高校教務(wù)管理中教學(xué)檔案管理的有效措施

朱亞丹

（常州大學(xué) 江蘇省常州市 213000）

高校教務(wù)管理工作涉及全部教學(xué)活動，幾乎每時每刻都會產(chǎn)生各式各樣的材料、文件，以檔案的形式匯集成為教務(wù)管理的重要資源。因此檔案管理歷來是高校教務(wù)管理的重中之重。尤其是在持續(xù)不斷的高校擴招行動后，學(xué)生數(shù)量的持續(xù)增加造成高校教學(xué)檔案管理的指數(shù)級增長，也為新形勢下提升高校教學(xué)檔案管理有效性提出了更多新要求。

一、高校教務(wù)管理中教學(xué)檔案管理的常見問題

重視程度相對有限。相較于學(xué)籍、考試、學(xué)分管理，教學(xué)檔案雖然在教務(wù)管理體系中同樣是不可或缺的組成部分，然而由于與教學(xué)活動不存在顯著直接的關(guān)聯(lián)關(guān)系，因而更加難以引起重視和關(guān)注。而這種重視程度上的相對有限決定了不少高校教學(xué)檔案管理長期維持在低水平發(fā)展的重要原因。管理思想上缺乏應(yīng)有的關(guān)注不僅是一個態(tài)度上的問題，更會引發(fā)一系列具體措施上的疏忽與輕慢。也就是說，思維層面的陳舊落后造成了實踐層面停滯不前，影響了高校教務(wù)管理中教學(xué)檔案管理提升有效性。

信息化建設(shè)有待加強。信息時代大背景下，信息化正在成為各行各業(yè)實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級的最強抓手，也是大幅提升管理有效性的最強助力 。然而思想層面的重視不足造成不少高校在教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)上長期存在進度滯后、實踐不力等不良狀態(tài)，難以發(fā)揮出信息技術(shù)提質(zhì)增效的積極作用。不僅如此，傳統(tǒng)模式下的高校教學(xué)檔案管理還存在分散化、臨時性等更多問題。學(xué)校內(nèi)各科、系產(chǎn)生的教學(xué)檔案通常采取自行就地存放模式，或使用廢棄辦公室充當(dāng)檔案室，或暫借庫房堆積保管等。這種極不正規(guī)、缺乏系統(tǒng)性的管理方式勢必嚴重影響教學(xué)檔案的存放和使用，也在很大程度上降低了教學(xué)檔案管理的有效性。

二、高校教務(wù)管理中教學(xué)檔案管理的有效措施

加快推進集中化、標(biāo)準化、精細化制度建設(shè)

提高教學(xué)檔案管理有效性的前提之一形成足夠完備的管理機制。結(jié)合當(dāng)前部分高校在教學(xué)檔案管理中存在的問題，加快推進集中化、標(biāo)準化、精細化制度建設(shè)極為必要。首先，原本分散存放在各院、系的教學(xué)檔案當(dāng)盡快歸集到學(xué)院統(tǒng)一指定的檔案保管中心或庫房。同時，應(yīng)挑選具備足夠檔案管理專業(yè)知識與資質(zhì)的工作人員負責(zé)管理教學(xué)檔案。其次，為在后續(xù)深入推進檔案管理信息化建設(shè)，院校需要就教學(xué)檔案制定統(tǒng)一標(biāo)準。尤其需要就已存在的填報混亂情況加以清理，并對不符合統(tǒng)一標(biāo)準的教學(xué)檔案進行修正或優(yōu)化，使其滿足統(tǒng)一化管理的客觀要求。再次，為突破傳統(tǒng)管理思想的束縛和局限，新時期高校教學(xué)檔案管理還需要徹底顛覆粗放化管理的陳舊與落后，走一條精細化、現(xiàn)代化管理新路線。即，要全力避免出現(xiàn)過于籠統(tǒng)、似是而非的檔案形式或內(nèi)容，確保教學(xué)檔案主題突出、指向明確、類別清晰。這不僅是為后續(xù)查找和反復(fù)利用奠定扎實基礎(chǔ)，也是為實現(xiàn)未來的全數(shù)字化做好鋪墊。

加快構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)

管理信息化是實現(xiàn)企事業(yè)單位管理現(xiàn)代化的核心與關(guān)鍵。信息技術(shù)的光速傳輸與海量存貯決定了這一先進模式有助于高校教學(xué)檔案管理大幅提升管理效率，同時全面解決傳統(tǒng)人工管理難以保障品質(zhì)的問題。新時期高校教學(xué)檔案管理提升有效性的當(dāng)務(wù)之急就是加快構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)。

一方面，高校需要加快傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，比如紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換。這既是為了滿足信息化平臺管理的標(biāo)準統(tǒng)一要求，也是為了對原始檔案加強保護，避免原始檔案在反復(fù)查詢使用中出現(xiàn)人為損壞。另一方面，大幅提升電子檔案的服務(wù)功能至關(guān)重要。即，要充分利用平臺化管理適應(yīng)多種端口與載體的技術(shù)優(yōu)勢，加快開發(fā)高度普適性的電子教務(wù)檔案管理模塊。比如既要有可以滿足臺式電腦等固定終端使用的管理界面，又要開發(fā)適應(yīng)移動終端如Pad或手機的App等。尤其是在環(huán)保低碳發(fā)展的宏觀趨勢下，無紙化辦公已經(jīng)成為眾多企業(yè)單位降低成本、提高效率、實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。作為身處科技前沿的高校更應(yīng)當(dāng)充分利用自身教學(xué)科研的技術(shù)和資源優(yōu)勢，全力開發(fā)適用于無紙化操作的電子教學(xué)檔案信息系統(tǒng)。包括鍵盤輸入和觸摸式輸入在內(nèi)，多種人機互動模式均應(yīng)被納入教學(xué)檔案管理信息化體系內(nèi)。

注重人員培訓(xùn)，提升準入門檻，夯實人才基礎(chǔ)

無論是加快檔案信息化管理還是實現(xiàn)教學(xué)檔案管理科學(xué)化與現(xiàn)代化，技術(shù)的應(yīng)用都是不可或缺的核心要素。而這些都離不開人的專業(yè)知識與技術(shù)實踐支撐。因此，新時期高校提升教學(xué)檔案管理有效性還需要注重人員培訓(xùn)，提升準入門檻，夯實人才基礎(chǔ)。即，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息化發(fā)展趨勢持續(xù)強化檔案管理人員的教育與培訓(xùn)，尤其是計算機基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)語言和信息化管理技術(shù)等內(nèi)容。而部分高校長期以來缺乏足夠重視，往往采取專兼職混搭的方式處理教學(xué)檔案管理工作，很大程度上降低了教學(xué)檔案管理的有效性。新形勢下，高校需要全面轉(zhuǎn)變管理思想，只選擇具有檔案管理從業(yè)資質(zhì)的專業(yè)人員擔(dān)任教學(xué)檔案管理工作，而將非專業(yè)人員逐步調(diào)離教學(xué)檔案管理崗位，從而實現(xiàn)“讓專業(yè)的人做專業(yè)的事“的目標(biāo)。只有逐步建立一支專業(yè)化且復(fù)合型的實用人才隊伍，高校教學(xué)檔案管理才能在大幅提升有效性的同時沿著科學(xué)化與現(xiàn)代化的方向健康發(fā)展。

作為高校教務(wù)管理的重要組成，教學(xué)檔案管理不僅是對既往教學(xué)活動的資料收集，也是未來教學(xué)優(yōu)化改進的輔助和參考。提高教學(xué)檔案管理有效措施不僅體現(xiàn)在技術(shù)層面的硬件升級，更需要在管理思想與觀念層面突破傳統(tǒng)模式的束縛與局限。同時，與信息技術(shù)的全面融合也是新時期高校教學(xué)檔案管理實現(xiàn)科學(xué)化與現(xiàn)代化的重要手段。