因素、行政人員素質(zhì)因素和管理技術(shù)因素等，高校行政效率的提升來(lái)源于思想觀念的更新、機(jī)構(gòu)設(shè)置的重組、管理制度的創(chuàng)新、行政人員素質(zhì)的提升以及管理技術(shù)的融合，從這一角度出發(fā)，高校行政體系將得以有效完善。

高校行政效率提升是高等教育體制改革的需要、高校之間競(jìng)爭(zhēng)的需要、高校自身發(fā)展的需要，同時(shí)也是塑造高校形象的需要，切實(shí)提升高校的行政工作效率，能夠進(jìn)一步提高高校教育的滿意度，打造高校教育品牌，優(yōu)化高校教育的整體績(jī)效，進(jìn)一步推動(dòng)我高等教育事業(yè)的發(fā)展。

二、高校行政效率提升路徑

（一）明晰行政人員角色定位

行政人員角色定位是影響高校行政效率的關(guān)鍵內(nèi)容，目前，高校行政管理中存在角色錯(cuò)位現(xiàn)象，例如：少數(shù)行政管理部門(mén)對(duì)部門(mén)利益關(guān)注過(guò)度、一些行政管理人員對(duì)如何運(yùn)用行政權(quán)力尚不熟悉、學(xué)術(shù)權(quán)利和行政權(quán)利矛盾與失衡現(xiàn)象較為突出等。高校行政管理角色錯(cuò)位的原因主要包括文化傳統(tǒng)的負(fù)面影響以及管理制度存在缺陷，為切實(shí)提高高校行政效率，應(yīng)確立“以人為本”的和諧發(fā)展理念，明確行政管理在高校中的服務(wù)地位，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，引導(dǎo)行政人員實(shí)現(xiàn)行政管理與學(xué)術(shù)管理的良性互動(dòng)和協(xié)調(diào)發(fā)展。同時(shí)，高校管理人員應(yīng)致力于提升管理隊(duì)伍的素質(zhì)，加強(qiáng)職業(yè)化建設(shè)。例如：可在高校管理隊(duì)伍培養(yǎng)過(guò)程中定期對(duì)行政人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)，設(shè)定教育培訓(xùn)目標(biāo)，在教育培訓(xùn)會(huì)議上整合一段時(shí)間內(nèi)高校的行政事務(wù)，并分析行政事務(wù)的處理方法和處理過(guò)程是否存在缺陷，提高行政反思能力，使行政人員能夠正確認(rèn)知個(gè)人的行政角色定位。另外，在行政工作效率分析時(shí)，還應(yīng)有效掌握行政工作人員對(duì)管理制度的認(rèn)知、思想觀念的發(fā)展階段以及個(gè)人原因?qū)π姓ぷ鞯挠绊懀訌?qiáng)意識(shí)引導(dǎo)，切實(shí)轉(zhuǎn)變行政工作人員的思想觀念，重樹(shù)服務(wù)意識(shí)。

（二）提升行政人員價(jià)值設(shè)定

全面開(kāi)展行政工作人員的綜合素質(zhì)教育是提高行政工作效率的關(guān)鍵。目前，高校行政人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)主要包括思想政治素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)、工作能力素質(zhì)以及健康的心理素質(zhì)和情緒控制能力。以此為基礎(chǔ)，在提升行政人員價(jià)值設(shè)定的過(guò)程中，應(yīng)致力于加強(qiáng)高校行政管理人員對(duì)自身價(jià)值的感知，有效掌握高校行政管理人員的自我價(jià)值特點(diǎn)以及影響高校行政人員自我價(jià)值的因素，包括工作性質(zhì)、人格特征等。為加快高校行政工作效率，在提升行政人員價(jià)值設(shè)定時(shí)，應(yīng)對(duì)高校行政管理人員的自我概念水平進(jìn)行識(shí)別[1]。例如：可在高校行政人員工作中，要求其不斷審視自我、分析自我和探索自我，結(jié)合工作環(huán)境和職業(yè)需求完成個(gè)人能力的分析和發(fā)展階段的掌握。同時(shí)，還可通過(guò)培養(yǎng)積極思考心態(tài)，提升情緒管理能力和規(guī)劃職業(yè)生涯，對(duì)高校行政管理人員的自我價(jià)值進(jìn)行培養(yǎng)，引導(dǎo)其在行政工作中充分認(rèn)識(shí)職業(yè)的重要性[2]。例如：可邀請(qǐng)行業(yè)內(nèi)專(zhuān)家對(duì)高校行政管理人員進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃指導(dǎo)，引導(dǎo)高校行政人員充分認(rèn)知個(gè)人在行政工作中的職責(zé)和角色定位，繼而根據(jù)角色需求和定位發(fā)展方向，完成職業(yè)生涯內(nèi)容的確定，使高校行政人員能夠打破部門(mén)利益的局限，充分拓展行政管理視野，解決學(xué)術(shù)權(quán)利和行政權(quán)利的矛盾與失衡問(wèn)題。

（三）有效滲透目標(biāo)管理理念

目前，高校在行政管理上建立了多重激勵(lì)機(jī)制以提升教師能力，對(duì)在職校工采用了多元培訓(xùn)機(jī)制，致力于提升在職校工的職業(yè)素養(yǎng)和道德素養(yǎng)，而人才引進(jìn)的多樣化機(jī)制則可支持高校具備優(yōu)良的行政管理人才資源，高質(zhì)量完成行政管理工作。在此基礎(chǔ)上，為全面提升高校行政管理效率，應(yīng)有效滲透目標(biāo)管理理念。目標(biāo)管理是高等教育管理體制改革的必然產(chǎn)物，體現(xiàn)了管理的民主性，提高了行政工作的透明度，有利于激發(fā)基層行政管理人員的工作積極性，鍛煉行政人員的組織和協(xié)調(diào)能力。應(yīng)基于目標(biāo)管理理念統(tǒng)領(lǐng)高校工作全局，培育高校管理工作的執(zhí)行文化，建立集體負(fù)責(zé)制，充分體現(xiàn)民主性[3]。例如：可以目標(biāo)管理理念為基礎(chǔ)，有效優(yōu)化高校行政機(jī)構(gòu)的職責(zé)和職能，設(shè)置科學(xué)高效的管理機(jī)構(gòu)，整合優(yōu)化重復(fù)交叉的職能以及科學(xué)管理崗位職能等。以目標(biāo)管理理念為基礎(chǔ)，高校還可有效完善績(jī)效考核機(jī)制，建立完善的競(jìng)爭(zhēng)晉升機(jī)制、考核獎(jiǎng)懲機(jī)制和績(jī)效反饋機(jī)制，促進(jìn)高校教育教學(xué)工作和日常運(yùn)行工作體系的有效完善，強(qiáng)化服務(wù)理念，統(tǒng)籌規(guī)劃協(xié)調(diào)現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用。另外，在高校滲透目標(biāo)管理理念的過(guò)程中，還可應(yīng)用“4E”評(píng)估法完成行政管理工作的內(nèi)容評(píng)價(jià)。例如：可完成經(jīng)費(fèi)管理效率評(píng)價(jià)、目標(biāo)管理效率評(píng)價(jià)、教學(xué)管理效率評(píng)價(jià)、學(xué)生管理效率評(píng)價(jià)、人事管理效率評(píng)價(jià)和公益管理效率評(píng)價(jià)，根據(jù)高校行政管理的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)行政管理權(quán)力與利益分配結(jié)構(gòu)的合理化建設(shè)。

（四）推進(jìn)行政管理信息化建設(shè)

由組織理論、激勵(lì)理論和行政效能監(jiān)察理論可知，要想實(shí)現(xiàn)高校行政管理效率的提升，應(yīng)有效融合相關(guān)現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)行政管理的信息化建設(shè)。目前，高校行政管理存在管理理念相對(duì)滯后，現(xiàn)代化手段運(yùn)用不足以及行政考核信息的應(yīng)用價(jià)值難以得到切實(shí)發(fā)揮等問(wèn)題。基于此，高校應(yīng)充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理手段，加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，完善信息管理機(jī)制，強(qiáng)化行政人員現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用能力，形成完善的信息化行政管理體系和管理環(huán)境。例如：高校可在計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)的支撐下，構(gòu)建高校行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，覆蓋決策支持層、信息管理層、行政業(yè)務(wù)處理層、辦公事務(wù)處理層，有效實(shí)現(xiàn)校辦管理、教務(wù)管理、學(xué)生管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、科研管理，連接模型庫(kù)系統(tǒng)、知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)、公共應(yīng)用軟件，實(shí)現(xiàn)信息共享和信息價(jià)值的最大化挖掘。為提高信息傳輸?shù)挠行院托姓僮鞯姆€(wěn)定性，應(yīng)在高校行政管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中完成開(kāi)發(fā)平臺(tái)和開(kāi)發(fā)工具的選擇，基于系統(tǒng)開(kāi)發(fā)要求，按照初步調(diào)查、可行性分析、可行性報(bào)告審核、詳細(xì)調(diào)查、系統(tǒng)分析、新系統(tǒng)設(shè)想、審核說(shuō)明、總體設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、審核設(shè)計(jì)說(shuō)明、程序設(shè)計(jì)、調(diào)試系統(tǒng)、運(yùn)行、維護(hù)和評(píng)價(jià)的開(kāi)發(fā)步驟，完成系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。在該系統(tǒng)中，高校行政人員能夠有效掌握不同行政事務(wù)的推進(jìn)進(jìn)程和行政事務(wù)的開(kāi)展背景，充分明確行政事務(wù)負(fù)責(zé)人的崗位職責(zé)，要求行政事務(wù)負(fù)責(zé)人按照要求高質(zhì)量完成行政工作。同時(shí)，高校可根據(jù)當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景，社會(huì)、師生對(duì)于高校的期望和要求，結(jié)合高校實(shí)際，以信息技術(shù)手段建立各單位、各部門(mén)的溝通渠道，建立精細(xì)化的管理組織結(jié)構(gòu)，形成網(wǎng)絡(luò)預(yù)約、提供高效服務(wù)的有效模式。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，教育是功在當(dāng)代利在千秋的德政工程，高校作為我國(guó)重要的人才培養(yǎng)基地，在人力資源質(zhì)量提升上做出了巨大貢獻(xiàn)。基于行政工作在高校教育工作推進(jìn)中的重要作用，要想切實(shí)提升高校行政效率，應(yīng)優(yōu)化行政人員角色定位、提升行政人員價(jià)值設(shè)定、有效滲透目標(biāo)管理觀念、推進(jìn)行政管理信息化建設(shè)，促進(jìn)我國(guó)高等教育事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，展現(xiàn)教育優(yōu)勢(shì)。

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