基層城鄉規劃檔案信息化工作存在的問題及改進策略探析

文·張鵬

（作者單位：棗莊市城鄉規劃事業發展中心）

城鄉規劃檔案包括城鄉規劃一系列工作中形成的編制成果、建設工程資料、審批規劃文件、竣工材料以及會議記錄等，具有成套性、專業性和復雜性的特點。隨著信息時代的發展深入，城鄉規劃檔案工作要緊跟信息技術革命和數字化發展趨勢，積極推進檔案信息化建設。筆者結合基層城鄉規劃檔案工作實踐，針對檔案信息化工作中發現的問題提出改進策略，以推動基層城鄉規劃檔案工作轉型升級，適應新形勢下檔案工作的發展要求。

一、城鄉規劃檔案工作內容和發展需求

城鄉規劃工作涉及對整體國土資源的總體規劃、詳細規劃以及專項的規劃編制工作，在其檔案工作中不僅是需要收集、整理的文件材料相對繁雜，還要進行審核、分類和歸檔，單獨進行制作表格，最終匯總成《檔案專項審核統計表》，便于后期調查核實、組織認定和材料收集。比如，建設工程規劃許可證相關的檔案，涵蓋了規劃審批單、日照分析以及國土證等上百個小類別，進行檔案整合與歸納的過程中，需要把材料同小類之間進行一一對應，并且在著錄以及數字化的過程中，還要進行分門別類處理，提升了檔案管理的復雜程度和難度。在建設項目的規劃選址、建設用地選址論證以及可行性研究匯總工作中，涉及利用大量的檔案資料，還需要核發“一書三證”為自然資源和規劃部門提供技術服務，因此在城鄉規劃檔案整理的過程中，就需要確保各種證書以及手續文件收集的齊全性，但由于各類工程建設的周期較長，一旦沒有做好文件資料的管理工作，將難以提升城鄉規劃檔案的后期管理質量。在實際工作中，施工單位工作流動性較大，人員也不穩定，造成了文件資料管理工作脫節，過程中的資料流向不清，存在檔案資料收集不齊全完整的風險。通過加強城鄉規劃檔案信息化建設，就可以化繁為簡，提高工作效率，有效防范風險。

當前，基層城鄉規劃中工程設計已由原來的手工繪制升級為計算機繪制，常用的設計軟件有Auto CAD、UG NX、CATIA等，出現了規劃設計過程無紙化的現象，大量電子檔案文件需要及時歸檔。同時，紙質檔案圖紙量大且類多，無論是幅面還是類別數量，均多種多樣，并因項目及建設單位等差異而有所不同。以幅面為例，有從A4到A0多種幅面，在類別劃分上涵蓋了規劃依據、總平面以及施工等多項內容，并且審批階段若存在差異，也會造成圖幅數量等有所不同，通過紙質檔案數字化工作可以大大減輕檔案工作壓力。基層城鄉規劃檔案工作需要進一步標準化、規范化、現代化。

二、檔案信息化在基層城鄉規劃工作中的應用

隨著GIS技術、云技術等的飛速發展，使基層城鄉規劃及其檔案工作的信息化進程加快推進，并在相關工作中得以運用。如在城鄉規劃工作中，使用OA辦公自動化系統開展各級文件傳輸、申請、審批等一系列工作；通過信息化服務系統進行城鄉規劃公示以及相關信息的發布與查詢；利用檔案信息管理系統實現數據收集、錄入、存儲及傳輸等多項工作，使設計同規劃工作能夠協調并協同工作。檔案工作人員在以上過程中，對各種檔案資料以及相應電子文件實時進行統一的收集、分類、預立卷以及歸檔等管理工作。這些新技術、新方法、新模式的運用，有利于城鄉規劃檔案信息化管理水平的提升，從而為基層城鄉規劃檔案工作提質增效打下堅實基礎。

三、基層城鄉規劃檔案信息化工作中存在的問題

（一）標準規范相對滯后

基層城鄉規劃檔案工作盡管已經逐步信息化，但標準制度不完善，管理體系不健全，在現實中的執行力相對不足。檔案分類在合理性、科學性方面有所不足，缺乏統一性，尤其是在具體工作流程上還存在問題，案卷組合欠缺一定的標準性，資源存儲也欠缺一定的合理性。以建設工程為例，在進行檔案信息檢索時往往無法做到及時準確，降低了檔案管理效能和服務水平。

（二）安全防護能力薄弱

網絡信息化提升了信息收集和傳輸的便捷性，提高了城鄉規劃檔案工作管理效率，使大量城鄉規劃工作相關的檔案信息得以共享。然而，在這一過程中，信息安全防護問題也日益顯露出來，一些不法人員會通過網絡對信息管理系統進行惡意攻擊，造成數據庫的損害以及重要信息的泄露，將對檔案信息化工作造成不良影響。

（三）人員水平參差不齊

當前，信息化辦公的進程不斷加快，軟硬件設備不斷完善，檔案資源越來越豐富，檔案信息化建設提升了檔案管理工作效率，但也對檔案工作人員的能力素質提出了更高要求。當前，基層崗位上具備檔案信息化專業素養的人員相對較少，部分檔案工作人員受到年齡、知識水平的限制，較難跟上信息化進程，檔案信息化工作質量無法得到保障，對城鄉規劃項目建設進程造成影響。同時，基層兼職檔案工作人員還有一定的流動性，也加大了檔案泄密的風險。

四、基層城鄉規劃檔案信息化工作的改進策略

（一）強化檔案制度規范建設，提升信息化工作水平

明確相關部門、人員的崗位職責。城鄉規劃建設項目法人必須對項目檔案工作負總責，督促、檢查檔案工作，確保檔案管理制度的制定落實，確保檔案驗收工作順利進行及資料的歸檔和移交。制定檔案移交細則，明確移交流程，在具體移交過程中，要同時進行檔案管理信息系統操作，一旦出現檔案人員變動要及時做好重要資料的交接，反復檢查核定，確保齊全完整。各門類、各載體檔案整理要符合國家標準和地方規范，應采購或研發專業的城鄉規劃檔案管理軟件，制定電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表，用統一的數據標準存儲和備份收集的檔案數據。檔案工作人員要利用專業軟件科學編排眾多的電子圖像，并進行分類存儲。在上傳數據資料時，利用軟件系統幫助實現文字識別轉化、目錄生成排列等工作，提高OCR識別率，使用時只需輸入信息名稱便可完成自動檢索，滿足各類用戶查檔利用需求。同時，加強檔案管理的規范性，對竣工等關鍵檔案的真實性、完備性進行嚴格審查，特別是在移交檔案材料的時候，務必保證其準備、施工、竣工等各項文件資料的齊全完整，符合各類標準規范。

（二）高度重視檔案信息安全，完善落實防護措施

檔案信息化建設過程中，網絡布局要合理，可擴展，安全可靠，實現局域網、政務網、因特網三網隔離，應設有監控設備、門禁系統，配備必要的網絡安全保障措施，如防火墻、漏洞掃描、入侵檢測、安全審計等。檔案工作人員要端正工作態度，高度重視信息安全，完善并落實防護措施，提升管理系統的防護與抵御各項入侵的水平。比如，在檔案統計以及編錄等操作的時候，預先設置相應的口令密碼，并對訪問權限進行設置，并根據保密等級的不同設置相應密級以及防護舉措，特別是那些保密等級較高的檔案文件，可布設多級密碼，安裝監控和報警等系統。

（三）打造過硬專業人才隊伍，保障檔案信息化建設

無論現代化技術發展到什么階段，人的重要作用都不可替代，只有不斷提升檔案工作人員的信息技術能力才能保障基層城鄉規劃檔案的信息化建設。要緊跟檔案行業發展方向，加強繼續教育，強化聘用及培訓機制，鼓勵檔案管理人員多參加各種實踐活動，積累工作經驗，掌握并了解城鄉規劃工作有關內容、計算機知識以及信息化系統的技術理論，厘清城建規劃檔案工作各環節之間的關系，從資料收集到組卷歸檔做到標準化、規范化。注重加強檔案工作人員對專業標準規范、安全保密工作等方面的培訓，提升其工作水平以及職業素養。此外，檔案工作人員也應當培養良好學習習慣，緊跟信息化進程主動進行自我工作技能的提升，不斷熟悉掌握先進的科學管理方法，根據城鄉規劃工作中不同門類檔案的特點，扎實做好信息時代的檔案工作，更好服務人民群眾和經濟社會發展。