淺議公立醫院改革中人事檔案的管理策略

文·劉亞紅

（作者單位：棗莊市婦幼保健院）

深化公立醫院人事制度改革，加強醫療衛生人才隊伍建設，是公立醫院改革的重要組成部分和關鍵突破口。醫院人事檔案管理涉及醫院發展的很多方面，是一項專業性較強、信息程度高的機密性工作，是醫院人力資源管理工作的基礎，在醫院發展中具有重要地位。目前，醫改工作已經進入深水區和攻堅期，伴隨公立醫院人事制度改革不斷深化，對人事檔案管理的效率和質量提出了更高的要求，醫院人事檔案管理工作必須轉變傳統的管理模式和手段，并與現代信息技術相結合，保證其安全性、可靠性和管理效率，以適應公立醫院改革需要。

一、醫院人事檔案管理工作的不足

一是領導層重視不夠。在醫療市場競爭日益加劇的進程中，人事檔案的重要性慢慢被弱化，多數醫院更注重在學科帶頭人、青年技術骨干和管理人才培養引進方面投入資源精力，而缺乏人事檔案管理意識，忽略檔案工作在人力資源合理配置、培訓開發等方面的重要作用，導致管理手段缺少創新，信息化程度滯后，不能適應新醫改形勢下醫院發展的要求。

二是硬件設施配套不足。醫院人事檔案管理需要專項資金支持，但受多種因素影響，醫院很少將資金投入到檔案管理和相應技術的研究開發中，很多硬件設施不完善，大大影響到檔案管理的現代化進程。

三是檔案管理人員的業務水平較低。很多醫院沒有專門的檔案管理人員，僅由人力資源部門的人員兼職管理。兼職人員無法將全部工作精力投入到檔案管理中，再加上管理能力不足，易出現應付了事、封閉管理等現象。

四是人事檔案的利用率偏低。醫院在不同發展時期對人事檔案的管理方法有所差異，導致人事檔案的內容不一致、格式項目不統一，缺乏有效的梳理整合，使人事檔案信息開發利用程度低。多數醫院的人事檔案利用工作仍是被動服務，僅供領導及有關人員查閱，真正用于人才招聘選拔、培訓開發、預算規劃和協助制定員工職業發展規劃等方面的較少，沒有發揮人事檔案應有的作用。

二、醫改形勢下的人事檔案管理工作改進措施

（一）健全人事檔案管理制度。在人事檔案管理工作中，對于不適應新形勢、新情況的規章制度，必須進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，確保人事檔案得到科學管理和有效利用，實現人事檔案的保密化、制度化、規范化、科學化。比如，應建立健全檔案材料收集補充制度、檔案材料鑒別歸檔制度、檔案檢查核對制度、檔案查（借）閱制度、人事檔案計算機管理制度、檔案轉遞制度、檔案保管保密制度、檔案材料送交制度、檔案管理人員職責等基本制度，并通過制度建設，不斷強化人事檔案程序化管理思路，用高標準、新觀念規范人事檔案管理，嚴格工作程序，運用科學的管理方法保持人事檔案工作的高質量發展。

（二）改革檔案管理方式和手段。一是借助制度建設，規范檔案材料收集、歸檔和鑒別工作。人事檔案的收集是檔案管理工作的基礎，并且服務和服從于人事檔案工作，它為選人、用人和“用人治事”提供了依據。醫院應在傳統人事檔案管理工作的基礎上，進一步豐富檔案信息存儲量，增加部分有效數據內容，同時做到仔細鑒別、篩選，去粗取精、去偽存真，保證人事檔案的真實性和時效性。應規范人事檔案的查、借、用、轉等程序，防止編造、篡改檔案的行為，做到“檔隨人走”。同時，為防止檔案泄密和丟失，堅持定期、不定期核對信息，做到人檔相符。二是借助計算機信息技術，建立醫院人事檔案信息庫，并逐步向電子檔案管理轉型，實現人事檔案管理電子化、網絡化，充分發揮人事檔案信息資源的共享性、互換性、傳遞性，提高工作效率。應實現人事信息系統的簡單查詢、復合查詢、時點查詢、一維分析、二維分析等多項復合功能，為醫院人才隊伍建設規劃的實施和決策提供有力的信息支持。

（三）提高檔案管理人員綜合素質。一是強化思想政治素質。良好的政治素質是檔案人員的內在要求，檔案工作者必須學習黨的路線、方針、政策和科學理論，使業務工作始終保持正確的政治方向，同時具備高度的組織性、紀律性，遵守規章制度，堅決杜絕失密、泄密現象的發生。二是強化業務知識素養。廣泛開展多種形式的教育培訓和繼續教育，如檔案基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、相關專業知識培訓等。通過教育培訓，完善檔案管理人員的知識結構，培養敏銳的檔案意識以及較強的檔案業務能力。三是強化服務意識。逐步增強檔案管理工作者的服務意識，督促其牢固樹立主動服務意識和奉獻精神，既要堅持原則，照章辦事，又要有改革創新的精神，不斷提升工作效率。

（四）加快人事檔案信息化建設。一是建立醫院人事檔案管理電子信息系統。將現代電子信息技術逐漸應用到醫院人事檔案管理工作中，完善掃描儀、計算機等硬件設備，對檔案進行統一管理和開發利用。二是培養高素質的專業化檔案管理隊伍。對檔案管理專業人員進行網絡計算機技術、信息處理技術等培訓，提高其綜合能力，建立起綜合能力強、專業水平高、綜合素質優的檔案管理隊伍，為信息化建設提供人才支持。三是推動信息化數據庫建設。按照新醫改的要求，積極穩妥地推進醫院信息化建設，分階段完成每項具體工作，保證人事檔案管理的安全性和數據的真實性。

公立醫院綜合改革是解決群眾看病難、看病貴的關鍵所在，是深化醫藥衛生體制工作的重中之重，涉及管理體制、運行機制、補償機制、編制管理和人事分配制度、監管體制等諸多調整，其中人事檔案管理工作的改進和優化是醫院綜合改革的基礎和保障。醫院要高度重視人事檔案管理在其改革發展中的地位，與時俱進，轉變傳統的管理思想和發展模式，借助制度規范和現代信息處理技術，推動檔案管理的信息化、規范化和程序化建設，不斷提高檔案管理工作的效率和質量，以適應和滿足新醫改形勢下醫院發展的需要。